Form Viết Email Tiếng Anh Chuyên Nghiệp Nhất Bạn Không Thể Bỏ Lỡ

Contents

• 1 Form viết email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất bạn không thể bỏ lỡ
  • 1.1 Form viết email tiếng Anh 
    • 1.1.1 Greeting – Lời chào
    • 1.1.2 Opening comment – Câu mở đầu
    • 1.1.3 Main points – Nội dung chính
    • 1.1.4 Concluding sentences – Kết thúc 
    • 1.1.5 Signing off – Ký tên
  • 1.2 Làm thế nào để xây dựng một cấu trúc viết email tiếng Anh chuyên nghiệp đúng chuẩn?
    • 1.2.1 Xem xét đối tượng nhận email 
    • 1.2.2 Dựng dàn ý cho email tiếng Anh 
    • 1.2.3 Rõ ràng, rành mạch
    • 1.2.4 Kèm chữ ký
  • 1.3 Những lưu ý trong cách viết email cho bạn trở nên thật chuyên nghiệp
    • 1.3.1 Đặt tiêu đề email bằng tiếng Anh ngắn gọn, rõ ràng
    • 1.3.2 Trình bày email tiếng Anh
    • 1.3.3 Các chú ý quan trọng trong form viết thư tiếng Anh để trở nên chuyên nghiệp
    • 1.3.4 Tệp đính kèm trong cấu trúc viết email tiếng Anh 
    • 1.3.5 Một số từ viết tắt được dùng thường xuyên trong form viết email tiếng Anh
  • 1.4 5 bước đơn giản để thành công – cách viết email tiếng anh cho bạn trở nên chuyên nghiệp.
    • 1.4.1 Tạo tiêu đề email ấn tượng
    • 1.4.2 Lựa chọn giọng điệu phù hợp
    • 1.4.3 Thể hiện 1 nội dung chính
    • 1.4.4 Kết thư trang trọng
    • 1.4.5 Kết hợp các bước trên và viết email
  • 1.5 Một số mẫu về form email tiếng Anh chuyên nghiệp 
    • 1.5.1 Thư giới thiệu
    • 1.5.2 Thư theo đuôi
    • 1.5.3 Thư yêu cầu 

Tuy thường xuyên sử dụng tiếng Anh trong giao tiếp, nhưng đến 75% người Việt Nam chưa nắm được form viết email tiếng Anh để trao đổi thông tin. Khám phá bài viết để hiểu rõ cách viết thư, cũng như những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh nhé.

Form viết email tiếng Anh 

Cấu tạo của email bằng tiếng Anh thường bao gồm 5 phần:

Greeting – Lời chào

Để bắt đầu lời chào khi viết thư bằng tiếng Anh, bạn có thể sử dụng cấu trúc:

Dear Mr/ Mrs + title +  surname,

Opening comment – Câu mở đầu

Đây là phần trước khi vào phần chính của bức thư. Bạn có thể nêu một số ý để:

a/ Hỏi thăm 

I hope you are doing well/ have a nice weekend.

b/ Cảm ơn nếu bạn viết email hồi đáp 

Thank you for your reply/ contacting our department.

c/ Lý do viết thư

Bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau

• I am writing to ask about

• I recently heard about … and would like to enquire…

Main points – Nội dung chính

Phần nội dung chính trong form viết email tiếng Anh là phần bạn viết ý chính của thư. Để có một email diễn đạt đầy đủ ý chính mà vừa tiết kiệm thời gian, bạn nên tham khảo một số mẫu email bằng tiếng Anh. 

Để form viết email tiếng Anh vừa ngắn gọn, mạch lạc nhưng vẫn đầy đủ ý, bạn cần biết một số mẫu câu viết thư phổ biến thường được sử dụng trong các trường hợp:

a/ Đề cập đến các vấn đề trước

• With regards to…/ Concerning to…/ Regarding to…

• As you mentioned/ started in your letter,…

• As we discussed in the previous meeting,…

b/ Yêu cầu

• I would like to ask…

• I wonder if you could…

• I would be grateful if…

c/ Báo tin tốt

• We are pleased to announce that…

• You will be pleased to know that…

d/ Báo tin xấu

• We regret to inform you that…

• After careful consideration, we have decided that…

e/ Đề cập đến tệp đính kèm

• Attached you will find…

• Please find attached… 

Concluding sentences – Kết thúc 

Một số mẫu câu tiếng Anh được sử dụng nhiều có thể kể đến:

• Let me know if you need any information

• I am looking forward to hearing from you

• Please do not hesitate to contact me if you need further information

Signing off – Ký tên

Khi ký tên kết thúc thư bằng tiếng Anh. Tùy thuộc vào mối quan hệ thân thiết hay yêu cầu trang trọng lịch sự, người viết thư cần lựa chọn cách ký tên bằng tiếng Anh phù hợp. Một số từ hay được dùng:

• Khi viết thư tiếng Anh cho người thân, gia đình: Best wish, Warmly, yours truly…

• Khi viết thư tiếng Anh tại môi trường công sở: Regards, Sincerely, Yours faithfully…

Làm thế nào để xây dựng một cấu trúc viết email tiếng Anh chuyên nghiệp đúng chuẩn?

Bên cạnh nắm rõ cấu tạo từng phần, để có một form email tiếng Anh chuyên nghiệp, phù hợp, bạn còn cần lưu ý: 

Xem xét đối tượng nhận email 

Việc nhận định đúng đối tượng người nhận sẽ có ảnh hưởng quan trọng đến nội dung cũng như lối hành văn trong viết email. Với cách viết email tiếng Anh cho đối tượng liên quan đến công việc, bạn cần sử dụng những từ ngữ, thuật ngữ thể hiện rõ sự chuyên nghiệp của bản thân.

Dựng dàn ý cho email tiếng Anh 

Sau khi lựa chọn đối tượng nhận email, bạn có thể đưa ra dàn bài về nội dung sẽ được bàn đến trong email tiếng Anh. Việc viết ra những ý chính sẽ giúp email của bạn đảm bạn ngắn gọn, xúc tích khi trao đổi công việc. Bạn có thể sử dụng câu chủ đề để tóm gọn ý tưởng của từng đoạn trong phần thân email.

Rõ ràng, rành mạch

Khi viết email tiếng Anh dùng trong môi trường chuyên nghiệp, bạn nên hạn chế những từ ngữ quá sáng tạo. Những từ ngữ này chỉ phù hợp khi trao đổi qua email với người thân.

Kèm chữ ký

Với email được sử dụng thường xuyên trong môi trường công sở, bạn có thể cài đặt thêm chữ ký trong form viết email tiếng Anh. Chữ ký này sẽ giới thiệu về bạn, về vị trí, chức vụ cũng như nơi bạn đang công tác. Nhờ vậy mà khách hàng, đối tác có thể hiểu hơn về bạn khi trao đổi trong công việc.

Những lưu ý trong cách viết email cho bạn trở nên thật chuyên nghiệp

Email tiếng Anh là phương tiện giao tiếp chuyên nghiệp, thường mang sự trang trọng. Chính vì vậy, để một bức thư email bằng tiếng Anh của mình đạt đúng tiêu chuẩn, bạn cần lưu ý những điều sau:

Đặt tiêu đề email bằng tiếng Anh ngắn gọn, rõ ràng

Tiêu đề tiếng Anh khi viết email tổng hợp nội dung chính của toàn bộ email. Không chỉ cần chỉnh chu về nội dung, form viết thư, mà tiêu đề cũng cần rõ ràng, rành mạch. Đặc biệt, với các ứng viên muốn gửi thư xin việc tiếng Anh đến nhà tuyển dụng, hãy đọc kỹ yêu cầu và đặt tên tiêu đề theo quy định.

Trong trường nhà tuyển dụng không yêu cầu chi tiết, bạn nên đặt tên tiêu đề tiếng Anh tối thiểu các yếu tố: Họ và tên _ Vị trí ứng tuyển.

Trình bày email tiếng Anh

• Tránh viết quá dài chi chít chữ. Sử dụng dấu cách đoạn giúp người nhận email dễ theo dõi.
• Trình bày email đơn giản, không sử dụng nhiều kiểu chữ, kích thước chữ, màu sắc…, để tránh gây rối mắt.

• Không nên sử dụng biểu tượng cảm xúc vì không thể hiện sự nghiêm túc.

