Định Dạng Văn Bản Là Gì? Hướng Dẫn Cách định Dạng File Word Chuẩn

Đối với việc soạn thảo một file văn bản trên word thì điều đầu tiên bạn cần phải làm là định dạng văn bản. Việc định dạng chuẩn theo quy định vừa giúp văn bản được hợp lệ mà vừa giúp cho người đọc dễ hiểu về nội dung hơn. Các văn bản đều chứa những thuộc tính, có những kiểu định dạng riêng.

Tuy nhiên bạn cần phải nắm bắt được quy định chuẩn trong định dạng để đạt yêu cầu, thể hiện sự chuyên nghiệp hơn. Để hiểu rõ về định dạng văn bản là gì? Cách định dạng cho tài liệu word như thế nào chuẩn thì đừng bỏ lỡ bài viết của Viết Bài Xuyên Việt nhé!

Mục lục

• Định dạng văn bản là gì?
• Các cách định dạng văn bản
  • Cách 1: Dùng các chức năng định dạng trong Paragraph
  • Cách 2: Định dạng với hình mũi tên
  • Cách 3: Dùng thước ngang để định dạng văn bản
• Các lệnh định dạng văn bản
• Cách định dạng văn bản để tạo một file Word chuẩn
  • Thực hiện căn lề, kích thước
  • Định dạng Font chữ trong Word
  • Sao chép định dạng Format Painter Word
  • Định dạng văn bảng bằng các phím tắt

Định dạng văn bản là gì?

Đối với những bạn làm việc trên word nhiều thì chắc chắn không còn xa lạ gì về thuật ngữ định dạng văn bản. Bởi đây chính là yêu cầu cần thiết khi thực hiện soạn thảo văn bản trên word khi học tập hay làm việc. Tuy nhiên, với những người mới bắt đầu học thì chưa hiểu rõ về định dạng văn bản là gì?

Giải đáp thắc mắc của các bạn về định dạng văn bản là gì thì thực chất đây chính là cách trình bày văn bản theo những thuộc tính quy định. Việc định dạng văn bản là nhằm đạt mục đích giúp cho văn bản được đẹp, rõ ràng, dễ hiểu, nhấn mạnh đến những nội dung quan trọng của bài viết. Từ đó giúp cho người đọc có thể dễ hiểu nội dung văn bản nhất.

Các cách định dạng văn bản

Có nhiều cách định dạng văn bản và mỗi cách sẽ được thực hiện khác nhau. Viết Bài Xuyên Việt sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng cách:

Cách 1: Dùng các chức năng định dạng trong Paragraph

Bạn chọn tab Home tìm vào nhóm Paragraph rồi chọn các chức năng tương ứng để định dạng.

• KOLs là gì? KOLs Marketing có hiệu quả không?
• Getresponse là gì? Giới thiệu và ưu điểm
• TOP 10 trang mạng xã hội lớn nhất thế giới
• B2C là gì? Mô hình B2C có lợi gì không?

Cách 2: Định dạng với hình mũi tên

Bạn chọn tab Home nhìn rồi chọn mũi tên trong nhóm Paragraph. Khi này thì bản word sẽ hiện lên hộp thoại Paragraph với đầy đủ thông tin định dạng văn bản. Alignment sẽ cho phép người dùng lựa chọn chức năng canh lề:

• Justified: canh đều 2 bên lề trái và lề phải

• Left: canh đều lề trái

• Right: canh đều lề phải

• Center: canh giữa trái lề trái và lề phải tạo sự cân đối

Tính năng Special cho phép người dùng thiết lập độ thụt của dòng văn:

• First line: Tạo ra độ thụt dòng cho dòng đầu tiên trong đoạn văn, bạn gõ vào kích thước cần thiết lập trong mục By

• Hanging: Tạo ra độ thụt dòng cho dòng thứ 2 về sau trong đoạn văn, bạn gõ vào kích thước cần thiết lập trong mục By

• None: Khi không cần thì bạn nhấn mục này để hủy bỏ chế độ thụt dòng trong đoạn

Spacing là tính năng cho phép người dùng thiết lập khoảng cách giữa các đoạn văn:

• Before: Tạo ra khoảng cách giữa dòng cuối của đoạn văn ở phía trên với dòng đầu tiên của đoạn văn cần được định dạng

• After: Tạo ra khoảng cách giữa dòng cuối của đoạn văn cần được định dạng với dòng đầu của đoạn văn đằng sau

Sau khi đã lựa chọn các thiết lập định dạng mới cho văn bản thì bạn nhấn vào nút OK để hình thành thiết lập. Nếu bạn hủy bỏ thuộc tính vừa chọn thì nhấn vào dấu tích nhé.

Các thuộc tính trong hộp thoại được hoàn chỉnh dần dần, bạn chỉ cần nhấn chọn OK để hoàn thành thiết lập. Nếu muốn hủy bỏ các thuộc tính vừa chọn thì nhấn Cancel sẽ được.

