Datenschutz - APK Vorsorgekasse

IV. Datenverarbeitung im Rahmen der Beitragsverwaltung

Wir, die APK Vorsorgekasse AG, sind aufgrund der Konzession der Finanzmarktaufsicht (FMA) zum Betrieb einer betrieblichen Vorsorgekasse berechtigt.

Personenbezogene Daten

Unter „personenbezogenen Daten“ sind jegliche Informationen zu verstehen, die sich auf natürliche Personen entweder mittelbar oder unmittelbar beziehen (etwa Namen, Adressen, Daten vom Sozialversicherungsträger). Wir ermitteln, verarbeiten und speichern personenbezogene Daten, die wir zum Betrieb des Betrieblichen Vorsorgekassengeschäfts benötigen und die wir vom beitragszahlenden Arbeitgeber bzw. den Selbständigen durch den Dachverband der Sozialversicherungsträger erhalten.

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir direkt von Ihnen erhalten (z.B. Selbstständigenvorsorge für Rechtsanwälte, im Zuge der Verfügung über Anwartschaften, Adressänderungen). Für jene Daten, die wir auf Basis Ihrer Zustimmung verarbeiten, können Sie diese Einwilligung gemäß den Bestimmungen der DSGVO jederzeit widerrufen.

Folgende Daten verarbeiten wir zu diesem Zweck:

• Vertragspartner Unternehmen Firmenname, Firmenbuchauszug, wirtschaftlicher Eigentümer (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Adresse), vertretungsbefugte Person (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Ausweiskopie), Branche, Beitragskontonummer, Ansprechperson (Name, E-Mail, Telefonnummer)
• Vertragspartner Selbständige Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer, Adresse, Art der Selbständigkeit, Ausweiskopie
• Verwaltung von Anwartschaften Von den Sozialversicherungsträgern im Wege des Dachverbandes der Sozialversicherungsträger weitergeleiteten Daten wie zum Beispiel Name, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Wohnadresse, Dienstgeber, Anwartschaftszeit, Beitragsgrundlagennachweis, Pensionierungsdatum, Sterbedatum
• Kundenbetreuung Telefonnotiz, schriftliche Kommunikation (E-Mail, Fax, Brief)
• Verfügung über die Anwartschaft Verfügungswunsch, Ausweiskopie, Bankbestätigung, Hinterbliebene (Name, Geburtsdatum, Wohnadresse, Bankverbindung, Ausweiskopie), Einantwortungsbeschluss, Sterbeurkunde, Bestätigung Familienbeihilfe
• Nach Zustimmung (z.B. zum Zweck der Information bei Verfügung, bei Registrierung im Portal) E-Mailadresse, Telefonnummer

Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung

Verarbeitung von Daten zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 b DSGVO):

Die Verarbeitung Ihrer oben angeführten personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage des Beitrittsvertrages nach dem Betrieblichen Mitarbeiter- und Selbstständigenvorsorgegesetz (BMSVG). Der Zweck der Verarbeitung richtet sich nach dem BMSVG und umfasst die Hereinnahme und Veranlagung von Abfertigungsbeiträgen und Selbstständigenvorsorgebeiträgen, die Verwaltung der erworbenen Anwartschaften und deren anschließende Auszahlung, sowie die damit verbundene Information von Anwartschaftsberechtigten hierüber (Betriebliches Vorsorgekassengeschäft).

Verarbeitung von Daten im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 a DSGVO):

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (zB Informationen zur Auszahlung per E-Mail, telefonische Kontaktaufnahme, Newsletter) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor dem Inkrafttreten der DSGVO uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf für die Zukunft gilt und Verarbeitungen, die davor erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.

In manchen Fällen kann es zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses erforderlich sein, dass Sie uns weitere personenbezogene Daten bereitstellen, bzw. gegebenenfalls auch die Daten von Dritten zur Verfügung stellen lassen, z.B. im Fall von Verfügungen über Ihre Anwartschaft. Für die Begründung unseres Vertragsverhältnisses mit Ihnen ist es unerlässlich, dass wir Ihre Daten bzw. die Daten Dritter verarbeiten. Sollten Sie uns Ihre zwingend erforderlichen Daten (Name, SV-Nummer, Adresse / E-Mail zur Kontaktaufnahme) nicht bereitstellen, kann dies in der Folge dazu führen, dass das gewünschte Verhältnis nicht begründet wird.

