Để Sắp Xếp Các Bản Ghi Theo Thứ Tự Tăng Dần Ta Chọn - Cùng Hỏi Đáp

Nội dung chính Show

• 1. Sắp xếp dữ liệu bằng Sort & Filter
• 2. Sắp xếp dữ liệu nâng cao
• CÂU HỎI HOT CÙNG CHỦ ĐỀ
• Video liên quan

Nhiều lúc bạn sẽ cần sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hay giảm dần, sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái… Điểm khác duy nhất chỉ là kiểu dữ liệu. Nếu như sắp xếp theo tên, thì dữ liệu sẽ được sắp xếp theo chữ cái. Có nghĩa là kiểu dữ liệu là kiểu Text. Còn khi bạn lấy theo thứ tự, thì kiểu dữ liệu sẽ khác, đó thường là kiểu số. Chung quy vẫn nhằm phục vụ cho mục đích thống kê, so sánh hoặc tìm kiếm dữ liệu mà thôi. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn các cách sắp xếp dữ liệu trong Excel nhé.

1. Sắp xếp dữ liệu bằng Sort & Filter

Bước 1: Đầu tiên bạn cần bôi đen các cột chứa dữ liệu mà chúng ta cần sắp

Sau đó chọn thẻ Data => Tại mục Sort & Filter, chọn Filter

Lúc này ô đầu tiên của các cột sẽ xuất hiện nút Filter để ta chọn

Nếu click vào biểu tượng Filter của cột chứa ký tự thì sẽ hiện ra:

• Sort A to Z là sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái
• Sort Z to A là sắp xếp theo thứ tự ngược bảng chữ cái

Nếu click vào biểu tượng Filter của cột chứ số thì sẽ hiện ra:

• Sort Smallest to Largest là sắp xếp số từ nhỏ đến lớn
• Sort Largest to Smallest là sắp xếp số từ lớn đến nhỏ

Nếu các bạn chỉ cần sắp xếp dữ liệu theo 1 cột duy nhất. Thì chỉ cần bôi đen cột đó => chọn thẻ Data => chọn 2 biểu tượng ở mục Sort & Filter:

• A->Z: Nếu muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc sắp xếp số tăng dần
• Z->A: Nếu muốn sắp xếp theo thứ tự ngược bảng chữ cái hoặc sắp xếp số giảm dần

Bước 2: Một bảng cảnh báo Sort Waring sẽ xuất hiện để hỏi bạn bạn muốn sắp xếp dữ theo dạng nào:

• Expand the selection: Kiểu sắp xếp này sẽ kéo theo sự thay đổi dữ liệu của cả các cột khác. Dựa vào sự sắp xếp của dữ liệu trong cột đã chọn, dữ liệu của các cột khác sẽ được di chuyển theo mỗi hàng tương ứng. Kiểu lựa chọn này sẽ hay được chọn hơn. Vì dữ liệu trong một bảng thường có sự liên kết với nhau theo hàng ngang nên khi thay đổi sự sắp xếp của một cột thì các cột khác cũng phải đi theo.
• Continue with the current selection: Chỉ sắp xếp dữ liệu trong phạm vi của cột đã chọn mà sẽ không ảnh hưởng tới các cột khác.

Kết quả các ta sẽ nhận được một bảng dữ liệu đã được sắp xếp như hình sau:

2. Sắp xếp dữ liệu nâng cao

Bước 1: Bôi đen bảng dữ liệu cần sắp xếp

Sau đó chọn thẻ Data => chọn biểu tượng Sort

 Bước 2: Bảng hộp thoại chức năng Sort sẽ xuất hiện,

Các bạn thay đổi lựa chọn ở Column thành tên cột mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu.

Còn ở cột Order, nếu tại Column mà các bạn chọn cột dữ liệu chữ (hoặc ký tự). Ta sẽ có hai lựa chọn là A to Z (thứ tự bảng chữ cái) hoặc Z to A (thứ tự ngược bảng chữ cái).

Nếu tại Column mà các bạn chọn cột dữ liệu số. Các bạn sẽ có hai lựa chọn Smallest to Largest (nhỏ nhất đến lớn nhất) hoặc Largest to Smallest (lớn nhất đến nhỏ nhất).

Bạn còn có thể tiếp tục tạo thêm sự sắp xếp khác sau khi sắp xếp dữ liệu đầu tiên bằng cách click vào Add Level.

Một dòng sắp xếp dữ liệu nữa sẽ xuất hiện, bạn cũng làm với phương cách tương tự như dòng trên.

