Compatibility Mode Trong Microsoft Office Là Gì? - Báo Cần Thơ Online

Khi bạn mở một tài liệu được tạo từ một phiên bản cũ của Microsoft Word, Excel, hoặc PowerPoint trong một phiên bản Microsoft Office mới, bạn sẽ thấy thông báo "Compatibility Mode" xuất hiện sau tên của tập tin trên thanh tiêu đề. Bạn có bao giờ thắc mắc Compatibility Mode là gì và nó có tác dụng gì trong ứng dụng văn phòng mới của bạn.

Compatibility Mode là gì?

Phiên bản mới của Microsoft Office đã giới thiệu một số tính năng mới không tương thích với các phiên bản cũ. Phiên bản mới của Word, Excel, và PowerPoint cũng xử lý định dạng tài liệu với một chút khác biệt so với các phiên bản cũ.

Khi bạn tạo một tài liệu mới bằng Office 2013 hoặc 2016, tài liệu được tạo ra là mới, có thể tương thích tất cả tính năng mới và theo phong cách định dạng mới nhất. Tuy nhiên, khi bạn mở một tài liệu tạo ra với Office 2010 hoặc một phiên bản cũ khác của Office, nó sẽ mở trong Compatibility Mode (gọi là chế độ tương thích) để đảm bảo nó được hiển thị như ở phiên bản cũ.

Chế độ tương thích cũng vô hiệu hóa quyền sử dụng các tính năng mới. Ví dụ, nếu ai đó tạo ra một tài liệu trong Word 2007 và bạn mở nó trong Word 2016, Word 2016 sẽ ngăn bạn sử dụng các tính năng mới (những tính năng mà Word 2007 không hiểu). Sau đó, bạn có thể lưu lại (Save) tài liệu và gởi nó lại cho người gởi mà không gặp phải vấn đề gì. Nếu Word 2016 cho bạn sử dụng tính năng mới, những người khác có thể không xem được toàn bộ tài liệu.

Chế độ tương thích sẽ ngăn không cho bạn sử dụng một số tính năng mới trên phiên bản Microsoft Office mới.

Chế độ này được thiết kế để đảm bảo người sử dụng các phiên bản khác nhau của Microsoft Office có thể tiếp tục làm việc với nhau và tài liệu được tạo bởi các phiên bản cũ sẽ không gặp rắc rối khi chúng được mở trong các phiên bản mới hơn của Office.

Như vậy, chế độ tương thích là một hành động mà Microsoft Office có thể thay đổi cách các tài liệu hiển thị và ngăn không cho bạn sử dụng một số tính năng mới, để đảm bảo tài liệu được tạo trong các phiên bản cũ hoạt động đúng.

Làm thế nào để biết chế độ tương thích mà tài liệu đang dùng?

Bạn có thể tìm hiểu các chế độ tương thích của tài liệu bên trong nó. Để làm điều này, bạn hãy mở tài liệu trong chế độ tương thích sau đó vào File/Info/Check for Issues/Check Compatibility.

Bạn nhấp tiếp vào hộp "Select Version to Show", bạn sẽ thấy phiên bản Office có một dấu kiểm bên cạnh, đó là chế độ tương thích mà tài liệu đang sử dụng.

Làm thế nào để cập nhật một tài liệu và bỏ chế độ tương thích?

Để có được một tài liệu không phụ thuộc chế độ tương thích, bạn hãy mở tài liệu trong ứng dụng Office thích hợp và nhấp vào File/Info/Convert. Việc này sẽ chuyển đổi tài liệu được tạo trên các phiên bản cũ thành một tài liệu Office mới.

Bạn sẽ được cảnh báo rằng tài liệu có thể sẽ bị thay đổi trong cách trình bày hay hiển thị. Bạn có thể sẽ không thấy được điều này trừ khi tài liệu của bạn có định dạng tùy chỉnh phức tạp.

Sau khi bạn đồng ý chuyển đổi, "Compatibility Mode" sẽ biến mất khỏi thanh tiêu đề. Bây giờ, tập tin có thể được lưu lại như một tài liệu Office mới, nó sẽ không còn mở trong chế độ tương thích.

Làm gì nếu một tập tin mới được tạo trong chế độ tương thích?

Nếu bạn tạo một tập tin mới trong chế độ tương thích, Office của bạn có khả năng sẽ thiết lập để tạo ra các tài liệu trong một định dạng tập tin cũ.

Để kiểm tra điều này, bạn vào File/Options/Save. Bạn nhấp vào hộp "Save files in this format" để đảm bảo nó được thiết lập cho các loại tài liệu mới, ví dụ, chọn "Word Document (.docx)" cho tài liệu mới. Nếu bạn chọn "Word 97-2003 Document (.doc)", Office sẽ luôn lưu các tập tin với định dạng cũ, có nghĩa là chúng sẽ luôn luôn ở trong chế độ tương thích theo mặc định.

HOÀNG THY