Đề Cương Bài Giảng Chỉnh Lý Tài Liệu - 123doc

Có thể bạn quan tâm

Tải bản đầy đủ (.doc) (27 trang)

Trang chủ

Giáo án - Bài giảng

Tư liệu khác

Đề Cương Bài Giảng Chỉnh Lý Tài liệu

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (178.47 KB, 27 trang )

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU I. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU1. Khái niệmChỉnh lý tài liệu lưu trữ là tiến hành phân loại - hệ thống hoá tài liệu trong phông lưu trữ theo một phương án khoa học; trong đó sửa chữa, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, đơn vị bảo quản; xác định giá trị tài liệu; làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản phục vụ khai thác tài liệu.2. Nguyên tắcCông tác chỉnh lý tài liệu tuân theo nguyên tắc chỉnh lý tài liệu theo phông lưu trữ (không phân tán phông lưu trữ). Theo nguyên tắc này, khi chỉnh lý tài liệu của một phông lưu trữ chỉ được chọn một phương án thống nhất. Trong trường hợp chỉnh lý tài liệu của một phần phông lưu trữ cũng phải thực hiện chỉnh lý theo phương án chung của toàn phông. Thực hiện nguyên tắc chỉnh lý theo phông lưu trữ, tài liệu của phông nào được sắp xếp và chỉnh lý theo phông đó, không để lẫn lộn tài liệu của các phông khác nhau để chỉnh lý chung.Thực hiện nguyên tắc chỉnh lý tài liệu theo phông lưu trữ, tài liệu sau khi chỉnh lý sẽ phản ánh được các mặt hoạt động của cơ quan đã sản sinh ra tài liệu và đảm bảo mối liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu lưu trữ, đảm bảo mối liên hệ, kết cấu tự nhiên vốn có của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.II. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU MỘT PHÔNG LƯU TRỮKhi chỉnh lý tài liệu, thường gặp ba trường hợp sau đây:- Tất cả tài liệu của phông đã được lập hồ sơ.88- Một phần phông đã được lập hồ sơ, số tài liệu còn lại trong tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ.- Tất cả tài liệu của phông trong tình trạng bó gói chưa được lập hồ sơ.Trong chương này trình bày nội dung và phương pháp chỉnh lý tài liệu đối với trường hợp thứ ba. Việc giải quyết tốt trường hợp này cho phép ta giải quyết thỏa đáng các trường hợp còn lại.1. Nội dung chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữChỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ được thực hiện theo ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý, giai đoạn trực tiếp chỉnh lý và giai đoạn tổng kết chỉnh lý.1.1. Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý cần thực hiện các nội dung công việc cụ thể sau:- Khảo sát tài liệu.- Thu thập bổ sung tài liệu.- Nghiên cứu và viết lịch sử đơn vị hình thành phông.- Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu.- Viết các bản hướng dẫn nghiệp vụ.- Lập kế hoạch chỉnh lý.- Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ chỉnh lý.1.2. Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữĐây là giai đoạn chủ yếu của công tác chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ. Giai đoạn này cần thực hiện những công việc dưới đây:- Tiến hành phân chia tài liệu trong phông theo phương án. - Lập hồ sơ.- Biên mục hồ sơ.- Hệ thống hoá hồ sơ.- Đánh số hồ sơ.89- Lập mục lục hồ sơ.- Xác định giá trị tài liệu kết hợp trong quá trình chỉnh lý.- Sắp xếp đơn vị bảo quản vào cặp (hộp) và xếp cặp (hộp) lên giá, tủ.- Sơ bộ phân loại và thống kê tài liệu loại.1.3. Giai đoạn tổng kết chỉnh lý.Sau mỗi đợt chỉnh lý phải tiến hành tổng kết chỉnh lý. Các nội dung công việc cần thực hiện ở giai đoạn tổng kết chỉnh lý bao gồm:- Tổng hợp số liệu, viết báo cáo tổng kết chỉnh lý. Nội dung của báo cáo tổng kết cần nêu được:+ Những công việc đã làm và kết quả những công việc đó.+ Ưu, khuyết điểm chính của đợt chỉnh lý.+ Những việc cần phải làm tiếp sau khi chỉnh lý.+ Những kinh nghiệm rút ra trong quá trình chỉnh lý.- Hoàn chỉnh hồ sơ phông lưu trữ.- Tổ chức nghiệm thu đánh giá kết quả chỉnh lý.