Công Tác Văn Phòng Bao Gồm Những Công Việc Gì? - CCB Office

Hiện nay, công tác văn phòng ngày càng được coi trọng trong các doanh nghiệp. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp; thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản trị; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho các hoạt động phát triển của doanh nghiệp.

Mục lục ẩn 1. CÔNG TÁC VĂN PHÒNG LÀ GÌ? 2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG : 2.1. Chức năng giúp việc điều hành : 2.2. Chức năng tham mưu tổng hợp: 2.3. Chức năng hậu cần, quản trị: 3. NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG: 4. CÁC BỘ PHẬN TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG: 4.1. Bộ phận hành chính, văn thư: 4.2. Bộ phận tổng hợp: 4.3. Bộ phận lưu trữ : Thực hiện công tác lưu trữ 4.4. Bộ phận Quản trị:

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG LÀ GÌ?

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.

CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG :

Chức năng giúp việc điều hành :

• Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.
• Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.
• Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.

Chức năng tham mưu tổng hợp:

Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.

Chức năng hậu cần, quản trị:

Đảm bảo cơ sở vật chất và phư­ơng tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan

NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:

• Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý
• Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng
• Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành
• Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờ trình đó;
• Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp doanh nghiệp tổ chức trong công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối với doanh nghiệp khác;
• Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ;
• Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác doanh nghiệp ;
• Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân , tiếp khách một các khoa học và văn minh
• Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ nhân viên trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính – văn phòng; chỉ dẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết.

XEM THÊM: CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

CÁC BỘ PHẬN TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG:

Bộ phận hành chính, văn thư:

• Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp;
• Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết
• Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.

Bộ phận tổng hợp:

• Gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan;
• Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động;
• Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết.

Bộ phận lưu trữ : Thực hiện công tác lưu trữ

• Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ;
• Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Bộ phận Quản trị:

• Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp;
• Sửa chữa , quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả.
• Bộ phận tài vụ (tuỳ từng doanh nghiệp)
• Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng. Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê văn phòng Hà Nội và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.