Công Chứng Là Gì? Chứng Thực Là Gì? Phân Biệt Công Chứng Và ...

Công chứng và chứng thực là hai nghiệp vụ thường xuyên xuất hiện trong quá trình làm hồ sơ, đặc biệt là hồ sơ visa và các thủ tục pháp lý. Dù khá giống nhau về hình thức, nhưng công chứng và chứng thực có bản chất và giá trị pháp lý khác nhau. Trong bài viết này, Bankervn sẽ làm rõ công chứng là gì, chứng thực là gì và cách phân biệt hai thủ tục này một cách dễ hiểu, sát với thực tế sử dụng.

Công chứng là gì?

Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch, bao gồm việc xác nhận năng lực của các bên tham gia và nội dung của giao dịch. Công chứng viên chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đã công chứng theo quy định pháp luật.

Chứng thực là gì?

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính, xác nhận chữ ký hoặc xác nhận thời điểm ký, không xác nhận và không chịu trách nhiệm về nội dung giao dịch.

Ở đây mình bỏ qua vấn đề sao y bản chính. Sao y bản chính và việc cơ quan có thẩm quyền hoặc công chứng viên chứng thực việc bản sao có nội dung giống với bản chính. Tham khảo sao y bản chính là gì?

Công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào?

Chứng thực chỉ áp dụng đối với bản sao từ bản chính, chữ ký của người yêu cầu hoặc xác nhận thời điểm ký, xác nhận sự việc có xảy ra. Việc chứng thực không xác nhận và không chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng hay giao dịch.

Trong khi đó, công chứng là việc công chứng viên kiểm tra và bảo đảm tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, bao gồm việc xác định năng lực của các bên, nội dung giao dịch và hình thức giao kết. Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hợp đồng, giao dịch đã công chứng.

Ví dụ minh họa:

Ví dụ, A và B thực hiện công chứng hợp đồng mua bán. Công chứng viên sẽ kiểm tra giấy tờ nhân thân của A và B, giấy tờ về tài sản liên quan, soạn thảo hoặc rà soát nội dung hợp đồng, sau đó yêu cầu các bên ký trước mặt mình và chứng nhận vào hợp đồng. Trong trường hợp này, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của toàn bộ giao dịch.

Ngược lại, nếu A và B chỉ thực hiện chứng thực chữ ký trên hợp đồng mua bán đã tự soạn sẵn, cơ quan có thẩm quyền chỉ kiểm tra giấy tờ tùy thân và làm chứng cho việc A và B ký vào văn bản tại thời điểm, địa điểm cụ thể. Cơ quan chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung hợp đồng hay giao dịch.

Văn bản nào phải công chứng, văn bản nào cần chứng thực

Pháp luật hiện hành không quy định chung rằng hợp đồng, giao dịch được công chứng hay chứng thực thì loại nào có giá trị pháp lý cao hơn. Giá trị pháp lý của văn bản phụ thuộc vào từng loại giao dịch và quy định cụ thể của pháp luật chuyên ngành.

Trong thực tế, các hợp đồng, giao dịch được công chứng thường có mức độ bảo đảm pháp lý cao hơn, do công chứng viên kiểm tra nội dung, năng lực chủ thể và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của giao dịch. Trong khi đó, chứng thực chủ yếu xác nhận chữ ký, bản sao hoặc thời điểm ký và không chịu trách nhiệm về nội dung giao dịch.

Các trường hợp bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực

Theo Luật Công chứng 2014, Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Đất đai, một số hợp đồng, giao dịch sau đây bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực:

• Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
• Văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.
• Hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại.

Các hợp đồng, giao dịch này phải được công chứng tại Văn phòng công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền, theo quy định của pháp luật đất đai và nhà ở.

Các trường hợp không bắt buộc công chứng, chứng thực

Pháp luật cho phép không bắt buộc công chứng, chứng thực đối với một số giao dịch sau, trừ khi các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định riêng:

• Cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ nhà ở.
• Ủy quyền quản lý nhà ở.
• Một số giao dịch dân sự thông thường không liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản.

Lưu ý khi lựa chọn công chứng hoặc chứng thực

• Trường hợp pháp luật quy định bắt buộc, người dân và doanh nghiệp phải thực hiện đúng hình thức công chứng hoặc chứng thực.
• Trường hợp pháp luật không bắt buộc, các bên có thể lựa chọn, tuy nhiên công chứng thường được ưu tiên để hạn chế rủi ro pháp lý khi phát sinh tranh chấp.

Thẩm quyền công chứng và chứng thực

Pháp luật quy định ba nhóm đơn vị có thẩm quyền thực hiện công chứng và chứng thực, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền và cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài. Cụ thể như sau:

Phòng công chứng và Văn phòng công chứng

Phòng công chứng (công lập) và Văn phòng công chứng (do công chứng viên thành lập) có thẩm quyền thực hiện:

• Công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật.
• Công chứng bản dịch.
• Chứng thực bản sao từ bản chính đối với giấy tờ bằng tiếng Việt.

Đối với dịch thuật, công chứng viên thực hiện công chứng bản dịch và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch theo Luật Công chứng.

Cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền

Cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền thực hiện chứng thực, bao gồm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính.
• Chứng thực chữ ký.
• Chứng thực bản dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực.

Đối với chứng thực bản sao từ bản chính có yếu tố tiếng nước ngoài, thẩm quyền thuộc cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền theo quy định hiện hành.

Hoạt động mà người dân thường gọi là “dịch thuật công chứng tư pháp” về bản chất là chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch, không phải công chứng bản dịch. Hoạt động này được thực hiện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài

Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền:

• Chứng thực chữ ký.
• Chứng thực bản sao từ bản chính.
• Chứng thực bản dịch.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế có liên quan.

Lưu ý khi áp dụng trong hồ sơ visa

• Công chứng áp dụng khi cần xác nhận nội dung hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch. Còn chứng thực áp dụng khi chỉ cần xác nhận bản sao đúng với bản chính hoặc xác nhận chữ ký.
• Không phải mọi trường hợp “dịch thuật công chứng” đều là công chứng bản dịch, cần phân biệt rõ giữa công chứng bản dịch và chứng thực chữ ký người dịch để tránh nộp sai hồ sơ.