CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ - Vietnam Embassy

I. Quý vị trực tiếp đến Đại sứ quán để ký vào Hợp đồng ủy quyền/Văn bản từ chối tài sản/Giấy ủy quyền cá nhân

1. Đối với Hợp đồng ủy quyền, hồ sơ gồm:

– Hợp đồng ủy quyền (số lượng: ít nhất 03 bản hoặc hơn tùy theo số lượng yêu cầu của Cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam) do Quý vị chuẩn bị sẵn. Đại sứ quán sẽ lưu lại 01 bản.

– Bản gốc và 01 bản sao Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/căn cước công dân) còn giá trị sử dụng của Quý vị.

– Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) giấy tờ tùy thân của bên được ủy quyền

– Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu/sử dụng tài sản (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/ xe/ sổ tiết kiệm/sổ hộ khẩu…) mà Quý vị sẽ ủy quyền thực hiện chuyển nhượng/cho tặng/sang tên… tại Việt Nam.

2. Đối với Văn bản từ chối tài sản, hồ sơ gồm:

– Văn bản từ chối tài sản (số lượng: tùy theo yêu cầu của Cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam) do Quý vị chuẩn bị sẵn. Đại sứ quán sẽ lưu lại 01 bản.

– Bản gốc và 01 bản sao Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/căn cước công dân) còn giá trị sử dụng của Quý vị.

– Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu/sử dụng tài sản liên quan.

3. Đối với Giấy ủy quyền cá nhân, hồ sơ gồm:

– Giấy ủy quyền (số lượng do Quý vị chuẩn bị sẵn). Đại sứ quán sẽ lưu lại 01 bản.

– Bản gốc và 01 bản sao Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/căn cước công dân) còn giá trị sử dụng của Quý vị.

– Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) có công chứng giấy tờ tùy thân của bên được ủy quyền

II. Trong trường hợp Quý vị không thể có mặt tại Đại sứ quán, Quý vị có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Khi đó, Quý vị cần làm những thủ tục sau:

– Chứng thực chữ ký của Quý vị trên hợp đồng/giấy ủy quyền/văn bản từ chối tài sản (lưu ý phải ký nháy từng trang nếu hợp đồng/giấy ủy quyền từ 02 trang trở lên) tại Phòng công chứng Công chứng viên (Notary Public). Yêu cầu công chứng viên đóng dấu giáp lai đối với văn bản từ 2 trang trở lên. – Chuyển Hợp đồng/giấy ủy quyền/văn bản từ chối tài sản đó tới Văn phòng hợp pháp hóa, Bộ Ngoại giao Anh (Legalisation Office – Foreign and Commonwealth Office) hoặc Ai-len (Department of Foreign Affairs and Trade) để chứng thực chữ ký của Công chứng viên đó trước khi gửi tới Đại sứ quán làm thủ tục hợp pháp hóa (tham khảo thủ tục hợp pháp hóa của Đại sứ quán tại đây).

Lưu ý

– Quý vị có thể đề nghị người liên quan ở Việt Nam soạn sẵn và gửi cho quý vị mẫu Hợp đồng ủy quyền/Văn bản từ chối tài sản/Giấy ủy quyền… theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam. Mẫu Hợp đồng ủy quyền (tải xuống)/Văn bản từ chối tài sản (tải xuống) /Giấy ủy quyền (tải xuống) của Đại sứ quán kèm theo đây chỉ có tính chất tham khảo. Đại sứ quán không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.

– Hợp đồng/giấy ủy quyền cần soạn bằng cách đánh máy hoặc viết tay rõ ràng, thông tin và nội dung cần đầy đủ, chính xác bằng tiếng Việt có dấu, không được tẩy xóa, nội dung phải liền mạch, không để khoảng trống trong văn bản; nếu viết tay không viết bằng hai nét chữ hoặc hai loại màu mực khác nhau; không soạn văn bản cả bằng đánh máy và viết tay.

– Về thù lao cho người được ủy quyền tại Hợp đồng: ghi rõ Hợp đồng ủy quyền có hoặc không có thù lao.

– Về thời hạn ủy quyền: có thể ghi cụ thể thời hạn ủy quyền, hoặc ghi Hợp đồng ủy quyền có thời hạn kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất việc ủy quyền.

– Đại sứ quán sẽ không xử lý hồ sơ đối với những trường hợp không có giấy tờ tùy thân hoặc hồ sơ không đúng yêu cầu.