- Bàn giao tài liệu sau khi chỉnh lý.2. Phương pháp tiến hành các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình chỉnh lý một phông lưu trữ2.1. Phương pháp tiến hành một số nhiệm vụ trong giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý2.1.1. Khảo sát tài liệuTrước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu của một phông hoặc một phần phông lưu trữ phải khảo sát tài liệu cần đưa ra chỉnh lý.Mục đích khảo sát là để nắm được thời gian của tài liệu, khối lượng tài liệu, loại hình tài liệu, tình trạng tài liệu… để làm cơ sở viết các văn bản nghiệp vụ phục vụ chỉnh lý. 902.1.2. Thu thập, bổ sung tài liệuQua khảo sát tài liệu, nếu thấy tài liệu chưa đầy đủ phải tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu để đảm bảo tiến độ chỉnh lý và chất lượng hồ sơ tài liệu sau khi chỉnh lý. Để thu thập bổ sung tài liệu cần xác định những nhóm tài liệu còn thiếu, xác định nguồn thu thập những tài liệu thiếu, thông báo cho các đơn vị tổ chức, cá nhân có liên quan phát hiện và giao nộp tài liệu để chỉnh lý.2.1.3. Nghiên cứu và viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phôngLịch sử đơn vị hình thành phông là bản giới thiệu tóm tắt quá trình thành lập, chức năng, nhiệm vụ, các hoạt động chủ yếu, cơ cấu tổ chức, sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức… của đơn vị hình thành phông.Nội dung của lịch sử đơn vị hình thành phông cần nêu được:+ Tên gọi chính xác của đơn vị hình thành phông và những thay đổi tên gọi (nếu có).+ Ngày tháng bắt đầu và ngừng hoạt động của đơn vị hình thành phông (thời gian thành lập, giải thể, sáp nhập).+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị hình thành phông và sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn (nếu có).+ Cơ cấu tổ chức và những thay đổi về cơ cấu tổ chức trong quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông.+ Vai trò, vị trí của đơn vị hình thành phông trong hệ thống bộ máy nhà nước, hoặc trong hệ thống ngành.+ Chế độ công tác văn thư và những đặc điểm trong việc tổ chức quản lý công văn giấy tờ của đơn vị hình thành phông.Lịch sử phông là bản giới thiệu tóm tắt về số lượng, thành phần, nội dung và tình hình tài liệu của phông lưu trữ. Nội dung của bản lịch sử phông cần nêu:+ Tên phông và sự thay đổi tên gọi của phông (nếu có).91+ Ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông.+ Khối lượng tài liệu của phông, khối lượng tài liệu đã chỉnh lý, chưa chỉnh lý.Nội dung, thành phần tài liệu của phông.+ Nguồn tài liệu có trong phông do đơn vị tổ chức nào nộp lưu? Số lượng tài liệu của từng đơn vị tổ chức? Mức độ đầy đủ của tài liệu trong phông? Tình trạng vật lý của tài liệu.+ Tình hình xác định giá trị tài liệu? Cơ quan đã tiến hành loại huỷ tài liệu chưa? Nếu có, tìm hiểu xem đã huỷ khối tài liệu nào, số lượng?+ Tài liệu trong phông đã nộp lưu vào lưu trữ cố định lần nào chưa? Khối lượng tài liệu nộp? Gồm tài liệu của những năm nào hoặc đơn vị tổ chức nào? Để viết được lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông cần tham khảo các tài liệu liên quan đến hoạt động đơn vị hình thành phông, các tạp chí, tập san của ngành, công báo hoặc phụ lục công báo… và thực tế tài liệu trong phông. Khi đã có thông tin đầy đủ nên viết bản thảo, sửa chữa bổ sung và viết bản chính thức.Mục đích nghiên cứu và viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là để xác định thành phần tài liệu, giới hạn thời gian của phông nhằm phân phông một cách chính xác; có căn cứ, cơ sở để chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu trong phông một cách khoa học phù hợp với tình hình tài liệu và có cơ sở để xác định giá trị tài liệu một cách chính xác.Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có thể viết riêng hoặc có thể viết chung thành một bản chia thành hai phần:+ Phần I: Lịch sử đơn vị hình thành phông.+ Phần II: Lịch sử phông.2.1.4. Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu .92Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến các nhóm tài liệu để làm cơ sở phân chia tài liệu ra các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ… nhằm tổ chức sắp xếp tài liệu của phông lưu trữ theo trật tự khoa học, hợp lý.Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu là nội dung quan trọng trong chỉnh lý, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng chỉnh lý do vậy việc lựa chọn phương án phải thận trọng. Trước hết cần nghiên cứu cách tổ chức tài liệu trước đây, nếu thấy cách sắp xếp tài liệu trước đó đã phù hợp, đáp ứng yêu cầu thì lấy nó làm cơ sở để xây dựng phương án phân loại. Nếu thấy cách sắp xếp tài liệu trước đây không phù hợp thì phải chọn phương án khác. Trong quá trình chỉnh lý chỉ sử dụng một phương án.Trước khi chỉnh lý, phương án phân loại tài liệu thường chỉ được xây dựng một cách sơ bộ. Trong quá trình chỉnh lý, phương án được bổ sung sửa đổi và hoàn chỉnh thành phương án chính thức.2.1.5. Viết các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ.Trong mỗi đợt chỉnh lý có từ hai, ba cán bộ lưu trữ tham gia chỉnh lý trở lên, cần phải biên soạn các bản hướng dẫn nghiệp vụ để làm căn cứ tiến hành thực hiện các công việc chỉnh lý và để thống nhất về mặt nghiệp vụ trong quá trình chỉnh lý. Thông thường phải chuẩn bị các bản hướng dẫn sau đây:+ Hướng dẫn phân loại tài liệu theo phương án đã chọn.+ Hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý.+ Bản hướng dẫn lập và hoàn chỉnh hồ sơ.2.1.6. Lập kế hoạch chỉnh lý.Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến khối lượng công việc, nhân lực tham gia, thời hạn hoàn thành các công việc trong một đợt chỉnh lý.Nội dung của bản kế hoạch chỉnh lý gồm có:93+ Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý.+ Các nội dung nghiệp vụ cần thực hiện.+ Các bước tiến hành chỉnh lý. Mục đích yêu cầu, nội dung nhiệm vụ cụ thể của mỗi bước. Thời gian hoàn thành mỗi bước và của toàn đợt chỉnh lý.+ Lực lượng tham gia chỉnh lý.+ Các loại văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý.+ Kinh phí cho đợt chỉnh lý.Kế hoạch chỉnh lý và các bản hướng dẫn nghiệp vụ, đặc biệt bản hướng dẫn phân loại, xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý phải có sự tham gia ý kiến của cơ quan có tài liệu đưa ra chỉnh lý.2.1.7. Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đợt chỉnh lýChuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ đợt chỉnh lý bao gồm:+ Địa điểm để thao tác chỉnh lý (đối với việc chỉnh lý một phông lớn có nhiều tài liệu và người làm).+ Bàn ghế dùng để tiến hành chỉnh lý.+ Giá, cặp, hộp để sắp xếp tài liệu.+ Giấy bút, bìa hồ sơ, các văn phòng phẩm cần thiết khác.+ Phương tiện bảo quản tạm thời tài liệu trong quá trình chỉnh lý.Việc chuẩn bị các phương tiện chỉnh lý có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và chất lượng cũng như thời gian tiến hành việc chỉnh lý.Tóm lại, cần phải thực hiện tốt khâu chuẩn bị để tiến hành các công việc của giai đoạn trực tiếp chỉnh lý được thuận lợi.2.2. Phương pháp thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản trong quá trình chỉnh lý một phông lưu trữ2.2.1. Tiến hành phân chia tài liệu theo phương án94Dựa vào phương án phân loại tài liệu và bản hướng dẫn phân chia tài liệu để trực tiếp phân chia tài liệu của phông lưu trữ. Việc phân chia tài liệu được thực hiện theo các bước:Bước 1: Phân chia tài liệu của phông thành các nhóm lớn đầu tiên theo phương án đã chọn.Căn cứ theo phương án đã chọn để xác định các nhóm lớn và thực hiện phân loại tài liệu trong phông ra nhóm lớn.Ví dụ: Nếu chọn phương án “Thời gian – Cơ cấu tổ chức” để phân loại tài liệu của Phông Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh thì bước 1 tài liệu sẽ được phân loại ra năm. Mỗi năm là một nhóm lớn:- Năm 1975.- Năm 1976.- Năm 1977…Cơ sở để phân chia tài liệu ra năm chủ yếu là căn cứ vào ngày tháng năm của văn bản. Một số loại tài liệu như kế hoạch công tác, báo cáo tổng kết công tác, tài liệu thống kê phải căn cứ vào thời gian mà nội dung tài liệu phản ánh. Trước khi phân loại tài liệu ra các nhóm lớn, phải xem xét trật tự sắp xếp ban đầu của tài liệu. Những tài liệu được ghim lại với nhau hoặc xếp trong một sơ mi cần phải kiểm tra mối liên hệ giữa các tài liệu để kế thừa trật tự sắp xếp ban đầu, tránh xé lẻ các hồ sơ vấn đề .Bước 2: Phân loại tài liệu của các nhóm lớn đầu tiên ra các nhóm vừa, ra nhóm nhỏ… cho đến nhóm nhỏ nhất tương đương với một hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản (đvbq). Ví dụ: Phân loại tài liệu của Thanh tra thành phố năm 1995 ra các nhóm vừa:I. Văn phòng.II. Phòng xét khiếu tố.95III. Phòng nội chính – văn xã.IV.