Đặc điểm Cơ Bản Của Hệ Thống ERP - Tài Liệu Text - 123doc

1. Trang chủ >
2. Luận Văn - Báo Cáo >
3. Tiến sĩ >

Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.21 MB, 221 trang )

chung mà các phân hệ này đều có thể truy cập được. Ở mức độ cơ bản, một phầnmềm ERP thường bao gồm các phân hệ để xử lý hoạt động (Marnewick andLabuschagne, 2005).• Tài chính, kế toán: bao gồm hệ thống quản lý chính, hệ thống sổ cái củadoanh nghiệp. Phân hệ tài chính là phân hệ xương sống, không thể thiếucủa bất cứ phần mềm ERP nào.• Nguồn nhân lực. Dùng để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trảlương; tuyển dụng; huấn luyện và kiểm soát sử dụng nhân lực. Phân hệnày sẽ tích hợp với phân hệ tài chính về vấn đề tính lương, chi phí sửdụng nhân lực, phát hành SEC thanh toán lương.• Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất. Phân hệ này quản lý các hoạt độngsản xuất gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch yêu cầu nguyên liệu, theo dõihoạt động sản xuất.• Quản trị chuỗi cung ứng. Phân hệ này quản lý toàn bộ các hoạt động vàcác thông tin liên quan việc chuyển hàng hóa trong quá trình mua hàng từngười bán tới nhà máy hoặc kho của doanh nghiệp cũng như chuyểnthành phẩm hay hàng hóa trong quá trình bán hàng từ doanh nghiệp tớikhách hàng. Các thông tin được quản lý liên quan thường là các đặt hàng,cập nhật tình trạng giao nhận hàng.• Quản trị quan hệ người cung cấp. Liên quan tới hoạt động mua hàng,doanh nghiệp cần lựa chọn và quyết định nhanh nhà cung cấp, thiết lậpcác chính sách quan hệ với người bán. Phân hệ này giúp doanh nghiệp cóđầy đủ thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp đạt các mục tiêu liên quan dễdàng.• Quản trị quan hệ với khách hàng. Đây là phần mềm với sự hỗ trợ củaInternet để quản lý quan hệ khách hàng với doanh nghiệp nhằm giúpdoanh nghiệp biết tốt nhất nhu cầu và phản hồi thông tin của khách hàngvề dịch vụ và hàng hóa yêu cầu; giúp doanh nghiệp kết nối nhu cầu kháchhàng với kế hoạch sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp; giúp doanhnghiệp và cả khách hàng kiểm tra việc thực hiện đặt hàng và cung cấpdịch vụ khách hàng, biết lịch sử giao dịch của doanh nghiệp với kháchhàng. Phân hệ này giúp doanh nghiệp đưa ra chính sách, thực hiện kiểmsoát tốt nhất và hiệu quả nhất việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.• Thông minh kinh doanh. Đây là công cụ hỗ trợ quyết định thông qua việcphân tích, đánh giá nhiều chiều thông tin với các dữ liệu cập nhật kịp thờinhất. Chẳng hạn như thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán tương lai theonhiều góc nhìn và so sánh khác nhau. Nhờ công cụ này việc ra quyết địnhsẽ hiệu quả, kịp thời và nhanh nhạy hơn rất nhiều.Tuy nhiên tên và số lượng các phân hệ cụ thể trong một phần mềm ERP rất khácnhau tùy theo nhà cung cấp phần mềm. Ví dụ như SAP đặt tên là phân hệ “kế toántài chính” trong khi đó Oracle lại gọi nó là “tài chính”. Đứng từ phía doanh nghiệp,tùy theo nhu cầu và khả năng tài chính có thể lựa chọn và cài đặt nhiều hay ít hơncác phân hệ trong phần mềm ERP nhưng vẫn phải đảm bảo ở mức cơ bản nhữngphân hệ về tài chính, bán hàng, kiểm soát kho hàng, quản lý người bán và kháchhàng.Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin. Tất cả các dữ liệu của cácphân hệ tích hợp được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữliệu (database management system). Các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụngchung nguồn dữ liệu này. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập vàlưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, không mâu thuẫn với nhau, các dữ liệu được sửdụng hiệu quả cao.Hoạch định toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp. Đây chính là điểm cốt lõi, cơbản trong hệ thống ERP. Nguồn lực của doanh nghiệp có thể chia thành 3 loại chínhlà tài chính, nhân lực và vật lực. Liên quan tới một nguồn lực sẽ có nhiều bộ phậntham gia từ khi yêu cầu, hình thành cho tới khi sử dụng và thông tin về chúng đượcluân chuyển qua các bộ phận trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh. Ví dụ,khi nguyên vật liệu được bộ phận sản xuất yêu cầu sẽ được mua bởi bộ phận muahàng, được trả tiền bởi bộ phận tài chính và được sử dụng bởi bộ phận sản xuất.Như vậy thông tin liên quan nguyên vật liệu được luân chuyển từ khi bắt đầu có nhucầu (tại nơi yêu cầu) tới khi hình thành (tại bộ phận mua hàng) và tới khi được sửdụng (tại bộ phận sản xuất). Kết thúc quá trình luân chuyển này là thông tin về việcsử dụng nguồn lực ảnh hưởng tới tình hình tài chính. Tương tự như vậy cho nguồnnhân lực. Vậy ERP đã hỗ trợ gì trong việc hoạch định các nguồn lực này?Qui trình xử lý và luân chuyển thông tin của ERP được thực hiện như sau: (Salimand Ferran, 2008)• Hệ thống ghi nhận kế hoạch hay yêu cầu hoạt động kinh doanh sẽ diễn ra, vídụ nhận đặt hàng từ khách hàng.• Hệ thống kiểm tra kế hoạch trong cơ sở dữ liệu trước khi bắt đầu hay chophép thực hiện các hoạt động kinh tế ảnh hưởng tới nguồn lực liên quan (vídụ kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp nhận đặt hàng của khách hàng).• Trong trường hợp những nguồn lực này sẵn sàng cho hoạt động kinh tế thìERP sẽ cập nhật thông tin để đánh dấu nguồn lực sẽ được sử dụng cho hoạtđộng kinh tế sẽ diễn ra.• Nếu trường hợp nguồn lực không có hoặc không đủ để đáp ứng cho hoạtđộng kinh tế thì ERP sẽ tạo ra một kế hoạch yêu cầu bổ sung nguồn lực đểphục vụ hoạt động kinh tế bao gồm kế hoạch mua hay sản xuất bổ sungnguồn lực, kế hoạch chuẩn bị tài chính cho việc mua hoặc kế hoạch sảnxuất. Từ đó ERP sẽ tính toán và lập kế hoạch sản xuất cụ thể như nhân lực,máy móc thiết bị, yêu cầu nguyên vật liệu phục vụ kế hoạch sản xuất này.Và các kế hoạch liên quan cứ thế được xây dựng.• Điều chỉnh kế hoạch hiện hành cho phù hợp với các khả năng đáp ứng nguồnlực.• Thông báo cho các bộ phận liên quan về các kế hoạch yêu cầu hoặc kế hoạchđiều chỉnh.• Ghi nhận việc thực hiện kế hoạch đặt ra và thông báo các bộ phận liên quanvề việc thực hiện này. Dữ liệu này chính là dữ liệu về hoạt động kinh tếthực sự phát sinh và sẽ làm thay đổi tình hình tài chính thực tế của doanhnghiệp.ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo qui trình hoạt động kinh doanh. Hệ thốngERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: nếu bước hoạt động trước chưađược ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ để hệ thống cho phépbước hoạt động sau thực hiện. Ví dụ khi nhân viên bán hàng nhập dữ liệu đặt hàngcủa khách hàng, hệ thống tìm kiếm thông tin xét duyệt tín dụng tự động, kiểm trahàng tồn kho tự động v.v. và tạo lệnh bán hàng. Tuy nhiên lệnh bán hàng này phảiđược người quản lý xét duyệt bằng cách bấm nút cho phép chuyển trạng thái đặthàng chờ xét duyệt sang trạng thái đặt hàng được duyệt. Lúc đó thông tin về lệnhbán hàng mới được chuyển sang các bộ phận kho hàng và gửi hàng; kế toán và cácbộ phận liên quan mới biết mình được phép thực hiện điều gì và thế nào.