Email Là Gì? Cấu Trúc, Phân Loại, Chức Năng Và Cách Tạo Email Nhanh ...

Email là gì? Cấu trúc, phân loại, chức năng và cách tạo email nhanh nhất 

Email là gì? Gửi Email, nhận email, check email có lẽ là những từ không còn xa lạ với bất kì ai nữa. Nhưng thật sự bạn đã hiểu hết về phương thức gửi thư điện tử này? Và có thắc mắc tại sao phải có một địa chỉ hay tài khoản Email, sao tên địa chỉ lại buộc phải vậy? Tuy khái niệm email không lạ nhưng chưa hẳn chúng ta đã hiểu sâu về nó. Chúng tôi sẽ giúp bạn có được một khối thông tin tổng quát về Email cho bạn sử dụng.

Email là gì?

Email là viết tắt của cụm từ Electronic Mail, đó là một phương thức trao đổi thư kỹ thuật số giữa những người cùng sử dụng các thiết bị kỹ thuật số như máy tính, laptop, điện thoại di động, máy tính bảng và một số thiết bị khác,….

Phương thức này được thực hiện trong một thời gian ngắn vừa gửi và vừa nhận thư. 

Những Email này để gửi các thư dạng văn bản, mặt khác người gửi có thể đính kèm thêm các file đa phương tiện khác: file đồ họa, video hoặc hình ảnh.

Phương thức gửi thư này là cách gửi thư nhanh nhất, có thể gửi thư đến khắp mọi nơi trên thế giới chỉ trong vòng vài giây chớp nhoáng.

Chính vì vậy Email đóng một vai trò quan trọng, giúp mọi người có thể liên lạc với nhau một cách dễ dàng. Email đóng vai trò hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp lớn và vừa, bên cạnh hỗ trợ cá nhân trong việc trao đổi thư hay văn bản quan trọng.

Cấu trúc một địa chỉ Email

Cấu trúc của một địa chỉ email gồm 2 phần cơ bản, đó là: 

– Tên hộp thư: Phần tên hộp thư sẽ đứng trước ký tự @, được viết liền không dấu và do người dùng tự đặt. … 

– Tên miền: Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử và sẽ đứng sau ký hiệu @.

Ví dụ về tên: Nguyenminhtam@yahoo.com chính là một địa chỉ email.

Phần Tên Email: ở đây là Nguyenminhtam, là phần xác định hộp thư, để cho dễ nhớ, phần này hay mang tên của người chủ ghép với một vài ký tự đặc biệt. Phần tên này thường do người đăng ký hộp thư điện tử đặt ra. Phần này còn được gọi là phần tên địa phương.

Phần Tên Miền: là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử, ngay sau phần Tên Email bắt đầu bằng chữ “@” nối liền sau đó là Tên miền.

Email bao gồm những nội dung gì?

Một lá thư tính điện tử – Email gồm hai phần chính: Phần đầu (header) và phần chính (body).

– Header: được cấu trúc bởi các trường như thông tin tóm tắt, người gửi,  người nhận và các thông tin khác về email. Một header bao gồm các trường sau:

+ From (Từ): chứa địa chỉ email và là tên của người gửi.

+ To (Tới): chứa địa chỉ email và có thể là tên của người nhận thư chính.

+ Cc (Carbon copy): những người sẽ nhận bản sao của thư đó, như một người nhận chính. Mọi người được nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách địa chỉ mail của những ai đã nhận như họ.

+ Bcc (Blind carbon copy): những người này nhận một bản sao thư tín của người nhận chính. Người nhận thư sẽ không thấy địa chỉ email của những người được nhận thư như họ, họ chỉ nghĩ là mình họ nhận được.

+ Subject: một bản tóm tắt ngắn về chủ đề của tin nhắn.

+ Date: ngày và thời gian địa phương thư tín được viết.

– Body: nội dung được soạn dưới dạng văn bản chứa thông điệp chính.

Email gồm mấy loại?

Email là công cụ giao tiếp được dùng khá phổ biến trên internet hiện nay và được mọi người sử dụng nhiều nhất là email cá nhân và email doanh nghiệp.

Email cá nhân

Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của mỗi cá nhân. Đuôi của email cá nhân là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ gửi mail, đuôi email thông thường chỉ là tên miền của nhà cung cấp là @yahoo.vn hay @gmail.com 

Với loại email này, các dữ liệu, thông tin trong email được lưu giữ trong hộp thư cá nhân.