….+ Phân loại tài liệu nhóm vừa ra nhóm nhỏ.Ví dụ: năm 1995I. Văn phòng.1- Hành chính – tổng hợp.2- Tổ chức cán bộ.3- Quản trị tài vụ.+ Phân loại tài liệu của từng nhóm nhỏ ra các nhóm nhỏ hơn…Ví dụ: năm 1995I. Văn phòng.2- Tổ chức cán bộ.a- Tài liệu hướng dẫn chung.b- Tài liệu về tổ chức – cán bộ.c- Tài liệu về thi đua khen thưởng.Tiếp tục phân loại tài liệu các nhóm nhỏ ra đến các nhỏ hơn cho đến khi mỗi nhóm tài liệu tương đương với đơn vị bảo quản (dày không quá 2 cm).Ví dụ: Năm 19951. Văn phòng.2. Tổ chức cán bộ.c. Tài liệu về thi đua khen thưởng.+ Tài liệu của Chính phủ, Thanh tra Nhà nước, UBND Thành phố Hồ Chí Minh, Ban tổ chức Chính quyền thành phố về thi đua khen thưởng năm 1995.96+ Tài liệu của Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng, các phòng trực thuộc về việc xét khen thưởng 6 tháng đầu năm 1995.+ Tài liệu của Thanh tra thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng, các phòng trực thuộc về xét khen thưởng 6 tháng cuối năm 1995.Để phân chia tài liệu ra nhóm vừa, nhóm nhỏ và nhóm nhỏ hơn phải đọc trích yếu nội dung tài liệu đối chiếu với các nhóm trong phương án để đưa tài liệu về đúng nhóm. Khi phân loại tài liệu từ nhóm vừa ra đến hồ sơ (hoặc đơn vị bảo quản) cần chú ý:+ Tuỳ theo từng nhóm tài liệu cụ thể có số lượng tài liệu nhiều hay ít, nội dung tài liệu trong mỗi nhóm đơn giản hay phức tạp mà việc phân loại tài liệu từ nhóm vừa ra đến hồ sơ (hoặc đơn vị bảo quản) được thực hiện qua ít hay nhiều lần phân chia. + Đối với những tập tài liệu cùng liên quan đến một vấn đề, vụ việc được giải quyết qua nhiều năm không được tách ra theo từng năm mà toàn bộ tài liệu được lập thành hồ sơ và xếp vào năm cuối cùng khi kết thúc vấn đề, vụ việc. Trừ trường hợp tài liệu trong hồ sơ quá nhiều cần chia ra các tập (tương đương các đơn vị bảo quản) phải chú ý đảm bảo tính lôgic của vấn đề, vụ việc.+ Để việc xác định giá trị tài liệu từng hồ sơ (hoặc đơn vị bảo quản) thuận lợi, khi phân loại tài liệu ra hồ sơ (đvbq) cần đảm bảo giá trị tài liệu trong cùng một nhóm tương đương với hồ sơ (đvbq) phải đồng đều (trừ hồ sơ vấn đề, vụ việc).2.2.2. Lập hồ sơ. Nội dung của việc lập hồ sơ trong chỉnh lý gồm:- Kiểm tra tài liệu trong từng nhóm nhỏ nhất (tương đương với đơn vị bảo quản) đã phân chia. Các tài liệu trong nhóm phải có mối liên hệ với nhau như cùng một vấn đề, cùng tên loại , tác giả … để lập hồ sơ. Những 97tài liệu nào không có mối liện hệ với các tài liệu trong nhóm phải đưa ra khỏi nhóm và tìm chuyển trả về đúng nhóm.- Đưa hồ sơ vào bìa hồ sơ tạm, trên bìa hồ sơ tạm phải ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ của hồ sơ đó. - Dự thảo tiêu đề hồ sơ: Sau khi đã kiểm tra các nhóm tài liệu để lập hồ sơ cần dự thảo tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ phải ngắn gọn, bao quát và phản ánh hết nội dung các tài liệu trong hồ sơ. Thành phần của tiêu đề hồ sơ bao gồm: Tên loại tài liệu, tác giả tài liệu, tóm tắt nội dung tài liệu trong hồ sơ, địa điểm, thời gian của tài liệu. Tiêu đề hồ sơ được dự kiến và ghi lên bìa sơ mi tạm.- Xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ: Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định căn cứ vào thời hạn bảo quản của tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ. Thời hạn bảo quản được ghi lên bìa sơ mi tạm. 2.2.3. Biên mục hồ sơ- Biên mục bên trong. + Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ: Tuỳ theo đặc trưng lập hồ sơ để sắp xếp trật tự các tài liệu trong hồ sơ cho phù hợp.+ Đánh số tờ tài liệu trong từng hồ sơ: Mỗi tờ tài liệu trong từng hồ sơ được đánh một số thứ tự bằng chữ số Ả rập (bắt đầu từ số 01) vào góc phải, phía trên cách mép tài liệu 1 cm. Nếu trong hồ sơ có kèm theo các văn kiện được in thành quyển, mỗi quyển sách được đánh một số thứ tự như một tờ tài liệu và được đánh ở góc phải phía trên của tờ bìa. Trường hợp tờ tài liệu bị đánh trùng số hoặc khuyết số cần ghi chú khi viết mục lục văn bản.Số tờ được đánh bằng chì đen, mềm, có độ bền cao (loại 2B, 4B). + Viết mục lục tài liệu: Viết đầy đủ các thông tin trên tờ mục lục được in sẵn theo quy định. Chỉ thực hiện đối với hồ sơ “vĩnh viễn”.98+ Viết tờ kết thúc: Xác nhận số lượng tờ tài liệu, tình trạng tài liệu trong hồ sơ.