Chuyển đổi Số Là Gì? Các Giai đoạn Và Lộ Trình Digital Transformation

Chuyển đổi số đã và đang trở thành một chủ đề nóng đối với các công ty trên toàn cầu. Vậy thực chất, chuyển đổi số là gì? Và, làm cách nào để các lãnh đạo có thể dẫn dắt, quản lý doanh nghiệp chuyển đổi số thành công? 

Chuyển đổi số là gì?

Định nghĩa chuyển đổi số là gì?

Theo Bộ Thông tin & Truyền thông, Chuyển đổi số (Digital transformation) việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới. 

Chuyển đổi số là sử dụng các công nghệ số để tạo ra các giá trị mới

Mục tiêu của chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số hướng tới việc thay đổi các quy trình, dịch vụ kinh doanh truyền thống và phi kỹ thuật số hiện có. Từ đó, doanh nghiệp kiến tạo ra các giá trị mới, đáp ứng với sự phát triển của thị trường và kỳ vọng của khách hàng.

Công nghệ chuyển đổi số là gì?

Công nghệ chuyển đổi số là các công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), trí tuệ nhân tạo (AI), Internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud),… được áp dụng vào công tác quản lý để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp, tổ chức.

Trọng tâm của công nghệ chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là sử dụng các công nghệ tiên tiến mà còn phải đảm bảo rằng chúng có thể tạo ra những giá trị đặc biệt cho người sử dụng như thay đổi mô hình quản lý từ truyền thống bằng giấy tờ lên hệ thống phần mềm, liên kết dữ liệu và quản lý dữ liệu tập trung,…

Doanh nghiệp chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là việc thay đổi mô hình doanh nghiệp từ truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách ứng dụng các công nghệ tiên tiến để thay đổi quy trình làm việc, phương thức điều hành, hoạt động quản lý, văn hóa công ty,… từ đó mang lại những cơ hội, giá trị mới và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.

Yếu tố quyết định thành công của chuyển đổi số

Với kinh nghiệm hỗ trợ hơn 1000 khách hàng là các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam cũng như các doanh nghiệp FDI, ITG nhận thấy quá trình Chuyển đổi số doanh nghiệp chỉ thành công khi có sự tham gia của tất cả các cấp từ lãnh đạo tới cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp; cũng như lựa chọn các trụ cột công nghệ một cách hiệu quả và linh hoạt.

Các cấp độ của chuyển đổi số

“Chuyển đổi số có mấy cấp độ?” hay “Có mấy giai đoạn chuyển đổi số?” là một vấn đề được thảo luận sôi nổi trên các diễn đàn chuyển đổi số. Theo các chuyên gia, có 3 giai đoạn chuyển đổi số chính, bao gồm: số hóa thông tin, số hóa quy trình và chuyển đổi số.

Digital transformation có 3 cấp độ chính

Cấp độ 1: Số Hoá Thông Tin 

Số hóa thông tin là các hoạt động ứng dụng công nghệ ở mức cơ bản nhằm chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital). Đây là khâu đóng vai trò bước đệm quan trọng nhằm chuẩn bị dữ liệu, nền tảng cũng như bước đầu giúp doanh nghiệp làm quen với hoạt động chuyển đổi số. Thông qua cấp độ chuyển đổi số này, dữ liệu hoạt động được tập trung thay vì phân tán rải rác và được tìm kiếm, trích xuất dễ dàng hơn.

Cấp độ 2: Số Hoá Quy Trình 

Số hóa quy trình là hoạt động tiến tới áp dụng công nghệ nhằm tự động hóa một số quy trình hoạt động hiện tại. 

Tại khâu này, doanh nghiệp sẽ sử dụng các thông tin đã được số hóa ở khâu trước đó để phân tích nhằm tối ưu quy trình vận hành, nghiên cứu nâng cao trải nghiệm khách hàng hoặc đưa ra các chiến lược, mô hình kinh doanh mới… tùy theo định hướng mỗi doanh nghiệp. 