Trong công việc nếu đội ngũ nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc, mọi dữ liệu, thông tin của công ty sẽ nằm trên email này và công ty không thể chủ động quản lý nó. Và khi nhân viên nghỉ việc, các thông tin, dữ liệu này công ty cũng có thể bị “mất” luôn, không thể thu hồi.

Ngoài ra, email cá nhân thường chỉ có các tính năng cơ bản, hệ thống bảo mật, chống virus, spam thấp nên dễ bị xâm nhập, mất tài khoản.

Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp là địa chỉ email thuộc sở hữu của công ty, dùng để trao đổi liên lạc trong hoạt động của công ty với đối tác hay khách hàng.

Email cá nhân chỉ là tài khoản thư điện tử của 1 cá nhân duy nhất, thì email doanh nghiệp được đặt theo cấu trúc đuôi là tên miền riêng của website doanh nghiệp, tên miền là tài khoản thư điện tử của công ty, cung cấp cho các nhân viên của công ty sử dụng, đuôi email là tên của chính doanh nghiệp ví dụ: @ods.vn,…

Trong công việc mỗi nhân viên có 1 địa chỉ email riêng cho doanh nghiệp cung cấp, thì khi nhân viên nghỉ việc thì công ty có thể thu hồi nó về, các dữ liệu cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.

Các chức năng và lợi ích của email?

Rút ngắn thời gian, khoảng cách giữa việc nhận thư và gửi thư

So với việc trước kia chúng ta gửi một bức thư bằng bưu điện, việc gửi mail thực sự đơn giản và nhanh hơn nhiều. Thư gửi bưu điện ít nhất 2 – 3 ngày mới có thể hoàn thành việc chuyển và nhận, thông tin truyền đi chậm. Quãng đường từ nhà gửi đến bưu điện, từ bưu điện này đến bưu điện khác là một vấn đề lớn. Nay email thật đơn giản, bạn chỉ cần vài giây hoặc nhiều hơn là một phút để gửi và nhận thư.

Tiết kiệm chi phí cho quá trình chuyển thư từ nơi này sang nơi khác

Chỉ cần có thiết bị kết nối Internet là bạn có thể chủ động gửi thư mọi lúc, mọi nơi, không cần phải trả phí cho việc vận chuyển thư, chuyển phát nhanh như gửi bưu điện.

Không mất nhiều thời gian cho việc viết thư

Thay vì ngồi hàng giờ nắn nót viết nội dung thư, với thư điện tử bạn chỉ cần gõ bàn phím, chỉnh sửa trên các công cụ Word, Excel,… và gửi khi đã hoàn thành, tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Chứa nhiều nội dung thông tin trong một lần gửi

Bạn có thể chuyển thư dưới dạng văn bản, và đính kèm File nếu bạn muốn: File Word, Excel, hình ảnh, video cần thiết.

Tính bảo mật cao

Mỗi email sẽ là một tài khoản riêng với mật khẩu riêng, tên miền khác nhau cho phép bạn đảm bảo chỉ cá nhân biết mật khẩu mới có thể đăng nhập.

Ưu và nhược điểm của email

Ưu điểm của email

– Gửi nhận thư toàn cầu: có thể gửi thư từ Việt Nam đến bất cứ một nơi nào trên thế giới nhanh chóng.

– Gửi nhận thư ngay lập tức, và hoàn toàn miễn phí: sự nhanh chóng, tiện lợi so với thư thông thường là không phải tốn tiền mua tem, không tốn tiền đi mua bao thư, mất nhiều ngày để vận chuyển thư.

– Thư kèm File đính kèm, đảm bảo nhiều nội dung được gửi và nhận.

– Lưu trữ được lâu, thân thiện dễ sử dụng: Thư sẽ nằm trong hộp thư của bạn cho đến khi nào bạn xóa nó đi, nên bạn không lo việc nó được lưu trữ hay không. Có thể dễ dàng kiểm tra email (thư điện tử) bất kỳ lúc nào chỉ cần có kết nối Internet.. 