- Biên mục bên ngoài (trình bày bìa hồ sơ): Trước khi biên mục bên ngoài, cần cân nhắc sửa chữa tiêu đề hồ sơ đã được dự thảo sau đó ghi chính thức lên bìa hồ sơ theo mẫu quy định. Trình bày bìa hồ sơ phải đảm bảo sạch, đẹp, ngắn gọn, chính xác và đầy đủ các thành phần như sau:+ Tên cơ quan: Viết tên gọi chính thức của cơ quan hình thành phông. + Tên đơn vị tổ chức: Viết tên các đơn vị tổ chức có tài liệu (tức tên các phòng, ban thuộc cơ quan).+ Tiêu đề hồ sơ: Viết như tiêu đề đã được ghi trên tờ bìa hoặc trên tờ thẻ tạm sau khi đã sửa chữa.+ Thời gian bắt đầu và kết thúc: Ghi ngày tháng sớm nhất và ngày tháng muộn nhất của tài liệu trong hồ sơ.+ Số lượng tờ: Viết bằng số Ả rập để xác định số lượng tờ tài liệu trong từng hồ sơ.+ Số hồ sơ: Viết bằng chữ Ả rập. Số hồ sơ được ghi sau khi hồ sơ được hệ thống hoá theo trật tự, mỗi hồ sơ được ghi một số để cố định trật tự của hồ sơ trong phông.+ Thời hạn bảo quản: Viết thời hạn bảo quản của hồ sơ sau khi đã cân nhắc và quyết định chính thức. Mỗi hồ sơ chỉ được ghi một thời hạn bảo quản “vĩnh viễn” hoặc “lâu dài” hoặc “tạm thời”. 2.2.4. Hệ thống hoá các hồ sơ (đơn vị bảo quản) trong phông.Thực chất bước này là sắp xếp các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏ để thành nhóm vừa, sắp xếp các nhóm vừa để hình thành các nhóm lớn và sắp xếp các nhóm lớn để hình thành một phông lưu trữ (ngược lại với các bước phân loại tài liệu ban đầu). Hồ sơ được hệ thống hoá theo từng dạng thời hạn bảo quản: Hồ sơ vĩnh viễn được hệ thống hoá riêng, hồ sơ lâu dài được 99hệ thống hoá riêng, hồ sơ tạm thời được hệ thống hoá riêng. Trong từng dạng thời hạn bảo quản, hồ sơ được hệ thống hoá trong từng nhóm nhỏ theo nguyên tắc: hồ sơ có tính chất hướng dẫn chung được xếp trước, hồ sơ về các vấn đề, vụ việc cụ thể xếp sau; tập tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trước, tài liệu của cơ quan cấp dưới xếp sau. Ví dụ: Sắp xếp các đơn vị bảo quản trong từng nhóm: a. Tài liệu hướng dẫn chung.b.Tài liệu về tổ chức cán bộ.c. Tài liệu về thi đua khen thưởng.Đồng thời sắp xếp thứ tự các nhóm a, b, c để hình thành nhóm nhỏ:Nhóm 2- Tổ chức cán bộSau đó xếp các nhóm nhỏ theo trật tự của nhóm trong phương án:1. Hành chính tổng hợp.2. Tổ chức cán bộ.3. Quản trị tài vụ.Sẽ được nhóm vừa (Nhóm I - Văn phòng)Thực hiện tương tự với các nhóm:II. Phòng xét khiếu tố.III- Phòng nội chính – văn xã.……………Tiếp tục sắp xếp các nhóm vừa I, II, III… theo trật tự của phương án sẽ được tài liệu của năm tương đương với một nhóm lớn. Cuối cùng sắp xếp thứ tự các nhóm lớn (tức là sắp xếp tài liệu các năm) sẽ hình thành một phông lưu trữ hoàn chỉnh. 100Dưới đây là ví dụ về phương pháp hệ thống hoá tài liệu của Phông Lưu trữ Sở Tài chính (phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức).Năm … I. Phòng Tổ chức - Hành chính.1. Hành chính.a. Tài liệu hướng dẫn chung.b. Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng hợp.c. Tài liệu hội nghị.- Hội nghị toàn ngành.- Hội nghị sơ kết.- Hội nghị chuyên đề.d. Các tập lưu.- Quyết định.- Báo cáo.- Biên bản.- Công văn. …………e. Sổ sách đăng ký, quản lý công văn.2. Tổ chức.a. Tài liệu hướng dẫn chung.b. Tổ chức bộ máy.- Tài liệu hướng dẫn, quy hoạch, sắp xếp bộ máy.- Giải thể, sáp nhập các đơn vị thuộc sở.c. Tổ chức nhân sự.- Tài liệu về tuyển dụng – hợp đồng lao động.- Tài liệu về điều động, bổ nhiệm, nâng lương…101- Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.- Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật.- Hồ sơ nhân sự.3. Kế toán tài vụ.a. Tài liệu hướng dẫn chung.b. Báo cáo quyết toán. c. Chứng từ thu chi.d. Các loại sổ sách.- Sổ cấp phát lương.- Sổ quỹ.- Nhật ký sổ cái.- Sổ theo dõi tiền mặt.………4.Quản trị.a.Tài liệu về xây dựng cơ bản.b.Tài liệu về sửa chữa nhỏ.c.Tài liệu quản lý, máy móc, tài sản cố định.d.Tài liệu về điện nước.