Có Bắt Buộc In Chứng Từ Và Sổ Kế Toán Ra Giấy? - Gonnapass

Chứng từ và sổ kế toán không bắt buộc phải in. Hiện nay, việc lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán thực hiện theo quy định của luật kế toán 88/2015/QH13. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một số phương án in và lưu trữ chứng từ

Nội dung bài viết

• Hướng dẫn mới nhất về không bắt buộc in tài liệu ra bản giấy
  • Với chứng từ kế toán
  • Với sổ kế toán
• Tham khảo video

Hướng dẫn mới nhất về không bắt buộc in tài liệu ra bản giấy

So với phương thức truyền thống là in ra giấy, phương thức lưu trữ điện tử góp phần khắc phục được các nhược điểm như tốn chi phí, diện tích lưu trữ, rủi ro mất, cháy, hỏng chứng từ…) và đồng thời phù hợp với sự phát triển của khoa học công nghệ trong công tác quản lý. Đặc biệt, các quy định mới đây của Nhà nước về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cũng tạo nhiều thuận lợi cho phương thức lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán điện tử. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một số phương án lưu trữ sổ kế toán và chứng từ kế toán nhưng cần lưu ý một số nội dung sau

Với chứng từ kế toán

Về cơ bản, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ điện tử chỉ được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung theo quy định và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán và phải có chữ ký điện tử.

Tại Luật SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA MỘT SỐ LUẬT, trong đó có LUẬT KẾ TOÁN có quy định: “Điều 19. Ký và xác nhận chứng từ kế toán”; “4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử hoặc các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”.

Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Tham khảo các công văn hướng dẫn ( 901 /CT-TTHT ngày 23/4/2019):

Với sổ kế toán

Doanh nghiêp không bắt buộc phải in sổ kế toán mà chỉ cần in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp Luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán.

Những phần mềm nào kế toán nên biết?

Tham khảo video

Theo đó, chứng từ có thể In ra giấy để lưu trữ, ký, đóng dấu hoặc Lưu trữ trên phương tiện điện tử nếu đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Sử dụng phần mềm kế toán nước ngoài được không?

Tham khảo luật, thông tư

• – Luật Kế toán số 88/2015/QH13
• – Nghị định 174/2016/NĐ-CP

English version

With the storage of accounting books is in accordance with the provisions of the accounting law 88/2015 / QH13. Enterprises can choose to print on paper for storage or save on electronic media.

Compared with the traditional method of printing to paper, electronic storage method contributes to overcoming disadvantages such as cost, storage area, risk of loss, fire, damage of documents …) and at the same time suitable with the development of science and technology in management. In particular, the recent regulations of the State on the compulsory use of e-invoices also create many advantages for the method of storing electronic vouchers and accounting books. If the enterprise chooses to store it on electronic media, this should ensure the safety and confidentiality of data and information and ensure that it can be retrieved during the storage period.

Enterprises can choose a number of options for keeping accounting books and vouchers but should note the following contents:

1. For accounting vouchers

Basically, the related arising economic and financial transactions must be supported by accounting vouchers. Electronic vouchers are considered as accounting vouchers only when they have the prescribed contents and are presented in the form of electronic data, encrypted without being changed during transmission via computer networks or remote networks, information or on media such as tapes, magnetic disks, payment cards, and must be electronically signed.

When paper vouchers are converted into electronic documents or vice versa, the electronic vouchers are valid for performing such economic and financial operations, the paper vouchers are only valid for recording. track and check, in effect for transactions or payments.

2. For accounting books

Enterprises are not required to print accounting books but simply print out the accounting documents stored on electronic media, signed for certification by the legal representative or chief accountant (in charge of accounting) and stamp (if any) to provide when requested by the competent authority to serve the inspection, inspection, supervision and audit.

[collapse]