Các chú ý quan trọng trong form viết thư tiếng Anh để trở nên chuyên nghiệp

• Hiểu rõ về các form viết email tiếng Anh: Khi viết thư, đảm bảo email đủ các yếu tố:
  • Tiêu đề: Mô tả nội dung email ngắn gọn, xúc tích
  • Mở đầu: Gửi lời chào lịch sự đến người nhận email
  • Thân bài: Viết nội dung chính của email và đưa ra một đề nghị
  • Kết bài: Gửi lời chào và ký tên đầy đủ, chức vụ của bạn.
• Viết thư bằng tiếng Anh ngắn gọn, đủ ý, tránh sử dụng câu nhiều ý, câu phức. Viết dài không đồng nghĩa với viết chất lượng.
• Viết thư đúng ngữ pháp, tuyệt đối tránh sai chính tả
• Sử dụng chính xác các dấu chấm câu. Hạn chế dùng dấu chấm than (!)
• Không sử dụng tiếng lóng, không được viết tắt.
• Khi viết thư cần giữ thái độ lịch sự, trang trọng. Chính vì vậy, bạn nên lựa chọn các từ tiếng Anh sau trong các trường hợp:
  • Dùng please khi muốn yêu cầu 
  • Dùng may/could thay cho can 
  • Dùng would thay cho will
  • Dùng would like thay cho want

Tệp đính kèm trong cấu trúc viết email tiếng Anh 

• Đặt tên tệp đính kèm rõ ràng: bạn có thể đánh số thứ tự các tệp đính kèm để người dẫn dễ theo dõi khi tải tệp xuống.

• Kiểm tra xem đã gắn tệp đính kèm hay chưa trước khi gửi email.

• • Nên gửi file dạng PDF thay cho Word hay Excel… để tránh trường lỗi phông chữ hoặc để người nhận không thể dùng trực tiếp tài liệu của bạn.
  • Một số mẫu câu tiếng Anh có thể sử dụng khi nói về tệp đính kèm:

• • Please find attached… (Vui lòng tìm…)

• • I enclosed the file as below (Tôi đính kèm tài liệu dưới đây)

• • Please see the enclosed file of… (Vui lòng xin tệp đính kèm của…)

Một số từ viết tắt được dùng thường xuyên trong form viết email tiếng Anh

Khi sử dụng email để giao tiếp trong tiếng Anh, có một số từ ngữ viết tắt phổ biến. 

• ASAP: as soon as possible – sớm nhất có thể
• CC: Carbon copy – gửi email cho nhiều người, danh sách người nhận email được hiển thị công khi với những người nhận.
• BCC: Blind carbon copy – gửi email cho nhiều người, nhưng danh sách người nhận email không hiển thị công khai.
• BTW: By the way – Nhân tiện (đặt ở cuối email để hỏi thêm thông tin)
• ENC: enclosure: đính kèm những giấy tờ khác trong thư
• FW: forward – chuyển tiếp
• FYI: for your information – cho bạn biết rằng
• P.s: postscript – tái bút

Tuy nhiên, để bày tỏ sự trang trọng, bạn nên hạn chế sử dụng các từ viết tắt khi viết thư bằng tiếng Anh.

5 bước đơn giản để thành công – cách viết email tiếng anh cho bạn trở nên chuyên nghiệp.

Tạo tiêu đề email ấn tượng

Độ dài của một tiêu đề email lý tưởng là từ 10 chữ trở xuống. Thậm chí, nghiên cứu chỉ ra rằng, email có độ dài ít hơn 7 chữ có tỷ lệ mở cao nhất.

Để có một tiêu đề ngắn gọn, xúc tích, khi viết email, bạn hãy nghĩ tới:

• Người nhận: Bạn đang viết email cho Giám đốc công ty, hay Trưởng bộ phận Sales? Xác định rõ người nhận sẽ giúp bạn lên nội dung dễ dàng hơn.

• Mối quan hệ của bạn: Hãy nghĩ cách để bạn có thể thu hút sự chú ý của họ. Nếu sắp tới bạn có cuộc họp, hay buổi thảo luận về sản phẩm với họ, hãy đề cập trong email. Hoặc bạn có thể nhắc tới vấn đề của họ mà bạn có thể giải đáp.

• Trung thực: Đừng đánh lừa người nhận với những tiêu đề dụ họ mở email. Nếu đây là email đầu tiên giữ 2 bạn, đừng nói rằng đây là thư trả lời để đánh lừa họ.

Một số mẫu tiêu đề email tiếng Anh:

• How is (name of company) handling (issue/ problem?)

• Nice seeing you at (ABC event)

• Regarding this week’s meeting/ demo call

• Following up last week’s interview/ meeting

• Meeting RE: product demo

• About your interview with (company name)

Lựa chọn giọng điệu phù hợp

Một bức thư qua email mail với đối tác không cần phải quá cứng nhắc. Tuy nhiên, cần đảm bảo tính chuyên nghiệp và phù hợp với người nhận.

Thể hiện 1 nội dung chính

Bạn nên nhớ, viết email trong công việc không phải để nói về bạn, mà là nói về người nhận email. Vì vậy, hãy trình bày vấn đề ngắn gọn để người nhận dễ theo dõi.

Bạn có thể viết email theo cấu trúc 5Ws: who, what, where, when, why.

Kết thư trang trọng

Để kết thư lịch sự, khi ký tên, bạn nên ghi đầy đủ họ tên cũng như chức vụ, tên công ty. Bạn có thể ký tên: Dr. Jack Bills, Dr. Bills, Jack Bills. Không chỉ ký tên riêng là Jack.

Kết hợp các bước trên và viết email

Kết hợp các bước trên và bạn đã có một form email tiếng Anh hoàn chỉnh. Bạn có thể lưu lại mẫu để sử dụng cho những lần sau.

Một số mẫu về form email tiếng Anh chuyên nghiệp 

Thư giới thiệu

Đây là email đầu tiên bạn gửi cho đối tác, khách hàng. Vì thế, bạn hãy cung cấp một số thông tin cơ bản về bản thân (tên tuổi, chức vụ, nơi làm việc) và lý do viết thư. Bức thư khởi đầu này thúc đẩy sự kết nối giữa bạn và đối phương, thường kết thúc với mục Call to action tại phần kết.

Good morning Mrs French,

I would like to formally introduce myself. My name is Adam Smith, and I work for B, a company that specializes in home security through security cameras and alarm systems. We know how important it is to keep your family secure, and we want to make sure you have the greatest security system available for your needs and budget.

Please contact me at Adamsmith@Bcompany.com or phone me at 123 3321  if you are interested in our services. I look forward to hearing from you! 

Sincerely,

Adam Smith

Thư theo đuôi

Loại email này giúp bạn giữ mối quan hệ với khách hàng, hoặc cập nhật cho họ những thông tin mới.

Hello Mrs Gates,

I am following up on your recent purchase of one of our products here at AA Mall. I just wanted to confirm your appointment on Monday at 2 p.m. Please let us know if this day and time still work for you!

Sincerely,

Hailey Cyrus.

Thư yêu cầu 

Bạn viết email này khi bạn cần thêm thông tin từ khách hàng. Khi viết thư, bạn nên đề cập thẳng vào vấn đề, đặt câu hỏi mà bạn cần, giúp truyền tải thông điệp rõ ràng.

Good afternoon Mr. Rutgers,

I am writing to you regarding your shipping address for your most recent purchase. I just wanted to confirm that your shipping and  billing addresses are different? Please get back to us at your earliest convenience. We want to make sure you get your order correct!

Regards,

Jack Gates.

Trên đây là những form viết email tiếng Anh đơn giản, thường được người Việt sử dụng với đối tác, khách hàng, bạn bè… Nên nhớ, cách viết email cũng phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn – người đại diện cho công ty khi trao đổi trong công việc. Chính vì vậy, bạn hãy nắm chắc form viết tiếng Anh cùng những lưu ý quan trọng khi viết thư nhé. Chắc chắn, bạn sẽ không chỉ tiết kiệm được thời gian, mà còn tự tin hơn khi sử dụng tiếng Anh.

Bình luận Hủy

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bình luận

Tên *

Email *

Lưu tên của tôi, email, và trang web trong trình duyệt này cho lần bình luận kế tiếp của tôi.