Cấp độ 3: Chuyển đổi số 

Ở giai đoạn chuyển đổi số này, doanh nghiệp sẽ thay đổi từ mô hình doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Việc đầu tư vào các công nghệ tiên tiến không chỉ mang lại những cải thiện về mặt vận hành, mà với con người, việc cập nhật liên tục những kiến thức và công nghệ mới cũng giúp thúc đẩy sự sáng tạo và thay đổi linh hoạt, giúp kích hoạt các hệ thống nhân sự trì trệ, mang đến một môi trường hoạt động theo hướng hiện đại hoá. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ cũng giúp tăng cường việc liên kết và kết nối, chia sẻ thông tin, dễ dẫn tới việc hình thành và tạo ra các ý tưởng lớn.

Sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số

Số hóa là 1 cấp độ nằm trong chuỗi hoạt động Chuyển đổi số. Tuy nhiên hai khái niệm này lại thường bị nhầm lẫn với nhau. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp phân biệt rõ ràng hơn về sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số:

Đọc thêm: Lợi ích của chuyển đổi số

Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số

Theo báo cáo chuyển đổi số đến từ những công ty nghiên cứu thị trường hàng đầu như Gartner, IDC,… thì chuyển đổi số 4.0 sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp, từ điều hành quản lý cho đến nghiên cứu, kinh doanh. Tầm quan trọng của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp được thể hiện ở:

Chuyển đổi kỹ thuật số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Tăng cường sự liên kết và phối hợp giữa các phòng ban

Tạo ra quy trình vận hành và phối hợp liên phòng ban linh hoạt, hiệu quả luôn là bài toán “nhức nhối” hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Vấn đề này gây ra lãng phí về mặt thời gian trong quá trình trao đổi thông tin cũng như giảm năng suất và hiệu quả trong công việc. Điều này sẽ được giải quyết khi doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Theo đó, dữ liệu được chuyển đổi từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital); các thông tin trên được tập hợp và lưu trữ tập trung. Nhờ vậy, mọi cá nhân, phòng ban trong tổ chức có thể tra cứu lại dễ dàng hơn và tránh được các mất mát vật lý.

Tận dụng tối đa sức mạnh từ dữ liệu

Bất kỳ một doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn đều có một lượng thông tin khổng lồ từ nội bộ hay phát sinh từ khách hàng, đối tác, hệ sinh thái. Trước đây, việc quản lý các nguồn thông tin này là thủ công và cực kỳ phức tạp. Trong khi đó, các thông tin dưới dạng vật lý như giấy tờ, số liệu thường có những hạn chế như: Dễ bị hỏng hóc, bị mờ, bị mất bởi thời gian dài hoặc khó khăn trong việc thống kê, kiểm soát được trong doanh nghiệp có những số liệu gì…

Trong khi đó, Chuyển đổi số bao gồm việc xây dựng lộ trình và triển khai các công cụ, ứng dụng giúp tối ưu hoạt động kinh doanh, dựa trên sự hợp nhất giữ thông tin và tài nguyên. Thay vì phần mềm và cơ sở dữ liệu phân tán, các nguồn lực trở nên tập trung hơn, qua đó gia tăng sự hiệu quả. Điều này là vô cùng quan trọng nhằm giúp cho ban lãnh đạo các doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược đúng đắn và các quyết định kinh doanh nhằm đúng vào những điều mong đợi từ khách hàng cũng như thị trường.

Mang lại sự linh hoạt của doanh nghiệp

Sự linh hoạt của một doanh nghiệp không chỉ nằm ở khả năng thích nghi với những thay đổi của môi trường xung quanh. Nó còn thông qua việc nắm bắt cơ hội, thấu hiểu nguy cơ và dự đoán rủi ro. Thông qua chuyển đổi số, mang đến cho doanh nghiệp cơ hội để linh hoạt tìm những hướng đi mới, giải quyết nhu cầu của khách hàng.

Cải thiện năng suất của nhân viên và toàn bộ công ty

Việc ứng dụng các công nghệ số, tập trung và khai thác dữ liệu tốt hơn, giúp từng nhân viên trong công ty có thể giảm thiểu được thời gian lãng phí, tập trung vào các công việc mang lại hiệu quả cao hơn.