Sau khi sắp xếp dữ liệu theo cài đặt của dòng đầu tiên. Excel sẽ sắp xếp thêm theo kiểu sắp xếp dữ liệu ở dòng dưới cho những dữ cụm dữ liệu giống nhau sắp xếp ở gần nhau.

Ví dụ như ảnh dưới thì Excel sẽ sắp xếp danh sách theo Điểm thi toán của các sinh viên. Sau đó giữa các sinh viên có điểm số giống nhau Excel sẽ tiếp tục sắp xếp tên theo bảng chữ cái.

Sau khi bấm OK, ta thu được kết quả

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn các bạn những cách sắp xếp dữ liệu trong Excel. Chúc các bạn thành công!

Phần mềm kế toán excel là một trong số những công cụ phổ biến nhất mà kế toán viên sử dụng trong việc làm kế toán. Sở dĩ excel thông dụng và được ưa chuộng đến vậy do tính sẵn có, miễn phí nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu làm kế toán từ cơ bản đến phức tạp hơn của kế toán viên.

Tuy nhiên, bên cạnh lợi ích, excel cũng đem đến không ít phiền phức cho kế toán viên. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc đến việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp thay thế cho phần mềm excel hiện tại đang dùng.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET là một trong những phần mềm kế toán hàng đầu tại Việt Nam hiện nay. Được phát triển bởi công ty MISA với hơn 25 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp phần mềm, MISA SME.NET không chỉ được hơn 170.000 doanh nghiệp tin dùng mà còn nhận được nhiều giải thưởng cao quý như: Sao Khuê, ASOCIO 2018,…

Anh chị có thể tìm hiểu chi tiết về phần mềm tại link dưới đây:

Xem thêm

Cách định dạng số kiểu tiền tệ và kiểu kế toán trong Excel

Hướng dẫn cách nối các ô với nhau trong Excel

Cách sử dụng Freeze Panes để cố định dòng và cột trong Excel

Để sắp xếp dữ liệu trong cột theo thứ tự tăng dần, ta chọn lệnh Data - Sort, sau đó chọn: A. Ascending B. Descending C. Sort By D. Cả 3 câu trên đều sai

03/11/2020 927

Câu hỏi Đáp án và lời giải

Đáp án và lời giải

đáp án đúng: A

Lựu (Tổng hợp)

Để sắp xếp dữ liệu trường nào đó giảm dần ta thực hiện:

+ Chọn trường cần sắp xếp trong chế độ hiện thị trang dữ liệu

+ Chọn biểu tượng  để sắp xếp trường đó giảm dần

+ Lưu lại kết quả được sắp xếp.

Đáp án: D

CÂU HỎI HOT CÙNG CHỦ ĐỀ

Access cho Microsoft 365 Access 2021 Access 2019 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007 Xem thêm...Ít hơn

Có thể có những lúc bạn muốn sắp xếp dữ liệu, chứ không theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số nhưng theo thứ tự do người dùng xác định (còn gọi là tùy chỉnh hoặc lô-gic). Ví dụ: việc sắp xếp các ngày trong tuần để thứ hai xuất hiện trước tiên có ý nghĩa hơn so với sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, khi thứ sáu xuất hiện trước. Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong dạng xem biểu dữ liệu của bảng hoặc truy vấn hoặc trong dạng xem biểu mẫu của biểu mẫu.

Trong quy trình này, bạn sẽ viết một biểu thức sử dụng hàm IIF để xếp hạng tiêu đề của nhân viên.

Trước tiên, hãy tạo bảng có chứa ba trường — tiêu đề, tên và họ. Trong trường tiêu đề, nhập các giá trị sau đây cho bốn bản ghi mới:

• Điều phối doanh số bên trong

• Trình quản lý doanh số

• Đại diện bán hàng

• Vice President, doanh số

Trong trường tên và họ của bốn bản ghi, hãy nhập bất kỳ tên nào bạn muốn.

1. Bây giờ, mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu.

2. Trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , hãy bấm nâng cao , rồi bấm vào lọc nâng cao/sắp xếp trên menu lối tắt.

3. Thêm các trường bạn muốn, chẳng hạn như FirstName, LastName và title, đến lưới.

4. Bấm chuột phải vào hàng trường trong cột trống đầu tiên, bấm thu phóng, rồi nhập biểu thức sau đây:

   IIF ([title] = "Vice President, Sales", 1, IIF ([title ] = "Sales Manager", 2, IIF ([title] = "doanh số bán hàng",3 , IIF([title] = "bên trong Sales điều phối", 4, 5))

   Tiêu đề là tên của trường có chứa các giá trị đang được xếp hạng. Các giá trị được bao bọc trong dấu ngoặc kép là các giá trị cá nhân được lưu trữ trong trường. Giá trị số theo sau là xếp hạng được gán cho nó. Biểu thức trước đó gán xếp hạng từ 1 đến 4 thành bốn tiêu đề khác nhau và gán xếp hạng 5 cho tất cả những người khác. Khi bạn thực hiện việc sắp xếp, các tiêu đề không được đề cập trong biểu thức này được gán cùng một thứ hạng (5).