Nhược điểm của email

So với một bức thư tay người nhận sẽ đánh giá cao bức thư tay hơn vì nó chứa sự thành ý viết từng chữ một của bạn, nó thể hiện sự tôn trọng với người nhận, với nội dung thư, phần lớn là sự tôn trọng thời gian người viết bỏ ra để viết và đi gửi thư, hơn là một bức thư điện tử thô cứng.

Bị spam rác khá nhiều, vấn đề các email lừa đảo thường xuyên có, làm cho những ai không có hiểu biết dễ bị lừa hay ăn cắp thông tin.

Cách thức hoạt động của email ra sao?

Hoạt động của hệ thống thư điện tử hiện nay như sau:

Anh dùng phần mềm điện tử (Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Netscape Communicator, hay Eudora) của mình để soạn một lá thư có địa chỉ người nhận là Trâm với địa chỉ là Tram@b.org.

Anh nhấn nút Send và phần mềm thư điện tử của A áp dụng SMTP (giao thức truyền tải thư) để gửi mẫu thông tin lá thư đến MTA (máy chủ thư điện tử) của. Ví dụ này máy chủ này là smtp.a.org được cung cấp từ dịch vụ Internet của A.

MTA này sẽ đọc địa chỉ chỗ nhận (tram@b.org) và dựa vào phần tên miền nó sẽ tìm hỏi địa chỉ của tên miền này, nơi có máy chủ sẽ nhận email gửi đến, qua Hệ thống Tên miền.

MTA sẽ chấp nhận tất cả mẫu thông tin từ người gửi bất kỳ và tìm mọi cách để phân nó về đến máy đích. 

Địa chỉ Email là gì? ý nghĩa của địa chỉ email

Địa chỉ email là hòm thư điện tử có chức năng gửi và nhận thư từ mạng máy tính.

Giống như việc chúng ta gửi thư giấy thông thường, muốn gửi thư thì chúng ta phải có địa chỉ người nhận để gửi thư, trong email cũng vậy cần một địa chỉ để thư biết chuyển về đâu, đến ai.

Trong tiếng Anh địa chỉ thư là Email Address. Địa chỉ email có cấu trúc sau: example@abc.xyz, trong đó.

Email và Gmail có gì khác nhau?

Email là viết tắt của Electronic mail, là phương thức trao đổi thư kỹ thuật số giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử. 

Gmail là dịch vụ email miễn phí được Google phát triển.

Email do Gmail cung cấp bao gồm 2 phần: tiêu đề và nội dung. Trong đó phần tiêu đề bao gồm chi tiết người nhận và tiêu đề email. Thư được bao gồm trong phần nội dung. Người dùng cũng có thể đính kèm các file, chèn hình ảnh hoặc chèn link nếu muốn. Còn nếu muốn gửi các file có kích thước lớn như các file video, chỉ cần đính kèm video lên Google Drive là xong.

Người dùng không thể sử dụng email nếu không có nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail.

– Email gửi thư kỹ thuật số thông qua mạng truyền thông như Internet. 

– Gmail là nền tảng để gửi email, là nhà cung cấp dịch vụ email hoặc một ứng dụng email,  cung cấp các tính năng bảo mật như quét virus, nhắc nhở email, lọc spam và một số tính năng khác nữa.

Ví dụ như sau:

Email gồm các dịch vụ email như: gmail (@gmail.com), yahoo mail (@yahoo.com) hot mail (@hotmail.com), Apple email (@icloud.com)…

Gmail là 1 dịch vụ Email trực tuyến do google cung cấp tới người dùng.

Đăng ký email ở đâu?

Bạn có thể đăng ký tạo Email tại các đơn vị cung cấp email miễn phí như: Gmail, Yahoo! Mail hoặc Outlook,…

Email đăng ký tại Gmail, Mail của bạn sẽ có dạng: yourname@gmail.com.

Email đăng ký tại Yahoo!Mail, Mail  của bạn sẽ có dạng: yourname@yahoo.com.

Email đăng ký tại Outlook, Mail của bạn sẽ có dạng: youtname@outlook.com.

Đâu là đơn vị cung cấp email miễn phí tốt nhất hiện nay?

Gmail

Gmail – Nhà cung cấp dịch vụ Email miễn phí tốt nhất và phổ biến nhất. Gmail được sử dụng cho giao tiếp cá nhân và doanh nghiệp tương tự nhau. Theo báo cáo thống kê của TechCrunch vào năm 2016, hơn một tỷ người sử dụng Gmail.