……… II. Phòng ngân sách.1.Tổ ngân sách.a.Tài liệu hướng dẫn chung.b.Tài liệu theo dõi, quản lý ngân sách HCSN.c.Tài liệu theo dõi quản lý ngân sách các doanh nghiệp và đơn vị sản xuất kinh doanh.d.Tài liệu theo dõi quản lý ngân sách tỉnh, huyện, phường, xã.1022.Tổ văn xã.a. Tài liệu theo dõi quản lý ngân sách khối đoàn thể.b. Tài liệu theo dõi, quản lý ngân sách đối với ngành giáo dục.c. Tài liệu theo dõi quản lý ngân sách đối với ngành y tế.3. Tổ chức.a. Tài liệu quản lý công thương nghiệp.b. Tài liệu quản lý thuế doanh nghiệp và các cơ sở SX kinh doanh.c. Tài liệu quản lý thuế nhà đất.d. Tài liệu quản lý nông - lâm – thuỷ sản.III. Phòng tài vụ Nhà nước.1. Quản lý vốn XDCB.a. Tài liệu theo dõi quản lý vốn xây dựng cơ bản của các cơ quan trong tỉnh.b. Tài liệu theo dõi, quản lý vốn xây dựng cơ bản các công trình.c. Tài liệu theo dõi quản lý sữa chữa các công trình.2. Tài vụ Nhà nước (công tác chuyên quản).a. Tài liệu theo dõi, quản lý chi tiêu hành chính sự nghiệp.b. Tài liệu theo dõi, quản lý chi tiêu khối đoàn thể.c. Tài liệu theo dõi, quản lý chi tiêu khối cơ quan ngành giáo dục.d. Tài liệu theo dõi, quản lý chi tiêu ngành y tế.e. Tài liệu về thực hiện chế độtrợ cấp nghỉ hưu, nghỉ việc, thai sản, ốm đau, trợ cấp khó khăn.- …103IV. Ban vật giá.1.Tài liệu vềquản lý giá cả thị trường.2.Báo cáo biến động giá cả.3.Tài liệu về theo dõi quản lý giá trong các ngày lễ, tết.4.Tài liệu về sử lý vi phạm giá cả thị trường.5.Định giá tài sảna.Đối với tài sản cố địnhb.Đối với tài sản phát mãi, tang vậtc.Đối với tài sản xin thanh lý.I. Ban xổ số kiến thiết.1.Tổ phát hành vé số.2.Tổ trả thưởng.3.Tổ kế toán.a.Chứng từ thu chi phát hành vé số.b.Chứng từ thu chi về trúng thưởng.II. Ban thanh tra.1.Tài liệu hướng dẫn chung.2.Tài liệu thanh tra kinh tế.a.Thanh tra tài chính các cơ quan HCSN.b.Thanh tra tài chính các đơn vị sản xuất kinh doanh.c.Hồ sơ thanh tra các doanh nghiệp tư nhân.3.Thanh tra theo đơn thư khiếu tố, khiếu nại.a.Về đất đai.b.Về kinh tế.c.Về tài sản XHCN.Năm …1042.2.5. Đánh số lưu trữ cho hồ sơ.Sau khi các hồ sơ đã hệ thống hoá sẽ được đánh số ký hiệu để cố định thứ tự các hồ sơ (đvbq). Số của hồ sơ (đvbq) có thể đánh theo toàn phông, có thể đánh theo từng năm, hoặc từng đơn vị tổ chức.Ví dụ: 1/95; 2/95; 3/95…Tử số là số thứ tự của từng đơn vị bảo quản trong năm. Mẫu số là ký hiệu của năm tài liệu.Hoặc: 1/HC-TH; 2/HC-TH…Trong trường hợp này tử số là số thứ tự của đơn vị bảo quản trong từng đơn vị tổ chức còn mẫu số là ký hiệu của đơn vị tổ chức có tài liệu.2.2.6. Lập mục lục hồ sơ.Mục lục hồ sơ vừa là công cụ thống kê vừa là công cụ tra cứu cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê số lượng các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hoá đồng thời giới thiệu về thành phần, nội dung, vị trí các hồ sơ trong phông lưu trữ. Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý hồ sơ và tra tìm tài liệu sau khi đã chỉnh lý.* Cấu tạo của Mục lục hồ sơ (xem chương 5).* Phương pháp thống kê hồ sơ. Mục lục hồ sơ được lập sau khi hồ sơ đã được lập và hệ thống hoá đánh số ký hiệu. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản “Vĩnh viễn” được thống kê riêng. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản “Lâu dài” được thống kê riêng. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản “Tạm thời” được thống kê riêng. Hồ sơ được thống kê vào phần thống kê của Mục lục hồ sơ theo thứ tự đã hệ thống hoá và đánh số. Trước khi thống kê hồ sơ của mỗi nhóm phải ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ của nhóm hồ sơ đó.105Tuỳ theo tài liệu trong phông nhiều hay ít có thể lập mục lục hồ sơ chung cho một phông tài liệu hoặc một cuốn mục lục có thể thống kê tài liệu của nhiều năm hoặc một năm, nhiều đơn vị tổ chức hoặc một đơn vị tổ chức.2.2.7. Xác định giá trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý.Xác định giá trị kết hợp trong quá trình chỉnh lý là trong quá trình chỉnh lý một phông lưu trữ sẽ đồng thời kết hợp xem xét giá trị của từng tài liệu, từng hồ sơ. Chọn lựa những tài liệu có giá trị để giữ lại, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ; loại ra khỏi phông những tài liệu trùng thừa, tài liệu không có giá trị, những tài liệu hết giá trị, những tài liệu khác phông… để đề xuất biện pháp xử lý.Phương pháp thực hiện xác định giá trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý được tiến hành như sau:+ Xác định giá trị tài liệu kết hợp ở giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý.Khi thu tài liệu để chuẩn bị chỉnh lý có thể loại bớt những tài liệu trùng thừa hàng loạt, tài liệu bị mối mọt hư hỏng không còn khả năng phục chế.