Đặc điểm này giúp dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ trong suốt quá trình thu thập dữliệu theo qui trình hoạt động kinh doanh và gia tăng cập nhật kịp thời của dữ liệu.ERP tạo những thay đổi xử lý kinh doanh hay tái cấu trúc quản lý và qui trìnhkinh doanh. Đây là hệ quả của đặc điểm xử lý kinh doanh theo qui trình. Muốn ứngdụng ERP thì điều rất quan trọng là chuỗi qui trình hoạt động kinh doanh gồm xử lýquản lý (xét duyệt, ra quyết định); xử lý hoạt động (thực hiện hoạt động theo xétduyệt); và xử lý thông tin (thu thập và xử lý dữ liệu về xét duyệt và thực hiện hoạtđộng) phải được xây dựng thành qui trình hoàn chỉnh và ổn định.Tuy nhiên, hiện nay do vấn đề về chi phí, kinh nghiệm tạo lập và triển khai ERPnên thông thường các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP “đóng gói” được viếttheo một qui trình chuẩn về hoạt động kinh doanh. Phần lớn các doanh nghiệp khitriển khai ERP sẽ đồng ý thay đổi quy trình quản lý, cắt giảm những qui trình xử lýkinh doanh hay xử lý thông tin không hợp lý của doanh nghiệp để phù hợp với ERPnhằm đạt chất lượng phục vụ khách hàng tốt nhất.Vì lý do này, người ta nói ERP giúp doanh nghiệp tái cấu trúc quản lý và hoạt độngkinh doanh. Do đó, ERP không chỉ là phần mềm quản lý mà còn là một phươngpháp quản lý.20Lợi ích của ERPViệc ứng dụng hệ thống ERP đem lại các lợi ích đối với doanh nghiệp như sau(Mishra Alok, 2008):• Lợi ích về mặt hoạt động, cụ thể gồm:o Tăng hiệu quả hoạt động. Vì ERP đòi hỏi phải tích hợp và chuẩn hóa cácqui trình hoạt động của doanh nghiệp nên nó giúp doanh nghiệp giảm chutrình thời gian thực hiện mỗi hoạt động của các vùng hoạt động liên quan,gia tăng khối lượng công việc được xử lý trong một khoản thời gian vàgiảm thời gian chết không hiệu quả. Đó đó, nó giúp doanh nghiệp giảm chiphí lao động trong tất cả các vùng hoạt động dịch vụ khách hàng, tài chính,quản lý nguồn lực, mua hàng, dịch vụ công nghệ thông tin và huấn luyện.o Ngoài chi phí nhân công, ERP còn giúp doanh nghiệp hoạch định dự trữ,luân chuyển hàng tồn kho tốt hơn nên giảm chi phí lưu kho bằng cách giảmsố lượng hàng tồn, giảm chi phí quản lý kho hàng. Do tăng luân chuyểnthông tin nên doanh nghiệp cũng giảm được chi phí quản lý, in ấn tài liệu,chứng từ liên quan.o Gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh, hoạt động xử lý thông tin. DoERP là hoạt động có đặc điểm kết hợp nhiều giai đoạn, cùng kiểm tra lẫnnhau nên khi thực hiện hoạt động, việc sai sót sẽ bị phát hiện ngay và đòihỏi sự sửa chữa kịp thời. Nhờ vậy nó giúp doanh nghiệp giảm tỷ lệ sai sót,gia tăng tính chính xác của dữ liệu.o Gia tăng dịch vụ khách hàng do người thực hiện hoạt động dịch vụ kháchhàng dễ dàng truy cập dữ liệu và các yêu cầu liên quan tới dịch vụ mìnhthực hiện.