Cơ Quan Trực Thuộc Sở Nội Vụ Tp. Hồ Chí Minh

Người hỏi: Bùi Hoài Nam

Email: nambuihoai74@gmail.com

Ngày hỏi: 12-11-2019

Câu hỏi: Xin cho hỏi sự giống nhau và khác nhau trong việc sử dụng mẫu phiếu gửi và phiếu chuyển trong việc chuyển công văn hành chính. Phiếu chuyển được sử dụng trong việc chuyển các loại văn bản hành chính nào và tương tự với phiếu gửi. Theo cách hiểu của tôi thì Phiếu chuyển được sử dụng để chuyển đơn thư khiếu nại và các văn bản, tài liệu do cơ quan tổ chức bên ngoài công ty ban hành đến các đơn vị trong công ty có thẩm quyền giải quyết. Phiếu gửi đê chuyển các văn bản tài liệu của Công ty đến các phòng ban, đơn vị trong nội bộ công ty.

Ngày trả lời: 12-11-2019

Trả lời:

Chào bạn!

Sự khác nhau giữa Phiếu chuyển và Phiếu gửi:

1. Phiếu chuyển được dùng trong quá trình tiếp nhận, xử lý và giải quyết văn bản đến

Trường hợp nhận được văn bản, đơn, thư không thuộc chức năng, thẩm quyền giải quyết, cơ quan sẽ chuyển đến cơ quan đúng chức năng, thẩm quyền (trường hợp chuyển đơn, thư khiếu nại, tố cáo, bạn cần thực hiện đúng quy định của Luật này về thẩm quyền giải quyết, nội dụng nào được chuyển và thời gian chuyển).

Khi xác định chuyển, thực hiện theo Mẫu Phiếu chuyển 1.17 ban hành kèm Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

2. Phiếu gửi được dùng trong quá trình theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Phiếu gửi dùng trong trường hợp văn bản, hồ sơ quan trọng khi phát hành; việc chuyển phát đi này cần lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định hoặc theo yêu cầu của người ký văn bản.

Phiếu gửi thực hiện theo Mẫu 1.18 ban hành kèm Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Việc quản lý văn bản bạn nghiên cứu và thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV.

Như vậy, trong nội bộ của Công ty, việc chuyển văn bản đến, bạn có thể xử dụng phiếu theo dõi văn bản và cần lập sổ cho ký nhận việc chuyển văn bản đến sau khi có ý kiến phân phối của người quản lý. Khi nhận được văn bản cần giải quyết, người được phân công sẽ lập phiếu giải quyết văn bản (mẫu này bạn tham khảo trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV).

Việc phát hành văn bản đi trong nội bộ cơ quan, bạn chỉ cần lập sổ cho ký nhận.