Tiết kiệm chi phí

Chuyển đối số giúp doanh nghiệp thay đổi phương thức tiếp cận các công việc giấy tờ thủ công trở nên nhanh chóng hơn trên nền tảng kỹ thuật số, từ đó giảm chi phí in ấn, nhân lực so với quy trình truyền thống.

Chi phí cho chuyển đổi số là bao nhiêu?

Doanh thu và lợi nhuận luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Vì vậy, chuyển đổi số chỉ được đánh giá là thành công khi nó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tạo ra nhiều doanh thu, lợi nhuận hơn.

Chi phí cho digital transformation

Vậy chi phí dành cho chuyển đổi số bao nhiêu là phù hợp?

Hiện nay, mức chi trung bình cho chuyển đổi số của thế giới vào khoảng 2-3%. Còn tại Việt Nam, mức trung bình này đang vào khoảng 0,3%. Trên thực tế, không có một mức chung nào cho chuyển đổi số doanh nghiệp. Tùy thuộc vào kế hoạch chuyển đổi số được đề ra mà mỗi doanh nghiệp sẽ có mức chi phù hợp riêng.

Ngoài ra, khi chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ chuyển một số hoạt động điều hành quản lý từ môi trường thực sang môi trường số. Do đó, theo Cục Tin học hoá – Bộ Thông tin và Truyền thông, để đảm bảo an toàn thông tin thì doanh nghiệp nên trích ra ít nhất khoảng 10% mức chi cho chuyển đổi số để chi cho các hoạt động an toàn thông tin – an ninh mạng.

Bên cạnh đó, để xác định được ngân sách chi cho giải pháp chuyển đổi số có hiệu quả hay không thì khi triển khai, doanh nghiệp cần phải tính được những giá trị mà chuyển đổi số mang lại như: giá trị mới được tạo ra, thời gian lao động được rút ngắn, số lượng lao động tiết kiệm được,… Kể cả những giá trị vô hình, dài hạn thì vẫn phải tìm cách lượng hóa nó. Nếu giá trị tạo ra mà lớn hơn chi phí chuyển đổi số tức là chi tiêu cho chuyển đổi số hiệu quả.

Thực trạng chuyển đổi số ở Việt Nam

Thực trạng chuyển đổi số tại Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp nói riêng trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 tăng lên đáng kể. Theo Vinasa,  92% doanh nghiệp đã có sự quan tâm hay thậm chí đã ứng dụng chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, chỉ có chưa đến 10% trong số họ nhận định rằng việc chuyển đổi số đã thành công và có thể mang lại giá trị trọng yếu cho doanh nghiệp.

Nguyên nhân được chỉ ra đó là 97% doanh nghiệp tại Việt Nam là doanh nghiệp vừa và nhỏ, 92% doanh nghiệp trong số này chưa có hiểu biết về chuyển đổi số, và 72% chưa biết chuyển đổi số bắt đầu từ đâu. Chính điều này khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào “bẫy chuyển đổi số” khi mới áp dụng một phần công nghệ nhưng đã lầm tưởng bản thân đã hoàn thành lộ trình chuyển đổi.

Làm thế nào để doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số 

Nghiên cứu từ Forbes cho thấy 70% doanh nghiệp gặp thất bại hoặc khó khăn khi thực thi chương trình Chuyển đổi số. Đặc biệt với các doanh nghiệp quy mô lớn, lâu đời, việc thực thi các chiến lược chuyển đổi này một cách toàn diện và hiệu quả lại càng có nhiều trở ngại. Vậy làm cách nào để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công? Câu trả lời là mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng một lộ trình triển khai cho riêng mình để từng bước tiến tới đích.

Thông qua kế hoạch về một lộ trình thực hiện cụ thể, doanh nghiệp sẽ có một góc nhìn rộng về bức tranh triển khai chuyển đổi số tổng thể, với một hướng đi cụ thể, cùng những giải pháp công nghệ riêng biệt. Từ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn những phương pháp triển khai hiệu quả nhằm giảm thiểu tối đa thời gian, công sức, ngân sách cho việc triển khai cũng như xác định được trước các rủi ro có thể gặp phải để xây dựng lộ trình tối ưu, đảm bảo sự phù hợp với kế hoạch và các mục tiêu chiến lược định hướng đặt ra ban đầu.

