Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Những điều Có Thể Bạn Chưa Biết

1. Tìm hiểu khái niệm chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là từ mà khá nhiều người nghe có vẻ quen thuộc bởi độ phủ rộng cũng như được sử dụng rộng trong các doanh nghiệp hiện nay, tuy nhiên không phải ai cũng hiểu hết về bản chất khái niệm của chứng từ kế toán. Thực chất chứng từ kế toán là dạng văn bản dưới dạng giấy in, là các loại giấy tờ có liên quan khác ngoài hóa đơn, chứng từ là dạng bằng chứng để chứng minh cho các hoạt động mua bán, trao đổi đã được diễn ra và đây chính là cơ sở cũng như căn cứ để hạch toán, thanh toán hay ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Có thể hiểu đơn giản hơn về khái niệm chứng từ kế toán là những giấy tờ, những hiện vật để thể hiện làm căn cứ xác định các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành để làm căn cứ quyết toán, hạch toán. Có thể hiểu cụ thể về chứng từ kế toán chính là bằng chứng, chứng cứ chứng minh các hoạt động mua bán, trao đổi đã diễn ra.

Trên phương diện pháp lý thì chứng từ kế toán là dấu hiệu vật chất xác nhận các sự việc mua bán, trao đổi đã xảy ra trên quan hệ pháp lý và là cơ sở để ghi chép lại quyết toán, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Chứng từ kế toán chính là những bằng chứng được thể hiện giấy trắng mực đen trên giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp đã xảy ra việc trao đổi mua bán và được chứng thực độ hoàn thành trên giấy tờ rõ ràng.

Chứng từ kế toán khi được xét trên phương diện thông tin thì đây là vật mang thông tin dưới dạng thông tin cố định, đã được xác định rõ ràng không có sự thay đổi và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và không gian nhất định được đề cập trong chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp để trao đổi thông tin xác nhận về những hoạt động phát sinh, dựa vào đó mà con người sẽ mã hóa, tiếp nhận thông tin từ chứng từ theo hình thức cố định.

Từ những thông tin cung cấp ở trên, ta có thể tổng hợp lại khái niệm bản chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được thể hiện ở dạng văn bản, được in sẵn theo mẫu và được dùng vào mục đích nhằm ghi chép những nội dung có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, phát sinh và những hoạt động nghiệp vụ này đã được hoàn thành cùng với đó trong quá trình thực hiện thì nó gây ra sự biến động về tài chính, tài sản, các nguồn vốn của doanh nghiệp.

Việc làm kế toán dịch vụ

2. Nội dung cần có trong chứng từ kế toán

Mỗi loại chứng từ kế toán sẽ có nội dung khác nhau, tuy nhiên các mẫu chứng từ kế toán thường sẽ dùng những mẫu có sẵn cơ bản và thường nội dung sẽ có phần giống nhau dựa trên mẫu chứng từ kế toán chuẩn. Chứng từ kế toán cơ bản sẽ gồm những nội dung như:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: tên của chứng từ kế toán sẽ thể hiện phần nào nội dung có trong chứng từ, thể hiện mục đích, đối tượng hay việc cần đề cập và số hiệu thể hiện được thứ tự, số lượng chứng từ.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: mỗi chứng từ kế toán đều cần kê khai ngày, tháng năm lập rõ ràng và cụ thể thì chứng từ kế toán mới được công nhận về mặt pháp lý cũng như thể hiện được thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để tiến hành ghi chép vào sổ theo dõi.

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán: đây là thông tin của đơn vị lập chứng từ kế toán nhằm tạo sự minh bạch, rõ ràng và công khai trong chứng từ kế toán, đây là cơ sở để xác minh tính chân thực của chứng từ kế toán.

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán: địa chỉ của đơn vị nhận là đơn vị nhận chứng từ kế toán và là đơn vị thanh toán những chứng từ phát sinh kinh tế.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: đây là nội dung của chứng từ, thể hiện các hoạt động, việc trao đổi, hoạt động mua bán, trao đổi đã được diễn ra.

- Số lượng, đơn giá và số tiền, tài chính; tổng số tiền thu, chi của chứng từ kế toán ghi bằng số và bằng chữ của của nghiệp vụ kinh tế: đây là một phần trong nội dung nghiệp vụ, nó là cơ sở để đơn vị nhận chứng từ kế toán xác nhận và thanh toán những hoạt động phát sinh kinh tế.

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán: đây là phần cũng quan trọng không kém, khi chứng từ kế toán phải có chữ ký xác nhận của các bên liên quan thì chứng từ kế toán đó mới được tính là hợp là và được công nhận về mặt pháp lý.

3. Tìm hiểu về một số loại chứng từ kế toán hiện hành

Một doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì càng loại chứng từ kế toán càng đa dạng. Các loại chứng từ kế toán sẽ phân biệt ra các loại khác nhau dựa vào nội dung, tên gọi mà phân loại ra các loại chứng từ kế toán khác nhau. Một số loại chứng từ kế toán điển hình mà bạn có thể bắt gặp hằng ngày gồm:

3.1. Chứng từ kế toán có liên quan đến việc thu, chi tiền

Một số loại chứng từ kế toán liên quan đến tiền có thể thấy nhiều ở trong các doanh nghiệp sẽ thể hiện qua các loại phiếu thu, phiếu chi hay giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng,...