+ Xác định giá trị tài liệu kết hợp ở giai đoạn trực tiếp chỉnh lý. Được thực hiện kết hợp trong quá trình phân chia tài liệu, lập hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ.Bước 1: Kết hợp khi phân loại tài liệu của phông lưu trữ ra nhóm lớn sẽ loại những tài liệu sau đây:+ Các giấy tờ biểu mẫu chưa dùng.+ Tài liệu trùng thừa hàng loạt.+ Tài liệu rách nát không phục chế được.+ Các loại tranh ảnh, tạp chí sách báo không liên quan đến hoạt động của đơn vị hình thành phông.106Bước 2: Kết hợp khi phân loại tài liệu của nhóm lớn ra nhóm vừa, nhóm nhỏ… cho đến nhóm nhỏ nhất tương đương một đơn vị bảo quản. Việc xác định giá trị tài liệu kết hợp được thực hiện như sau: Đọc kỹ nội dung từng văn bản hoặc từng hồ sơ, lựa chọn những tài liệu có giá trị để giữ lại. Tiếp tục loại ra những tài liệu mà bước 1 loại chưa hết, loại tài liệu trùng thừa, tài liệu bị bao hàm, tài liệu hết giá trị, không có giá trị. Khi lập hoàn chỉnh hồ sơ cần kiểm tra tài liệu trong từng hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.Khi hệ thống hoá hồ sơ (đvbq), các hồ sơ được hệ thống hoá theo từng dạng thời hạn bảo quản, đánh số ký hiệu riêng và lập mục lục hồ sơ để thống kê riêng.+ Xác định giá trị tài liệu kết hợp trong giai đoạn tổng kết chỉnh lý.Ở giai đoạn này sẽ tổng hợp kết quả chỉnh lý tài liệu để nắm bắt được số lượng tài liệu giữ lại theo từng dạng thời hạn bảo quản, số lượng tài liệu loại ra theo từng dạng tài liệu loại và đề xuất biện pháp xử lý tài liệu loại. Tài liệu loại phải được thống kê trong Bảng thống kê tài liệu loại (biểu mẫu số 3). Cơ sở để xác định giá trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý là phải nắm được lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, nắm vững các nguyên tắc, các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu và vận dụng bảng thời hạn bảo quản mẫu do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành, (nếu là cơ quan Đảng thì vận dụng theo bảng thời hạn bảo quản mẫu do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn).2.2.8. Sắp xếp hồ sơ vào cặp, hộp và sắp xếp lên giá, tủSau khi hệ thống hoá, biên mục đánh số cố định các đơn vị bảo quản, cần kiểm tra lại lần cuối cùng để sắp xếp vào cặp, hộp và xếp hộp lên giá, tủ. Số lượng đơn vị bảo quản xếp trong một cặp, hộp tuỳ thuộc vào độ dày của đơn vị bảo quản. Nên xếp vừa phải để không gây hư hại đối với tài liệu hoặc lãng phí cặp, hộp, chỗ 107để Các đơn vị bảo quản của cùng một hồ sơ phải xếp trong cùng một cặp hộp.- Kích thước cặp, hộp đựng tài liệu.+ Cặp đựng tài liệu được chế tạo bằng bìa các tông cứng loại tốt, dày 1,5 – 2mm.+ Kích thước: Chiều dài: 340 ± 2mm. Chiều rộng 260 ± 2mm, dày 100 ± 2mm.- Kiểu dáng phải đẹp, vải ở gáy màu sẫm (Biểu số 01).Căn cứ vào kích thước cặp đựng tài liệu để thiết kế kích thước nhãn cho phù hợp.Sau khi sắp xếp hồ sơ vào hộp, cặp, đánh số hộp, cặp và ghi nhãn, dán nhãn hộp. Trên gáy của mỗi cặp, hộp dán 1 tờ nhãn cách phía trên cặp khoảng 2cm, tờ nhãn có kích thước 8 x 12cm. (biểu mẫu số 02).Khi dán tờ nhãn đề khoảng cách phía dưới bằng nhau nhằm đảm bảo mỹ thuật.Các cặp hộp sắp xếp trên giá tủ phải theo đúng thứ tự đã ghi trên nhãn và lần lượt xếp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong. Các cặp (hộp) xếp sát nhau theo chiều thẳng đứng, gáy quay ra ngoài.2.2.9. Sơ bộ phân loại và thống kê tài liệu loại.Tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được phân loại theo từng dạng trùng thừa, hết giá trị, tài liệu khác phông… Tài liệu loại trong mỗi nhóm phải được phân chia theo từng năm, từng đơn vị