Để Tránh Mất điểm Khi Trao đổi Email Với Nhà Tuyển Dụng - Tomoni

Trong quá trình xin việc – chuyển việc ở Nhật, có rất nhiều tình huống bắt buộc mà chúng ta sẽ không thể tránh khỏi, 1 trong số đó là việc trao đổi với nhà tuyển dụng qua email. Nộp hồ sơ, hẹn lịch phỏng vấn, liên lạc khi có thay đổi, liên lạc về kết quả… gần như tất cả các trao đổi giữa nhà tuyển dụng và ứng viên đều liên lạc qua email. Chắc hẳn không ít bạn lo lắng, không biết nên viết email như thế nào? Dùng từ ngữ đã đúng chưa? Nên gửi email vào thời gian nào thì phù hợp?… Trong bài này, Tomoni sẽ tổng hợp lại những manner cơ bản khi liên lạc với nhà tuyển dụng qua email, giới thiệu những mẫu email và lưu ý khi viết để tránh mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng nhé.

Mục lục

1. Những manner cơ bản khi liên lạc bằng email
2. 1 vài mẫu email trong các tình huống liên lạc
3. Những lưu ý khác

Những manner cơ bản khi liên lạc bằng email

Trước khi gặp mặt trực tiếp ở buổi phỏng vấn, ấn tượng đầu tiên của ứng viên trong mắt nhà tuyển dụng, có thể nói đó chính là việc liên lạc qua email. Ứng viên trả lời email sớm, nội dung rõ ràng, câu chữ phù hợp sẽ khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng tốt, và nghĩ rằng ứng viên là người có khả năng làm việc tốt. Ngược lại, ứng viên trả lời email chậm, nội dung email lủng củng, từ ngữ không phù hợp… sẽ khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng không tốt về ứng viên, qua đó cũng ảnh hưởng phần nào đến khả năng tuyển dụng ứng viên đó.

Việc liên lạc qua email với nhà tuyển dụng cũng thể hiện ít nhiều hình ảnh của ứng viên. Do đó, việc nắm được tuân theo những manner cơ bản khi liên lạc bằng email sẽ giúp cho ứng viên tránh những lỗi gây mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng, có thể ảnh hưởng đến kết quả tuyển dụng sau này. Vậy những manner đó là gì?

Thời gian trả lời email

Trả lời email ngay khi nhận được email – Chậm nhất là trong vòng 24h kể từ khi nhận được email từ nhà tuyển dụng.

Trả lời sớm không bao giờ là thừa. Thay vì suy nghĩ là “hạn đến khi nào trả lời”, bạn nên luôn ý thức rằng “đọc được email thì trả lời ngay”. Hoặc chậm nhất là trả lời trong vòng 24h kể từ lúc nhận được email. Trường hợp cần phải xem xét, xác nhận, chưa thể trả lời chính xác ngay được thì phải reply lại 1 email thông báo đã nhận được email, và hẹn lại thời gian sẽ trả lời lại.

Về thời gian trả lời email thì không nhất thiết phải gửi vào 1 thời gian nhất định nào đó. Tuy nhiên, nếu có thể thì gửi email trong thời gian làm việc ngày thường của công ty sẽ tốt hơn, nhà tuyển dụng check email sớm hơn so với gửi email vào cuối tuần, hay nửa đêm. Giờ giấc gửi email không đến mức quá quan trọng, tuy nhiên cũng không phải là không có những nhà tuyển dụng để ý đến những tiểu tiết đó. Do vậy ứng viên khi gửi email để ý một chút đến giờ gửi email sẽ tốt hơn.

Tiêu đề email

Một ngày, nhà tuyển dụng nhận được rất nhiều email. Thứ đầu tiên nhà tuyển dụng lướt qua chính là Tiêu đề email. Một email không có tiêu đề, hay tiêu đề khó hiểu sẽ gây ấn tượng không tốt, hay thậm chí nếu 1 email ứng tuyển mà tiêu đề sai sẽ khiến email của bạn bị bỏ qua và mất cơ hội tuyển dụng. Do vậy, 1 email với tiêu đề rõ ràng dễ hiểu với Việc – Tên (用件・名前 – Liên lạc về việc gì? Từ ai?) sẽ giúp cho nhà tuyển dụng có thể hình dung ngay được nội dung của email, tiết kiệm thời gian và gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Những thông tin không cần thiết, không rõ ràng gây dài dòng khó hiểu như Chào hỏi, cảm ơn đều không cần ghi lên tiêu đề email.

