Chia Sẻ Kinh Nghiệm Lựa Chọn địa điểm Tổ Chức Sự Kiện

Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Tùy theo nhu cầu và mục đích tổ chức mà trên thị trường hiện nay sẽ có những địa điểm tổ chức sự kiện với cách thức tổ chức và đặc điểm trang trí khác nhau. Điều này khiến bạn cần phải thật thận trọng trong quá trình lựa chọn các địa điểm tổ chức sự kiện cho mình. Bởi hơn 80% sự thành công của một sự kiện được quyết định bởi yếu tố địa điểm tổ chức. Do đó, Trung tâm hội nghị - nhà hàng tiệc cưới TPHCM Riverside Palace sẽ có những chia sẻ về kinh nghiệm lựa chọn địa chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng trên thị trường hiện nay để bạn cùng tham khảo.

Tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực đặc biệt phổ biến hiện nay với vô số những đơn vị cung cấp dịch vụ khác nhau được ra đời phục vụ cho nhu cầu của khách hàng. Điều này dù tạo ra thuận lợi nhưng cũng đem đến không ít những khó khăn để những khách hàng có thể tìm được một địa điểm tổ chức sự kiện uy tín.

>> Xem thêm: 27 bước tổ chức hội nghị đầy đủ nhất.

Địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace với sảnh hội nghị rộng sức chứa lên đến 2500 khách mời

Tổ chức sự kiện được hiểu chung như là cách sắp xếp một chương trình truyền thông mang tính cá nhân, nhóm hoặc đơn vị nhằm mục đích kỷ niệm, thực hiện các sự kiện quan trọng như ngày thành lập, ngày sinh nhất, lễ, tết, ngày cưới,... Ngày nay,tổ chức sự kiện đặc biệt cần thiết đối với nhiều những đơn vị khác nhau và giúp tiết kiệm thời gian, công sức nhưng vẫn có được kết quả tốt nhất. Trong nhiều trường hợp, tổ chức sự kiện có thể trở thành phương tiện để quảng cáo hiệu quả. Nó cũng đem đến nhiều ý nghĩa và giúp bạn kỷ niệm các ngày đặc biệt trở nên đáng nhớ hơn.

Xem thêm: 5 yêu cầu cần đáp ứng đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cung cấp trọn gói các dịch vụ khác nhau trên thị trường

Để tổ chức sự kiện thành công, yếu tố đầu tiên có sự ảnh hưởng đến các hoạt động khác đó là lựa chọn địa điểm thích hợp. Nơi bạn lựa chọn nên có một gói tổ chức sự kiện đầy đủ các hạng mục, bao gồm:

• Trang trí sảnh tiếp khách
• Phông nền
• Trang trí khu vực bàn tiệc
• Trang trí sân khấu
• Các chi tiết nhỏ như: rèm cưới, cung cấp thực đơn với những món ăn khác nhau, các dịch vụ bàn, âm thanh, ánh sáng, dịch vụ quay phim, chụp hình,...

Nếu bạn phải tìm từng đơn vị cung cấp dịch vụ cho các khâu, bạn sẽ phải mất nhiều thời gian, công sức và tốn kém chi phí hơn. Do đó, lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp không hẳn chỉ là yếu tố thuê mặt bằng mà phải lựa chọn một địa điểm có cung cấp dịch vụ sự kiện trọn gói với đầy đủ các khâu khác nhau để tiết kiệm chi phí và thời gian cho ban tổ chức.

Đối với các sự kiện được tổ chức ngoài trời, việc này sẽ có xu hướng hơi vất vả. Tuy nhiên, với các dịch vụ được tổ chức tại khán phòng của những nhà hàng chuyên nghiệp, thông thường họ sẽ có các gói dịch vụ hoặc các combo ưu đãi để bạn có thể dễ dàng tính toán, sắp xếp và tiết kiệm một phần chi phí dịch vụ hơn.

>> Có thể bạn quan tâm:Tất tần tật về cách tổ chức sự kiện thành công.

2. Ưu tiên những địa chỉ có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Nếu sự kiện của bạn có tính sang trọng, yêu cầu tổ chức đạt chuẩn trong các khâu thì tác phong phục vụ, những người tư vấn và giám sát của đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện cũng là yếu tố quyết định đến chất lượng tổ chức sự kiện cho bạn. Bởi những nhân viên, chuyên viên tổ chức sự kiện có được tác phong tốt, chuyên nghiệp, hiệu quả thì sẽ mang lại sự thoải mái, hài lòng của các quan khách tham dự sự kiện. Từ đó, họ sẽ có được thiện cảm đối với sự kiện của bạn. Đồng thời, đội ngũ nhân viên cũng góp phần khiến cho không gian tiệc cưới trở nên thu hút, đảm bảo được sự chỉn chu cần thiết nhất.

