Công Cụ 5S Trong Quản Lý Thời Gian - Thả Rông

Nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm cũng như quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Nguyên tắc 5S được sử dụng lần đầu tiên tại Nhật Bản và được sử dụng phổ biến sang nhiều nước khác trên thế giới. Vậy nguyên tắc 5S là gì và cách ứng dụng hiệu quả trong doanh nghiệp. Mời bạn đọc cùng LIP Academy tìm hiểu qua những thông tin dưới đây.

Nội dung chính Show

• 1. Nguyên tắc 5S là gì
• 1.1 Khái niệm nguyên tắc 5S
• 1.2 Mục đích của nguyên tắc 5S
• 1.3 Nguồn gốc của 5S
• 2. Nội dung quy tắc 5s
• 2.1 Sàng lọc
• 2.2 Sắp xếp
• 2.3 Sạch sẽ
• 2.4 Săn sóc
• 2.5 Sẵn sàng
• 3. Ứng dụng nguyên tắc 5S trong doanh nghiệp

1. Nguyên tắc 5S là gì

1.1 Khái niệm nguyên tắc 5S

Nguyên tắc 5S là một phương pháp quản lý, hệ thống tổ chức không gian làm việc của người Nhật. Nguyên tắc quan trọng và trọng tâm của hệ quy trình 5S là đảm bảo mọi dụng cụ đề được đặt đúng chỗ, nơi làm việc luôn luôn được giữ sạch sẽ, giúp công việc được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn.

Tên 5S được viết tắt từ 5 chữ cái đầu trong từ của tiếng Nhật bao gồm:

• Seiri: Sàng lọc = Hiệu quả.
• Seiton: Sắp xếp = Ngăn nắp và thuận tiện.
• Seiso: Sạch sẽ = Kiểm tra.
• Seiketsu: Săn sóc = Giảm căng thẳng
• Shisuke: Sẵn sàng = Chấp hành qui định.

1.2 Mục đích của nguyên tắc 5S

Mục đích của nguyên tắc 5S là giúp tăng cường hiệu quả trong công việc, cải tiến môi trường làm việc. Mục tiêu cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp có thể đạt được bằng cách tổ chức sắp xếp logic các vật liệu và công cụ nhằm phù hợp với tần suất sử dụng và tiện lợi hơn cho người sử dụng. Không gian làm việc của tổ chức được sạch sẽ, thông thoáng và giữ cho nơi làm việc được sạch sẽ trở thành thói quen của nhân viên. Tóm lại, mục đích cuối cùng của nguyên tắc 5S chình là khi thực hiện đúng cách, đầy đủ các bước sẽ giúp cho quy trình doanh nghiệp trở nên hiệu quả và an toàn nhất.

1.3 Nguồn gốc của 5S

Nguyên tắc 5S được sáng tạo bởi lãnh đạo công ty trong hệ thống sản xuất Toyota vào khoảng thế kỷ 20. Hệ thống 5S còn có tên gọi khách là “sản xuất tinh gọn”, giúp gia tăng giá trị của sản phẩm/dịch vụ. Để gia tăng được giá trị, những thành phần không cần thiết phải được xác định và loại bỏ trong quá trình sản xuất.

Nguyên tắc 5S được xem là một phần nền tảng quan trọng trong Hệ thống sản xuất Toyota. Một không gian làm việc lộn xộn và bừa bộn là một trong những nguyên nhân dẫn đến sai sót, giảm năng suất lao động sản xuất, có khả năng xảy ra tai nạn tại nơi làm việc. Chính vì thế, việc duy trì một không gian làm việc sạch sẽ, có tổ chức là vô cùng quan trọng, nó tác động tích cực đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 5S là gì

2. Nội dung quy tắc 5s

2.1 Sàng lọc

Sàng lọc là công việc phân loại lại những thứ cần thiết và không cần thiết. Xác định đúng số lượng đối với những thứ cần thiết, sau đó loại bỏ những thứ không cần thiết. Đầu tiên cần xem xét trong khu vực làm việc tất cả các đồ đạc, vật liệu, thiết bị, công cụ,… xác định những thứ cần thiết và những thứ có thể loại bỏ.

Để xác định được những thứ nào cần thiết hay không cần thiết, bạn cần tiến hàng thự hiện những việc sau:

• Chụp ảnh hiện trường cận cảnh và toàn cảnh.
• Dán ảnh lên cho mọi người cùng thưởng thức.
• Cùng thống nhất các công việc và cách tiến hành cần làm.

=> Việc chụp ảnh giúp tạo quyết tâm để mọi người hướng tới một môi trường làm việc tốt hơn, không được quay trở lại sự bề bộn ban đầu.

• Cùng mọi người hội ý những câu hỏi sau: Mục đích của những món đồ này là gì? Lần cuối cùng sử dụng đến những món đồ này là khi nào? Công cụ này được sử dụng với tần suất bao nhiêu? Ai là người sử dụng những thứ này? Nó có thực sự cần thiết không?
• Xác định giá trị của từng mặt hàng, từng sản phẩm có tại nơi làm việc.

