Công Việc Làm Sổ Sách Kế Toán Công Ty Mới Thành Lập

Sổ sách kế toán là các loại sổ sách dùng để ghi chép và tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty theo trình tự thời gian để làm cơ sở cho việc thực hiện các báo cáo và quyết toán theo quy định của các cơ quan nhà nước.

Bên cạnh đó, sổ sách kế toán còn là tài liệu phục vụ cho công việc tra cứu, đối chiếu và theo dõi hoạt động kinh doanh khi cần thiết. 

Kế toán viên là người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ này, theo dõi, ghi chép và tổng hợp sổ sách kế toán hằng ngay qua những chứng từ, hóa đơn…

1.1 Vai trò của sổ sách kế toán trong doanh nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có sổ sách kế toán dù là công ty mới thành lập hoặc công ty có quy mô lớn nhỏ khác nhau. Sổ sách kế toán có vai trò quan trọng trong việc:

• Giúp kế toán thực hiện được công việc, nghiệp vụ của mình. Đáp ứng yêu cầu tổng hợp chi tiết và báo cáo cho doanh nghiệp và các cơ quan chuyên ngành.
• Cung cấp những số liệu trực quan, thực tế giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý được các hoạt động kinh doanh của mình.
• Giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ với cơ quan nhà nước theo quy định.
• Sổ sách kế toán còn giúp bạn tra cứu, đối chiếu chứng từ khi cần thiết.

1.2 Sổ sách kế toán gồm những gì

Dựa vào hình thức và quy mô, đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà sổ sách kế toán gồm những loại khác nhau. Có 3 cách để phân loại sổ sách kế toán hiện nay gồm:

a) Dựa vào phương pháp ghi

Dựa theo phương pháp ghi thì sổ sách kế toán gồm 3 loại: Nhật ký, Sổ cái, Nhật ký - sổ cái.

+Sổ Nhật ký:

Sổ nhật ký là sổ mà kế toán viên dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo thời gian cụ thể. Sổ nhật ký được lưu trữ trong vòng 10 năm để làm tài liệu, cơ sở chứng từ khi cần đối soát.

>Đặc điểm sổ Nhật Ký Chung:

• +/ Số nhật ký không phân loại theo đối tượng phả ánh
• +/ Không phản ánh số dư của tài khoản
• +/ Chỉ phản ánh số phát sinh trong một khoản thời gian cụ thể.

+Sổ cái

Sổ cái là sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán (tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí sản xuất kinh doanh, thu nhập khác,…).

Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh có bao nhiêu tài khoản tổng hợp thì sẽ mở bấy nhiêu tài khoản sổ cái. Kể cả sổ cái đó không có phát sinh trong kỳ mà chỉ có dư Nợ đầu kỳ và dư Có đầu kỳ.

Đặc điểm sổ cái:

• +/ Ghi số liệu kế toán liên quan đến 1 đối tượng tổng hợp hoặc chi tiết nhất định
• +/ Mở cho 1 tài khoản riêng hoặc 1 số tài khoản có hệ mật thiết với nhau .
• +/ Ghi chép định kỳ.

+Sổ Nhật ký – sổ cái

Sổ nhật ký – sổ cái là loại sổ liên hợp giữa Nhật ký và Sổ cái được kế toán sử dụng trong việc tổng hợp và phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (Theo tài khoản kế toán). Số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ Cái dùng để lập Báo cáo tài chính.

b) Dựa vào mức độ tổng hợp thông tin

Dựa vào mức độ tổng hợp thông tin thì sổ sách kế toán chia làm hai loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ cái

Sổ kế toán tổng hợp là loại sổ tổng hợp về một đối tượng nhất định, số tổng hợp thường được ghi định kỳ và chỉ theo dõi đối tượng theo chỉ tiêu tiền tệ (thước đo giá trị), được làm cơ sở để lập các báo cáo tài chính, kế toán. 

Trong sổ kế toán tổng hợp có 2 loại sổ là sổ nhật ký chung và sổ cái. Sổ nhật ký chung phản ánh đầy đủ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tất cả mọi đối tượng, hoạt động trong doanh nghiệp của năm tài chính bằng bút toán Nợ/ Có. Sổ nhật ký chúng thường thực hiện bằng file mềm trên máy tính. 

Sổ cái thường dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng chu kỳ hoặc một niên độ kế toán với các tài khoản có mặt trên bảng cân đối số phát sinh. Sau đó cung cấp dữ liệu để làm thước đo giá trị, làm cơ sở để lập các báo cáo tài chính , kế toán ở sổ kế toán tổng hợp.

+Sổ kế toán chi tiết:

Sổ chi tiết là loại sổ kế toán mở cho tài khoản chi tiết, gắn với một đối tượng, nghiệp vụ kinh tế cụ thể trong doanh nghiệp, có thể theo dõi biến động của đối tượng theo các chỉ tiêu hiện vật và giá trị. 

Ngoài 2 cách phân loại trên, sổ sách kế toán có thể phân loại theo nhiều hình thức khác nhau như kết cấu bên trong sổ, mức độ phản ánh hoặc hình thức sổ… Tùy vào trình độ quản lý doanh nghiệp, quy mô, đặc thù kinh doanh và vận hành mà lựa chọn sổ sách kế toán phù hợp.

1.3 Hình thức kế toán

Có 5 hình thức kế toán cơ bản hiện nay là để thực hiện công việc ghi chép sổ sách kế toán trong doanh nghiệp:

• Hình thức Nhật Ký - Sổ cái
• Hình thức Nhật ký chung
• Hình thức Chứng từ ghi sổ
• Hình thức Nhật ký chứng từ
• Hình thức kế toán trên máy vi tính

1.4 Sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập

Mỗi hình thức kế toán sẽ có những loại sổ sách kế toán riêng. Trong 5 hình thức kế toán, doanh nghiệp tự do lựa chọn hình thức phù hợp nhất để thuận tiên cho việc quản lý cũng như kiểm tra, đối chiếu dễ dàng, gọn nhẹ và hiệu quả nhất. 

Với kinh nghiệm nhiều năm, Tân Thành Thịnh nhận thấy các công ty mới thành lập thường lựa chọn hình thức Nhật Ký - Sổ Cái để thực hiện quản lý nghiệp vụ kế toán. Hình thức này cực kỳ tiện lợi và phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới thành lập, khối lượng công việc ít, không bị phát sinh thường xuyên và sử dụng ít tài khoản. 

Đặc biệt những doanh nghiệp có mô hình quản lý tập trung một cập hoặc những đơn vị mà kế toán viên có trình độ thấp hoặc số lượng kế toán ít.

Công tác làm sổ sách kế toán cho công ty mới thành lập:

a) Căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra, thực hiện lập các phiếu cần thiết

• Lập phiếu nhập kho, phiếu thu, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho...
• Tổng hợp chứng từ ngân hàng cho hóa đơn > 20 triệu.
• Các chứng từ thuế môn bài, thuế gtgt
• Bảng phân bổ khấu hao, bảng công, bảng lương...

b) Thực hiện bút toán kết chuyên doanh thu chi phí

• Kế toán thực hiện chốt sổ cuối tháng trên sổ Nhật ký chung và ghi chép vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
• Xác định số dư cuối kỳ NỢ CÓ và lập bảng cân đối kế toán, xác định kết quả kinh doanh, chi phí

c) Kiểm tra đối chiếu số liệu

Kế toán tiến hành kiểm tra số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tính tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính một cách chính xác và minh bạch.