Để lựa chọn được địa điểm có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo các đánh giá thực tế từ những người đã sử dụng dịch vụ của nhà hàng, trung tâm hội nghị trước đó và đưa ra quyết định sao cho phù hợp.

Xem thêm: 5 lý do bạn nên lựa chọn trung tâm hội nghị Riverside Palace làm nơi tổ chức sự kiện

Đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp góp phần giúp sự kiện thành công và để lại ấn tượng tốt đẹp

Bạn có thể nhận diện một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp có thể được thể hiện thông qua việc quan sát cách thức nhân viên tổ chức không gian, trang phục, cử chỉ và những lời tư vấn ban đầu mà nhân viên đem đến cho khách hàng.

> Riverside Palace: Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng hạng sang cho doanh nghiệp.

3. Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện của bạn

Để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với mục tiêu sự kiện đề ra, bạn cần lên kế hoạch ban đầu cho sự kiện của mình. Thiết lập mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn có lộ trình cụ thể, chi tiết để dễ dàng hơn trong việc nhận diện một địa chỉ tổ chức sự kiện phù hợp. Dưới đây là những câu hỏi cơ bản bạn nên trả lời trước khi tiến hành khảo sát và lựa chọn địa điểm.

• Bạn muốn tổ chức sự kiện gì?
• Dự kiến những thành phần khách mời, số lượng người tham gia sự kiện để biết được quy mô tổ chức?
• Thông điệp bạn muốn truyền tải qua sự kiện?
• Địa điểm tổ chức cần phải đáp ứng những yêu cầu gì? (Trang thiết bị, máy móc, không gian sảnh trong, sảnh ngoài, diện tích, sức chứa bao nhiêu, có đủ thoải mái không?)
• Thời gian diễn ra sự kiện? Thời lượng chương trình tổ chức trong bao lâu?
• Những hoạt động dự kiến diễn ra trong sự kiện dễ dàng thực hiện ở những vị trí, địa điểm nào?

Sau khi trả lời đầy đủ những câu hỏi cơ bản cho chính bản thân mình về một sự kiện lý tưởng, bạn mới bắt đầu tiếp tục trong việc tìm kiếm một địa chỉ cung cấp dịch vụ để tổ chức.

Có thể bạn quan tâm: Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời kỳ Bình thường mới.

4. Chi phí tổ chức sự kiện

Các khoản chi phí tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng để bạn lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với bản thân. Nguồn lực về mặt kinh tế và nhu cầu tổ chức sự kiện của bạn sẽ đảm bảo cho sự kiện diễn ra một cách hiệu quả. Hãy thỏa thuận để đạt được sự thống nhất về mặt chi phí tổ chức sự kiện, đồng thời tiết kiệm chi phí tối đa cho sự kiện quan trọng của bạn.

Ngoài ra, khi lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cũng nên xác nhận lại tất cả các khoản chi phí, cũng như dịch vụ đi kèm trong hợp đồng để chắc chắn. Ngoài ra, khi hoạch định chi phí sự kiện, bạn nên có một khoản phí dự trù phòng trường hợp có nhiều bất ngờ xảy ra, ảnh hưởng đến khoản phí hiện tại. Khi đó, khoản dự trù sẽ giúp bạn thu xếp mọi việc ổn thỏa và nhanh chóng hơn.

Cần cân nhắc ngân sách khi lên kế hoạch và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

5. Kiểm tra các trang thiết bị cho sự kiện

Có thể nói, các trang thiết bị chính là một phần cực kỳ quan trọng quyết định sự kiện của bạn có thành công hay không. Vì vậy, khâu kiểm tra thiết bị sự kiện, từ máy chiếu, màn hình, âm thanh ánh sáng, cho đến máy tạo khói, các kỹ thuật khác thật sự rất quan trọng.

Ngoài việc kiểm tra, bạn cũng nên thống nhất lại về màu sắc ánh sáng, màu sắc khói tiệc để sự kiện đồng bộ và phù hợp với chủ đề, ý tưởng của buổi tiệc nhất. Ngoài ra, đừng quên gọi điện xác nhận hoặc đến nơi để kiểm tra trực tiếp các dịch vụ và thiết bị lần cuối trước một tuần khi diễn ra sự kiện nhé!

Với những tư vấn trên đây, chúng tôi hy vọng bạn đọc có thể tìm được cho mình một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu bạn vẫn đang thắc mắc không biết quy trình tổ chức sự kiện ở các địa điểm diễn ra như thế nào, hãy liên hệ ngay với Riverside Palace để được tư vấn kỹ càng và nhanh chóng nhất.

Xem thêm:

>>> Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng cho hội thảo hội nghị

>>> Những lưu ý quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

>>> Địa điểm tổ chức sự kiện sinh nhật công ty lý tưởng

>>>> Chương trình tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị - nhà hàng tiệc cưới TPHCM Riverside Palace

Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace

360D Bến Vân Đồn, phường 1, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838