Sau khi nhân viên trực tiếp làm việc trong không gian đó đã xác định được danh sách những vật dụng cần không cần thiết, vật dụng không thể xác định chắc chắn. Bước tiếp theo cần làm là cần xem xét các giải pháp sau đây cho các vật dụng không cần thiết:

• Vứt bỏ: loại bỏ những đồ thải hay thiêu hủy những vật dụng không cần thiết hay không được trong mọi mục đích.
• Tặng: Tặng những vật dụng không cần thiết, cũ hay thậm chí quá hạn cho các tổ chức từ thiện.
• Bán: Bán lại cho các tổ chức khác những vật dụng không cần thiết.
• Trả lại: Trả lại cho nhà cung cấp để được hoàn phí.
• Cho mượn: Cho các bộ phận hay phòng khoa khác trong đơn vị của bạn mượn tạm thời.
• Phân bố: Phân phối cố định đến các bộ phận hay khoa phòng khác.
• Khu vực trung tâm trữ vật dụng dán nhãn đỏ: Chuyển vật dụng đến khu vực trữ dán nhãn đỏ trung tâm để phân phối lại, lưu trữ hay loại bỏ.

Sàng lọc trong 5S

2.2 Sắp xếp

Sắp xếp lại những thứ cần thiết theo tần suất sử dụng, thứ tự ngăn nắp và có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy. Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ các vị trí dụng cụ, máy móc, nhân viên… sao cho tiến trình làm việc được trôi chảy. Cần nên vẽ vạch vàng cho các vị trí quy định.

Sắp xếp là hạt nhân của mọi quy trình giúp chuẩn hóa kho, nơi để các vật dụng, chuẩn hóa gia tiếp, ghi chép hồ sơ, biểu mẫu, dụng cụ và các trang thiết bị. Sắp xếp gọn gàng giúp chuẩn hóa quy trình lâm sàng, quy trình cấp phát.

Sắp xếp dựa trên nguyên tắc:

• Mọi thứ đều có một chỗ quy định.
• Thứ nào ở đúng chỗ thứ đó.
• Cự ly phụ thuộc tần suất sử dụng.
• Dễ nhìn – dễ thấy – dễ lấy – dễ sử dụng.
• Làm cho mọi thứ trở nên hiện hữu hơn, dễ phát hiện và ngăn ngừa các hư hỏng, trục trặc.

Sắp xếp trong 5S

2.3 Sạch sẽ

Dọn dẹp sạch sẽ là một trong những khâu dễ bị bỏ qua, mô hình 5S tập trung vào việc dọn dẹp sạch sẽ khu vực làm việc, quét bụi và làm sạch các bề mặt. Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị và các dụng cụ luôn sạch sẽ. Hạn chế các nguồn gây dơ bẩn, bừa bãi. Tất cả các nhân viên phải lau chùi một cách có ý thức tại nơi làm việc.

Làm sao để giữ vệ sinh có hiệu quả? Kiểm tra cẩn thận các khu vực cần làm vệ sinh, làm vệ sinh để giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ. Cần phòng bệnh hơn là chữa bệnh, ngăn ngừa dơ bẩn từ gốc.

Cần làm gì để khu vực làm việc luôn sạch sẽ?

• Chia khu vực và phân công trách nhiệm: Phân công trách nhiệm cho từng người làm gì và ở khu vực nào. Thực hiện theo bản đồ khu vực phân công và bảng kiểm tra 5S.
• Tiến hành vệ sinh khu vực/thiết bị: Vệ sinh cẩn thận, có hệ thống từng khu vực và thiết bị sẽ giúp ta phát hiện các bất thường. Hãy lưu ý: “Làm vệ sinh không phải là chùi sạch bụi bẩn, mà chính là để kiểm tra.
• Tiến hành cải tiến: Giảm thời gian vệ sinh, dễ dàng làm vệ sinh nơi hóc kẹt, khó với tới, giảm nguồn gây bẩn.
• Đề ra các quy định cho nhóm trong việc giữ gìn vệ sinh.
• Đề ra khẩu hiệu: “5 phút làm 5S mỗi ngày”, “chăm sóc cho nó bóng loáng”.

Sạch sẽ trong 5S

2.4 Săn sóc

Săn sóc là một bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả cả mô hình này một cách lâu dài nhất. Cơ quan, doanh nghiệp, đoàn thể cần hệ thống hóa lại các hoạt động thành thói quen chung cho tất cả các nhân viên. Thường xuyên lên thời gian biểu, đăng thông tin hướng dẫn giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.

Quy trình thành quả đạt được “liên tục phát triển” sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ mọi lúc, mọi nơi. Săn sóc theo nguyên tắc 3 không: không có vật vô dụng, không bừa bãi, không dơ bẩn.