Gmail có danh tiếng tốt bởi nó bao gồm nhiều tính năng nâng cao: tính năng hoàn tác gửi và chuyển tiếp Email, nó bao gồm một hệ thống tiện ích mạnh mẽ và hệ thống bộ lọc vì nó thuộc Google. Google cung cấp thêm biện pháp tăng cường an ninh hạn chế khả năng tài khoản bị tấn công hoặc nhận được thư rác.

Outlook

Nhà cung cấp email tốt nhất thuộc về Outlook.com của Microsoft. Thống kê từ Microsoft cho biết Outlook đã có hơn 400 triệu người dùng vào năm 2016.

Gói email này nhận hỗ trợ cùng tiềm lực công nghệ từ gã khổng lồ Microsoft. 

Outlook.com cung cấp các tính năng nâng cao như Clutter và một tính năng tiên tiến của Outlook.com là khả năng phục hồi các email sau khi bạn đã vô tình hủy bỏ một tin nhắn. Outlook tích hợp tốt với các phần mềm phổ biến từ các sản phẩm khác của Microsoft.

Outlook.com cũng sử dụng xác minh hai bước nhận dạng để đăng nhập nên các hacker khó có thể truy cập vào tài khoản của bạn. 

Dịch vụ email miễn phí và email trả phí khác nhau thế nào?

– Các doanh nghiệp sử dụng phiên bản Gmail miễn phí thì chỉ có thể gửi email dưới dạng : tencongty@gmail.com (ví dụ: startop@gmail.com).

– Còn các doanh nghiệp sử dụng phiên bản Gmail trả phí có thể gửi email dưới dạng: tencuaban@tencongty.com (ví dụ: info@vingroup.net).

– Các ngân hàng, công ty bảo hiểm, các hãng hàng không, các doanh nghiệp lớn thường không sử dụng email miễn phí. Chỉ với một khoản phí nhỏ có thể là vài đô/tháng họ đã sở hữu 1 địa chỉ email chuyên nghiệp hơn,còn nâng cao giá trị thương hiệu của mình.

– Gấp đôi dung lượng lưu trữ với dịch vụ gmail: Phiên bản Gmail miễn phí được cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ cho tài liệu, email, ảnh và các tệp khác. Phiên bản trả phí có đến 30GB dung lượng cho gói dịch vụ $5/tháng, bộ nhớ không giới hạn.

– Phiên bản Gmail miễn phí cho phép bạn có quyền truy cập vào Google Documents, Google Sheets và Google Slides. Nhưng nếu bạn gặp phải sự cố thì bạn sẽ không thể nhấc máy và gọi điện hỗ trợ đến Google. Còn với phiên bản $10/tháng thì điều này là hoàn có thể.

– Không có chèn Quảng cáo với dịch vụ gmail trả phí: Các Doanh nghiệp cảm thấy thật an tâm khi không cần phải thấy quảng cáo hiện lên nữa bởi vì nó khiến cho bản thân họ mất tập trung, ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Với bản miễn phí của Gmail, Google hiển thị một số quảng cáo văn bản nhắm tới bất kỳ từ khóa nào tìm thấy trong email của bạn. 

Hướng dẫn đăng ký tài khoản email miễn phí

Đăng ký Email trên Gmail

Bước 1: Bạn truy cập vào liên kết sau:

https://mail.google.com/intl/vi/mail/help/about.html

Bước 2: Vào nút  “Tạo tài khoản”

Bước 3: Nhập các thông tin vào Mẫu đăng ký Gmail.

– Họ và Tên: Bạn có thể nhập họ, tên của bạn hoặc biệt danh.

– Chọn tên người dùng của bạn: Không trùng với các tên Gmail đã có, gồm 6 đến 30 ký tự, có thể sử dụng chữ cái, số và dấu chấm.

– Mật khẩu: Phải có ít nhất 8 ký tự (nên sử dụng kết hợp cả chữ thường, chữ hoa, ký tự và số. Ví dụ: Hoangoanh3003

– Sinh nhật: Nếu tính tuổi theo ngày sinh thì phải trên 13 tuổi bạn mới được lập tài khoản Gmail.

– Giới tính: Nam, nữ hoặc khác.