Khi trả lời lại email, hay liên lạc qua lại về 1 nội dung, sẽ có từ “Re:” ở đầu tiêu đề email, các bạn cần giữ nguyên chữ Re: và tiêu đề email cũ, không nên sửa gì cả. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm được nội dung email là về việc gì ngay khi nhìn thấy tiêu đề email.

Nội dung email

Về cơ bản, phần nội dung email sẽ bao gồm Người nhận – Lời chào hỏi – Nội dung – Câu kết – Ký tên

Nơi nhận: Ghi đầy đủ không viết tắt tên chính thức của công ty, phòng ban, chức vụ và tên đầy đủ của người nhận. Trường hợp không rõ tên của người phụ trách thì có thể thay bằng 「採用ご担当者様」. Ví dụ:

○○○○株式会社

人事部　採用ご担当者様

Lời chào hỏi: Về cơ bản thì câu chào hỏi sẽ là 「お世話になっております」(đối với lần đầu tiên sẽ là 「お世話になります」). Tiếp sau là tên của người gửi (không cần thiết phải kèm tên công ty hay chức vụ ngay cả trong trường hợp đang làm mà chuyển việc).

Nếu bạn đang tham gia ứng tuyển hay phỏng vấn ở công ty đó thì có thể thêm 「貴社中途採用に応募しております●●（họ tên）です」(Tôi là … người đang ứng tuyển vào quý công ty) hay「●日に一次面接して頂きました●●（họ tên）です」(Tôi là … người đã tham gia phỏng vấn lần 1 vào ngày …) để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng nhận ra người gửi là ai.

Nội dung: Cần chia đoạn rõ ràng, viết mạch lạc, nội dung dễ hiểu. Cụ thể các bạn có thể tham khảo cách viết ở các mẫu email bên dưới.

Câu kết: Có khá nhiều cách kết email sử dụng mẫu câu có sẵn và cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc email. Tham khảo thêm ở mẫu ví dụ bên dưới.

Ký tên: Thông tin cần ghi ở phần chữ ký bao gồm Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email (không cần tên công ty hay chức vụ). Nên sử dụng 1 dòng gồm những ký tự đơn giản như – hay =, * để ngăn cách với phần Nội dung phía trên.

Trường hợp reply lại email, những nội dung của email cũ sẽ tự động ở dưới phần chữ ký, và bạn nên để nguyên như vậy để người nhận và bạn có thể xác nhận lại nội dung email cũ trong trường hợp cần thiết.

Trên đây là những manner cơ bản khi liên lạc với nhà tuyển dụng bằng email. Vậy cụ thể trong từng tình huống sẽ viết email như thế nào? Chúng ta cùng tham khảo 1 vài mẫu email dưới đây nhé!

1 vài mẫu email trong các tình huống liên lạc

Trường hợp 1: Mẫu email trả lời xác nhận ngày phỏng vấn mà công ty đã sắp xếp件名：Giữ nguyên tiêu đề email nhà tuyển dụng đã gửi cho mình (có dạng Re: …)

株式会社◯◯ 人事部　▲▲様

お世話になっております。 (Họ tên)と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。 頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。

●月●日（●）●時〜●時

お忙しい中恐れ入りますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。

——————— Họ tên 〒000‐0000 □□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所） 電話：090-0000-0000 メールアドレス：Ho_ten@×××××.com ———————-

POINT:

• Cảm ơn công ty đã sắp xếp thời gian phỏng vấn
• Xác nhận lại thời gian phỏng vấn trong phần Nội dung để tránh trường hợp nhầm lẫn

Trường hợp 2: Mẫu email trả lời, gửi lịch có thể phỏng vấn cho công ty件名：Giữ nguyên tiêu đề email nhà tuyển dụng đã gửi cho mình (có dạng Re: …)

株式会社◯◯ 人事部　▲▲様

お世話になっております。 (Họ tên)と申します。

書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。 面接の希望日程をお送りいたします。 下記日程であれば、お伺いすることが可能ですので、 ご調整頂けますと幸いです。

【1】 ●月●日（●）●時〜●時 【2】 ●月●日（●）●時〜●時 【3】 ●月●日（●）●時〜●時

お忙しい中恐れ入りますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。

——————— Họ tên 〒000‐0000 □□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所） 電話：090-0000-0000 メールアドレス：Ho_ten@×××××.com ———————-

POINT:

• Khi gửi lịch cho nhà tuyển dụng, bạn cần gửi ít nhất 3 khoảng thời gian để nhà tuyển dụng lựa chọn.
• Ước lượng thời gian phỏng vấn để thiết lập thời gian kết thúc.

