Chi Phí Hoàn Trả Tại Nơi Làm Việc Là Gì? - Related Content

Làm thế nào để nhân viên được trả lại khi họ chi tiêu tiền vào kinh doanh?

Hoàn trả chi phí là phương thức trả lương cho nhân viên khi họ chi tiền của mình vào chi phí liên quan đến kinh doanh. Những chi phí này thường xảy ra khi một nhân viên đi du lịch để kinh doanh nhưng có thể xảy ra trong các tình huống liên quan đến công việc khác.

Chi phí đi lại có thể bao gồm chỗ ở, chuyến bay, phương tiện giao thông trên mặt đất, mẹo đến bellhops, bữa ăn và các chi phí phát sinh khác mà nhân viên có thể gặp khi đang trên đường.

Các chi phí kinh doanh khác có thể bao gồm các hạng mục như đưa khách hàng hoặc nhân viên tương lai đến ăn trưa, mua sách hoặc các tài liệu giáo dục khác mà người sử dụng lao động đài thọ hoặc chi phí lái xe để tái chế tài sản của công ty.

Các loại chi phí mà một tổ chức sẽ hoàn trả được tìm thấy trong các chính sách kinh doanh du lịch, giải trí và các khoản chi phí được hoàn trả chung của công ty trong sổ tay nhân viên . Trở nên quen thuộc với các chính sách của công ty bạn bởi vì chủ nhân của bạn có thể trang trải các chi phí khác nhau như giặt khô và thành viên phòng tập thể dục trong các chuyến đi kéo dài.

Khách hàng giải trí trên các chuyến đi công tác là một khoản chi phí hoàn lại khác, nhưng biết chính sách của công ty bạn để bạn không vượt quá bất kỳ giới hạn chi tiêu nào. Bạn muốn chứng minh sự hiếu khách và lịch sự mà không vượt quá ngân sách của chủ nhân của bạn cho những chi phí như vậy.

Phổ biến hiện nay là thẻ tín dụng của công ty được giao phó cho những người là nhân viên cấp cao và cho các nhân viên khác, những người thường xuyên phải đi công tác.

Thay vì trả tiền cho các chi phí bằng tiền riêng của họ, nhân viên tính tất cả trừ các chi phí phát sinh và lời khuyên cho thẻ tín dụng của công ty.

Đây là một cách tiếp cận thuận tiện để hoàn trả chi phí cho nhân viên khi hóa đơn thẻ tín dụng ghi lại chi phí chính xác mà không cần nhân viên phải lưu biên nhận và điền vào các báo cáo chi phí đi lại.

Điền vào Báo cáo hoàn trả chi phí

Trong cả trường hợp sử dụng thẻ tín dụng của công ty và thanh toán tiền mặt, nhân viên có thể sẽ phải điền vào báo cáo chi phí hoàn trả khi trở về từ chuyến đi. Với thẻ tín dụng của công ty, họ sẽ phải giải thích ít hơn các khoản phí hiển nhiên trên hóa đơn thẻ tín dụng (dễ dàng hơn nhiều so với việc phải điền vào báo cáo chi phí từ đầu). Họ cũng sẽ tính phí công ty cho các khoản phụ phí mà họ đã thanh toán bằng tiền hoặc thẻ tín dụng của họ.

Khi một nhân viên trả tiền mặt, họ sẽ cần phải liệt kê, và đôi khi biện minh, mỗi chi phí mà yêu cầu bồi hoàn được yêu cầu. Chúng được xem xét bằng cách kế toán như là các báo cáo từ công ty thẻ tín dụng. Một khoản chi phí không hợp lý hoặc một khoản bị loại trừ theo chính sách của công ty, không được hoàn trả — do đó, cần phải biết chính sách của công ty bạn về việc đi công tác.

Hầu hết các công ty thiết lập một ngày mà báo cáo hoàn trả chi phí phải được nộp để đảm bảo rằng nhân viên được hoàn trả và cho kế toán thích hợp. Nhân viên cần tuân thủ các quy tắc này một cách cẩn thận vì một số tổ chức không hoàn trả các chi phí được chuyển sau hạn chót. Biết quy tắc của công ty bạn.

Một phương pháp khác để thanh toán chi phí đi lại của nhân viên là chi phí cho mỗi công việc .

