Chức Năng Chính Của Microsoft Word Là Gì? - Tinhocmos

Microsoft Word chắc không còn xa lạ gì với tất cả mọi người trong quá trình học tập, làm việc hay trong đời sống hàng ngày bởi vì đây là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất trên thế giới hiện nay. Vậy ngoài được biết đến với chức năng là công cụ soạn thảo thì Microsoft Word còn có chức năng nào khác không?

Cùng Tinhocmos khám phá những chức năng chính của Microsoft Word ngay nhé!

Mục lục

• 1 Microsoft Word là gì?
• 2 Chức năng chính của Microsoft Word
  • 2.1 Tạo Mail
    • 2.1.1 Bước 1:
    • 2.1.2 Bước 2:
    • 2.1.3 Bước 3:
    • 2.1.4 Bước 4:
    • 2.1.5 Bước 5:
    • 2.1.6 Bước 6:
  • 2.2 Watermark
  • 2.3 Autocorrect
  • 2.4 Bảo vệ tài liệu
  • 2.5 Chức năng đếm từ
  • 2.6 Thiết lập chế độ hiển thị
• 3 Lời kết về Chức năng chính của Microsoft Word

Microsoft Word là gì?

Microsoft Word hay thường được gọi tắt (Winword hay Word) là một phần mềm dùng để soạn thảo đa năng thuộc bộ ứng dụng Microsoft Office. Hiện nay Microsoft Word có số lượng người sử dụng nhiều nhất trên thế giới bởi sự đa dạng các tính năng độc đáo.

Microsoft Word là một chương trình soạn thảo cho phép người sử dụng làm việc trên văn bản dạng text đi kèm với nhiều hiệu ứng như phông chữ, màu sắc của chữ, hiệu ứng đồ họa, hiệu ứng đa phương tiện (multimedia), âm thanh, video.

Chức năng chính của Microsoft Word

Tạo Mail

Mail Merge giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: hợp đông, thư mời, thông báo,…Đây là một tính năng khá hữu ích trong Word.

Bước 1:

Để thực hiện chức năng này, bạn chỉ cần vào Word, trên thanh công cụ bạn chọn Mailings

Sau đó click vào phần Start Mail Merge

Bước 2:

Bạn chọn kiểu tài liệu sẽ trộn (Letters, Email Messages, Envelopes, Labels, Directory)

Bước 3:

Bạn có thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu tại liệu sau đây: tài liệu hiện tại, mẫu template có sẵn, tài liệu đã lưu sẵn trong máy

Bước 4:

Chọn người nhận thư (recipients) cho mẫu thư đã soạn

Bước 5:

Viết thư và điều chỉnh lại trang tài liệu mẫu ban đầu.

Bước 6:

Hoàn tất thư, trộn thư và xem tất cả tài liệu đã được tạo ra

Xem thêm: Đếm số từ, số ký tự và số dòng trong Word

Watermark

Watermark là chức năng tạo nội dung mờ phía sau văn bản.

Để thực hiện, tại Word, bạn chọn chức năng Page layout 

Sau đó click vào Watermark

Bạn có thể chọn các mẫu watermark có sẵn từ danh sách.

Ngoài ra, bạn có thể mở Custom Watermark để thiết kế lại nội dung theo ý thích bằng cách chọn hình ảnh đã có sẵn, hoặc nhập vào nội dung chuỗi văn bản trong hộp thoại.

Để xóa Watermark, bạn chỉ cần click vào Remove Watermark

Autocorrect

Autocorrect giúp người dùng soạn thảo nhanh và chính xác hơn.

Để thực hiện chức năng này, bạn chỉ cần mở mục File trên thanh công cụ. Sau đó chọn Options –> Proofing –> AutoCorrect Options

Chọn Tab AutoCorrect, định nghĩa từ viết tắt trong mục Replace và từ viết đầy đủ trong mục With và sau đó chọn Add để thêm từ viết tắt

Sau đó bạn chỉ cần gõ từ viết tắt và gõ thêm nút Space, từ đầy đủ sẽ được thay thế.

Để xóa, bạn chỉ cần chọn Delete.

Xem thêm: Cách sử dụng Tab trong Word để thêm dòng ba chấm vào văn bản

Bảo vệ tài liệu

Sau khi soạn thảo xong tài liệu, bạn muốn bảo vệ tài liệu với mật khẩu, chỉ cần sử dụng chức năng bảo vệ tài liệu trên Word

Đầu tiên bạn click vào File trên thanh công cụ

Sau đó chọn Info –> Protect Document –> Encrypt with Password, sau đó nhập mật khẩu bảo vệ tài liệu và chọn OK.

Để hủy chức năng trên, ta làm tương tự nhưng mật khẩu để trống và chọn lại OK.

Chức năng đếm từ

Chức năng đếm từ, cho phép thống kê về tài liệu đang làm. Như tổng số trang (pages), số từ (words), số ký tự không tính khoảng trắng (Charaters (no space)), số ký tự tính cả khoảng trắng (Charater (with space)),  số đoạn (paragraphs), số dòng (lines). Ngoài ra, để xem nhanh số từ ta có thể nhìn bên trái phía dưới thanh Status bar của cửa sổ Word.

Thiết lập chế độ hiển thị

Để thiết lập chế độ hiển thị trong Word ta chọn Tab View trên thanh công cụ. Từ đó ta có các lựa chọn

Document View: hiển thị theo các kiểu (Print Layout, Full Screen Reading, Web Layout, Outline, Draft).

Nhóm Show: Ruler (cho phép hiển thị thước canh hay không), Gridlines (cho phép hiển thị lưới), Navigation Pane (hiển thị cấu trúc của tài liệu đang soạn thảo.

Nhóm Zoom: Phóng to thu nhỏ tài liệu.

Nhóm Window: Thay đổi cách hiển thị của cửa số Word.

Xem thêm: Trình bày văn bản bằng cách sử dụng Table trong Word

Lời kết về Chức năng chính của Microsoft Word

Microsoft Word là công cụ vô cùng hữu ích cho người dùng soạn thảo trên các hệ điều hành của Window và cả Macbook. Tuy nhiên, tính năng của công cụ này lại không chỉ hạn chế ở một chức năng soạn thảo văn bản mà còn kiểm tra chính tả, lỗi ngữ pháp, chèn watermark, … và hơn thế nữa.

Nếu bạn còn gặp khó khăn trong quá trình soạn thảo Word, cuốn sách mới ra mắt của Tinhocmos “Thành thạo soạn thảo văn bản Word: Mẹo và các lỗi thường gặp” sẽ hỗ trợ bạn chi tiết cách soạn thảo Word chuyên nghiệp và chuẩn format.

Thông tin khóa học ôn thi MOS tham khảo tại đây

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS– Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Bài viết cùng chủ đề::

1. Tạo trang bìa tùy chỉnh trong Microsoft Word 2010
2. Các chức năng và hàm Excel mà Marketer nên biết
3. Chỉnh khoảng cách các đáp án trong Word cho thẳng hàng
4. Học Excel: 1.3. Hiển thị chức năng ẩn trên Quick Access Toolbar