Định Dạng Văn Bản Là Gì? 3 Kiểu định Dạng Văn Bản Phổ Biến

Bạn đã biết định dạng văn bản là gì chưa? Những quy định chuẩn nào trong định dạng văn bản để đạt yêu cầu, thể hiện sự chuyên nghiệp? Hãy cùng GiaiNgo nhé!

1. Định dạng văn bản là gì?
   1. Định dạng văn bản là gì?
   2. Các kiểu định dạng văn bản phổ biến
2. Cách định dạng văn bản
   1. Dùng các chức năng định dạng trong Paragraph
   2. Định dạng với hình mũi tên
   3. Dùng thước ngang để định dạng văn bản
3. Định dạng Font chữ trong bản Word
   1. Định dạng Font chữ
   2. Sử dụng các phím tắt

Định dạng văn bản là gì?

Định dạng văn bản là gì?

Định dạng văn bản là thay đổi kiểu dáng, cách bố trí của các thành phần trong văn bản. Mỗi một văn bản sẽ có những cách định dạng khác nhau.

Định dạng văn bản nhằm đạt mục đích giúp cho văn bản được đẹp mắt, rõ ràng, dễ hiểu. Đặc biệt, nó giúp nhấn mạnh đến những nội dung quan trọng của bài viết. Để từ đó, người xem có thể dễ dàng bao quát nội dung văn bản.

GiaiNgo đã giúp bạn biết được khái niệm định dạng văn bản là gì. Vậy có bao nhiêu kiểu định dạng văn bản, cùng GiaiNgo tìm hiểu trong nội dung tiếp theo nhé!

Các kiểu định dạng văn bản phổ biến

Dưới đây GiaiNgo chia sẻ với bạn đọc 3 kiểu định dạng văn bản phổ biến như sau:

Định dạng ký tự

Định dạng ký tự là lệnh để định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, font chữ, màu sắc,… sao cho phù hợp với kiểu văn bản. Đa số các văn bản thường sử dụng font chữ là Time New Roman, cỡ chữ 13, màu chữ là màu đen.

Bên cạnh đó cũng có những văn bản mà bạn có thể sử dụng phông chữ khác, màu sắc bắt mắt hơn để làm nổi bật văn bản. Tất cả các thao tác định dạng ký tự đều được thực hiện trên thanh công cụ một cách đơn giản, nhanh gọn.

Với những bạn mới bắt đầu tiếp xúc với Tin học, tiếp xúc với Word thì định dạng ký tự là thao tác các bạn vẫn có thể thực hiện dễ dàng.

Định dạng đoạn văn bản

Định dạng đoạn văn bản là lệnh định dạng bao gồm căn lề, khoảng cách trước sau, trên dưới của chữ,.… Khác với định dạng ký tự, định dạng đoạn văn tác động toàn bộ đến đoạn văn bản mà con trỏ soạn thảo đang ở đó.

Để định dạng đoạn văn bản, bạn cần thực hiện như sau:

• Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng.
• Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ Word để định dạng.

Ngoài việc sử dụng thanh công cụ bạn cũng có thể sử dụng phím tắt để định dạng. GiaiNgo sẽ thông tin đến bạn trong những phần tiếp theo của bài viết, đừng bỏ lỡ nhé!

Định dạng trang

Định dạng trang là lệnh dùng để định dạng hướng giấy, khoảng cách lề trang, cách đánh số trang, phân biệt trang đầu với các trang khác, phân biệt các trang chẵn lẻ,… Định dạng trang sẽ giúp văn bản đẹp, hoàn chỉnh và cân đối nhất.

Các bước định dạng trang văn bản như sau:

• Chọn hướng trang: Trang giấy ngang hoặc dọc.
• Đặt lề trang: Lề trái, lề phải, lề trên hoặc lề dưới.
• Kích thước lề: Tùy thuộc vào từng loại văn bản mà chúng ta có những cách căn lề khác nhau.

Cách định dạng văn bản

Các cách định dạng văn bản là gì, nội dung dưới đây GiaiNgo sẽ hướng dẫn chi tiết từng cách cho bạn tham khảo nhé!

Dùng các chức năng định dạng trong Paragraph

Các bước thực hiện định dạng văn bản bằng cách dùng các chức năng định dạng trong Paragraph gồm:

Bước 1: Mở file Word muốn định dạng và bôi đen văn bản.

Bước 2: Chọn tab Home, click chuột vào mũi tên ô Paragraph.

Bước 3: Tại cửa sổ Paragraph, thực hiện lần lượt các thao tác sau:

• Tại mục General, chọn Alignment (canh lề đoạn văn bên trái hoặc phải), Outline Level (chọn kích cỡ của văn bản).
• Tại mục Indentation bao gồm Left và Right (chọn khoảng cách đoạn văn lề trái và lề phải).
• Mục Special (chọn kiểu thụt đầu dòng của đoạn văn), By (khoảng cách thụt đầu dòng).
• Mục Spacing gồm: Before (Khoảng cách giữa dòng đầu với dòng bên trên); After (Khoảng cách giữa dòng cuối cùng với dòng bên dưới); Line Spacing (Khoảng cách giữa các dòng trong cùng 1 đoạn văn); At (Khoảng cách dòng giữa các đoạn văn).

