Dịch Vụ Số Hoá Tài Liệu Là Gì? - BPO.MP

Tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu hiện nay không hẳn doanh nghiệp nào cũng nhận thức hết, chính vì thế dịch vụ này cần được phổ biến rộng rãi hơn để mọi người có cái đánh giá đúng về vai trò của nó.

Thời gian gần đây, chúng ta thường được nghe nhắc đến những khái niệm mới như Số hóa tài liệu, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, thành phố thông minh. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về đề tài dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ, cùng những ưu điểm – hạn chế của nó, để có cái nhìn và đánh giá khách quan nhất.

Dịch vụ Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống như chữ viết tay, bản in, âm thanh, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được, đọc được.

Thông thương, tài liệu số bao gồm các dữ liệu dạng chữ, video, âm thanh, hình ảnh,… được sử dụng trên máy tính và được định dạng mà máy tính có thể đọc được.

Các công ty nhập dữ liệu thuê online sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc này một cách nhanh chóng.

>>> Xem thêm: Chuyển đổi số là gì

Phân biệt các khái niệm trong số hoá tài liệu? 

Có thể nói, số hóa tài liệu chính là một phần của quá trình chuyển đổi số (Digital Transformation), bên cạnh số hoá quy trình (Digitalization). 

Các khái niệm trong số hóa thường bị nhầm lẫn với nhau nhưng vẫn có nhiều điểm khác biệt sẽ được làm rõ sau đây. 

So sánh Digitization với Digitalization

Digitization và Digitalization mặc dù là 2 khái niệm có liên quan đến quá trình sử dụng kỹ thuật số để chuyển đổi số hóa nhưng vẫn còn nhiều điểm khác nhau: 

• Digitization: chính là quá trình chuyển đổi số từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số với mục đích chính là lưu trữ, truyền tải và xử lý thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất. 
• Digitalization: sử dụng công nghệ kỹ thuật số hóa để chuyển đổi mô hình doanh nghiệp thêm nhiều cơ hội với mục đích chính là tạo ra những thay đổi mới trong cách thức hoạt động và tăng giá trị đến với khách hàng. 

So sánh Digitalization với Digital Transformation

Digitalization và Digital Transformation lại là hai khái niệm có liên quan đến quá trình số hóa tài liệu để thay đổi và phát triển doanh nghiệp nhưng vẫn có nhiều điểm khác nhau, cụ thể: 

• Digitalization: sử dụng công nghệ kỹ thuật số hóa để chuyển đổi mô hình doanh nghiệp với những phần mềm mới để tạo nên những thay đổi trong cách hoạt động và giá trị tốt nhất đền với khách hàng. 
• Digital Transformation: là sự chuyển đổi sang ứng dụng công nghệ vào công việc để tạo nên những thay đổi toàn diện trong tổ chức và nhân sự nhằm phát triển tối đa tiềm năng của công nghệ số hóa hiện nay. 

Như vậy, có thể thấy rằng Digitalization chính là một phần của quá trình Digital Transformation nhưng lại không phải cứ Digitalization nào cũng có thể dẫn đến Digital Transformation. Vấn đề tùy vào doanh nghiệp nếu biết cách thay đổi con người và tổ chức sao cho phù hợp với xu hướng và yêu cầu của công nghệ số mới có thể gọi là Digital Transformation.

Số hoá dữ liệu: Cách thức tạo giá trị cạnh tranh trên thị trường

Các tài liệu nên được số hóa trong doanh nghiệp?

Cùng điểm qua các tài liệu nên được số hóa tài liệu trong các doanh nghiệp hiện nay để có thêm những thông tin và sự lựa chọn phù hợp nhất: 

• Tài liệu hồ sơ về công việc: Đây là những tài liệu để theo dõi, xử lý công việc mà các cá nhân, tổ chức,… trong doanh nghiệp đang thực hiện. 
• Tài liệu văn bản quy phạm pháp luật: Tùy vào những doanh nghiệp khác nhau mà các văn bản quy phạm pháp luật sẽ yêu cầu khác nhau và đòi hỏi cần được số hóa nhằm đảm bảo phục vụ công việc tối ưu nhất. 
• Tài liệu về hồ sơ nhân sự: Đều là những tài liệu có liên quan đến hoạt động của các nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp như thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảng lương, khen thưởng,… 
• Tài liệu kế toán: Bao gồm các tài liệu có liên quan đến hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp. 
• Tài liệu kỹ thuật, quảng cáo: Đều là những tài liệu có liên quan trực tiếp đến các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cũng như các chiến lược marketing, quảng bá sản phẩm,… 

Vì sao doanh nghiệp phải sử dụng dịch vụ Số hóa tài liệu?

