Community Associate (Nhân Viên Phát Triển Cộng đồng/lễ Tân)

Trách nhiệm chung:

Nhân viên phát triển cộng đồng là vị trí đại diện công ty, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nhiều nhất và là điểm mấu chốt trong thể hiện chất lượng dịch vụ của Toong đối với khách hàng. Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Quản lý/Giám sát của trạm.

Các công việc chính bao gồm:

• Chào đón , chỉ dẫn, tư vấn khách hàng;• Quản lý dữ liệu thành viên, tạo mối quan hệ tích cực với từng khách hàng làm việc tại Toong;• Thực hiện các hoạt động trực tiếp và giám sát sao cho khách hàng cảm thấy hài lòng hơn mức mong đợi cả về cơ sở vật chất và thái độ của nhân viên Toong;• Tổ chức các sự kiện cộng đồng và thực hiện các công việc hành chính của trạm mà mình làm việc.

1. Chào đón khách hàng đến Toong

• Chủ động nắm chắc các thông tin liên quan tới thương hiệu của công ty, các sản phẩm dịch vụ mà công ty cung cấp, các công ty và cá nhân đang đặt địa điểm tại trạm và các đặc điểm riêng về cơ sở vật chất của Trạm mà mình làm việc để tư vấn, chỉ dẫn và hỗ trợ cho khách hàng;• Chào đón khách hàng tới làm việc hoặc giao dịch sao cho khách hàng luôn cảm thấy tích cực mỗi khi bước chân tới Toong;• Ghi nhận đầy đủ thông tin và yêu cầu của khách hàng, tiếp nhận và phản hồi thông tin tới khách hàng một cách hiệu quả;• Hỗ trợ khách hàng trong quá trình chuyển vào và chuyển ra khỏi không gian làm việc của Toong nhằm để lại ấn tượng tốt cho khách từ lúc bước vào cho tới khi họ ra khỏi không gian của Toong;• Hỗ trợ khách hàng trong việc tiếp nhận thư từ, giao nhận bưu kiện, thông báo với khách hàng kịp thời khi có thư/bưu kiện chuyển đến;• Chủ động chào hỏi và tương tác với từng khách hàng để tạo dựng mối quan hệ tốt trong cộng đồng thành viên;• Cập nhập đầy đủ ngay tức thì những thông tin, dữ liệu mới về từng khách hàng theo hệ thống quản lý dữ liệu mà công ty đã đặt ra.

2. Các sự kiện cộng đồng

• Chủ động đề xuất các ý tưởng sáng tạo và thấu đáo để tổ chức những hoạt động nhằm xây dựng văn hoá lành mạnh theo định hướng chung của công ty;
• Tham gia tổ chức các sự kiện một cách hiệu quả để các khách hàng cảm nhận được những giá trị gia tăng mà họ được hưởng từ Toong.

3. Hỗ trợ các hoạt động vận hành

• Giám sát, thống kê quá trình sử dụng, đặt hàng văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm khác phục vụ cho trạm mà mình làm việc;
• Sắp xếp ngăn nắp, ngọn gàng không gian khu vực Lễ Tân và các không gian chung tại trạm;
• Tiếp nhận, xử lý, báo cáo các vấn đề phát sinh cho quản lý hay các bộ phận liên quan;
• Kiểm tra các hoạt động dọn dẹp, vệ sinh tại Trạm của bộ phận tạp vụ;
• Chủ động thực hiện các công việc nhằm đảm bảo vệ sinh, thẩm mỹ của trạm khi thấy cần thiết;
• Giám sát và thực hiện các nghiệp vụ đảm bảo an ninh cho trạm;
• Đề xuất những phương án hoặc và trực tiếp tham gia cải tạo cơ sở vật chất, chất lượng dịch vụ;
• Theo dõi thu chi tại trạm, đảm bảo hóa đơn chứng từ đầy đủ cho từng khoản thu - chi.

1. Welcome customers to Toong

• Deeply understand about Toong’s brand, service products provided by the company, companies and individual customers are locating at the Site, specific characteristics of the facilities at the Site to consult, guide and support customers;
• Welcome customers to work or transaction to make customers always feel positive when coming to Toong;
• Collect information and request of customer, receive and feedback effectively to the Customer’s queries;
• Support customers to move in and move out of Toong to make good impression on guest;
• Support customers to receive letters, goods, promptly notify customers when letters/goods arrived;
• Proactively greet and interact with customers to build a good relationships with Toong community;
• Immediately update complete new information and data of each customer according to the management system that the company has set.

2. Community events

• Proactively propose creative ideas and plan for the community events to build a culture following the orientation of the company;
• Effectively organize events for customers to feel the added value they can receive from Toong.

3. Support operation activities

• Supervise, summarize the process of using, ordering stationery and other necessities for members;
• Tidy and neatly arrange reception area space and common spaces at site;
• Receive, handle and report problems to Manager or related departments;
• Check, supervise cleaning activities in the Site;
• Proactively propose plans or ideas for improving sanitary, aesthetic at the site if necessary;
• Supervise and implement task to ensure security at the Site;
• Proposing or directly participating in improving the facilities and service quality;
• Monitor revenue and expenditure at the site, ensure adequate invoices for each transaction;