•Lợi ích về mặt quản lý.o Quản trị nguồn lực của doanh nghiệp tốt hơn. Các nguồn lực được quảnlý tốt về mặt hiện vật, chất lượng cũng như các ghi chép về các nguồn lựcnày. Chẳng hạn như việc luân chuyển hàng tồn kho sẽ được quản lý dễdàng hơn nhất là doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều vùng địa lý32khác nhau. Doanh nghiệp còn dễ dàng kết hợp việc cung ứng và nhu cầu,do đó thực hiện sản xuất và kinh doanh với chi phí thấp hơn.o Gia tăng việc lập kế hoạch và ra quyết định. Nhờ việc được cung cấpthông tin kịp thời và phong phú về tất cả các vùng hoạt động của doanhnghiệp cũng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyếtđịnh cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Nhờ các thông tin đầy đủ, kịp thờinên việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh doanh cũng tốt hơn,nhanh hơn.o Gia tăng hiệu quả việc thực hiện quản lý ở tất cả các cấp quản lý. Thôngtin hữu ích giúp người quản lý thực hiện hoạt động tốt hơn, hiệu quảhơn.o ERP là công cụ giúp doanh nghiệp tái cấu trúc hiệu quả hơn.• Lợi ích về mặt chiến lược. ERP giúp doanh nghiệp thực hiện dễ dàng và hiệuquả các chiến lược bằng cách tăng cường việc cạnh tranh lành mạnh. Nó đượcthể hiện thông qua việc:o Hỗ trợ doanh nghiệp phát triển kinh doanho Hỗ trợ doanh nghiệp liên kết các hoạt động phù hợp với chiến lược pháttriển chung toàn doanh nghiệpo Hỗ trợ việc tạo các dòng sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trườngo ERP cũng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động thương mại điện tửmột cách hiệu quả và do đó có thể mở rộng hoạt động cũng như gia tăngcạnh tranh trong phạm vi toàn cầu.• Lợi ích về mặt tổ chứcERP đòi hỏi các cá nhân hợp tác và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu cũng nhưkỷ luật doanh nghiệp. Kết quả hoạt động mỗi cá nhân sẽ ảnh hưởng quan trọngtới kết quả hoạt động của các cá nhân khác trong toàn doanh nghiệp, ảnh hưởngtới tiến độ thực hiện hoạt động của cả doanh nghiệp và như thế lợi ích mỗi cánhân sẽ ảnh hưởng tới lợi ích của toàn doanh nghiệp và ngược lại. Lợi ích vềmặt tổ chức được thể hiện qua quan điểm, đạo đức và động lực mỗi cánhân

Xem Thêm

Tài liệu liên quan

• Luận án XÁC ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
  • 221
  • 1,962
  • 8
• Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH gia bảo
  • 98
  • 0
  • 0
• Hoàn thiện công tác hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thực phẩm công nghiệp hải phòng
  • 109
  • 0
  • 0
• Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH kiến trúc xây dựng trung nguyên
  • 97
  • 260
  • 0
• Principles of marketing
  • 740
  • 0
  • 0
• de toan tốt nghiệp phổ thông trung học năm 2008
  • 1
  • 325
  • 1
• Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
  • 104
  • 0
  • 0
• Hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty cổ phần prime đại việt
  • 117
  • 0
  • 0
• Hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty trách nhiệm hữu hạn ống thép việt nam
  • 102
  • 384
  • 1
• Hoàn thiện công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại công ty cổ phần điện nước lắp máy hải phòng
  • 141
  • 0
  • 0
• Hoàn thiện công tác kế toán chi phí và tính giá thành tại công ty cổ phần xây lắp hạ long
  • 108
  • 335
  • 1

Tải bản đầy đủ (.docx) (221 trang)

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

(657.99 KB) - Luận án XÁC ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM-221 (trang) Tải bản đầy đủ ngay ×