– Điện thoại di động (không bắt buộc nhưng bạn nên nhập): Số điện thoại của bạn hoặc của người thân (Một số điện thoại có thể xác nhận cho nhiều tài khoản Gmail) để bảo mật tài khoản Gmail tốt hơn.

– Địa chỉ email hiện tại (không bắt buộc): Nếu có địa chỉ gmail hiện tại thì nên nhập vì khi quên hoặc mất mật khẩu địa chỉ gmail, bạn có thể đặt lại mật khẩu thông qua địa chỉ email này.

– Chứng minh bạn không phải là rô-bốt: Bạn cần nhập mã xác minh vào khung Nhập văn bản.

– Vị trí: Việt Nam

–  Đánh dấu vào ô “Tôi đồng ý với Điều khoản dịch vụ và Chính sách bảo mật của Google.”

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn nút  “Bước tiếp theo”

Bước 4: “Tiếp tục đến Gmail”

Bước 5: “Tiếp theo” => “Đi đến Gmail”

Đăng ký email trên Outlook.com

Bước 1: Bạn truy cập vào link sau: https://signup.live.com/

Bước 2: Nhập các thông tin mà Microsoft yêu cầu: họ tên, tên tài khoản, mật khẩu, quốc gia, lãnh thổ, ngày/tháng/năm sinh, xác thực người thật,…

Bạn có thể chọn 3 dạng đuôi tài khoản email mà Microsoft hỗ trợ đó là outlook.com.vn, outlook.com và hotmail.com.

Nhập số điện thoại của bạn hoặc email thay thế, để sau này nếu quên mật khẩu bạn co thể lấy lại qua số điện thoại hay email này

Và bạn đã có tài khoản outlook/hotmail rồi.

Đăng ký Email trên Yahoo mail

Bước 1: Bạn truy cập vào https://login.yahoo.com/account/create?specId=yidReg

Bước 2: Điền các thông tin vào Form đăng ký.

– Họ & tên: Bạn có thể sử dụng họ, tên của bạn cũng như biệt danh.

– Tên truy nhập Yahoo: Không trùng với các tên Yahoo đã có trước đó.

– Mật khẩu: Phải có 8 ký tự trở lên và bắt buộc phải có ít nhất 1 ký tự chữ viết hoa, 1 ký tự chữ viết thường và 1 ký tự số. Ví dụ như: Hoangdo2404

– Ngày sinh: Nếu tính tuổi theo ngày sinh thì phải trên 13 tuổi để không bị giới hạn.

– Số di động (Không bắt buộc nhưng bạn nên dùng): Số điện thoại này sẽ giúp bạn đặt lại mật khẩu khi quên hoặc mất. Một số điện thoại có thể xác nhận cho nhiều tài khoản Yahoo.

– Giới tính: Nam/nữ (không bắt buộc)

Điền Form đăng ký rồi nhấn nút Tạo tài khoản

Bước 3: Xác minh bằng số điện thoại của bạn.

Cuối cùng, bạn đã tạo yahoo thành công. Bạn có thể sử dụng yahoo mail cũng như chat yahoo ngay lập tức

Email marketing là gì?

Email Marketing là loại email mà doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh gửi tới khách hàng với mục đích quảng cáo, giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ, chương trình khuyến mãi, giảm giá mà bên doanh nghiệp đang có để khách hàng biết và tương tác nhằm thúc đẩy, khuyến khích hoạt động mua hàng. 

Chức năng của loại email này là:

– Quản lý danh sách email: giúp quản lý danh sách email một cách rõ ràng, cụ thể phân loại theo địa lý, nguồn gốc, giới tính, độ tuổi, công việc,…

– Theo dõi, báo cáo: Biết được tỉ lệ email vào inbox, tỉ lệ mở email, tỉ lệ click, tỉ lệ chuyển đổi. Theo dõi chi tiết tỉ lệ tương tác của khách hàng.

– Tự động hóa chiến dịch: Có thể lên chiến dịch, và đặt lịch gửi email cụ thể, email sẽ được tự động gửi đi một cách nhanh chóng và chính xác.

– Các mẫu email đa dạng: có thể chọn mẫu viết sẵn sửa đổi lại theo ý tiết kiệm thời gian viết mẫu.

Lợi ích của email này đem lại là:

– Marketing bằng email giúp tiết kiệm rất lớn các chi phí thiết kế, vận chuyển, thuê địa điểm.

