Chỉnh Sửa Và Chia Sẻ Tài Liệu Trong Microsoft Teams - Tân Đức ITS

Chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trong Microsoft Teams

11/22/2019

• Tìm hiểu về Files list trong Teams
• Chỉnh sửa một tệp trong Teams
• Tải tệp về từ Teams
• Chia sẻ tệp trong Teams
• Chia sẻ tệp với một người ngoài nhóm
• Chia sẻ link của một tệp
• Di chuyển, sao chép tệp
• Đồng bộ thư viện trong Teams (sync)
• Khôi phục tệp đã xóa
• Lưu trữ tài liệu

Tìm hiểu về Files list trong Teams

Tìm hiểu về Files list trong Teams

Desktop

Chọn Files để xem tất cả các files, được sắp xếp theo các danh mục sau:

• Chế độ xem Recent hiển thị mọi tài liệu Office 365 mà bạn đã xem hoặc chỉnh sửa trong lịch sử gần đây.

Lưu ý: Một cách khác để xem các tệp gần đây của bạn là nhập / tệp vào hộp lệnh ở đầu Teams.

• Giao diện Microsoft Teams hiển thị cho bạn tất cả các tài liệu đã được tạo hoặc chỉnh sửa gần đây trong các kênh yêu thích của bạn.
• Trong giao diện Downloads, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các tệp bạn đã tải xuống từ Nhóm.

Phần lưu trữ đám mây hiển thị tất cả các dịch vụ lưu trữ đám mây khác nhau mà bạn đã kết nối với Teams.

iOS

Bạn có thể xem các tệp trong một kênh cụ thể bằng cách nhấn vào Tabs > Files.

Android

Bạn có thể xem các tệp trong một kênh cụ thể bằng cách nhấn vào Tabs > Files.

Bạn có thể xem các tệp gần đây của mình bằng cách nhấn More> Files. Từ đó, bạn có thể xem tất cả các tệp OneDrive của mình và mở ứng dụng OneDrive để quản lý các tệp của mình.

Chỉnh sửa một tệp trong Teams

Chỉnh sửa một tệp trong Teams

Desktop

Để thay đổi tệp Office, hãy mở chúng trong ứng dụng Office hoặc Office Online. Tại ứng dụng chọn More optionsbên cạnh tên tệp và chọn ứng dụng.

Từ một tệp đã mở trong Teams, chọn Edit.

Các loại tệp khác (không thuộc Office) không thể được chỉnh sửa khi bạn tải chúng lên Teams. Bạn hãy chỉnh sửa chúng trước ở máy sau đó upload lên Teams.

Mobile

Chỉnh sửa các tệp Office bằng cách mở chúng trong các ứng dụng di động Office tương ứng của chúng.

Các loại tệp khác (không thuộc Office) không thể được chỉnh sửa khi bạn tải chúng lên Teams. Bạn hãy chỉnh sửa chúng trước ở máy sau đó upload lên Teams.

Tải tệp về từ Teams

Tải tệp về từ Teams

Desktop

Bạn có thể tải xuống bất kỳ tệp nào bạn thấy trong Teams, cho dù đó là một tập tin trong Files tab, được gửi trong tin nhắn hoặc được lưu trong thư mục OneDrive. Nhấp vào More optionsbên cạnh tên tệp để xem các tùy chọn tải xuống, mở hoặc nhận liên kết đến nó.

Nhấp vào Filesở phía bên trái của ứng dụng cho phép bạn xem các tệp được truy cập gần đây, danh sách các tệp của bạn trong Teams, OneDrive và các tệp lưu trữ đám mây khác mà bạn đã thêm vào Teams và trong lịch sử tải xuống của bạn.

Mobile

Sử dụng desktop hoặc web app để download files.

Chia sẻ tệp trong Teams

Chia sẻ tệp trong Teams

Desktop

Để gửi tệp trong một group chat hoặc cá nhân, chọn Choose filebên dưới hộp soạn thảo, chọn tệp bạn muốn chia sẻ, sau đó gửi. Bạn cũng có thể tải lên một tệp bằng cách vào tab Files và bấm Share. Bạn có thể chọn tệp từ máy tính hoặc tài khoản OneDrive for Business.

Để chia sẻ tệp với nhóm của bạn trong một kênh, chọn Choose filebên dưới hộp soạn thảo hoặc chuyển đến tab Files và chọn Upload.

Khi bạn chia sẻ một tập tin, bạn cũng có thể chia sẻ một liên kết đến nó. Bằng cách đó, bạn không bao giờ phải tải lên nhiều bản sao của cùng một tệp để chia sẻ nó ở những nơi khác nhau.

iOS

Để đính kèm tệp vào kênh hoặc đoạn chat, hãy nhấn Choose filebên dưới hộp soạn thảo và sau đó chọn tệp từ thiết bị hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây của bạn.