Với mỗi loại sẽ lại có những đặc điểm riêng như:

- Phiếu thu: đây là dạng chứng từ kế toán được để cùng hay đi kèm với hóa đơn mua hàng, là các dịch vụ yêu cầu thanh toán trực tiếp, khi xuất trình giấy từ này để xác nhận về các khoản chi để yêu cầu thanh toán.

- Phiếu chi: đây là chứng từ kế toán được kẹp cùng với hóa đơn mua hàng, với các giấy tờ liên quan đến việc phát sinh nghiệp vụ kinh tế để xác nhận về việc hoàn thành thanh toán các khoản chi.

Thông thường các phiếu thu, phiếu chi sẽ đi kèm cùng với mẫu giấy đề nghị thanh toán và giấy đề nghị tạm ứng sẽ đi đôi với nhau trong quá trình trình bày các chứng từ kế toán về nghiệp vụ phát sinh kinh tế.

Việc làm nhân viên kế toán

3.2. Những loại chứng từ kế toán có liên quan đến hoạt động ngân hàng

Một số loại chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động, nghiệp vụ ngân hàng mà bạn có thể biết đó là các loại như giấy báo nợ, giấy ủy chi, séc,...

Với mỗi loại sẽ lại có những đặc điểm riêng như:

- Giấy ủy nhiệm chi: đây là loại chứng từ kế toán điển hình nhất hiện nay, là chứng từ để xác nhận bên mua thanh toán cho bên bán thông qua các giao dịch ngân hàng, giấy ủy nhiệm chi cần có sự xác nhận của các cấp, các bên liên quan.

- Séc: đây cũng là một loại chứng từ kế toán, nó có liên quan đến tiền nhưng là chứng từ thực hiện giao dịch với ngân hàng nên được sếp vào loại những chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động, nghiệp vụ ngân hàng và đây là chứng từ dùng để rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

- Giấy báo nợ: đây là chứng từ kế toán được xuất và viết từ ngân hàng nhằm thông báo cho người vay về các khoản nợ, đây cũng là dấu hiệu thể hiện việc tiền trong ngân hàng của doanh nghiệp đang giảm đi.

3.3. Những loại chứng từ kế toán khác trong doanh nghiệp

Không chỉ có những loại kế toán trên mới là chứng từ kế toán mà trong doanh nghiệp bạn có thể bắt gặp rất nhiều loại chứng từ kế toán khác như bảng chấm công, bảng lương, các phiếu chi lương, phiếu đề xuất thu, chi các khoản trong doanh nghiệp. Ngoài ra còn có các loại hợp đồng mua bán, trao đổi hàng hóa cũng là chứng từ kế toán có trong doanh nghiệp.

Với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, sản phẩm còn sẽ có những loại giấy tờ liên quan quan đến hàng hóa như phiếu xuất, nhập kho và đây cũng là một trong nhiều chứng từ kế toán có trong doanh nghiệp mà bạn có thể đã gặp trong quá trình làm việc.

Người tìm việc

4. Ý nghĩa, vai trò và tác dụng của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

Chứng từ kế toán với khái niệm và phân loại rõ ràng trong từng trường hợp sử dụng thì chứng từ kế toán sẽ mang lại ý nghĩa quan trọng cũng như có vai trò và tác dụng quan trọng trong việc vận hành các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp. Một số lợi ích của chứng từ kế toán mang lại là:

- Chứng từ kế toán là cơ sở để thực hiện công việc theo kế hoạch, chứng từ kế toán là điểm khởi đầu của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ của doanh nghiệp.

- Chứng từ kế toán là cơ sở để xác nhận ghi nhận việc nghiệp vụ kinh tế đã được thực hiện, phát sinh kinh tế hoàn thành, đây sẽ là cơ sở để tiến hành kiểm tra đối chiếu, truy cứu trách nhiệm khi có vấn đề phát sinh.

- Chứng từ kế toán là cơ sở để xác nhận, tạo ra căn cứ để kê khai, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ nghiệp vụ dựa vào các chứng từ kế toán được tập hợp lại.

- Chứng từ kế toán chính là căn cứ để xác định trách nhiệm giữa các bên liên quan, là cơ sở xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh.

Bài viết đã cung cấp cho các bạn đọc các thông tin về Chứng từ kế toán. Chắc hẳn bạn đã tìm được câu trả lời cho câu hỏi Chứng từ kế toán là gì rồi đúng không nào. Mong rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp về khái niệm, nội dung, những loại chứng từ kế toán cũng như vai trò, tác dụng của Chứng từ kế toán sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc. Hãy theo dõi và cập nhập thêm nhiều thông tin bổ ích nhé. Thân ái!

Tuyển dụng