Chữ Ký Số - Thiết Bị Token Là Gì ?

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập đều gặp phải thắc mắc về thuật ngữ Chữ ký số - Thiết bị USB Token. Hãy cùng Quốc Luật tìm hiểu về khái niệm và phương thức hoạt động của Chữ ký số - Thiết bị USB Token trong bài viết này nhé!

Chữ ký số là gì ?

Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Mỗi tài khoản sử dụng đều có một cặp khóa bao gồm: Khóa Công khai và Khóa Bảo mật. Khóa Công khai dùng để thẩm định Chữ ký số, xác thực người dùng của Chữ ký số. Khóa Bảo mật dùng để tạo Chữ ký số. Hiện nay, các doanh nghiệp coi Chữ ký số như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, đảm bảo an toàn cho giao dịch qua internet, nó giải quyết toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp doanh nghiệp yên tâm với giao dịch của mình. Việc áp dụng Chữ ký số đã giảm thiểu chi phí công văn giấy tờ theo lối truyền thống, giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong hành lang pháp lý, giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải quan, Ngân hàng điện tử,…

Thiết bị thể hiện Chữ ký số chính là USB Token – là thiết bị phần cứng (USB) dùng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng. Trong đó:

• Khóa công khai (Public Key): đây là các thông tin công cộng của khách hàng.
• Khóa riêng (Private Key): đây là thông tin bí mật của khách hàng, được dùng để tạo ra Chữ ký số. Bản chất của việc sử dụng thiết bị USB Token là để lưu trữ và bảo vệ an toàn khóa riêng này.

Đặc điểm của USB Token:

• Lưu giữ khóa bí mật cũng như chứng thư số của thuê bao.
• Có khả năng lưu trữ lớn, tốc độ xử lý cao (32 bit).
• Thiết bị phù hợp với người dùng cá nhân và cơ quan sử dụng ký với lưu lượng vừa phải.

Mỗi USB Token có một số series duy nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự ở mặt dưới của Token và được gắn duy nhất với một khách hàng. Khi nhấn nút trên Token một dãy các mã số ngẫu nhiên sẽ xuất hiện (gồm 6 chữ số hiện ra trên màn hình phía trên Token) và thay đổi liên tục trong một khoảng thời gian nhất định (30 giây hoặc 60 giây). Mỗi một mã số của USB Token chỉ có hiệu lực duy nhất đối với một giao dịch tại một thời điểm nhất định và mỗi khách hàng cụ thể. Chuỗi số được tạo ra theo thuật toán rất phức tạp mà cho đến nay chưa có trường hợp nào bẽ khóa thành công.

Hiện nay, có các nhà cung cấp dịch vụ Chữ ký số được Nhà nước cấp phép là VINA – CA, FPT, Viettel, VNPT, Bkav, Nacencomn,… Tùy theo nhà cung cấp Chữ ký số mà mã pin được cài đặt mặc định ban đầu. Ví dụ: với VINA-CA thì mã pin là 12345678, với VNPT thì mã pin là 12345678, với Viettel thì mã pin là viettel-ca,… Tuy nhiên, khi nhận bàn giao thiết bị USB Token, các bạn nên thay đổi mã pin để đảm bảo tính bảo mật của thông tin kinh doanh. Trong quá trình sử dụng, nếu nhập sai mã pin 5 lần, USB Token sẽ bị khóa. Các bạn cần liên hệ với Tư vấn Chữ ký số hoặc Nhà cung cấp Chữ ký số để được hỗ trợ setup lại mã pin mặc định cho doanh nghiệp mình tiếp tục sử dụng.

Vì sao các doanh nghiệp đang hoạt động hiện nay bắt buộc phải dùng chữ ký số?

1. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị Định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2022 các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Như vậy, để hóa đơn điện tử có hiệu lực, doanh nghiệp bắt buộc phải dùng chữ ký số để ký hóa đơn.
2. Kể từ tháng 11/2019, hệ thống thuế điện tử Etax (thuedientu.gdt.gov.vn) được triển khai và áp dụng trên phạm vi toàn quốc. Trước đó, Theo Điểm 4 Luật số 21/2012/QH13 bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 kể từ ngày 1/7/2013, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng. Như vậy, để có thể sử dụng được hệ thống thuế điện tử Etax, doanh nghiệp buộc phải trang bị chữ ký số để ký các văn bản khai thuế và nộp thuế.
3. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng hợp đồng điện tử thay thế cho hợp đồng giấy như trước kia. Để có thể ký các hợp đồng điện tử, doanh nghiệp buộc phải sử dụng chữ ký số.

Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay?

Tính tới thời điểm hiện nay, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số có thể chọn 1 trong 2 giải pháp:

1. Chữ ký số trực tiếp thông qua thiết bị USB Token.

• Doanh nghiệp sử dụng USB Token - một loại thiết bị chứa các dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp, dùng để xác nhận hay cho chữ ký của doanh nghiệp đó trên các loại văn bản và tài liệu số được thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
• Cách sử dụng chữ ký số USB Token rất đơn giản. Người dùng chỉ cần cắm USB Token vào máy tính, sau đó cài đặt các phần mềm cần thiết và thực hiện ký số trên các văn bản điện tử. Theo phương pháp này, doanh nghiệp không thể thực hiện ký số nếu không có usb token.

