Email Là Gì? Hướng Dẫn Cách Lập địa Chỉ Email - Hỏi Gì Cũng Biết

Email là viết tắt của cụm từ “electronic mail”- thư điện tử. Về cơ bản, email có nội dung như một bức thư thông thường, nhưng nó được gửi qua internet từ người gửi đến người nhận. Người gửi và người nhận bắt buộc phải có địa chỉ riêng (địa chỉ này là duy nhất) để tiến hành gửi và nhận thư. Một số người sử dụng ứng dụng internet trong một số người khác sử dụng các chương trình có sẵn trên máy tính của họ để truy cập và lưu trữ thư điện tử.

Nội Dung Trong Bài Viết

• Những thông tin cần biết về email
  • Phân tích địa chỉ email
  • Những nội dung chính trong email
  • Địa chỉ email như thế nào là hợp lệ?
• Bạn có thể sử dụng email để gửi những thông tin gì?
• Gửi và nhận email qua Webmail và ứng dụng email
  • Webmail là gì?
  • Ứng dụng email là gì?
  • Sự khác biệt giữa webmail và ứng dụng email
• Hướng dẫn cách lập email
  • Cách lập email trên Google Gmail
  • Đăng ký tài khoản mail trên Outlook.com
  • Đăng ký email trên Microsoft Outlook
  • Đăng ký email trên Mozilla Thunderbird
• Những lợi ích và tính năng chính của việc sử dụng email
• Những hạn chế khi sử dụng email

Những thông tin cần biết về email

Email đầu tiên được gửi bởi Ray Tomlinson vào năm 1971. Tomlinson đã gửi email cho chính mình dưới dạng thư điện tử thử nghiệm có chứa nội dung “giống như QWERTYUIOP- hàng đầu tiên của bàn phím máy tính”. Mặc dù đã gửi email cho chính mình, nhưng bức thư đó vẫn được truyền qua ARPANET- mạng kiểu WAN.

Đến năm 1996, thư điện tử đã được sử dụng phổ biến hơn thư bưu chính thông thường.

Phân tích địa chỉ email

Một địa chỉ email có cấu trúc cơ bản gồm: xxx@yyy

Phần đầu tiên của tất cả các địa chỉ email- “xxx” (trước ký hiệu “@”) là tên riêng, tên thân mật, tên công ty,…- bất kỳ cái tên nào bạn có thể nghĩ ra.

Ký hiệu “@” được sử dụng làm dải phân cách trong địa chỉ email. Nó là thành tố bắt buộc phải có trong các địa chỉ email SMTP kể từ khi tin nhắn đầu tiên được gửi bởi Ray Tomlinson.

Cuối cùng, “yyy” là tên miền mà người dùng đang sử dụng. Tại Việt Nam, tên miền phổ biến nhất là “gmail.com”. Cách đây một vài năm, đuôi email “yahoo.com.vn” cũng được sử dụng rộng rãi. Ngoài những tên miền chung, một số tổ chức, công ty cũng có thể sử dụng các tên miền riêng. Chẳng hạn, với địa chỉ “[email protected]”; trong đó “sv.ussh.edu.vn” là đuôi email đặc trưng của trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.

Những nội dung chính trong email

Khi sử dụng và viết một email, bạn sẽ nhận thấy các trường dưới đây:

• “To” (Đến): Bạn cần nhập địa chỉ email của người nhận thư.
• “From” (Từ): Phải chứa địa chỉ email của bạn.
• Nếu bạn đang trả lời tin nhắn, trường “To” và “From” sẽ tự động được điền.
• Nếu bạn đang viết một email mới, bạn chỉ cần nhập địa chỉ email của người nhận trong trường “From” bằng cách chọn địa chỉ trong danh sách liên hệ hoặc nhập thủ công với cấu trúc đầy đủ “xxx@yyy”.
• Trường “Subject” (Chủ đề) nên gồm một vài từ mô tả về nội dung của bức thư (có thể không điền). Chủ đề cho phép người nhận email biết trước nội dung email mà không cần mở và đọc toàn bộ.
• Trường “CC” (Carbon Copy) cho phép bạn gửi email cho một người khác mà người đó không phải là người nhận trực tiếp (không bắt buộc). Chẳng hạn, bạn có thể gửi email đến cho bạn A và “CC” sang cho bạn B, bạn C. Mặc dù email này được gửi trực tiếp cho A, nhưng B và C cũng nhận được một bản sao của email. Tất cả những người nhận được thư (A; B và C) đều có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau.
• Trường “BCC” (Blind Carbon Copy) tương tự như CC (không bắt buộc). Nhưng người nhận ở đây hoàn toàn bí mật. Những người nhận thư theo kiểu BCC sẽ nhận được email nhưng không thấy ai khác cũng nhận được bản sao bức thư đó.
• Cuối cùng, nội dung thư là vị trí bạn nhập nội dung bạn muốn truyền tải. Một số người sử dụng thêm chữ ký ở cuối bức thư, trong khi những người khác thì không.

Địa chỉ email như thế nào là hợp lệ?

• Có một số quy tắc mà một địa chỉ email phải tuân theo, cụ thể như sau:
• Như đã đề cập đến trước đó, một email phải có tên người dùng, tiếp đến là ký hiệu “@”, cuối cùng là tên miền.
• Tên người dùng không thể dài hơn 64 ký tự và tên miền không thể dài hơn 254 ký tự.
• Một địa chỉ email chỉ được phép chứa một ký tự “@”.
• Một địa chỉ mail hợp lệ không được chứa dấu cách, không được chứa các ký tự đặc biệt.

Bạn có thể sử dụng email để gửi những thông tin gì?

Ngoài các tin nhắn văn bản, bạn cũng có thể sử dụng email để đính kèm một tệp hoặc các dữ liệu khác. Tệp đính kèm có thể là hình ảnh, PDF, video, hoặc bất kỳ tệp nào khác được lưu trữ trên máy tính của bạn.

Tuy nhiên, do một số vấn đề bảo mật, có một số loại tệp nhất định không được phép gửi qua email. Chẳng hạn, một số công ty chặn các tệp có định dạng “.exe”. Nếu bạn muốn gửi những tệp có định dạng này, bạn cần nén thành tệp có định dạng “.zip”.

Ngoài ra, hầu hết các nhà cung cấp email đều hạn chế kích thước tệp đính kèm. Những tệp có kích thước lớn sẽ không thể gửi và nhận qua email.

Gửi và nhận email qua Webmail và ứng dụng email

Để gửi và nhận email, bạn có thể sử dụng webmail hoặc các ứng dụng email.

Webmail là gì?

Webmail là một dạng ứng dụng email chạy trên nền tảng website có khả năng truy cập trực tiếp vào máy chủ email để gửi và nhận email.

Khi bạn sử dụng trình duyệt Chrome vào Google tìm kiếm từ khóa “đăng nhập email”, sau đó truy cập vào đường link “https://www.google.com/intl/vi/gmail/about/” và đăng nhập mail thì đây chính là webmail.

Ứng dụng email là gì?

Microsoft Outlook và Mozilla Thunderbird là các ứng dụng email đang được sử dụng phổ biến. Những ứng dụng này được cài đặt trên thiết bị điện tử (máy tính, điện thoại,…) và phải kết nối với máy chủ để tải xuống email mới.

Sự khác biệt giữa webmail và ứng dụng email

Cả webmail và ứng dụng email đều thực hiện cùng một chức năng: chúng cho phép người dùng gửi và nhận email.

Tuy nhiên, ứng dụng email yêu cầu người dùng phải cài đặt phần mềm trực tiếp vào máy tính, điện thoại của họ. Nếu không được cài đặt, email có thể không được truy cập. Một vài ứng dụng yêu cầu bạn mua các gói cước. Mặc dù tốn tiền, nhưng chúng thường an toàn hơn.

Webmail là một dịch vụ cho phép bạn gửi và nhận email miễn phí được lưu trữ trên đám mây. Dịch vụ đám mây sẽ tự đồng bộ hóa email của bạn với tất cả các thiết bị điện tử mà bạn đang sử dụng bao gồm máy tính để bàn, máy tính bảng, laptop và điện thoại thông minh.

Hướng dẫn cách lập email

Email là một cách tuyệt vời để gửi và nhận thông tin qua internet. Tuy nhiên, vì có nhiều ứng dụng email khác nhau nên các bước để bắt đầu sử dụng email cũng khác nhau. Để tìm hiểu cách lập email mới từ các chương trình khác nhau, hãy làm theo hướng dẫn dưới đây.

Cách lập email trên Google Gmail

Bước 1: Truy cập “https://support.google.com/accounts/answer/27441?hl=vi”

Bước 2: Chọn “Tạo tài khoản Google”

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào các trường được yêu cầu:

• First name (Tên): Tên của bạn
• Last name (Họ): Họ của bạn
• Username (Tên người dùng): Điền tên tài khoản Gmail mà bạn muốn tạo (Tên tài khoản phải chưa có ai dùng mới được chấp nhận, nếu tên đã có Gmail sẽ thông báo cho bạn biết. Hiện nay, mọi người thường thêm ngày tháng năm sinh để tránh bị trùng tên).
• Password (Mật khẩu): Mật khẩu cho tài khoản Gmail (mật khẩu có độ dài từ 8 ký tự trở lên, các ký tự này bao gồm chữ, số, ký hiệu).
• Confirm (Xác nhận): Điền lại mật khẩu mà bạn vừa mới nhập.

Bước 3: Chọn “Next” (Tiếp theo), nếu các thông tin bên trên của bạn được chấp nhận, ô thông tin mới sẽ xuất hiện. Trong trường hợp có vấn đề, bạn sẽ phải điền lại các thông tin sao cho  phù hợp.

Bước 4: Phone Number (Số điện thoại): Điền số điện thoại của bạn với mục đích kích hoạt sử dụng gmail. Nếu không sử nhập số điện thoại hoặc số điện thoại đã sử dụng quá nhiều lần thì bạn không thể tạo gmail.

Bước 5: Chọn “Next” (Tiếp theo).

Bước 6: Trong ô “Enter Verification Code” (Nhập mã xác minh): Điền mã code mà bạn vừa nhận được từ số điện thoại của mình.

Bước 7: Chọn “Verify” (Xác minh).

Bước 8: Điền ngày tháng năm sinh, giới tính

• Month: Tháng
• Day: Ngày
• Year: Năm
• Gender: Nếu bạn là nam thì chọn “Male”, nếu bạn là nữ thì chọn ‘Female”.

Trong ô thoại này, bạn sẽ thấy một trường “Recovery email address (optional)- Địa chỉ email khôi phục (tùy chọn)”- Nếu bạn có email khác đã đăng ký rồi, bạn có thể nhập vào trường này. Nếu sau này tài khoản bạn đăng ký có vấn đề bạn có thể lấy lại tài khoản nhờ email vừa nhập (vì là trường tùy chọn nên không nhập cũng không sao).

Bước 9: Chọn “Next” (Tiếp theo).

Bước 10: Gmail có hỏi bạn một số vấn đề, bạn chọn “I agree” (Tôi đồng ý). Tiếp tục nhấn “Next” cho đến khi bạn chuyển qua menu tính năng.

Bước 11: Nhấn vào “Go to Gmail” để truy cập vào tài khoản mới.

Đăng ký tài khoản mail trên Outlook.com

Bước 1: Mở trình duyệt Internet lên và truy cập vào “https://outlook.live.com/owa/”.

Bước 2: Nhấn vào “Create free account”.

Bước 3: Tại ô hiển thị, chọn tên người dùng, tên miền sau đó bấm “Next”.

Bước 4: Điền Password, sau đó bấm “Next”.

Bước 5: Nhập tên của bạn, sau đó bấm “Next”.

Bước 6: Chọn tên quốc gia, nhập ngày tháng năm sinh và tiếp tục bấm “Next”.

Bước 7: Chọn mã quốc gia, nhập số điện thoại sau đó nhấp vào nút “Send code” (gửi mã xác thực).

Bước 8: Bạn nên để ý điện thoại để nhận mã xác thực từ Outlook. Điền mã xác thực và nhấn vào nút “Next”.

Bước 9: Điền các thông tin khác theo yêu cầu (giới tính, mã xác nhận,..).

Bước 10: Chọn “Create account” để mở tài khoản email.

Đăng ký email trên Microsoft Outlook

Lưu ý, hướng dẫn này chỉ ứng dụng cho Outlook 2007, 2010 và 2013.

Bước 1: Khởi động ứng dụng Microsoft Outlook

Bước 2: Vào Tools chọn Account Settings, chọn tab Email.

Bước 3: Nhấn nút New.

Bước 4: Đánh dấu vào Manually configure server setting or additional server types. Nhất nút Next.

Bước 5: Chọn Internet E-mail; Nhấn nút Next

Bước 6: Điền các trường theo yêu cầu

• Your Name : nhập tên giao dịch (không ghi .com , .vn,…  đằng sau)
• E-mail Address : nhập địa chỉ email
• Account Type: POP3 hoặc IMAP (POP3: email của bạn sẽ ko được lưu trên server) còn (IMAP: mail của bạn sẽ được lưu và đồng bộ trên server )
• Incoming mail server (POP3) : nhập tên miền (ví dụ: domain.com)
• Outgoing mail server (SMTP): nhập tên miền (ví dụ:domain .com)
• User Name : nhập đầy đủ email
• Password: nhập mật khẩu của email

Bước 7: Nhấn nút More setting…

Bước 8: Chọn tab Outgoing Server; đánh dấu vào ô My outgoing server (SMTP) requires authentication. Nhấn OK để đóng hộp thoại.

Bước 9: Nhấn “Next” rồi “Finish” để hoàn tất.

Đăng ký email trên Mozilla Thunderbird

Bước 1: Khởi động ứng dụng Mozilla Thunderbird

Bước 2: Trong ô thoại, điền các trường được yêu cầu bao gồm:

• Your name: Khai báo tên người dùng.
• Email address (địa chỉ mail này có thể là gmail/ yahoo/tên miền).

Bước 3: Chọn “Continue”. Sau khi chọn “Continue”, Thunderbird sẽ tự động xác lập các thông số kỹ thuật phù hợp với địa chỉ email đã được nhập vào.

Bước 4: Chọn “Create Account” để tạo tài khoản

Những lợi ích và tính năng chính của việc sử dụng email

Nhanh chóng- người nhận sẽ nhận được email của người gửi ngay khi họ lên mạng và đăng nhập vào địa chỉ mail của họ.

• Email rất an toàn.
• Bạn gần như không phải trả bất cứ loại chi phí nào để sử dụng email
• Bạn có thể chia sẻ ảnh, tài liệu và các tệp khác bằng cách đính kèm trong email bạn gửi đi.
• Một email có thể được gửi đến nhiều người nhận cùng một lúc.
• Thân thiện với môi trường: Gửi email không cần sử dụng giấy, bìa cứng, băng keo,… giúp hạn chế lãng phí và gây ô nhiễm môi trường với giấy rác.

Những hạn chế khi sử dụng email

Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời mà email mang lại, nó vẫn tồn tại một số vấn đề nhất định. Một trong những điều đáng quan ngại nhất là “thư rác” (spam email).

Hàng trăm email rác đến cùng lúc có thể khiến bạn bỏ lỡ những mail quan trọng. Tuy nhiên, may mắn thay, nhà cung cấp đã đưa ra những bộ lọc tinh vi giúp bạn tự động loại bỏ những thư đến không mong muốn.

Để chặn email rác, email quảng cáo không mong muốn, các hãy làm theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email của bạn.

Bước 2: Truy cập vào thông tin người gửi thư rác (sử dụng thanh tìm kiếm để tìm kiếm nhanh hơn).

Bước 3: Nhấn nút mũi tên bên phải thư được gửi đến từ địa chỉ mail muốn chặn; chọn mục “Chặn”.

Bước 4: Xuất hiện ô thoại “Chặn người gửi này” với 2 lựa chọn “Chặn” và “Hủy”, chọn “Chặn” để xác nhận.

Trên đây là một số vấn đề cơ bản về email và cách sử dụng email. Hi vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp trong bài viết đã giúp bạn hiểu chính xác email là gì.