Cùng vói sự gia tăng dân số thì lượng kho tàng giấy tờ, tài liệu và kiến thức của nhân loại càng trở nên khổng lồ, bên cạnh đó việc bảo quản và lưu hành các loại văn bản, tài liệu này cũng dần bị hạn chế.

Vì những lẽ đó, việc áp dụng Số hóa vào thực tiễn là giải pháp hợp lý nhất cho vấn đề trên. Số hóa tài liệu sẽ giúp việc tìm kiếm, chia sẻ, lưu trữ, truy xuất thông tin thực hiện một cách nhanh gọn, đơn giản và dễ dàng nhất.

Ưu điểm và hạn chế của dịch vụ Số hóa tài liệu

Ưu điểm

• Giúp việc lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Các loại tài liệu số khác nhau được chuyển đổi qua lại linh hoạt.
• Cắt giảm tối đa chi phí cho các hoạt động quản lý,  không gian lưu trữ.
• Tài liệu có khả năng được chỉnh sửa và tái sử dụng.

Hạn chế

• Tốn chi phí đầu tư ban đầu về máy móc tiên tiến, cơ sở hạ tầng CNTT, công nghệ hiện đại.
• Nguy cơ dễ bị sửa đổi và sao chép trái pháp luật tài liệu.
• Khó khăn trong việc thực hiện do phải trải qua quá trình đào tạo đồng bộ và theo hệ thống. Ngoài ra, việc bảo mật tài liệu cũng khá phức tạp.

Trong thời đại phát triển khoa học công nghệ như hiện nay, việc am hiểu các kiến thức cơ bản của Số hóa tài liệu là vô cùng cần thiết đối với mọi tổ chức. Các doanh nghiệp cần đầu tư nghiên cứu và ứng dụng Số hóa để tận dụng tối đa ưu điểm, khắc phục tối đa các hạn chế của nó để tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp.

Giải pháp số hóa tài liệu trong thư viện trọn gói

Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ chuẩn ISO

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn ISO của từng doanh nghiệp sẽ khác nhau vì tùy thuộc vào mục đích số hóa khác nhau. Tuy nhiên bất cứ quy trình nào muốn tối ưu đều phải đáp ứng những bước cơ bản ngay sau đây.

Xác định mục tiêu số hóa tài liệu

Xác định mục tiêu số hóa các tài liệu chính là bước quan trọng trong quy trình số hóa từ dạng truyền thống sang kỹ thuật số. Mục tiêu số hóa cũng sẽ có nhiều sự khác nhau tùy vào nhu cầu và tính chất của từng đơn vị, cụ thể là: 

• Tiết kiệm tối ưu về không gian lưu trữ cũng như chi phí quản lý tài liệu. 
• Nhằm tăng năng suất làm việc và hiệu quả kinh doanh khi dễ dàng truy cập và chia sẻ cũng như xử lý thông tin. 
• Góp phần bảo vệ môi trường khi giảm lượng rác thải và tiết kiệm năng lượng. 
• Tăng tính bảo mật thông tin và ngăn ngừa rủi ro của tài liệu. 
• Tăng sự tương tác, hợp tác giữa nhân viên, khách hàng trong doanh nghiệp. 

Thu thập tài liệu lưu trữ

Tùy vào tình hình, quy mô cũng như đặc thù của từng đơn vị mà việc thu thập hồ sơ để lưu trữ sẽ khác nhau theo mục đích của doanh nghiệp đưa ra. Cụ thể các doanh nghiệp muốn số hóa tài liệu về nhân sự sẽ yêu cầu thu thập tài liệu về hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, bảng lương thưởng thỏa thuận,…

Chuẩn bị tài liệu

Bước chuẩn bị tài liệu sẽ bao gồm cả việc kiểm tra các tài liệu đã được thu thập theo từng phòng ban khác nhau và đòi hỏi cần tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng các trang tài liệu tránh những hư hỏng trong quá trình số hóa. Bước này lại bao gồm 2 thao tác nhỏ là: 

• Chuẩn bị bìa cứng, ghim, kẹp và tiến hành làm phẳng tài liệu. 
• Phân loại tài liệu và tách riêng biệt nhưng trang đã rách, hư hỏng.