– Email marketing giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu nhanh, rộng tăng mối liên hệ với khách hàng.

– Marketing hình thức này thống kê theo dõi chi tiết được số lượng người click mở mail, click vào các đường dẫn và từ đó bạn sẽ có thể tìm hiểu được nhu cầu của khách hàng, thị hiếu của khách hàng để có những điều chỉnh phù hợp.

– Thực hiện chiến dịch marketing tự động.

Làm email marketing như thế nào cho hiệu quả?

– Xây dựng website, tạo form đăng kí

Mỗi doanh nghiệp có một website riêng của mình để làm tăng độ uy tín của thương hiệu. Trong website cần có các form đăng kí như: đăng kí thành viên, đăng kí dùng thử, mua sản phẩm,…. Những form đăng kí này có vai trò thu thập email của khách hàng tiềm năng để tiếp theo sau là thực hiện gửi các email marketing.

– Tiếp thị lại vào email của khách hàng

Việc tiếp thị lại hay remarketing cũng là một công việc cần thiết. Rất nhiều người phải cần quảng cáo 2 đến 3 lần họ mới mua hàng, ít có người mua ngay lần đầu tiên.

– Tạo lựa chọn cho khách hàng có tiếp tục nhận email hay không

Trong email marketing gửi đi, cần phải tạo một lựa chọn đặc biệt cho khách hàng là họ có muốn nhận các email tiếp theo hay không.

Nếu biết được thông qua câu trả lời của khách doanh nghiệp sẽ giảm số lượng email marketing gửi vào những khách hàng không có nhu cầu. Và tập trung hơn vào những khách hàng tiềm năng thực sự, thể hiện sự tôn trọng mong muốn khách hàng.

– Tham gia các triển lãm, hội thảo giới thiệu dịch vụ

– Tổ chức các chiến dịch khuyến mãi

Các chiến dịch khuyến mãi không chỉ có tác dụng trong việc xúc tiến bán sản phẩm còn có chức năng PR thương hiệu cực kì tốt. 

– Khuyến khích nhân viên tìm kiếm khách hàng

Mỗi nhân viên trong công ty đều là một nguồn nhân lực cần được khai thác để quảng bá thương hiệu.

– Tổ chức các sự kiện đi theo nhóm

Việc tổ chức các sự kiện mà khuyến khích khách hàng đi cùng một người nữa là một chiến dịch thông minh. Tận dụng cơ hội đó để lấy danh sách email, và nó sẽ là danh sách có chất lượng vì họ đến sự kiện của chúng ta là họ đang có sự quan tâm đến sản phẩm, công ty chúng ta.

– Chú trọng hơn đến SEO

Việc trang web của công ty đạt thứ hạng cao trên công cụ tìm kiếm sẽ làm gia tăng giá trị của toàn công ty. 

– Tạo các mini game tặng quà để lấy danh sách email.

Khi nào email marketing không hiệu quả?

Email Marketing thất bại là khi: Email vào Spam mà không vào Inbox; Email vào Inbox nhưng tỷ lệ mở, click thấp.

Nguyên nhân thất bại

– Email Marketing không vào Inbox: Không thường xuyên lọc lại danh sách email

Việc không thường xuyên lọc danh sách email sẽ khiến bạn tiếp tục gửi email vào các địa chỉ không đúng, hoặc gửi quá nhiều vào một địa chỉ gây khó chịu cho họ họ sẽ đánh dấu bạn vào spam, thư không thể đến hộp thư đến.

– Không tối ưu hóa email cho các thiết bị di động

Trên thực tế, hầu hết các email hiện nay đều được mở trên thiết bị di động và nếu không tối ưu hóa email của mình cho các thiết bị này sẽ thấy lượng email nhận được thông tin của bạn sẽ giảm liên tục. Hình ảnh, nội dung và thiết kế được chú trọng để đảm bảo việc mở được trên thiết bị di động.

– Tần suất gửi Email Marketing liên tục cũng sẽ bị đánh giá xấu và liệt vào danh sách đen.

– Không nhắm đúng đối tượng: việc gửi email một cách tràn lan không xác định được nhóm đối tượng phù hợp có nhu cầu sẽ khiến email của bạn trở thành thư rác, gây phản cảm và khó chịu đối với những người nhận email. Khi đó, không chỉ khách hàng sẽ không mở email mà nhiều người còn bấm nút báo cáo email là spam khiến những email sau không vào Inbox được.