Trường hợp 3: Mẫu email xin đổi, điều chỉnh lịch phỏng vấn đã xác định trước đó件名：×月×日×時からの面接日程変更のお願い（Họ tên）

株式会社◯◯ 人事部　▲▲様

お世話になっております。 (Họ tên)と申します。

×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、 貴社にお伺いすることが難しくなりました。 大変申し訳ございません。

先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、 ご不在とのことでしたので、 メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きました。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、 もし可能であれば、以下の日程の中で 面接を再調整頂けないでしょうか。

【1】 ●月●日（●）●時〜●時 【2】 ●月●日（●）●時〜●時 【3】 ●月●日（●）●時〜●時

後ほど再度お電話させて頂きます。

ご多用の折、お手数をお掛けして申し訳ありませんが、 ご検討頂きますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————— Họ tên 〒000‐0000 □□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所） 電話：090-0000-0000 メールアドレス：Ho_ten@×××××.com ———————-

POINT:

• Trường hợp muốn thay đổi về lịch phỏng vấn, hãy liên lạc ngay bằng điện thoại cho nhà tuyển dụng. Nếu không liên lạc được bằng điện thoại thì gửi email.
• Về lý do thay đổi lịch, không cần thiết phải viết quá chi tiết.
• Trường hợp đã đổi được lịch phỏng vấn thì khi chào hỏi trong buổi phỏng vấn đừng quên cám ơn nhà tuyển dụng đã thay đổi lịch phỏng vấn cho mình.

Trường hợp 4: Mẫu email cảm ơn sau buổi phỏng vấn件名：中途採用面接のお礼（Họ tên）

株式会社◯◯ 人事部　▲▲様

お世話になっております。 本日○時より面接をして頂きました、(Họ tên)と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして 誠にありがとうございました。 ▲▲様のお話を伺い、◆貴社の質の高いサービスや社員満足度、 活躍するための必要なスキル◆について理解を深めることができ、 貴社で仕事をしたいという思いが一層強くなりました。

まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。 末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

——————— Họ tên 〒000‐0000 □□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所） 電話：090-0000-0000 メールアドレス：Ho_ten@×××××.com ———————-

POINT:

• Email cảm ơn nên gửi càng sớm càng tốt, có thể là ngay sau buổi phỏng vấn (chậm nhất là trong ngày hôm sau)
• Trong phần Nội dung email, nhắc lại những điều mà đã được nhà tuyển dụng trình bày trong buổi phỏng vấn (thể hiện ứng viên có nhiệt huyết, hứng thú với công ty tuyển dụng)

Trường hợp 5: Mẫu email gửi CV theo yêu cầu của nhà tuyển dụng件名：応募書類のご提出について／履歴書添付（Họ tên）(hoặc theo yêu cầu của nhà tuyển dụng)

株式会社◯◯ 人事部　▲▲様

お世話になっております。 (Họ tên)と申します。

先日ご依頼頂きました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。 恐れ入りますが、添付ファイルをご確認頂けますでしょうか。

お忙しい中恐縮ですが、 ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————— Họ tên 〒000‐0000 □□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所） 電話：090-0000-0000 メールアドレス：Ho_ten@×××××.com ———————-

POINT:

• Tên của file CV đính kèm ghi rõ ràng dễ hiểu. Ví dụ 「応募者名・履歴書」
• Xác nhận lại xem đã đính kèm file chưa? Dung lượng file có lớn quá không?… trước khi gửi email.

