File CSV Là Gì? Sự Khác Nhau Giữa CSV Và Excel - Mẹo Hay

Việc nhận được dữ liệu được lưu dưới dạng CSV có lẽ là điều mà bất kì nhân viên văn phòng nào cũng gặp. Nói đến việc ghi nhận dữ liệu một cách có hệ thống như bảng tính thì Excel là file thông dụng mà ai cũng biết. Tuy nhiên, CSV cũng là một tệp tin bảng tính cũng rất phổ biến và được sử dụng ở khắp mọi nơi. Vậy thì CSV là gì? CSV có gì khác với Excel?

1. CSV là gì?

CSV (Comma Separated Values) là một loại định dạng văn bản đơn giản mà trong đó, các giá trị được ngăn cách với nhau bằng dấu phẩy. Định dạng CSV thường xuyên được sử dụng để lưu các bảng tính quy mô nhỏ như danh bạ, danh sách lớp, báo cáo…

2. Cấu tạo của một file CSV như thế nào?

Một văn bản CSV gồm nhiều dòng chứa các giá trị và các dấu phẩy. Dòng đầu tiên của văn bản CSV chứa tên của từng cột trong bảng tính, mỗi cột được xác định bằng 2 dấu phẩy (trừ cột đầu tiên và cuối cùng). Tất cả những dòng sau đó đều có cấu trúc tương tự, chứa các giá trị tương ứng của từng cột. Và mỗi dòng của văn bản là một dòng giá trị khác nhau trên bảng tính.

File CSV mở bằng notepad

3. Điểm chung giữ CSV và Excel là gì?

Cả CSV và Excel (.xls, .xlsx) đều là những tệp tin giúp lưu dữ liệu dưới dạng bảng tính. Cả hai đều có thể được mở bằng phần mềm bảng tính (phần mềm spreadsheet) như Microsoft Excel, Google Sheests, Polaris Office, Libre Office, .v.v…). Các hàm, công thức được hỗ trợ bởi những phần mềm spreadsheet đều sẽ áp dụng được trong cả 2 loại tập tin khi mở bằng phần mềm đó.

4. Sự khác nhau giữ CSV và Excel

CSV và Excel là hai định dạng được tạo ra để lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu cũng như giúp sắp xếp và lọc thông tin dễ dàng hơn. Trước khi đề cập đến sự khác biệt giữa CSV và Excel thì chúng ta cùng xem qua định nghĩa của Excel trước nhé.

Excel là gì? Excel là một chương trình phần mềm của Microsoft, là một phần của bộ phần mềm Microsoft Office do Microsoft phát triển. Được phát hành vào ngày 30 tháng 9 năm 1985, Excel có khả năng tạo và chỉnh sửa bảng tính được lưu với phần tệp là .xls hoặc .xlsx.

Các ứng dụng chung của Excel bao gồm tính toán dựa trên ô, các bảng trụ và các công cụ đồ họa khác nhau. Chẳng hạn, với bảng tính Excel, bạn có thể tạo ngân sách hàng tháng, theo dõi chi phí kinh doanh hoặc sắp xếp và lọc lượng lớn dữ liệu.

Với những thông tin mình vừa đề cập, chắc hẳn bạn đã hiểu hơn về phần mềm excel là gì rồi nhỉ! Sau đây là 10 điểm khác biệt giữa excel và csv mà mình tổng hợp được:

4.1. Khả năng lưu trữ

Tệp CSV chỉ là một tệp văn bản, nó lưu trữ dữ liệu nhưng không chứa định dạng, công thức, macro, v.v. Nó còn được gọi là tệp phẳng. Còn về excel thì nó không chỉ lưu trữ dữ liệu mà còn có thể thực hiện các thao tác trên dữ liệu dễ dàng như tạo bảng excel, tính toán tổng, áp dụng công thức, sắp xếp, lọc, v.v.

4.2. Biểu đồ và hình ảnh

Định dạng file Excel rất mạnh mẽ, ngoài những số liệu thông thường, nó còn có thể làm việc với biểu đồ, hình ảnh,…

Excel có thể hiển thị biểu đồ, CSV thì không

CSV thì đơn giản hơn, không thể chứa được những giá trị nào khác ngoài chữ, số và ký tự. Hơn nữa, CSV cũng không thể xác định các các định dạng như ngày giờ, đơn vị tiền tệ, in đậm, in nghiêng…, chọn màu cho nội dung, chèn link, điều chỉnh vị trí văn bản (căn giữa, căn trái, căng phải, căn đều),.v.v…

4.3. Tiêu chuẩn hóa

CSV là một tệp văn bản đơn giản và do đó, nó là một tệp phổ biến mà không có bất kỳ tiêu chuẩn hóa hoặc cấu trúc nào. Trong khi định dạng Excel được tiêu chuẩn hóa và cấu trúc cao bằng cách ghi nhớ các chức năng và yêu cầu của các doanh nghiệp ngày nay.

4.4. Định dạng file

Excel là một bảng tính lưu các tệp thành định dạng độc quyền của riêng nó, đuôi file excel là .xls hoặc .xlsx. Trong khi CSV là định dạng để lưu thông tin dạng bảng vào tệp văn bản được phân tách và lưu dưới dạng đuôi .csv

4.5. Phần mềm

Các file đuôi excel chỉ có thể được mở trên phần mềm Excel trong khi tệp CSV có thể mở được trên tất cả các trình chỉnh sửa văn bản như Notepad và còn có thể mở trên Excel

4.6. Khả năng kết nối

Khi sử dụng CSV, bạn không thể dẫn đường link đến các dữ liệu ở ngoài hoặc những dữ liệu vừa được cập nhật trong khi excel có thể dễ dàng kết nối với bất kì đường link dẫn nào.

4.7. Dung lượng

Nếu bạn đã từng gặp trường hợp không lưu được file excel do không đủ dung lượng bộ nhớ trong máy tính thì khi sử dụng CSV bạn sẽ không phải lo về vấn đề này nữa. Bởi dung lượng của các tệp CSV luôn nhẹ trong khi những file excel càng chứa nhiều công thức, nhiều bảng biểu phức tạp sẽ càng nặng hơn

4.8. Ứng dụng

Ứng dụng chủ yếu của CSV là dùng để phân tích dữ liệu và giúp dễ dàng thao tác CSV theo lập trình vì xét cho cùng, chúng là các tệp văn bản đơn giản. Trong khi excel thì được sử dụng hằng ngay trong các thao tác từ đơn giản đến phức tạp, đồng thời giúp chúng ta đưa ra những quyết định liên quan đến kinh doanh, dự đoán, v.v. Ngoài ra, CSV đôi khi còn được sử dụng nnhư một trong những cách làm nhẹ file excel.

4.9. Số lượng dòng

CSV và excel có bao nhiêu dòng trong một tệp? Đối với excel, số lượng dòng còn tùy thuộc vào phiên bản excel bạn sử dụng, số lượng dòng của file excel có thể thay đổi. Đối với MS Excel 2016, số dòng sẽ là 1,048,576. Còn với CSV, vì đây là tệp dữ liệu được lưu với cấu trúc đơn giản và dung lượng nhẹ nên không có giới hạn số lượng dòng mà bạn muốn tạo.

4.10. Mức độ phổ biến

CSV thường được sử dụng chủ yếu bởi những chuyên viên phân tích dữ liệu và những người chuyên viết ứng dụng/ phần mềm (developer). Còn excel thường được sử dụng bởi bất kì ai, từ học sinh, sinh viên đến nhân viên văn phòng đến các chuyên gia thuộc nhiều lĩnh vực.

4.11. Dung lượng file CSV nhẹ hơn rất nhiều

Định dạng CSV chỉ chứa những giá trị đơn thuần, bao gồm số, chữ và các ký tự khác. CSV được xem như là một tệp tin phẳng (flat file), gần như là một file văn bản (txt) thông thường. Vì thế mà dung lượng của một file CSV rất nhẹ, nhẹ hơn nhiều so với Excel có cùng số lượng nội dung.

4.12. Quá trình tạo file csv ít phức tạp hơn

Cú pháp của một tệp tin CSV rất đơn giản, có thể nhanh chóng ghi lại dữ liệu mà không cần quan tâm đến định dạng chữ viết, font chữ hay màu sắc.

Trong khi đó, bạn buộc phải dùng MS Excel hoặc một phần mềm bảng tính mạnh mẽ khác để xử lý tệp tin Excel. Tốc độ mở và xử lý file phụ thuộc rất nhiều vào phần cứng máy tính của bạn, chưa kể đến việc Excel chiếm nhiều tài nguyên hệ thống do cấu trúc đồ sộ và phức tạp.

5. CSV có thể được mở và chỉnh sửa nội dung với trình soạn thảo văn bản

Bên cạnh mở bằng các chương trình spreadsheet, tệp CSV có thể được mở và chỉnh được với các trình soạn thảo văn bản như notepad. Điều này giúp bạn có thể đọc và chỉnh sửa tệp CSV mọi lúc mọi nơi dễ dàng hơn, nhất là trên smartphone, khi mà việc thao tác bằng các phần mềm spreadsheet khá bất tiện.

6. Lời kết

Trên đây là một số thông tin liên quan đến CSV cũng như vài điểm khác biệt giữa CSV và Excel. Thông qua bài viết, bạn có thể hiểu được khái niệm và đặc tính của CSV là gì. Từ các so sánh về những điểm khác biệt của CSV và Excel, bạn cũng có thể lựa chọn và sử dụng chúng hiệu quả hơn, nhất là về bảng tính và lập trình.