Khi bạn đính kèm tệp trong cuộc hội thoại kênh, tệp sẽ được lưu vào vị trí SharePoint cho kênh nhóm. Khi bạn đính kèm tệp trong một cuộc trò chuyện, tệp sẽ được lưu vào OneDrive của bạn và tất cả các thành viên có thể truy cập được. Bạn có thể xem các tệp của nhóm được đính kèm với các cuộc hội thoại kênh bằng cách nhấn Tabs > Files.

Tải tệp trong desktop app hoặc web app và xem chúng trên thiết bị di động của bạn bất cứ lúc nào sau đó.

Android

Để đính kèm tệp vào cuộc hội thoại kênh hoặc trò chuyện, hãy nhấn Choose filebên dưới hộp soạn thảo và sau đó chọn tệp từ thiết bị hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây của bạn.

Khi bạn đính kèm tệp trong cuộc hội thoại kênh, tệp sẽ được lưu vào vị trí SharePoint cho kênh nhóm. Khi bạn đính kèm tệp trong một cuộc trò chuyện, tệp sẽ được lưu vào OneDrive của bạn và tất cả các thành viên có thể truy cập. Bạn có thể xem các tệp của nhóm được đính kèm với các cuộc hội thoại kênh bằng cách chọn Tabs > Files.

Bạn có thể xem các tệp gần đây của mình trên SharePoint bằng cách nhấn More> Files. Từ đó, bạn có thể chọn OneDrive và nhấn More optionstrong tiêu đề để mở và sử dụng ứng dụng OneDrive của bạn để tải tệp lên.

Tải lên tệp trong máy tính để bàn hoặc ứng dụng web và xem chúng trên thiết bị di động của bạn bất cứ lúc nào sau đó.

Tải tệp trong desktop app hoặc web app và xem chúng trên thiết bị di động của bạn bất cứ lúc nào sau đó.

Chia sẻ tệp với một người ngoài nhóm trong Microsoft Teams

Chia sẻ tệp với một người ngoài nhóm trong Microsoft Teams

Desktop

Chỉ các thành viên trong nhóm có thể xem các tập tin nhóm.

Bạn có thể chia sẻ tệp với những người bên ngoài nhóm của bạn (nếu họ cũng đang sử dụng Microsoft Teams) bằng cách gửi tệp cho họ trong một cuộc trò chuyện.

Nếu bạn muốn chia sẻ tệp với ai đó bên ngoài tổ chức của mình, hãy mở tệp trong Office Online hoặc ứng dụng Office và chia sẻ tệp từ đó.

Mobile

Bạn có thể chia sẻ tệp với những người bên ngoài nhóm của mình bằng cách gửi tệp cho họ trong một cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chia sẻ nó với ai đó bên ngoài tổ chức của mình, bạn có thể mở tệp trong ứng dụng Office tương ứng trên thiết bị di động, máy tính để bàn hoặc web và chia sẻ nó từ đó.

Chia sẻ link của một tệp trong Teams

Chia sẻ link của một tệp trong Teams

Desktop

Bạn có thể lấy một liên kết đến một tệp đã tải lên trước đó mà không cần rời khỏi kênh mà bạn đang trò chuyện. Chỉ cần nhấp vào Choose filebên dưới hộp soạn thảo của bạn, sau đó chọn Browse Teams and Channels. Đi đến tệp bạn muốn, rồi bấm Share a link. Microsoft Teams đăng liên kết của bạn trong cuộc trò chuyện kênh, bao gồm tên của nhóm và kênh nơi tệp được lưu trữ (xem hình bên dưới).

Ngoài ra, bạn có thể đi đến vị trí của tệp trong Teams, nhấp vào More optionsbên cạnh tên tệp và sau đó chọn Get link. Bây giờ bạn có thể dán liên kết vào bất kỳ kênh hoặc đoạn chat.

Đừng quên rằng bạn có thể chia sẻ liên kết đến các tệp trong các kênh khác (ngay cả khi chúng thuộc về các nhóm khác nhau). Bằng cách đó, bạn không bao giờ phải tải lên nhiều bản sao của cùng một tệp để làm việc với nó ở những nơi khác nhau.

Mobile

Trong tab Files của trò chuyện hoặc kênh, hãy nhấn More options > Copy link để nhận liên kết chia sẻ. Sau đó, bạn có thể gửi tin nhắn hoặc chia sẻ trong ứng dụng bạn chọn.

Di chuyển, sao chép một tệp trong Microsoft Teams

Di chuyển, sao chép một tệp trong Microsoft Teams

Desktop & Web

To rename, move, or copy a file, open the Files tab in the channel. Select the file > Rename > Move or Copy in the top menu bar. You can also right click on any file or select More options .