Bước 4: Sau khi thực hiện các lệnh định dạng, nhấp vào mục OK để áp dụng.

Định dạng với hình mũi tên

Để định dạng văn bản bằng cách định dạng với hình mũi tên, bạn thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Kích chuột vào Layout trên thanh công cụ, sau đó bấm vào biểu tượng mũi tên trong Page Setup để tiến hành thiết lập trang.

Bước 2: Tại hội thoại chỉnh lề, chọn Margins và tiến hành điều chỉnh lề theo kích thước chuẩn lề A4.

Bước 3: Sau khi chỉnh sửa xong, nhấp vào mục OK để áp dụng.

Dùng thước ngang để định dạng văn bản

Định dạng văn bản bằng cách dùng thước ngang, bạn cần thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Kích chuột vào tab View, sau đó chọn Ruler để mở hiển thị thước ngang.

Bước 2: Thực hiện các thao tác căn chỉnh lề theo mong muốn.

• First line indent: Thiết lập chế độ thụt đầu dòng cho dòng 1 của đoạn văn.
• Left Indent: Thiết lập chế độ thụt đầu dòng từ dòng thứ 2 tới dòng cuối của đoạn văn.
• Right Indent: Thiết lập lề phải cho các dòng của đoạn văn.

Trong quá trình tìm hiểu định dạng văn bản là gì, ta có thể thấy định dạng font chữ cũng là một yếu tố quan trọng.

Vậy định dạng font chữ trong Word như thế nào, nội dung tiếp theo của bài viết sẽ giải đáp giúp bạn ngay nhé.

Xem thêm: Nguyên nhân gây lag máy? Cách khắc phục tình trạng này

Định dạng Font chữ trong bản Word

Định dạng Font chữ

Định dạng font chữ cho phép bạn tùy chọn cỡ chữ, màu chữ, kiểu in đậm, in nghiêng,… Bạn có thể định dạng font chữ trước hoặc sau khi soạn thảo văn bản.

Định dạng font chữ cho trang mới

Để thực hiện việc định dạng font chữ, bạn cần thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Kích chuột vào tab Home, chọn biểu tượng Font.

Bước 2: Tại hộp thoại font, bạn thực hiện các mục sau:

• Mục Font: Lựa chọn font chữ.
• Mục Font Style: Lựa chọn kiểu chữ.
• Mục Size: Lựa chọn cỡ chữ.

Bước 3: Nếu bạn muốn thiết lập các giá trị này mặc định cho tất cả các trang trong Word thì kích chọn Set As Default.

Bước 4: Hộp thoại Microsoft Word xuất hiện, kích chọn All Document based on the Normal Template để thiết lập cho tất cả các trang trong Word.

Bước 5: Nhấn OK để áp dụng.

Định dạng khoảng cách chữ

Sau khi soạn thảo văn bản, bạn thực hiện các bước sau để định dạng font:

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + D để mở cửa sổ định dạng font chữ.

Bước 2: Chọn Advanced, sau đó thiết lập các định dạng tại mục Character Spacing.

• Mục Spacing gồm có 3 tùy chọn Normal (bình thường), Expanded (rộng hơn bình thường), Condensed (thu hẹp lại).
• Mục By: Nhập giá trị tùy chỉnh cho phù hợp.

Bước 3: Nhấn OK để áp dụng.

Sử dụng các phím tắt

Các phím tắt có thể sử dụng trong định dạng văn bản là gì chắc hẳn được nhiều người quan tâm. Các phím tắt có thể giúp cho việc soạn thảo hoàn thành nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn.

Dưới đây là tổng hợp các phím tắt trong Word bạn có thể tham khảo:

Phím tắt	Công dụng
Ctrl + D	Mở khung cửa sổ cho phép đổi font chữ.
Ctrl + B	In đậm đoạn văn bản đã bôi đen.
Ctrl + I	In nghiêng đoạn văn bản đã bôi đen.
Ctrl + U	Gạch chân đoạn văn bản đã bôi đen.
Ctrl + E	Căn chỉnh đoạn văn bản đã bôi đen vào vị trí trung tâm.
Ctrl + J	Căn chỉnh cân đối hai lề cho đoạn văn bản đã bôi đen.
Ctrl + L	Căn trái cho đoạn văn bản đã bôi đen.
Ctrl + R	Căn phải cho đoạn văn bản đã bôi đen.
Ctrl + M	Lùi đầu dòng đoạn văn bản đã bôi đen.
Ctrl + Shift + M	Khôi phục trạng thái văn bản trước khi Ctrl +M.
Ctrl + Shift + >	Tăng kích cỡ văn bản đã bôi đen.
Ctrl + Shift + <	Giảm kích cỡ văn bản đã bôi đen.

Như vậy bạn đã biết định dạng văn bản là gì cũng như cách định dạng văn bản sao cho bố cục chuẩn, tạo sự đồng nhất toàn nội dung. Hy vọng những kiến thức GiaiNgo chia sẻ có thể giúp bạn trong học tập và công việc. Truy cập GiaiNgo mỗi ngày để đón nhận nhiều điều bổ ích nhé!