Lựa chọn công nghệ và thiết lập hệ thống

Đây là bước quyết định trong việc chuyển đổi tài liệu giấy sang số hóa với việc cần làm là scan và thiết lập hệ thống sao cho phù hợp với mục đích và yêu cầu từ phía đơn vị. Tùy vào từng tài liệu khác nhau mà công nghệ và thiết lập hệ thống cũng có sự khác nhau mà người số hóa cần lưu ý.

Cách số hoá tài liệu lưu trữ chuẩn ISO

Kiểm tra tài liệu

Tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng các file sau khi đã số hóa tài liệu và nên thực hiện kiểm tra với 2 lần nhằm đảm bảo chất lượng tốt nhất, tránh những sai sót dù là nhỏ nhất có thể xảy ra như mờ, mất góc,… Trường hợp nếu không đạt yêu cầu sẽ bắt buộc phải thực hiện lại đến khi đảm bảo những chất lượng hoàn hảo nhất. 

• Lần 1: Kiểm tra với 100% file đầu ra.
• Lần 2: Kiểm tra xác suất với 20% file đầu ra. 

Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Bước cuối cùng sẽ bàn giao lại tài liệu đã được số hóa và tài liệu gốc đến với đơn vị và bước này cần phải được kiểm tra, nghiệm thu hết sức kỹ lưỡng từng trang đề đảm bảo về chất lượng và thẩm mỹ. Yêu cầu các tài liệu phải đảm bảo đầy đủ đúng như đã nhận ban đầu và không có bất cứ sai sót nào.

Giải pháp BPO.MP –  Quản lý dữ liệu, số hoá quy trình và chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Giải pháp BPO.MP – Quản lý dữ liệu, số hoá quy trình và chuyển đổi số cho doanh nghiệp là một giải pháp được cung cấp bởi công ty BPO.MP, một công ty chuyên về dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) và giải pháp công nghệ thông tin (IT). Hiện tại, giải pháp BPO.MP trong số hóa tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp này có những dịch vụ và công nghệ ưu việt sau:

• Quản lý dữ liệu: BPO.MP cung cấp các dịch vụ nhập liệu và xử lý dữ liệu cho các doanh nghiệp thông qua nhiều nguồn dữ liệu khác nhau bao gồm việc kiểm tra, chỉnh sửa, phân tích và báo cáo dữ liệu trên công nghệ khoa học tiên tiến nhất hiện nay.
• Số hoá quy trình: BPO.MP cung cấp đầy đủ các giải pháp số hóa các tài liệu đến với các doanh nghiệp khi có nhu cầu bao gồm quét, chuyển đổi các tài liệu từ dạng truyền thống sang kỹ thuật số hóa cùng công nghệ nhận diện ký tự quang học OCR hiện đại nhất nhằm đem lại những trải nghiệm hoàn hảo đến với khách hàng.
• Chuyển đổi số cho doanh nghiệp: BPO.MP cũng đã và đang cung cấp những giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp từ xây dựng hệ thống, quản lý dữ liệu theo đúng tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 tốt nhất cho các doanh nghiệp.

Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ đạt chuẩn ISO

Công ty TNHH BPO.MP là doanh nghiệp BPO đầu tiên theo mô hình liên doanh Việt – Nhật cung cấp các dịch vụ về nghiệp vụ Business Process Outsourcing – thuê ngoài quy trình kinh doanh, bao gồm dịch vụ số hóa tài liệu, nhập liệu & xử lý dữ liệu, gia công tài chính – kế toán, viết nội dung, biên-phiên dịch, xử lý ảnh, gán nhãn tài liệu, giới thiệu nhân sự tốt nhất hiện nay mà khách hàng nhất định không được bỏ qua. Liên hệ ngay BPO.MP qua Hotline để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. 

MPBPO.COM.VN

Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thành thạo kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm làm việc, công ty TNHH BPO.MP tự hào là công ty chuyên cung cấp dịch vụ gia công quy trình doanh nghiệp hàng đầu, với chất lượng tốt nhất cùng giá thành ưu đãi nhất.

Một số dịch vụ/giải pháp mà MP.BPO cung cấp:

> Số hóa tài liệu

> Nhập dữ liệu thuê online

> Dịch vụ nhập liệu tốt nhất

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ qua:

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH BPO.MP

– Đà Nẵng: Số 06 Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu,Tp Đà Nẵng

– Hà Nội: Tầng 10, tòa nhà SUDICO, đường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

– T.p Hồ Chí Minh: 36-38A Trần Văn Dư, Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh

– Hotline: 0931 939 453

– Email: info@mpbpo.com.vn