Cách 3: Dùng thước ngang để định dạng văn bản

Thước ngang mà chưa hiển thị ở màn hình máy tính thì bạn phải để nó hiển thị bằng cách chọn vào biểu tượng của View Ruler ở đầu thanh cuộn dọc hay Tab View. Trong nhóm Show click thì bạn chọn ô Ruler, các thiết lập:

• First line indent: Tạo ra chế độ thụt đầu dòng cho dòng 1 của đoạn văn

• Left Indent: Tạo ra chế độ thụt đầu dòng từ dòng thứ 2 tới dòng cuối của đoạn văn

• Right Indent: Tạo ra lề phải cho các dòng của đoạn văn

Xem ngay:

• Dịch vụ viết bài chuẩn SEO
• Dịch vụ quản trị website

Các lệnh định dạng văn bản

Như vậy bạn có thể nắm bắt được định dạng văn bản là gì? Đối với định dạng văn bản thì thường có những lệnh sau đây:

• Định dạng kí tự: Đây chính là lệnh để định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, phông chữ, màu sắc.
• Định dạng đoạn văn bản: Đây chính là lệnh định dạng gồm căn lề, khoảng cách trước sau, trên dưới của chữ…
• Định dạng trang: Đây là lệnh dùng để định dạng hướng giấy, kích thước các lề

Cách định dạng văn bản để tạo một file Word chuẩn

Như đã nói thì định dạng văn bản là một yếu tố quan trọng cần phải thực hiện khi tạo một file văn bản trên word. Thế nên bạn cần hiểu rõ về định dạng văn bản là gì? Cách thức định dạng theo đúng quy định trong soạn thảo văn bản. Cụ thể bạn có thể thực hiện các bước định dạng văn bản trên word như sau:

Thực hiện căn lề, kích thước

Bước 1: Để có thể thực hiện căn lề chuẩn cho văn bản trên word thì bạn cần chuyển đổi kích thước sang định dạng “cm”. Tiếp đến, bạn cần căn chuẩn các lề bao gồm lề left – lề trái, right- lề phải, top – lề trên, bottom – lề dưới. Căn lề chuẩn theo khổ giấy A4 với tỷ lệ cụ thể như sau:

• Top để 2 – 2,5 cm
• Bottom để 2 – 2,5 cm
• Left để 3 – 3,5 cm
• Right để 1,5 – 2 cm

Với cách thực hiện đơn giản, văn bản bạn nhấn vào mục Page Layout và nhấn tiếp vào biểu tượng mũi tên trong Page Setup để thiết lập trang. Từ đó bước 1 được hoàn tất.

Bước 2: Thực hiện điều chỉnh lề cho văn bản tại giao diện hiển thị. Ở phần tab Margins sẽ có các mục để bạn căn chỉnh, khi bạn căn chỉnh như thế nào thì lệnh in sẽ ra như vậy.

• Top: Căn lề trên
• Bottom: Căn lề dưới
• Left: Căn lề trái
• Right: Căn lề phải

Bước 3: Chỉnh khổ ngang và khổ dọc của văn bản

Trong phần Orientation sẽ có bố cục để điều chỉnh văn bản thành khổ ngang hoặc khổ dọc. Nếu bạn muốn dùng khổ dọc thì hãy chọn Portrait, còn nếu muốn dùng khổ ngang thì hãy chọn Landscape là hoàn tất.

Định dạng Font chữ trong Word

Định dạng font chữ: Bạn có thể thực hiện các tùy chọn như chọn cỡ chữ, màu chữ, font chữ, kiểu in đậm, in nghiêng… Để thực hiện cho việc định dạng font chữ này thì trong tab Home ta nhấn vào biểu tượng nhóm Font rồi nhấn vào biểu tượng mũi tên. Tại đây sẽ hiển thị giao diện để chỉnh font chữ trong tài liệu để bạn chọn cho phù hợp. Lúc soạn thảo thay vì bạn phải đổi font chữ liên tục thì hãy đặt font chữ mặc định cho phiên Word đang hoạt động và những lần sau.

Chỉnh khoảng cách chữ: Hãy mở mục Font rồi chuyển sang Character Spacing để thiết lập. Tại mục Spacing sẽ có 3 tùy chọn để có thể điều chỉnh với khoảng cách như sau:

• Normal: Bình thường
• Expanded: Rộng hơn bình thường
• Condensed: Thu hẹp lại
• By: Nhập giá trị tùy chỉnh cho phù hợp

Sao chép định dạng Format Painter Word

Tại Format Painter sẽ giúp sao chép định dạng từ vùng văn bản này sang vùng văn bản khác. Nếu như văn bản của bạn có nhiều vùng định dạng giống nhau thì nên dùng lệnh này. Cụ thể bạn hãy bôi đen vùng văn bản cần định dạng rồi click vào tab Home, chọn tiếp biểu tượng Format Painter có hình chổi. Lúc này sẽ hiển thị biểu tượng hình chổi để chúng ta bôi đen vào vùng văn bản mà bạn cần định dạng. Từ đó vùng nội dung sẽ có phần định dạng giống như văn bản trước.

Định dạng văn bảng bằng các phím tắt

Trong khi dùng văn bản có nhiều phím tắt thông dụng được dùng nhiều trong word:

• Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+B: in đậm toàn văn bản

• Ctrl+D: Để mở ra hộp thoại định dạng font chữ

• Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+I: in nghiêng văn bản

• Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+U: gạch chân đoạn văn, câu hoặc văn bản

• Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + >: để tăng kích cỡ văn bản

• Bôi đen văn bản sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + <:  dùng để giảm kích cỡ văn bản

Vietbaixuyenviet.com vừa cung cấp chi tiết về định dạng văn bản là gì cũng như cách định dạng văn bản đúng nguyên tắc nhất. Khi được định dạng thì văn bản sẽ có một thể thống nhất, bố cục rõ ràng, dễ hiểu. Hy vọng thông tin mà chúng tôi mang đến thông tin bổ ích để bạn áp dụng tốt trong học tập, công việc của mình nhé!