5. Trong hàng sắp xếp cho cột có chứa biểu thức, hãy bấm tăng dần.

6. Trên tab trang đầu, trong nhóm sắp xếp & bộ lọc , bấm vào bộ lọc chuyển đổi.

   Hàm IIF trả về giá trị số tương ứng với giá trị trong trường tiêu đề. Ví dụ, nếu giá trị trong trường title là người quản lý doanh số, thì số được gán là 2. Nếu có một giá trị trong trường tiêu đề không được liệt kê làm đối số trong hàm — ví dụ: điều phối viên huyện — nó được gán số 5. Truy vấn sau đó sắp xếp các số này theo thứ tự tăng dần.

Đầu Trang

Nếu bạn có một số lượng lớn các giá trị để xếp hạng, một cách tốt hơn để sắp xếp dữ liệu bằng cách tạo bảng tra cứu.

Giả định rằng bảng nhân viên tham chiếu đến hơn 50 các tiêu đề khác nhau. Trước tiên, bạn sẽ cần phải tạo bảng tra cứu và chuẩn bị bảng hiện có để tìm kiếm bảng mới. Sau đó, bạn liên quan đến hai bảng và tạo một truy vấn.

1. Tạo bảng tra cứu mới sẽ lưu trữ tiêu đề. Đặt tên cho bảng Tblnhanvà đặt các trường vào các kiểu dữ liệu được nêu trong dấu ngoặc đơn, như được hiển thị trong bảng sau đây:

   Titleid (autonumber)	Tiêu đề (văn bản)
   1	Vice President, doanh số
   2	Trình quản lý doanh số
   3	Đại diện bán hàng
   4	Điều phối doanh số bên trong

2. Đặt trường TitleID làm khóa chính.

3. Sửa đổi bảng nhân viên để tìm bảng Tbltiêu đề.

   • Trong dạng xem thiết kế, thay đổi tên của trường tiêu đề thành titleid.

   • Trong cột kiểu dữ liệu , hãy thay đổi kiểu dữ liệu thành số.

4. Trên tab chung , dưới thuộc tính trường, thay đổi kích cỡ trường thành số nguyên dài.

5. Lưu bảng và bỏ qua cảnh báo về việc mất dữ liệu.

6. Chuyển sang dạng xem biểu dữ liệu.

7. Định cư cột tiêu đề với giá trị TitleID tương ứng với giá trị tiêu đề.

   Ví dụ: đối với các bản ghi có giá trị tiêu đề là người quản lý doanh số, hãy nhập 2. Đối với đại diện bán hàng, hãy nhập 3.

8. Lưu và đóng bảng.

1. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Mối quan hệ, bấm Mối quan hệ.

2. Trên tab thiết kế , trong nhóm mối quan hệ , bấm thêm bảng (hoặc Hiển thị bảng trong Access 2013 ).

3. Chọn Tblnhan và nhân viên, rồi bấm vào Thêm để thêm chúng vào cửa sổ mối quan hệ. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

4. Kéo trường TitleID từ bảng Tblnhan vào trường TitleID trong bảng nhân viên.

   Hộp thoại chỉnh sửa mối quan hệ sẽ mở ra.

5. Đảm bảo rằng các tên trường được hiển thị trong hai cột đều là Titleid, cũng như hộp kiểu mối quan hệ sẽ hiển thị một-nhiều. Bạn có thể thay đổi tên trường, nếu cần.

6. Chọn hộp kiểm Thực thi tính toàn vẹn tham chiếu.

7. Bấm vào Tạo để tạo mối quan hệ.

   Hộp thoại sửa quan hệ đóng lại và lưu các thay đổi.

8. Đóng tab mối quan hệ .

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Trong hộp thoại thêm bảng (Hiển thị bảng trong Access 2013 ), hãy bấm tab bảng , bấm đúp vào nhân viên, rồi bấm đúp vào tbltiêu đề.

3. Thêm các trường EmployeeID, LastName và FirstName từ bảng nhân viên và trường tiêu đề từ bảng Tbltitle vào lưới thiết kế truy vấn.

4. Chuyển sang dạng xem biểu dữ liệu.

Đầu Trang