Nhân viên cần được nhắc nhở thường xuyên về quy trình 5S, theo thời gian mọi thứ sẽ trở nên thông lệ, mô hình 5S sẽ trở thành quy chuẩn chung của các doanh nghiệp. Các tổ chức, doanh nghiệp có thể tận dụng các dấu hiệu trực quan để nhân viên tự giác thực hiện nguyên tắc 5S mà không cần nhắc nhở như: bảng hiệu, áp phích, nhãn, băng đánh dấu sàn….

Săn sóc trong 5S

2.5 Sẵn sàng

Cuối cùng, sẵn sàng là bước biến 5S trở thành một quy trình dài hạn, thành một phần văn hóa của tổ chức, doanh nghiệp. Theo thời gian, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận được những kết quả tích cực do quy trình này mang lại. Sẵn sàng chấp hành quy định, tự nguyện tự giác thực hiện và duy trì các bước sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ…

Sẵn sàng trong 5S

3. Ứng dụng nguyên tắc 5S trong doanh nghiệp

Nguyên tắc 5S khá đơn giản, nhưng thực tế áp dụng lại vô cùng khó khăn. Tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện từng bước sau: quyết định bộ phận và cá nhân nào sẽ tham gia, đào tạo như thế nào, sử dụng công cụ nào để hỗ trợ quá trình thực hiện. Để thúc đẩy nhanh hiệu quả triển khai 5S cần xác định thật chi tiết quy trình 5S.

Ứng dụng nguyên tắc 5S không phải là một câu chuyện một sớm một chiều, không phải chỉ diễn ra một lần duy nhất mà phải thực hiện theo một chu kỳ liên tục. Doanh nghiệp sẽ nhận thấy nhiều vấn đề phát sinh sau bước đi thành công ban đầu. Nếu chỉ sàng lọc mà không thực hiện việc sắp xếp, hậu quả của vấn đề này là tình trạng hỗn độn trầm trọng. Cần nên áp dụng lặp đi lặp lại giải pháp quy trình 5S thường xuyên trong các công việc hằng ngày.

Từng doanh nghiệp sẽ có cách thức duy trì nguyên tắc 5S theo những đặc thù riêng. Để đảm bảo ứng dụng thành công quy trình 5S cần lưu lý một số vấn đề quan trọng sau:

• Sự hỗ trợ của ban quản lý: Nguyên tắc 5S sẽ không đạt được hiệu quả nếu không có cam kết rõ ràng rõ ràng từ các cấp quản lý. Nhà quản lý, giám sát cần phải tham gia đánh giá quy trình làm việc, lấy ý kiến phản hồi từ người lao động. Sau đó, các cấp quản lý cần cung cấp các công cụ, bản phân công cụ thể và hướng dẫn người lao động hoàn thành công việc.
• Tham quan các phòng ban: Để giúp toàn bộ nhân viên làm quen với quy trình của doanh nghiệp, cần tổ chức cho các bộ phận này tham quan các bộ phận khác. Điều này góp phần nuôi dưỡng những ý tưởng và truyền cảm hứng tìm ra những hướng đi mới nhất để cải thiện quá trình thực hiện nguyên tắc 5S.
• Đào tạo cập nhật xu hướng mới nhất: Thiết bị mới, sản phẩm mới, quy tắc làm việc mới sẽ có sự thay đổi tại nơi làm việc. Doanh nghiệp cần sửa đổi các tiêu chuẩn làm việc theo nguyên tắc 5S để phù hợp với sự thay đổi môi trường làm việc.
• Đánh giá tiến độ: Khi triển khai các chương trình áp dụng nguyên tắc 5S phải kèm theo các mục tiêu đo lường cụ thể. Việc đánh giá định kỳ sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp thu thập những thông tin quý giá để cải thiện những khía cạnh không tốt. Từ đó, phát huy những quy trình đang hoạt động tốt.
• Phân tích hiệu suất: Doanh nghiệp cần đưa hiệu suất vào một phần chương trình đánh giá nhân viên sau khi xác định mục tiêu. Khi người lao động thực hiện tốt, doanh nghiệp cần ghi nhận thành tích, khen thưởng để tạo động lực phấn đấu cho nhân viên.

Ứng dụng nguyên tắc 5S trong doanh nghiệp

Tóm lại, ban lãnh đạo công ty cần có phương pháp lãnh đạo phù hợp, cân nhắc sử dụng nguyên tắc 5S giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Để có được kỹ năng lãnh đạo và lập kế hoạch công việc hằng ngày, sắp xếp được trật tự công việc cho nhân viên, bạn có thể tham gia khóa học ứng dụng mô hình 5S. Khóa học tại LIP Academy sẽ giúp sẽ giúp bạn tổ chức và hoạch định một cách logic công việc của mình, thực hiện chúng một cách hiệu quả.