tổ chức hoặc từng vấn đề, chia thành từng cặp, đánh số cặp, ghi tóm tắt nội dung tài liệu trong mỗi cặp và thống kê vào danh mục tài liệu loại (biểu mẫu số 03).Tóm lại, giai đoạn trực tiếp chỉnh lý với những công việc đã nêu là giai đoạn thực hiện các khâu nghiệp vụ quan trọng nhất của chỉnh lý như phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, lập sổ sách 108thống kê, tra tìm tài liệu. Giai đoạn này quyết định chất lượng của đợt chỉnh lý. 2.3. Phương pháp thực hiện một số công việc ở giai đoạn tổng kết chỉnh lý.2.3.1. Tổng hợp số liệu viết báo cáo chỉnh lý. Nội dung báo cáo cần nêu: Số lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý, số lượng tài liệu giữ lại sau chỉnh lý bao gồm số lượng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời và số cặp tương đương. Số lượng tài liệu loại ra như trùng thừa, hết giá trị, tham khảo, khác phông… Đánh giá ưu khuyết điểm của đợt chỉnh lý. Nêu những bài học kinh nghiệm rút ra trong quá trình chỉnh lý. Những biện pháp nghiệp vụ cần tiếp tục thực hiện sau khi chỉnh lý.2.3.2 Hoàn chỉnh hồ sơ phông.Trong quá trình chỉnh lý tài liệu cần lập hồ sơ phông. Sau khi hoàn tất các công việc hoàn chỉnh hồ sơ phông. Hồ sơ phông gồm các văn bản sau: Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, kế hoạch chỉnh lý, phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn hệ thống hoá tài liệu theo phương án đã chọn, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý, báo cáo tổng kết chỉnh lý, biên bản bàn giao tài liệu…2.3.3. Tổ chức nghiệm thu đánh giá kết quả chỉnh lý.Thành lập Hội đồng nghiệm thu kết quả chỉnh lý. Hội đồng tổ chức kiểm tra thực tế tài liệu giữ lại và tài liệu loại để nghiệm thu, đánh giá khối lượng và chất lượng chỉnh lý.2.3.4. Bàn giao tài liệu vào kho lưu trữ.Bàn giao tài liệu giữ lại và tài liệu loại đầy đủ, cụ thể cho cán bộ lưu trữ trực tiếp quản lý. Hướng dẫn vị trí sắp xếp tài liệu và cách sử dụng các loại công cụ tra cứu để tra tìm tài liệu. Lập biên bản bàn giao.Tóm lại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ phức tạp, tỷ mỉ, kết hợp nhiều nội dung nghiệp vụ, đòi hỏi nhiều nhân lực. 109Những người tham gia chỉnh lý phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vu. Cơ quan hình thành phông phải chuẩn bị về điều kiện cơ sở vật chất, nhân lực và kinh phí. Thực tế hiện nay tài liệu của các cơ quan phần lớn đều còn trong tình trạng bó gói chưa lập hồ sơ, công tác chỉnh lý tài liệu là yêu cầu và nhiệm vụ bức thiết cần thực hiện để tổ chức tốt tài liệu lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng và thực hiện tốt chỉ thị của chính phủ “đến năm 2010 phải chỉnh lý xong tài liệu”.CÂU HỎI ÔN TẬP1. Nội dung chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ?2. Phương pháp biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông?3. Phương pháp chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu một phông lưu trữ?4. Phương pháp tiến hành phân loại tài liệu theo phương án đã chọn? 5. Phương pháp xác định giá trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý?Biểu mẫu số 01: CẶP ĐỰNG TÀI LIỆU110Hình 3260mm100mm340mm15mm15mmHình 210 mmHình 1111Biểu mẫu số 02: NHÃN CẶP (HỘP) ĐỰNG TÀI LIỆU 15cm112TN KHO LƯU TRỮTN PHƠNG HOẶC PHƠNG SỐHỘP (CẶP) SỐ Từ hồ sơ số: Đến hồ sơ số: Năm:

Tài liệu liên quan

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG Môn học TÀI CHÍNH TIỀN TỆ TCTT. 512
- 30
- 1
- 1
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG SINH LÝ TRẺ EM DÀNH CHO SINH VIÊN CĐ – ĐH TIỂU HỌC
- 69
- 17
- 50
Đề cương bài giảng môn Lý thuyết tài chính Chương 1 pot
- 9
- 876
- 2
Đề cương bài giảng môn Lý thuyết tài chính Chương 2 ppt
- 15
- 665
- 2
Đề cương bài giảng môn Lý thuyết tài chính Chương 3 doc
- 17
- 643
- 2
Đề cương bài giảng môn Lý thuyết tài chính Chương 4 pps
- 20
- 671
- 1
Đề cương bài giảng môn Lý thuyết tài chính Chương 5 potx
- 13
- 874
- 2
Đề cương bài giảng môn Lý thuyết tài chính Chương 6 pdf
- 22
- 543
- 0
Đề cương bài giảng môn Lý thuyết tài chính Chương 7 pptx
- 10
- 546
- 1
Đề cương bài giảng môn Lý thuyết tài chính Chương 8 docx
- 13
- 474
- 1