– Tiêu đề, nội dung kém hấp dẫn: Muốn gây được sự chú ý của khách hàng, đầu tiên tiêu đề email phải hấp dẫn, gây được sự tò mò và kích thích họ mở email. Những tiêu đề email phổ biến, không có gì đặc biệt rất khó thu hút người nhận mở email. 

– Nội dung Email Marketing cần phải có nội dung thu hút sự quan tâm của khách hàng để họ xem tiếp toàn bộ thông tin mà bạn muốn truyền tải. Nội dung email nhàm chán, không thu hút khiến khách hàng mất hứng thú và thay vì việc bấm vào trang đích liên kết, họ sẽ tắt email và chuyển nó vào thùng rác.

– Các trang đích được liên kết trong email không hiệu quả.

Đăng ký email doanh nghiệp ở đâu?

Lợi ích của email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là tài sản riêng thuộc quyền sở hữu của một công ty nhất định trên môi trường trực tuyến, nó thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức.

Các tài khoản email miễn phí như Gmail, Yahoo… người dùng có thể sử dụng cho các mục đích cá nhân như trao đổi thông tin, lưu trữ dữ liệu, xác nhận tài khoản trên các diễn đàn, làm việc dưới dạng freelancer,… thì email doanh nghiệp, người dùng sẽ sử dụng để thực hiện các thao tác phục vụ cho công việc chung của công ty như liên hệ đối tác, báo cáo, thương thảo trao đổi với khách hàng,….

Email doanh nghiệp được coi là sản phẩm thể hiện sự chuyên nghiệp, nhân viên sử dụng email này cũng được xem là người đại diện và bộ mặt của một doanh nghiệp hay công ty.

Cách đăng ký email doanh nghiệp?

Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại email doanh nghiệp với hệ thống chức năng và công cụ đa dạng tùy theo yêu cầu và mục đích của từng doanh nghiệp. Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới khởi nghiệp và cần tạo email doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo các loại email cho doanh nghiệp thường được sử dụng sau đây:

Google – server mail hàng đầu trên toàn thế giới. Gmail hiện tại có số lượng cá nhân và doanh nghiệp sử dụng lớn nhất.

Microsoft Exchange – server mail được cung cấp bởi Microsoft, được xây dựng trên nền tảng hợp tác với phần mềm Microsoft nên đồng thời cũng sở hữu các tính năng và ưu điểm cơ bản mà Microsoft đang mang lại cho người dùng.

Server mail từ Zimbra.

Muốn đăng kí bạn có thể lên google để tìm những từ khóa về chúng để có được hướng dẫn tốt nhất.

Cách tạo email chuyên nghiệp?

Tạo một Email chuyên nghiệp để biến email thành một công cụ tốt nhất thể hiện mức độ chuyên nghiệp của cá nhân cũng như với doanh nghiệp.

Sử dụng tên miền riêng khi lập địa chỉ Email

Nên sử dụng tên miền riêng khi lập địa chỉ email là cần thiết, vì lợi ích của việc sử dụng tên miền riêng là:

– Dễ dàng và linh hoạt khi sử dụng trên Outlook, Outlook Express, với một trình duyệt Web.

– Tùy chỉnh thay đổi, thêm, xóa, thay đổi password các email doanh nghiệp khi có sự thay đổi nhân sự trong công ty.

– Các tính năng như chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email lạ, chống spam,… hữu ích cho email công ty sẽ giúp cho bạn thoải mái trong khi sử dụng.

– Có thể truy cập email bất cứ nơi nào chỉ cần có trình duyệt web trên máy tính xách tay hay điện thoại di động của bạn khi có hợp webmail.

– Chủ động kiểm soát nội dung email gửi và nhận của nhân viên, đáp ứng nhu cầu bảo mật thông tin nội bộ cho doanh nghiệp

Tránh dùng nickname, con số trong địa chỉ Email

Một thành phần quan trọng trong cách lập địa chỉ email của bạn là tên người dùng của bạn.

Tên người dùng là một thành phần quan trọng tiếp theo, email của bạn có chuyên nghiệp hay không là ở đây.

Ví dụ: tên bạn là Kiều thì email của bạn sẽ là : Nguyenthikieu@gmail.com nhìn sẽ chuyên nghiệp hơn so với Cobekieuky@gmail.com chẳng hạn.

Nhưng điều chúng ta nghĩ đó là có quá nhiều người trùng tên trùng họ với bạn, nếu người ta cũng dùng như vậy? Bạn có thể thêm một vài kí tự chẳng hạn viết tắt trường đại học bạn học, hay chỉ lấy tên và họ của bạn,… địa chỉ email chỉ là một phần của sự chuyên nghiệp, quan trọng là nội dung email bạn gửi đi nó có chuyên nghiệp hay không.

Tạo địa chỉ đặc biệt hiển thị trên trang Web

Những địa chỉ email sử dụng trao đổi với khách hàng sẽ khác với địa chỉ mà bạn đăng trên trang web, để khách ấn tượng với doanh nghiệp của bạn, một địa chỉ email chung nó sẽ mang tính thuyết phục khách hàng hơn là email cá nhân của bạn. Cho dù bạn là người quản lý có thể dùng email cá nhân để trao đổi với khách hàng nhưng nó sẽ làm cho khách hàng không  thấy được sự chuyên nghiệp.

Một số khái niệm thuật ngữ liên quan

Email hosting, email address: Email hosting là dịch vụ email riêng khác các email miễn phí. Các email hosting được tạo ra để phục vụ cho công việc của công ty, tổ chức, các email này thường có đuôi là tên miền của công ty. Còn email address chính là địa chỉ email của bạn.

POP3, IMAP: Đây là 2 giao thức để nhận email về máy qua mail client. 

POP3 sẽ tải email về máy.

IMAP sẽ ánh xạ nghĩa là hiển thị giống y như hộp mail của bạn trên trang web về máy bạn.

Alternate email: có nghĩa là mail dự phòng, mail phụ, thay thế được sử dụng trong trường hợp bạn quên mật khẩu, hệ thống sẽ gửi mail vào đây để bạn tìm lại mật khẩu.

Subject: có ý nghĩa là tiêu đề của lá thư điện tử, có chức năng nêu ra mục đích của lá thư.

CC và BCC: Carbon copy và Blind carbon copy, với chức năng trong email là dùng để gửi thư cho nhiều người cùng lúc.

Nhưng khác biệt là nếu chọn gửi bằng CC thì người nhận họ sẽ biết người gửi đã gửi mail đến những địa chỉ email nào nữa. Nếu chọn gửi BBC thì người nhận sẽ biết là một mình bản thân là người nhận thư.

Hướng dẫn các bước chặn Email rác

Bước 1: Đăng nhập email, vào mục Inbox

Bước 2: Truy cập vào thông tin người gửi thư rác.

Bước 3: Nhấn nút mũi tên ở bên phải tên người gửi trong một thư điện tử bất kỳ.

Bước 4: Nhấn nút Chặn để xác nhận.

Tất tần tật những thông tin về Email ở trên sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về công dụng của nó. Và bạn có thể nhận ra rằng Email đã mang tới lợi ích như thế nào đối với chúng ta. Thời đại công nghệ số phát triển, khoa học kĩ thuật tiến bộ, khối lượng thông tin cần cập nhật trao đổi nó lớn đến nổi có thể làm chúng ta phải cảm thấy nghẹt thở trong lượng thông tin như vậy, nếu không cập nhật nhanh là chúng ta đang bỏ đi cơ hội thay đổi cuộc đời, thời gian nó quý giá đến mức nào. Email giúp thông tin chỉ mất vài giây để chuyển từ người này sang người khác, từ vùng này sang vùng khác kết nối toàn cầu. Email nó đơn giản tối đa thời gian, chi phí,… tất cả mọi thứ liên quan đến chức năng mà một bức thư truyền thông đảm nhiệm, đôi khi nó còn có những ưu thế hơn về nội dung chẳng hạn.

Email thực sự là một phương thức chuyển thư tự hào của thời đại Internet. Sự thuận tiện, tiết kiệm, nhanh chóng là đều cần thiết nhất hiện nay. Tuy nhiên không vì vậy mà những bức thư điện tử có thể thay thế hoàn toàn của thư tay nhé, thư tay vẫn là gì đó mang giá trị lịch sử con người, trường tồn theo thời gian.