Hãy cùng xem qua những ưu và nhược điểm của loại chữ ký số này:

Ưu điểm	Nhược điểm
Chi phí tương đối thấp. Có thể ký một số văn bản mà không cần kết nối Internet.	Quá trình ký số của chữ ký số USB Token yêu cầu sự kết nối của USB Token và máy tính. Chữ ký số USB Token cũng không đáp ứng được nhu cầu sử dụng nhiều người trên 1 Token.

2. Chữ ký số từ xa - chữ ký số đám mây.

• Chữ ký số từ xa là loại loại chữ ký số sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào.
• Chữ ký số từ xa còn được gọi với nhiều tên khác như: chữ ký số online, chữ ký số không dùng USB token, chữ ký số di động,…
• Sự khác biệt nhất của ký số từ xa là sử dụng công nghệ đám mây để ký số mà không cần dùng USB Token hay SIM với tốc độ ký nhanh hơn, ký được nhiều hơn mà vẫn đảm bảo an toàn và tính pháp lý.
• Các doanh nghiệp/cá nhân có thể ký trực tiếp trên máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng thay vì chỉ thực hiện trên máy tính như hiện nay.

Hãy cùng xem qua những ưu và nhược điểm của loại chữ ký số này:

Ưu điểm	Nhược điểm
Nhanh và tiện lợi hơn, có thể ký bất kỳ đâu, miễn là máy tính có kết nối với Internet. Có thể ký trên mọi nền tảng như điện thoại, máy tính bảng, máy vi tính. Có thể cho nhiều người có thể tham gia ký và phát hành hóa đơn cùng một lúc. Có tốc độ xử lý chứng từ nhanh chóng hơn và hạn chế lỗi từ thiết bị cứng.	Chi phí cao, yêu cầu người dùng phải kết nối Internet để có thể sử dụng. Rủi ro bảo mật trong trường hợp thông tin đăng nhập tài khoản ký số bị lộ ra ngoài.

Doanh nghiệp nên chọn loại chữ ký số nào?

Nếu xét về tính tiện lợi và nhanh chóng, giải pháp chữ ký số từ xa sẽ là lựa chọn tối ưu hơn hết. Ngược lại, để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp nên chọn giải pháp chữ ký số trực tiếp thông qua USB Token.

Nếu bạn có nhu cầu mua thiết bị token vui lòng liên hệ hotline: (028) 38 20 29 29 hoặc 0911 53 2929 để được hỗ trợ.

Các câu hỏi thường gặp:

Chữ ký số (usb token) là gì?

Chữ ký số (usb token) là dạng chữ ký điện tử, chứa thông tin của cá nhân hoặc doanh nghiệp và dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Mỗi tài khoản sử dụng đều có một cặp khóa bao gồm: Khóa Công khai và Khóa Bảo mật.

USB Token dùng để làm gì?

Hiện nay, các doanh nghiệp coi Chữ ký số như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, đảm bảo an toàn cho giao dịch qua internet, nó giải quyết toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp doanh nghiệp yên tâm với giao dịch của mình. Việc áp dụng Chữ ký số đã giảm thiểu chi phí công văn giấy tờ theo lối truyền thống, giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong hành lang pháp lý, giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải quan, Ngân hàng điện tử, thực hiện các thủ tục Thuế, Hóa đơn điện tử, BHXH,...

Sử dụng USB Token có khó không?

Việc sử dụng USB Token không khó,bạn chỉ cần kết nối Token vào cổng usb của máy tính và nhập mã PIN được cung cấp để hoàn thành việc ký điện tử.

USB Token sử dụng được trong bao lâu?

USB Token sẽ có thời hạn sử dụng tùy vào nhu cầu của bạn hoặc các gói theo năm từ nhà các nhà cung cấp dịch vụ Chữ ký số. Khi USB Token của bạn hết hạn, bạn có thể tiếp tục gia hạn thêm thời gian sử dụng.

Tôi nên mua Chữ ký số (USB Token) ở đâu?

Hiện nay, có các nhà cung cấp dịch vụ Chữ ký số được Nhà nước cấp phép là VINA – CA, FPT, Viettel, VNPT, Bkav, Nacencomn, New-CA,... Nếu bạn có nhu cầu mua thiết bị USB Token chính hãng vui lòng liên hệ hotline: (028) 38 20 29 29 hoặc 0911 53 2929 để được hỗ trợ.

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất!

Đăng ký tư vấn 094.868.2349 Zalo Email Lưu ý: Để bảo mật thông tin của Quý Khách, khi Quý Khách "bình luận" vào bài viết với nội dung chứa số điện thoại và email, những thông tin liên hệ đó sẽ được Quốc Luật ẩn đi nhằm tránh những rắc rối phát sinh cho quý khách hàng.