Lộ trình 5 bước để chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp

• Bước 1: Định hướng chiến lược

Bước này giúp định hướng và xác định chính xác trọng tâm chiến lược kinh doanh và chiến lược chuyển đổi số. Các mục tiêu này đóng vai trò kim chỉ nam cho toàn bộ lộ trình chuyển đổi số.

• Bước 2: Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp

Nhằm thấu hiểu một cách chi tiết các bài toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời xây dựng các giải pháp và đo lường dự kiến về chi phí, hiệu quả đem lại của lộ trình.

• Bước 3: Dự toán ngân sách đầu tư

Việc dự toán ngân sách đầu tư cho việc thực hiện chuyển đổi số giúp doanh nghiệp có thể tự chủ lựa chọn các phương án phù hợp nhất cho chính doanh nghiệp mình.

• Bước 4: Xây dựng lộ trình chuyển đổi số, xác định các hành động cần tiến hành, nguồn nhân lực cần thiết

Trong quá trình xây dựng lộ trình, doanh nghiệp phân tích và lựa chọn những phương pháp triển khai hiệu quả. Mục đích của việc này nhằm giảm thiểu tối đa thời gian, công sức, ngân sách cho việc triển khai cũng như xác định được trước các rủi ro có thể gặp phải.

Tại đây doanh nghiệp sẽ xác định các hành động cần tiến hành, nguồn nhân lực cần thiết cũng như ước lượng thời gian, tiến độ thực hiện sẵn sàng hoặc có khả năng thực hiện đối với từng giai đoạn trong quá trình chuyển đổi. Với mỗi đo lường đều cần phải hướng đến mục tiêu được đặt ra từ đầu, tác động đến sản phẩm, quy trình, năng suất và lợi nhuận của công ty như thế nào. Cần đặt ra các cột mốc dự kiến đạt được để có căn cứ đánh giá các tiêu chí này.

• Bước 5: Thực hiện triển khai và đánh giá hiệu quả

Doanh nghiệp tiến hành triển khai một cách nghiêm túc theo đúng lộ trình cam kết đề ra.

Đánh giá hiệu quả đem lại sau một giai đoạn triển khai lộ trình chuyển đổi số. Cần có báo cáo kết quả thực hiện, xác định các rủi ro và các thay đổi có thể làm ảnh hưởng tới tiến trình triển khai lộ trình chuyển đổi số. Từ đó đưa ra các cải tiến cần thiết.

Đọc thêm: Chuyển đổi số trong sản xuất

Đâu là trụ cột trong chuyển đổi số?

Chuyển đổi số là hoạt động ứng dụng công nghệ dựa trên nền tảng cơ bản là các quy trình sẵn có tại doanh nghiệp, từ đó tối ưu quy trình hiện tại hoặc thay đổi hoàn toàn cách thức tương tác trong một quy trình đã có. Do đó, trong các trụ cột của chuyển đổi số thì công nghệ chính là yếu tố cốt lõi. 

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với vô vàn thách thức khi tìm đường đi đến sự thành công trong quá trình chuyển đổi số. Những rào cản này có thể bao gồm từ ngân sách hạn chế cho công nghệ mới, đến thiếu chuyên môn hoặc các sáng kiến chất xám về kỹ thuật số. Nhưng một thách thức quan trọng cần vượt qua là lựa chọn giải pháp công nghệ hiệu quả.

Thực tế, việc lựa chọn sai công nghệ để bắt đầu chuyển đổi số có thể khiến nỗ lực và tiền bạc của doanh nghiệp có nguy cơ “đổ sông, đổ bể”. Bởi các nguy cơ sau:

• Doanh nghiệp lựa chọn giải pháp công nghệ xa rời chiến lược số mình đề ra;
• Doanh nghiệp “nóng vội” trong chuyển đổi số, lựa chọn ngay các giải pháp hỗ trợ hoạt động kinh doanh, bán hàng mà quên mất việc phân tích và quản lý dữ liệu từ những bước nhỏ nhất;
• Doanh nghiệp quên đi việc xây dựng và quản lý cơ sở hạ tầng CNTT tại chỗ;

