Có Nên Quản Lý Xe Tải Bằng Excel? Download File Excel Quản Lý Vận ...

Làm thế nào để từ chuyến hàng đó tính được lương thực tế của tài xế và nhân viên kinh doanh một cách tự động?

Nên quản lý xe tải bằng excel hay nên sử dụng phần mềm vận tải chuyên nghiệp?

Đó là những băn khoăn của kế toán vận tải, của người điều phối vận tải và người quản lý vận tải. Qua bài viết này vận tải Minh Việt sẽ giải đáp thắc mắc này một cách chi tiết nhất.

Mục Lục

• 1 Băn khoản của người quản lý vận tải, điều phối vận tải
• 2 Băn khoản của kế toán vận tải
• 3 Vậy nên quản lý xe tải bằng Excel hay sử dụng phần mềm quản lý vận tải chuyên nghiệp?

Băn khoản của người quản lý vận tải, điều phối vận tải

Rất nhiều quản lý vận tải và người trực tiếp điều phối vận tải chia sẻ với chúng tôi rằng:

Sếp của họ cần phải biết con công này (container) tháng này đã tiêu hết bao nhiêu tiền thay dầu của sếp rồi? Sếp cần biết chi phí vận chuyển cho từng chuyến gồm: cước vận tải từng chuyến, cước phát sinh vận chuyển… Sếp cần biết doanh thu theo ngày, theo từng xe, từng chuyến…

Vấn đề chung mà quản lý vận tải gặp phải là tương đối phức tạp vì tùy thuộc vào mô hình phát triển và những khó khăn của doanh nghiệp là không giống nhau. Dưới đây là một số vấn đề chung:

• Quản lý vận tải và quản lý tài xế cần các thông tin về thời gian xe chạy và công nợ tạm ứng…
• Quản lý vận hành xe thì cần theo dõi việc khấu hao của các vật tư đi kèm phương tiện như: lốp xe, lịch trình thay dầu để kiểm soát đối chiếu….
• Quản lý vận chuyển thì cần biết cung đường di chuyển của phương tiện bao gồm xe đi thẳng hay lấy trả hàng nhiều điểm… định mức xăng dầu, định mức tiêu hao nhiên liệu
• Nhà quản trị cần biết doanh thu và chi phí cụ thể và chi tiết bao gồm cả chi phí cầu đường, luật lá …

Bài viết liên quan: Định mức tiêu hao nhiên liệu

Băn khoản của kế toán vận tải

Bộ phận kế toán của các đơn vị vận tải thường chia sẻ với chúng tôi một câu chuyện như sau:

Hoạt động chính mà công ty chúng tôi phải sử dụng tới excel, hóa đơn và chứng từ rất nhiều. Mà sếp thì thường yêu cầu báo cáo tình hình kinh doanh đột xuất, mỗi lần như thế rất khó để xử lý đúng với yêu cầu mà sếp đưa ra. Phần mềm quản lý vận tải thì lại tốn chi phí rất lớn hiện tại công ty chưa đáp ứng được vấn đề này. Không biết có cách nào để thuận lợi cho việc quản lý xe tải mà khắc phục được vấn đề của tôi không?

Vấn đề chung mà các kế toán vận tải thường gặp phải chính là:

• Làm sao để ghi chép nhiều loại sổ sách chứng từ vận tải?
• Sử dụng nhiều file excel để quản lý khiến các nội dung rời rạc và khó thể liên kết với nhau
• Tốn rất nhiều thời gian công sức cho việc đối chiếu công nợ, tổng hợp vấn đề sữa chữa, vấn đề phát sinh thay dầu xe…

Vậy nên quản lý xe tải bằng Excel hay sử dụng phần mềm quản lý vận tải chuyên nghiệp?

Có thể thấy việc quán lý một đội xe lên tới hàng chục xe với hàng chục lộ trình, quản lý đội ngũ lái xe tải… là một trong những nghiệp vụ vận tải vô cùng khó khăn và phức tạp. Vấn đề này đòi hỏi sự chính xác cao, phải cập nhật thông tin thực tế và quản lý dòng tiền chặt chẽ.

Hiện nay công nghệ 4.0 đã rất phát triển nên đối với mỗi dịch vụ đều có những phần mềm hỗ trợ giúp tăng năng suất công việc. Ngành vận tải cũng đã có những phần mềm hỗ trợ quản lý vận tải hiệu quả hơn. Dưới đây là hai cách quản lý vận tải được đa số các doanh nghiệp sử dụng:

STT	Quản lý xe tải bằng Excel	Phần mềm quản lý vận tải
1	Chỉ phù hợp công ty vận tải có quy mô nhỏ lẻ	Phù hợp công ty vận tải có quy mô vừa & lớn
2	Xử lý tính toán đơn giản	Xử lý tính toán, quy trình, nghiệp vụ phức tạp
3	Quản lý nhiều file nhỏ và phụ thuộc vào kinh nghiệm	Quản lý tất cả trong một hệ thống
4	Nhiều nhân sự vận hành	Chỉ 1 phần mềm là đủ
5	Hạn chế giao tiếp với các hệ thống khác	Dễ dàng giao tiếp với các hệ thống khác
6	Nhiều sai sót, khả năng tin cậy thấp	Ít sai sót, khả năng tin cậy cao
7	Không hiển thị vận chuyển	Hiển thị vận chuyển
8	Báo cáo vận chuyển thủ công: gọi điện, email, SMS	Kiểm soát nhiệt độ, điểm dừng, điểm nhận hàng, điểm giao hàng,…theo thời gian thực
9	Hạn chế nghiệp vụ	Quản lý xe tải container ( hoán chuyển container, kết hợp chuyến)
10	Không tích hợp ứng dụng di động	Tích hợp ứng dụng di động, PC, máy tính bảng

Quản lý xe tải bằng Excel: Hình thức này không được đánh giá cao bởi vì rất ít chức năng hỗ trợ cho doanh nghiệp. Những file quản lý xe tải, quản lý hàng hóa đơn lẻ, quản lý chứng từ bằng Exel hay sắp xếp xe tải chỉ nên ứng dụng cho những doanh nghiệp vận tải mới và ít đầu tải. Những doanh nghiệp vận tải với nhiều đầu tải và hiện đại thì không nên quản lý vận tải bằng Excel.

Download mẫu quản lý vận tải hàng hóa bằng file excel tại đây

Quản lý xe tải bằng phần mềm quản lý vận tải: Phần mềm quản lý vận tải càng hiện đại nhiều chức năng thì càng tốn kém. Loại trừ chi phí ra thì đây là một giải pháp rất phù hợp cho các doanh nghiệp kinh doanh vận tải. Đây chính là xu hướng kinh doanh, chiến lược vận hành… tăng tính tương tác và hiển thị chuỗi cung ứng một cách hoàn hảo.

Download phần mềm quản lý vận tải miễn phí Perfect Logistic Management

Qua bài viết chúng tôi hi vọng bạn có thể lựa chọn được hình thức quản lý riêng dành cho doanh nghiệp của mình. Mọi thắc mắc cần tư vấn xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ Hotline: 09 1900 908

Vận tải Minh Việt – đơn vị vận tải uy tín số 1 tại thị trường Hà Nội!