Trường hợp 6: Mẫu email xin ngừng ứng tuyển件名：選考辞退のご連絡（Họ tên）

株式会社◯◯ 人事部　▲▲様

お世話になっております。 (苗字　名前)と申します。

誠に申し訳ございませんが、 諸般の事情により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。 大変貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、 身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを 重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

——————— Họ tên 〒000‐0000 □□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所） 電話：090-0000-0000 メールアドレス：Ho_ten@×××××.com ———————-

POINT:

• Không cần thiết phải viết chi tiết lý do ngừng ứng tuyển
• Gửi email thông báo sớm nhất ngay khi quyết định ngừng ứng tuyển

Trường hợp 7: Mẫu email trả lời naitei件名：Giữ nguyên tiêu đề email nhà tuyển dụng đã gửi cho mình (có dạng Re: …)

株式会社◯◯ 人事部　▲▲様

お世話になっております。 (Họ tên)と申します。

この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。 心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします。

これまでの経験を生かし、貴社の戦力として貢献できるよう 努力して参ります。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————— Họ tên 〒000‐0000 □□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所） 電話：090-0000-0000 メールアドレス：Ho_ten@×××××.com ———————-

POINT:

• Nếu trả lời email thông báo naitei quá muộn đôi khi cũng bị coi là không chấp nhận neitei, cần chú ý trả lời sớm hoặc hẹn thời hạn trả lời cụ thể (mẫu email bên dưới).
• Hãy kiểm tra kỹ nội dung bao gồm điều kiện lao động, lương, thưởng, chế độ làm việc… trước khi trả lời naitei.

Trường hợp 8: Mẫu email xin hoãn trả lời naitei件名：Giữ nguyên tiêu đề email nhà tuyển dụng đã gửi cho mình (có dạng Re: …)

株式会社◯◯ 人事部　▲▲様

お世話になっております。 内定を頂戴した(Họ tên)と申します。

この度は、採用のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。 大変光栄にございます。

早速にも入社承諾のお返事をすべきなのですが、 誠に恐縮ではございますが、 返答については○月△日まで猶予を頂けないでしょうか？

現在、選考が進んでいる企業が他にもあり、 そちらの話も聞いてみてから判断したいと考えております。

もちろん貴社に対して、大きな魅力を感じておりますが、 貴社に失礼のないよう、悔いのない状態で、 入社させて頂きたいのです。

こちらの都合で恐れ入りますが、 ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————— Họ tên 〒000‐0000 □□県□□市□□0‐0‐0（自宅住所） 電話：090-0000-0000 メールアドレス：Ho_ten@×××××.com ———————-

POINT:

• Việc xin trì hoãn trả lời naitei thông thường sẽ hoãn khoảng 2, 3 ngày, lâu nhất là 1 tuần. Không nên hoãn quá lâu.
• Công ty có khả năng sẽ huỷ bỏ naitei nên cần chú ý.

Những lưu ý khác Địa chỉ email

Đối với những người chuyển việc, không dùng địa chỉ email có đuôi của công ty để liên lạc với nhà tuyển dụng.

Nên dùng 1 email cá nhân, có thể vừa check được trên điện thoại và máy tính giúp bạn cập nhật được email sớm, và soạn thảo email, đính kèm file bằng máy tính sẽ dễ dàng hơn.

Hình thức email

Chú ý cỡ chữ, màu chữ. Không nên dùng những highlight hay in đậm in hoa, màu chữ nổi bật, cỡ chữ to nhỏ bất thường trong email.

Chia đoạn rõ ràng, mạch lạc, nên sử dụng máy tính để soạn thảo email.

Sử dụng kính ngữ

Các bạn nên chú ý những cách dùng từ ngữ dễ nhầm lẫn như:

×了解です・分かりました　　　○かしこまりました・承知しました

×御社（văn nói）　　　　　　　○貴社（văn viết）

×見ました　　　　　　　　　　○拝見いたしました

×とりあえず　　　　　　　　　○取り急ぎ

×よろしかったでしょうか　　　○よろしいでしょうか

Sử dụng những cụm từ mào đầu như  お手数をお掛けしますが…, 差し支えなければ…, ご多用の折恐れ入りますが… khi yêu cầu, nhờ vả.

Hi vọng những thông tin tổng hợp trên đây sẽ giúp các bạn đang đi shu có thêm tự tin để tiếp tục con đường của mình. Chúc các bạn tìm việc thành công!

Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.

chuyển việc email lưu ý nhà tuyển dụng tìm việc Xem bình luận và phản hồi