Cơ Sở Dữ Liệu (Database) Là Gì? Đặc Trưng Của Cơ Sở Dữ Liệu

Hình minh họa. Nguồn DEVCLASS

Cơ sở dữ liệu (Database)

Định nghĩa

Cơ sở dữ liệu trong tiếng Anh là Database. Cơ sở dữ liệu là toàn bộ nguồn tư liệu để thu thập bằng chứng kiểm toán theo các phương pháp và cách thức khác nhau.

Cơ sở dữ liệu của Báo cáo tài chính (BCTC) là toàn bộ các khoản mục và thông tin trình bày trong BCTC do Giám đốc hoặc người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức lập và công bố trên cơ sở các chuẩn mực kế toán và các qui định của chế độ kế toán.

Các căn cứ này phải được thể hiện rõ ràng hoặc có cơ sở, có căn cứ đối với từng chỉ tiêu trên BCTC.

Đặc trưng của cơ sở dữ liệu

Từng bộ phận và khoản mục cấu thành khác nhau của BCTC sẽ có cơ sở dữ liệu cụ thể không giống nhau.

Tuy nhiên, một cơ sở dữ liệu phải bao gồm các căn cứ giải trình trên một số khía cạnh chủ yếu.

Khi thu thập theo phương pháp tuân thủ, các cơ sở dữ liệu của kiểm toán phải được xem xét trên các khía cạnh sau:

- Sự hiện hữu: Qui chế kiểm soát hiện có, đang tồn tại.

- Tính hiệu lực: Qui chế kiểm soát đang hoạt động có hiệu lực.

- Tính liên tục: Các qui chế kiểm soát hoạt động liên tục trong kì của các báo cáo tài chính đã lập.

Khi thu thập bằng chứng kiểm toán bằng phương pháp cơ bản, kiểm toán quan tâm đến các cơ sở dữ liệu trên các khía cạnh sau:

- Sự hiện hữu: Mọi khoản tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu hoặc các khoản nợ phải trả phải được phản ánh trên báo cáo tài chính của đơn vị tại thời điểm báo cáo và thực tế phải tồn tại tại thời điểm đó.

- Quyền lợi và nghĩa vụ: Tài sản là quyền lợi (lợi ích), còn công nợ, nguồn vốn là nghĩa vụ, trách nhiệm của doanh nghiệp.

- Sự phát sinh: Một nghiệp vụ kinh tế hay một sự kiện kinh tế xảy ra đã được ghi chép vào hệ thống chứng từ, sổ kế toán của đơn vị và được phản ánh vào BCTC thì phải thực sự là nghiệp vụ hoặc sự kiện kinh tế đã phát sinh, đã kết thúc, đã hoàn thành có liên quan đến thời kì báo cáo.

- Sự tính toán và đánh giá:

+ Sự đánh giá: Mọi khoản tài sản, công nợ, vốn chủ sở hữu, các khoản thu nhập và chi phí phải được ghi chép theo giá trị thích hợp theo các nguyên tắc kế toán, các chuẩn mực kế toán hiện hành hoặc phổ biến được chấp nhận.

+ Sự tính toán: Các nghiệp vụ và các sự kiện kinh tế khi ghi nhận phải theo đúng giá trị hoặc trị giá thực của nó. Các thông tin, số liệu đã tính toán phải đảm bảo chính xác về mặt toán học và tuyệt đối không được sai sót.

- Sự phân loại và hạch toán bao gồm các yếu tố sau:

+ Đầy đủ: Toàn bộ tài sản, vốn, các khoản nợ, chi phí, doanh thu, các hoạt động giao dịch đã xảy ra phải được ghi chép đầy đủ trong hệ thống kế toán và thể hiện, phản ánh trên BCTC.

+ Tính đúng đắn: Các khoản mục tài sản, công nợ, vốn, nguồn vốn chủ sở hữu, chi phí, doanh thu phải được phân loại một cách đúng đắn theo yêu cầu chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.

+ Tính đúng kì: Các nghiệp vụ kinh tế và sự kiện kinh tế phát sinh phải được ghi nhận theo nguyên tắc dồn tích và được ghi nhận vào kì kế toán mà các nghiệp vụ đó phát sinh.

- Tổng hợp và công bố:

+ Tổng hợp: Số liệu tổng hợp trên các tài khoản và sổ kế toán phải chính xác và việc luân chuyển số liệu trong việc ghi chép giữa các sổ kế toán không được sai sót, nhầm lẫn, đảm bảo sự phù hợp giữa các sổ cái tài khoản kế toán, giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp.

+ Trình bày, công bố: Các chỉ tiêu, khoản mục trên BCTC phải được trình bày và công bố theo đúng qui định và yêu cầu của chế độ kế toán, của chuẩn mực kế toán.

- Kết quả kiểm soát nội bộ cũng được coi là cơ sở dữ liệu của kiểm toán tài chính.

Nếu độ tin cậy của kiểm soát nội bộ cao có thể sử dụng kết luận kiểm soát nội bộ và coi đó là kiểm toán tuân thủ.

Tuy nhiên, trong mọi trường hợp đều phải kiểm toán các khoản mục trên các sổ cái tài khoản kế toán, gọi là kiểm toán cơ bản.

(Tài liệu tham khảo: Những vấn đề chung về kiểm toán, Tổ hợp giáo dục Topica)