Một câu hỏi không bình thường của người đọc liên quan đến việc hoàn trả chi phí

Một độc giả hỏi, "Đại diện bán hàng bên ngoài của chúng tôi có lãnh thổ rộng lớn (nhiều tiểu bang) và du lịch thường xuyên, thường yêu cầu nghỉ qua đêm. Tôi đã nhận được sự quan tâm của tôi thông qua phòng kế toán, rằng đại diện bán hàng đã mang theo thú cưng với họ trong một chuyến đi như vậy và tính phí vật nuôi khách sạn cho thẻ tín dụng của công ty, cô tuyên bố rằng khách sạn sẽ không tách khoản phí và cô đã lên kế hoạch hoàn trả cho công ty.

Bản năng nhân sự của tôi nói với tôi để viết nhân viên này cho việc lạm dụng các quỹ của công ty nhưng tôi nhận được sự kháng cự từ quản lý bán hàng, những người muốn tôi thực hiện một chính sách thú cưng cụ thể.

"Việc chúng tôi sử dụng thẻ tín dụng của công ty nêu rõ, 'Thẻ này chỉ được sử dụng cho CHI PHÍ CÔNG TY.

Việc sử dụng thẻ cá nhân có thể dẫn đến việc tịch thu thẻ hoặc chấm dứt thẻ. Ngoài ra, Đại diện bán hàng sẽ chịu trách nhiệm cho các khoản phí trái phép '. Bạn đã viết về một chủ đề như vậy trong quá khứ chưa?

HR Response: Đây là những gì bạn cần cân nhắc. Nhân viên này có kế toán và giải thích vấn đề mà khách sạn không thể tách riêng chi phí vật nuôi không? Hay, cô ấy bị bắt bởi một sự xem xét cẩn thận về chi phí của mình trong kế toán?

Đầu tiên, rất khó để tin rằng khách sạn không thể tách biệt chi phí vật nuôi. Thứ hai, nếu khách sạn không thể tách biệt chi phí cho con vật cưng, làm sao cô ấy biết phải trả cái gì cho kế toán?

Nếu cô định trả tiền cho phí của thú cưng chỉ khi cô bị bắt, và không tự nguyện trả tiền, với chính sách của cô, cô ấy xứng đáng được xử lý kỷ luật . Điều này cũng sẽ phụ thuộc vào cách bạn đã xử lý các tình huống tương tự trong quá khứ. Các nhân viên khác có hoàn trả cho công ty các khoản chi phí khác nhau và không nhận được biện pháp kỷ luật nào không?

Thông thường, khi bạn nhìn vào một tình huống, bạn sẽ thấy rằng có một chính sách, và nó được thực hiện và áp dụng như thế nào. Bạn không muốn đối xử với cá nhân này khác với những nhân viên khác đã được đối xử trong quá khứ.

Hành động kỷ luật không theo thứ tự nếu các nhân viên khác chỉ đơn giản là hoàn trả công ty trong quá khứ cho các chi phí tương tự. Hãy nhớ rằng tôi không phải là luật sư vì vậy đây chỉ là ý kiến ​​của một đồng nghiệp nhân sự.

Thực hiện chính sách du lịch thú cưng không được khuyến khích vì đó là ví dụ về công ty can thiệp và xâm phạm vào cuộc sống cá nhân của nhân viên. Nếu các nhân viên muốn trả tiền cho con vật cưng của họ để đi du lịch với họ, nó không phải là mối quan tâm của công ty.

Miễn là con vật cưng không ảnh hưởng đến chi phí của nơi họ ở hoặc khả năng tham gia vào các mục đích kinh doanh của chuyến đi, nó không phải là kinh doanh của chủ nhân. Nhân viên nên, tất nhiên, trả bất kỳ khoản phí bổ sung nào mà vật nuôi du lịch sinh ra.

Chính sách du lịch của bạn hơi khó hiểu và có thể sử dụng tăng cường trong phần “chịu trách nhiệm cho các khoản phí trái phép” khi chính sách đã tuyên bố rằng chỉ chi phí công ty được cho phép.

Thêm: 10 mẹo để giảm chi phí đi lại kinh doanh | Nhân viên nên chia sẻ phòng?

Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được bảo đảm về tính chính xác và hợp pháp. Các trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật lao động và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý, hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế, để chắc chắn rằng việc giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để được hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.