3S iFACTORY là giải pháp chuyển đổi số chuyên nghiệp cho doanh nghiệp sản xuất

Giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY góp phần chuyển đổi số toàn diện cho các doanh nghiệp sản xuất. Được kiến trúc theo mô hình ISA-95 tiêu chuẩn quốc tế và tích hợp những thành tựu của Cách mạng công nghiệp 4.0 như Big Data, IIoT…3S iFACTORY cung cấp cho doanh nghiệp một chiến lược chuyển đổi số toàn diện với 4 hệ thống lõi. Đó là 3S BIZHUB (Hệ thống báo cáo thông minh), 3S ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực tổng thể), 3S 3S MES (Hệ thống điều hành – thực thi sản xuất) và IIOTHUB (Hệ thống kết nối – tự động hóa sản xuất).

Ứng dụng giải pháp 3S iFACTORY sẽ góp phần chuyển đổi số toàn bộ các quy trình lõi ở cả 3 tầng: hoạch định, quản trị, vận hành sản xuất. Tất cả những yếu tố này sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc kiểm soát chặt chẽ hoạt động của nhà máy, từ đó tối ưu các bài toán S-Q-C-D ( Tối ưu tốc độ vận hành –  Chất lượng – Chi phí – Tiến độ).

Cụ thể, giải pháp 3S iFACTORY giúp nâng cao quy trình quản lý chất lượng đầu – cuối (IQC – PQC – OQC). Cùng với đó là tính năng cảnh báo sự cố bất thường phát sinh trong quá trình sản xuất, giúp giảm thiểu tỷ lệ sản phẩm không đạt chuẩn, đáp ứng các yêu cầu chất lượng của đối tác trong – ngoài nước.

Giải pháp cũng hỗ trợ việc truy xuất nguồn gốc lỗi hỏng của sản phẩm xuyên suốt từ quá trình sản xuất đến khâu phân phối, từ đó giúp khoanh vùng lỗi và hỗ trợ ra các quyết định giúp cải tiến chất lượng. Hệ thống báo cáo thông minh giúp minh bạch toàn bộ quy trình quản trị và hoạt động vận hành của nhà máy. Từ đó, nhà quản trị chủ động hơn trong việc cân đối nguồn lực và định hướng kế hoạch sản xuất để có thể rút ngắn tiến độ giao hàng. Ngoài ra, giải pháp cũng hỗ trợ tính toán chi phí thực tế và xác định những yếu tố gây hao phí để tối ưu hóa giá thành sản xuất.

Đặc biệt, phiên bản cải tiến mới của 3S iFACTORY còn được tích hợp thêm Trục kế hoạch sản xuất thông minh 3S SPS và Bộ công cụ quản trị hiệu suất thông minh Smart-KPI. Trong đó, trục kế hoạch sản xuất thông minh 3S SPS sẽ giúp sắp xếp trình tự các nguồn lực trong nhà máy theo mức độ ưu tiên, từ đó giải quyết mọi vấn đề tồn đọng và nâng cao năng suất, tiến độ sản xuất của nhà máy. Còn bộ chỉ số Smart KPI giúp Ban lãnh đạo đánh giá đúng hiệu quả hoạt động, điểm mạnh – yếu của nhà máy để đưa ra quyết định cải tiến kịp thời. Bộ công cụ sẽ tự động thu thập, tích lũy thông tin theo chiều ngang (xuyên suốt chuỗi giá trị nội bộ) và chiều dọc (quy hoạch các tầng hệ thống công nghệ nội bộ), đề xuất và đo lường các chỉ số KPI quan trọng, giúp phản ánh hiện trạng của doanh nghiệp theo thời gian thực, từ đó tối ưu tốc độ vận hành và mở rộng quy mô.

Kết

Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn đọc hiểu được khái niệm: chuyển đổi số là gì? Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là xu hướng tất yếu để cải thiện cách tiếp cận thị trường, tối ưu quy trình vận hành, và tạo lợi thế cạnh tranh. Thực tế, mỗi doanh nghiệp đang gặp vô vàn thách thức trong quá trình chuyển đổi số, tuy nhiên, các đơn vị có thể tìm kiếm các đơn vị hỗ trợ chuyển đổi số nhằm vượt qua những rào cản này.