Verarbeitung von Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 c DSGVO):

Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen des BMSVG sind Arbeitgeber sowie Anwartschaftsberechtigte verpflichtet, den Vorsorgekassen über alle für das Vertragsverhältnis und für die Verwaltung der Anwartschaft sowie für die Prüfung von Auszahlungsansprüchen maßgebenden Umstände unverzüglich wahrheitsgemäß Auskunft zu erteilen. Zudem unterliegen wir als betriebliche Vorsorgekasse gesetzlichen Verpflichtungen wie beispielsweise dem Finanzmarkt-Geldwäschegesetz. Wir sind somit verpflichtet, zur Erfüllung von Betrugs- und Geldwäscheprävention Identitätsprüfungen vorzunehmen.

Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 Abs 1 f DSGVO):

Ihre Daten können zusätzlich verarbeitet werden, um ein berechtigtes Interesse von uns zu wahren wie im Fall der Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Prozessen, bei der Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs einschließlich Tests, für die Risikosteuerung innerhalb des Unternehmens sowie im Rahmen der Rechtsverfolgung.

Datenweitergabe an Dritte

Wir unterliegen gemäß § 1 Abs 1 Z 21 BWG dem Bankgeheimnis nach § 38 BWG. Daher sind wir zur Verschwiegenheit über sämtliche kundenbezogenen Informationen und Tatsachen verpflichtet. Personenbezogene Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur denjenigen Stellen bzw. Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, die diese zur Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten sowie aus berechtigten Interessen benötigen.

Darüber hinaus erhalten von uns beauftragte Auftragsverarbeiter (beispielsweise IT-Dienstleister oder Post-Dienstleister) Ihre Daten nur, sofern Sie diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich entsprechend dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung des Auftragsverarbeiters zu verarbeiten. Bei gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen können Behörden (Aufsichtsbehörden, Finanzbehörden) Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sein. Eine Datenweitergabe an sonstige externe Empfänger erfolgt ausschließlich, wenn Sie uns hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben (z.B. bei entsprechenden Verfügungen Ihrerseits erfolgt eine Datenweitergabe an beispielsweise andere Betriebliche Vorsorgekassen), wir gesetzlich dazu verpflichtet oder ermächtigt sind oder überwiegende berechtige Interessen bestehen (z.B. Gerichte oder andere Behörden). Ihre Daten werden nicht in Länder außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt.

Dauer der Aufbewahrung Ihrer Daten

Grundsätzlich bewahren wir Ihre Daten für die Dauer des Bestehens eines Vertragsverhältnisses, das bei uns und zu Ihren Gunsten besteht, auf. Darüber hinaus sind wir vielfältigen Aufbewahrungspflichten unterworfen, gemäß der wir Daten zu Ihrer Person oder zu Ihren Verfügungen über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus aufzubewahren haben. Dies erfolgt beispielsweise aufgrund unternehmensrechtlicher Aufbewahrungsfristen, zum Zweck der Buchhaltung (Überweisungen, etc.) für 7 Jahre. Wir bewahren Ihre Daten zudem solange auf wie die Geltendmachung von Rechtsansprüchen aus unserem Versicherungsverhältnis mit Ihnen möglich ist, dies kann in bestimmten Fällen nach dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch bis zu 30 Jahre. Sie können Ihre Zustimmung zur Aufbewahrung jener Daten, zu deren Aufbewahrung Sie zugestimmt haben, jederzeit gem. § 7 DSGVO widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung. Wenn Sie Ihre Zustimmung widerrufen, kann es sein, dass eine Löschung trotz des Widerrufs, aufgrund entgegenstehender gesetzlicher Verpflichtungen, erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer, durchgeführt werden kann. Aufbewahrungspflichten können u.a. auch noch dann bestehen, wenn Sie nicht mehr Kundin oder Kunde der APK Vorsorgekasse AG sind.

Eine Übersicht über die in Österreich geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten finden Sie z. B. hier: EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen - WKO.at