Cấu Trúc Cơ Bản Của Một Email

• Ông bà ngày xưa thường đánh giá nết người qua nét chữ: "Nét chữ là nết người", "Giấy rách phải giữ lấy lề",... Ngày nay, khi công nghệ đã phát triển vượt bậc thế này thì việc sử dụng giấy bút trở nên ít hơn. Thay vào đó, người ta sử dụng văn bản bằng giấy in hoặc email (thư điện tử) để truyền đạt thông tin. Tuy nhiên, qua một email, chúng ta vẫn có thể đoán được phần nào tính cách (cẩn thận, cẩu thả,...) của một người.

• Email hiện được cả thế giới sử dụng nhiều hơn bao giờ hết vì mức độ tiện lợi và nhanh chóng của mình. Vậy nên, kỹ năng trình bày một email là rất quan trọng.

• Cách bạn trình bày một email của bạn còn giúp bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác hoặc sếp bạn nhận biết được phong thái, trình độ, ý thức... làm việc của bạn ở mức độ nào.

• Email sẽ là người bạn luôn đồng hành cùng bạn trong quá trình học tập, tìm kiếm việc làm và đặc biệt là phát triển sự nghiệp. Hãy cùng BAC “bỏ túi” những quy tắc dưới đây sẽ giúp bạn viết email thuần thục và chuyên nghiệp hơn.

2. Khi nào thích hợp để gửi mail và cấu trúc của một email

Nhắc tới email, có 2 yếu tố lớn chúng ta cần quan tâm: THỜI GIAN, và CÁCH TRÌNH BÀY. Ngoài ra, còn một số lưu ý khác ghi gửi mail, bạn tham khảo bài: Những lưu ý khi viết Email.

A. Thời gian (Thông tin):

• Thời gian là tất cả quyết định sự thành công của một email phải không? Câu trả lời là: Không! Thời gian có thể không phải là tất cả, nhưng chắc chắn rất quan trọng, đặc biệt là khi nói đến việc thu hút người nhận chú ý và mở email của bạn. Vậy thời gian tốt nhất để gửi email là khi nào?

• Nên gửi email vào buổi sáng hay buổi tối?

  • Câu trả lời khá rõ rằng: Bạn nên gửi email của mình vào khung thời gian ban ngày của người nhận. Bạn biết đấy, khi đó có thể họ còn thức, và... không buồn ngủ.

• Nên gửi email vào thứ hai hay không?

  • Thứ 2 là ngày đầu tuần, bạn nên tránh gửi email vào các ngày Thứ Hai. Tại sao? Vì cuối tuần, có thể người nhận sẽ ít kiểm tra hộp thư, và khi bắt đầu tuần làm việc mới, họ tiến vào văn phòng và tràn ngập các email mà họ đã thu thập được trong vài ngày qua. Vậy nên, có thể email của bạn sẽ bị trộn trong rất nhiều email và dễ bị bỏ sót.

• Có nên gửi mail vào cuối tuần hay không?

  • BAC khuyên bạn không nên gửi email công việc vào cuối tuần, trừ những trường hợp đặc biệt.

• Thời gian thích hợp để gửi mail thường nên vào khoảng thời gian 08g00 - 10g00 sáng, lúc mà người ta thường đọc mail để bắt đầu một ngày làm việc, vào các ngày thứ 3 - thứ 5. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu xem tâm trạng của khách hàng để chọn thời điểm cho hợp lý trong từng trường hợp cụ thể. Một nghiên cứu của Mailchimp chỉ ra rằng thứ 3 và thứ 5 là hai ngày thích hợp để gửi email, đặc biệt là email Marketing.

B. Cách trình bày 1 Email:

Bước 1: Đặt tên chủ đề/tiêu đề Email ngắn gọn và dễ hiểu:

Tiêu đề có nhiệm vụ tóm tắt nội dung chính của email nên có vai trò quyết định việc mọi người có mở ra đọc ngay hay không. Một lá thư gửi đi cần tươm tất từ tiêu đề đến nội dung. Đặc biệt, trong các trường hợp gửi email xin việc, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và chú ý yêu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp cụ thể nếu có. Nếu không yêu cầu thì bạn hãy trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng. Đây gần như là một câu chào mở đầu cho bức thư của bạn. Vậy nên bạn phải miêu tả ngắn gọn được nội dung chính cần truyền đạt trong email. Đây cũng là lý do quyết định người nhận có đọc thư của bạn hay không. Nếu đặt tiêu đề sai, người nhận sẽ cho rằng email không quan trọng, email rác và không ngần ngại xóa đi hoặc chẳng bao giờ nhấp vào đọc nó.

Ví dụ về chủ đề email: Gửi anh A bảng lương tháng 9; Gửi anh thông tin về gói dịch vụ B; Gửi sếp bản báo cáo kinh doanh quý I/2015,...

• Chú ý: Tuyệt đối không gửi mail không có chủ đề. Bạn thử nghỉ xem, khi vào nhà ai đó mà không chào hỏi thì chủ nhà sẽ đánh giá bạn thế nào? Một điều cần lưu ý thêm là không nên VIẾT HOA toàn bộ chủ đề vì điều đó sẽ tạo cảm giác như bạn chuẩn bị "hét" vào người nhận. Thế nên, thay vì dùng chữ in hoa để làm nổi bật điều gì đó như thời gian, địa điểm thì bạn nên tìm ra một ý tưởng thích hợp hơn để giải thích điều mà bạn đang muốn nhắc đến. Hoặc bôi đậm thông tin đó lên là được.

Bước 2: Lời mở đầu trong nội dung Email:

Bạn nên bắt đầu email bằng một lời chào, lời chúc (nếu cần), lý do bạn gửi email này, và tránh những lời chào quá thân mật. Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật chẳng hạn như "Hey", "ê". Việc này phần nào sẽ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng nếu người nhận không có mối quan hệ quá thân thiết với bạn. Trong trường hợp bạn đang gửi email cho một tổ chức, cho một đối tác mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng nhân vật đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào linh hoạt theo từng nhóm đối tượng và mục đích khác nhau.

VD: Chào anh B, / Kính gửi Quý Công ty D,

Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên, em xin phép gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công.

Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện lần trước, (hoặc: trong cuộc gọi...) em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em, cụ thể như sau:

• Chú ý: Lời chúc sẽ tạo sự quan tâm và gây ấn tượng. Đồng thời, việc trình bày được lý do sẽ làm cho người đọc có lý do để đọc email này!

Bước 3: Nội dung chính trong Email:

Nội dung chính nên được trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin, cụ thể: