“Chứng Từ Gốc” Là Gì? - Chữ Ký Số TPHCM

Chứng từ gốc là tất cả các giấy tờ, hoặc vật có giá trị tương đương, dùng làm căn cứ để chứng minh, xác thực, chứng cứ phát sinh hoạt động nào đó trong nội bộ đơn vị, tổ chức.

Bài viết sẽ tìm hiểu chứng từ gốc là gì? Phân biệt giữa chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ? Phân loại chứng từ gốc? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc giải đáp chi tiết các thắc mắc trên

Kế toán, một trong các ngành nghề khiến cho nhiều người gặp phải rắc rối và đau đầu nhất. Khi ngành này có quá nhiều các chứng từ văn bản bạn phải thuộc lòng những quy định về nó.

Đặc biệt là đối với các loại văn bản về chứng từ gốc. Vậy chứng từ gốc là gì, bạn đã hiểu hết về công năng cũng như ý nghĩa của chứng từ văn bản đó hay chưa?

Hãy cùng chukysotphcm.net đi tìm hiểu các nội dung chính xoay quanh vấn đề này bạn nhé!

Chứng từ gốc là gì?

Vậy chứng từ gốc là gì? Chứng từ gốc là kiểu văn bản chứng từ rất quan trọng và được những bộ phận trong phòng ban có trách nhiệm uỷ quyền liên quan của doanh nghiệp lập ra. Nó dựa trên các nghiệp vụ về kinh tế đã phát sinh và xảy ra trong quá trình làm việc, hoạt động của doanh nghiệp, công ty đó. 

Nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh tới đâu thì những bộ phận liên quan ở đó, phải lập tức thực hiện tiến hành các văn bản, chứng từ để xác minh sự việc. Nó được diễn ra theo đúng những quy trình cũng như quy định chung của toàn bộ doanh nghiệp.

Đúng cả về mặt pháp lý theo quy trình mà Luật thuế hiện nay ban hành về loại chứng từ, văn bản đó. Và các chứng từ này đều được mọi người gọi chung là chứng từ gốc. Chứng từ gốc có vai trò quan trọng vô cùng và có tính quyết định rất cao về mặt giá trị pháp lý của đơn vị.

Ngoài ra, còn một số văn bản, chứng từ gốc rất quan trọng của công ty thường phải kể đến như: Phiếu nhập kho, Phiếu thu, VAT, hoá đơn đỏ….

Chứng từ gốc trong tiếng Anh là gì?

Chứng từ gốc trong tiếng Anh là Original documents

Chứng từ tiếng Anh là: Voucher/Receipt/Document/Report

Chứng từ trong tiếng Anh có thể hiểu như sau:

”Voucher is a type of paper used to record information related to accounting books, the information shown on the voucher is recorded in particular the quantity, value and in kind.

Currently, documents are presented not only in paper (hard copy) but also in electronic form (soft copy). Documents of various types can be quantity, value and transferable. Some types of documents only reflect the activity of a certain economic entity, which is not transferable.”

Nhắc đến chứng từ, thường có những cụm từ liên quan hay đi kèm được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kế toán tài chính như:

+ Hóa đơn được dịch sang tiếng Anh là: Bill

+ Thuế được dịch sang tiếng Anh là: Tax

+ Phí được dịch sang tiếng Anh là: Fee

+ Lệ phí được dịch sang tiếng Anh là: Registration fee

+ Hóa đơn giá trị gia tăng được dịch sang tiếng Anh là: Value Added Tax

+ Phiếu chi được dịch sang tiếng Anh là: Payslip

+ Phiếu thu được dịch sang tiếng Anh là: Receipts

+ Xuất kho được dịch sang tiếng Anh là: Out of stock

+ Phiếu nhập được dịch sang tiếng Anh là: Enter coupon

+ Mua bán hàng hóa được dịch sang tiếng Anh là: Sales of goods

+ Hạch toán được dịch sang tiếng Anh là: Mathematics

+ Đơn đặt hàng được dịch sang tiếng Anh là: Order

+ Bảng kê chi tiền được dịch sang tiếng Anh là: Payment statement

+ Bảng lương được dịch sang tiếng Anh là: Payroll

+ Hợp đồng kinh tế được dịch sang tiếng Anh là: Economic contract

Phân biệt giữa chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán gồm chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.

+ Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã thực hiện.

+ Chứng từ ghi sổ là căn cứ đề nghị để ghi sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ có thể là chứng từ gốc hoặc chứng từ được lập trên cơ sở chứng từ gốc và phải có chứng từ gốc đính kèm.

Chứng từ gốc là gì: Chứng từ gốc là do các phòng ban khác của công ty lập ra dựa trên nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra trong công ty. Nghiệp vụ phát sinh tại đâu thì tại đó phải lập chứng từ, chứng từ đó gọi là chứng từ gốc (Và vấn đề lập chứng từ gốc này phải quy trình, mẫu biểu của Công ty để ra cũng như tuân thủ về mặt chứng từ của Luật thuế).

Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng tiền cho Ông Tuấn đi công tác 2 ngày tại Hà Nội thì theo quy trình Ông Tuấn sẽ lập 2 chứng từ gốc là Giấy công tác trình sếp duyệt và Giấy đề nghị tạm ứng tiền có chữ ký của người lập và trưởng phòng. Toàn bộ mẫu này phải theo quy trình và quy chế công tác phí của Công ty ban hành

Chứng từ ghi sổ là gì: là do kế toán lập dùng để ghi sổ và nó phải có chữ Nợ và chữ có trên chứng từ ghi sổ. Nhưng trước khi lập chứng từ ghi sổ thì kế toán phải kiểm tra bộ chứng từ gốc chuyển sang là hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và đầy đủ hay chưa theo quy định của công ty cũng như theo quy định của Luật thuế.

Ví dụ: Cùng với ví dụ trên thì kế toán sẽ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của giấy công tác và giấy đề nghị tạm ứng thì kế toán sẽ lập chứng từ ghi sổ là phiếu chi trong trường hợp này.

Xem mẫu chứng từ ghi sổ có chữ nợ và chữ có và có ký hiệu chứng từ trên đó. Còn chứng từ gốc không có chữ nợ và chữ có. Do đó, cách phân biệt rõ nhất là xem chừng từ nào không có chữ nợ có thì đó là chứng từ gốc

Phân loại chứng từ gốc

Tùy vào mỗi trường hợp cũng như về tính chất của từng nghiệp vụ ở trong doanh nghiệp, mà những loại văn bản dành cho chứng từ gốc là gì đều được phân thành 2 loại chính đó là: chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành.

Trong đó, chi tiết về từng loại trong bài viết chứng từ gốc là gì sẽ được hiểu như sau:

Chứng từ mệnh lệnh

Chứng từ mệnh lệnh là một kiểu văn bản chứng từ được chính doanh nghiệp dùng trong trường hợp họ muốn ban hành những quyết định và việc truyền đạt, tới các bộ phận liên quan nằm trong doanh nghiệp.

Đó có thể là lệnh kinh doanh, sản xuất hay là các quyết định làm việc nhất định, có thể kể đến như: lệnh chi, lệnh xuất kho…. Chứng từ mệnh lệnh chỉ có giá trị về truyền đạt và ban hành chứ không được sử dụng làm căn cứ chính thức để ghi vào sổ kế toán.

Chứng từ chấp hành

Chứng từ chấp hành là kiểu văn bản chứng từ được những doanh nghiệp sử dụng trong các trường hợp cụ thể như: ghi nhận lệnh sản xuất ở trong kinh doanh đã thực hiện trước đó.

Nó cũng là các căn cứ quyết định nhằm ghi vào sổ kế toán. Có thể kể đến một số các chứng từ mang ý nghĩa chấp hành như: Phiếu chi, Phiếu thu….

Các chứng từ gốc đều mang tính chấp hành được chính đơn vị doanh nghiệp lập nên hoặc nó cũng có thể thu nhận từ phía bên ngoài.

Ví dụ về Phiếu xuất kho là do chính đơn vị doanh nghiệp lập ra, còn về Hoá đơn GTGT thì là chứng từ mà doanh nghiệp nhận từ đơn vị đã cung ứng về nguồn vật tư thu nhận từ bên ngoài.

Các loại chứng từ gốc trên đều được thể hiện qua loại chứng từ như sau:

• Các chứng từ liên quan tới hoạt động mua bán và xuất hóa đơn. Ví như hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn trả lại, hoá đơn bán lẻ, hóa đơn hoàn trả.
• Những chứng từ gốc khi trong quá trình thực hiện về nghiệp vụ. Ví dụ như vận chuyển hàng hoá sẽ là phiếu xuất, nhập kho và phiếu chuyển kho.
• Những giấy tờ liên quan tới hoạt động chi, thu tiền, chuyển tiền. Ví dụ như phiếu chi tiền, phiếu thu tiền, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền và giấy chuyển tiền.
• Những chứng từ trong hoạt động có liên quan tới tài sản, công cụ đồ dùng. Ví dụ như chứng từ điều chỉnh về tài sản, chứng từ gia tăng tài sản, chứng từ bị giảm tài sản, chứng từ chiết khấu hao tài sản, chứng từ tăng đồ dùng, chứng từ giảm dụng cụ…
• Chứng từ gốc đem lại ý nghĩa lớn trong hoạt động kinh doanh của tổ chức, đơn vị và hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước.

Chứng từ gốc là các giấy tờ, vật giá trị tương đương. Nhằm chứng minh về hoạt động của tổ chức, đơn vị được diễn ra theo đúng quy định, trình tự của pháp luật.

• Chứng từ gốc là căn cứ nhằm xác định lập nên các chứng từ khác. Nó có giá trị giúp phản ánh những nghiệp vụ được diễn ra trong quá trình hoạt động của tổ chức, đơn vị.
• Chứng từ gốc sử dụng làm căn cứ để tính những chi phí, để chi trả các khoản đã phát sinh trong khi hoạt động của tổ chức, đơn vị. Nó có thể làm căn cứ để chứng cứ, chứng minh khi có phát sinh về tranh chấp xảy ra.
• Chứng từ gốc cần lập và tổng hợp thành những chứng từ gốc cùng một loại. Nhằm có thể theo dõi dễ dàng, cũng như là làm cơ sở để tổ chức, đơn vị lập nên những loại chứng từ khác. Và thực hiện việc ghi chép chính xác vào sổ sách của đơn vị.

Trên đây là một số chia sẻ về chủ đề “chứng từ gốc là gì và Phân biệt giữa chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ”, một số kiến thức căn bản về chủ đề này sẽ giúp người đọc có câu trả lời tổng thể nhất, giúp cho bạn dễ dàng nắm bắt và thực hiện các nghiệp vụ kế toán của bản thân liên quan đến những loại hình văn bản chứng từ này.