Để đổi tên, di chuyển hoặc sao chép tệp, hãy mở tab Filestrong kênh. Chọn tệp> > Rename > Move or Copy trong thanh menu trên cùng. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ tập tin nào hoặc chọn More options.

Bạn có thể di chuyển tệp:

• Trong cùng một nhóm.
• Trong cùng một OneDrive.
• Trong cùng thư viện tài liệu của tab SharePoint.

Bạn có thể sao chép các tập tin:

• Trong cùng một nhóm.
• Giữa các nhóm.
• Giữa OneDrive và một nhóm.
• Từ tab SharePoint đến cùng thư viện tài liệu, nhóm hoặc OneDrive

Ngoài ra, khi bạn chỉnh sửa tệp Office từ trong Teams, bạn có thể đổi tên tệp bằng cách chọn tên tệp hoặc bằng cách chọn File > Rename.

Nếu bạn mở tệp Office bên ngoài Nhóm bằng Office cho desktop hoặc Office cho web, bạn cũng có thể đổi tên và di chuyển hoặc lưu một bản sao từ đó.

Lưu ý: Bạn không cần phải sao chép một tệp để chia sẻ nó trong nhiều kênh. Thay vào đó, hãy chia sẻ một liên kết đến nó.

Mobile

Để di chuyển hoặc sao chép tệp, hãy chuyển đến desktop hoặc web app.

Đồng bộ thư viện (sync) trong Microsoft Teams

Đồng bộ thư viện (sync) trong Microsoft Teams

Teams hiện không hỗ trợ đồng bộ thư viện tập tin. Nhưng khá sớm, bạn sẽ có thể truy cập các tệp từ các trang SharePoint bên ngoài trong máy tính để bàn hoặc ứng dụng web.

Khôi phục tệp đã xóa trong Microsoft Teams

Khôi phục tệp đã xóa trong Microsoft Teams

Desktop

Nếu bạn đã xóa các tệp khỏi tab Files hoặc SharePoint và bạn muốn khôi phục lại, chỉ cần mở kênh hoặc tab nơi chứa các tệp và bấm Open in SharePoint. Khi trang SharePoint mở ra, bấm vào Recycle bin từ thanh bên trái và các tệp đã xóa của bạn sẽ ở ngay đó.

Mobile

Bạn có thể mở và lưu tệp bằng ứng dụng di động Office. Để khôi phục các tập tin đã xóa, đi đến desktop hoặc web app.

Lưu trữ tài liệu trong Microsoft Teams

Lưu trữ tài liệu trong Microsoft Teams

Desktop

Các tệp bạn chia sẻ trong một kênh được lưu trữ trong thư mục SharePoint của nhóm. Có thể tìm thấy trong tab Files ở đầu mỗi kênh.

Các tệp mà bạn chia sẻ trong một cuộc trò chuyện riêng tư hoặc nhóm được lưu trữ trong thư mục OneDrive for Business của bạn và chỉ được chia sẻ với những người trong cuộc trò chuyện đó. Chúng sẽ được tìm thấy trong tab Files ở đầu trò chuyện.

Lưu ý: Các tệp OneDrive mà bạn thấy trong Microsoft Teams là các tệp OneDrive for Business được liên kết với tài khoản Office 365 của bạn chứ không phải OneDrive cá nhân của bạn. Microsoft Teams hiện không thể kết nối với OneDrive cá nhân của bạn.

iOS

Các tệp bạn chia sẻ trong một kênh được lưu trữ trong thư mục SharePoint của nhóm. Để truy cập các tệp và thư mục SharePoint cho một kênh, hãy chuyển đến kênh và nhấn Files & Tabs > Files.

Các tệp mà bạn chia sẻ trong một cuộc trò chuyện riêng tư hoặc nhóm được lưu trữ trong thư mục OneDrive for Business của bạn và chỉ được chia sẻ với những người trong cuộc trò chuyện đó. Bạn có thể truy cập chúng từ ứng dụng di động OneDrive của bạn.

Android

Các tệp bạn chia sẻ trong một kênh được lưu trữ trong thư mục SharePoint của nhóm.

Các tệp mà bạn chia sẻ trong một cuộc trò chuyện riêng tư hoặc nhóm được lưu trữ trong thư mục OneDrive for Business của bạn và chỉ được chia sẻ với những người trong cuộc trò chuyện đó.

Bạn có thể xem các tệp gần đây của mình trên SharePoint bằng cách nhấn More> Files. Từ đó, chọn OneDrive và nhấn More options và sử dụng ứng dụng OneDrive của bạn để tải tệp lên.