Download Trọn Bộ Mẫu KPI Tất Cả Các Phòng Ban - Wismizer

KPI là viết tắt của từ Key Performance indicators – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Ưu điểm của KPI là gì?

Chỉ số KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.

Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.

KPI là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.

Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.

Nhược điểm của KPI là gì?

Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyện môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách khoa học nhất.

Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.

Tìm hiểu quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI

Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án đều có những quy trình áp dụng KPI riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên chúng ta vẫn sẽ có 1 quy chuẩn chung hay còn gọi là khung về quy trình xây dựng hệ thông KPIs. cũng như các yếu tố xây dựng KPI như sau:

1. Xác định chủ thể xây dựng KPI 

Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về KPI là gì?

Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.

2. Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…

Xem thêm 3 Mô hình Lãnh đạo phổ biến nhất

3. Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh

Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.

4. Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

– Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

– Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.

– Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

5. Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.

6. Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

Mẫu hệ thống KPI cho các phòng ban

Mẫu KPI cho phòng Kinh doanh

Bộ phận kinh doanh đảm nhiệm nghiệp vụ quan trọng hàng đầu doanh nghiệp khi mang lại đơn hàng, doanh số bằng cách tiếp cận trực tiếp tới khách hàng. Đây là một trong những bộ phận người quản lý bắt buộc phải giám sát chặt chẽ nhằm đưa ra quyết định điều chỉnh chiến lược bán hàng hay sản phẩm ưu tiên kịp thời.

Mẫu KPI cho phòng Marketing

Chỉ số KPI trong marketing là yếu tố đặc biệt quan trọng, được xác định theo các chỉ số như: Chỉ số KPI marketing cho hoạt động quảng cáo, chỉ số KPI marketing cho hoạt động khuyến mãi, chỉ số KPI marketing cho quan hệ công chúng, chỉ số KPI marketing cho hoạt động internet marketing.

Mẫu KPI cho phòng Nhân sự

KPI nhân sự cung cấp những chỉ số hiệu suất của nhân sự gắn liền với chiến lược kinh doanh, mục tiêu và sứ mệnh của công ty. Nó tạo ra công thức tối ưu chi phí cho việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự tại doanh nghiệp.

Mẫu KPI cho phòng Kế toán

Tương tự như phòng kinh doanh, áp dụng KPI quản lý bộ phận kế toán có ý nghĩa quan trọng với tất cả các doanh nghiệp. Bởi lẽ, kế toán bao gồm nhiều nghiệp vụ đặc thù khiến cho kế toán tổng hợp và kế toán công nợ, ngân hàng… có thang đo hiệu suất khác nhau.

Xem thêm Tải miễn phí 5 bài test đánh giá năng lực lãnh đạo, quản lý

Mẫu KPI cho phòng Chăm sóc khách hàng

Các chỉ số KPI mà nhân viên chăm sóc khách hàng phải hoàn thiện đem đến cái nhìn tổng quan về hiệu quả chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Nó cho thấy khả năng nâng cao mức độ hài lòng đồng thời giữ chân khách hàng thông qua những cách thức quan tâm kịp thời.

Mẫu KPI cho bộ phận Công nghệ thông tin

Chức năng của bộ phận công nghệ thông là duy trì tính ổn định, bảo mật của hệ thống mạng, phần mềm phần cứng cùng cơ sở dữ liệu. Từ đó, bộ phận này hỗ trợ mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị diễn ra ổn định và hiệu quả.

Mẫu đánh giá KPI cho cá nhân  

Bên cạnh những mẫu KPI từng phòng ban như trên, người quản lý có thể đánh giá năng lực nhân viên chi tiết hơn khi xem xét bảng tổng kết KPI cá nhân. Các tiêu chí này không chỉ kiểm tra hiệu suất công việc mà còn bao gồm cả thái độ làm việc, khả năng giải quyết tình huống của nhân sự.

Lưu ý khi sử dụng hệ thống KPI cho các phòng ban

Trọng số của các nhóm KPI: thay đổi tùy theo mục tiêu chiến lược của công ty. Ví dụ, công ty đang cần mở rộng quy mô, thì nhóm chỉ số KPI về tuyển dụng sẽ có trọng số cao nhất.

Các biểu mẫu KPI có sẵn chỉ mang tính tham khảo. Khi áp dụng, doanh nghiệp cần thiết lập chỉ số KPI dựa trên những mục tiêu cụ thể.

Mọi KPI cần được xây dựng thống nhất, có sự liên kết, hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Do đó, việc phân chia KPI cần thực hiện từ trên xuống thông qua các cấp độ: công ty → phòng ban → cấp quản lý → nhân viên.

KPI cần được xác định cùng với chỉ tiêu cụ thể của từng giai đoạn, cũng như kế hoạch hành động tương ứng.

Doanh nghiệp cần ứng dụng KPI nhân sự triệt để, kiên trì và quyết liệt. Bởi xây dựng một hệ thống đã khó, triển khai ứng dụng nó sao cho phù hợp với đặc thù của tổ chức mình lại càng khó hơn, không hệ thống nào vừa đưa ra mang lại hiệu quả ngay.

(Nguồn: tổng hợp)