Forward Mail Là Gì? Hướng Dẫn Chuyển Tiếp Email Trong Outlook

Forward mail hay chuyển tiếp thư là một trong những tính năng được sử dụng nhiều trong quá trình làm việc nhóm hoặc giao tiếp với đồng nghiệp trong công ty với mục đích truyền đạt đầy đủ và nguyên vẹn thông điệp cần truyền tải trong thư gốc. Bài viết này thông qua việc giải quyết các vấn đề “Forward mail là gì?” hay vai trò của chuyển tiếp email sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát và khách quan về tính năng này.

Forward mail là gì?

Forward mail là hình thức chuyển tiếp thư nhận được cho bên thứ 3. Nói một cách đơn giản, tài khoản mail A nhận được email từ địa chỉ B, do muốn truyền đạt nguyên văn của thư gốc cùng các tệp đính kèm, địa chỉ A thực hiện lệnh chuyển tiếp đến email C. Đặc biệt, tính năng này vô cùng tiện lợi trong việc đảm bảo luồng thông tin ổn định trong quá trình làm việc nhóm.

Có hai loại chuyển tiếp email: thủ công và tự động. Forward mail thủ công có nghĩa là người dùng gửi từng thư từ Inbox của mình tới địa chỉ email khác. Trong khi đó, tính năng chuyển tiếp mail tự động là chuyển hướng tất cả các thư trong Inbox đến một hộp thư khác dựa trên một số tiêu chí nhất định.

Khi đã tìm hiểu xong forward mail là gì, bạn cần tiếp tục đi sâu vào tìm hiểu vai trò của tính năng này cũng như cách chuyển tiếp email trên Microsoft Outlook.

Vai trò của chuyển tiếp email

Chuyển tiếp là một trong những tính năng email cơ bản và được sử dụng rộng rãi, đặc biệt trong môi trường làm việc của doanh nghiệp. Thông qua thao tác này, các quy trình giao tiếp khác nhau trở nên trơn tru hơn và có tổ chức hơn.

Thông báo cho người nhận biết hoặc hành động theo thông điệp trong email gốc

Thông thường, bạn sẽ chuyển tiếp thư cho một hoặc nhiều người không có trong chuỗi email ban đầu nhằm thông báo cho họ về thông điệp tin nhắn hoặc yêu cầu thực hiện hành động nào đó. Vì thế, thay vì mất thời gian soạn thảo một email mới, chưa kể đến trường hợp diễn đạt sai so với email ban đầu, forward mail chính là giải pháp thay thế đơn giản và nhanh gọn.

Chuyển tiếp các tệp đính kèm trong email gốc

Tính năng chuyển tiếp rất hữu ích để chia sẻ các tệp đính kèm trong email bạn nhận được. Khi thực hiện chuyển tiếp, tệp đó cùng nội dung tin nhắn được gửi nguyên vẹn cho người nhận thay vì phải download và lưu file về máy tính, rồi soạn email và tiếp tục tải file lên để gửi.

Cung cấp ngữ cảnh cho forward mail

Khi chuyển tiếp một email, bạn có thể thêm tin nhắn ở phía trên thư được chuyển tiếp nhằm tạo ra ngữ cảnh và làm giảm nguy cơ gây hiểu lầm cho người nhận.

Chuyển tới địa chỉ thư mới

Việc chuyển tiếp email khá tiện lợi trong trường hợp bạn lập tài khoản email mới. Khi mọi người gửi đến địa chỉ email cũ của bạn, bạn vẫn sẽ nhận được tin nhắn đó bằng cách chuyển hướng đến tài khoản mới.

Bên cạnh việc hiểu forward mail là gì, biết được vai trò của thao tác chuyển tiếp email giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn cũng như biết cách áp dụng sao cho hiệu quả trong quá trình làm việc.

Hướng dẫn cách chuyển tiếp mail trong Outlook

Outlook cung cấp tính năng chuyển tiếp thư thủ công và tự động nhằm đem đến cho người dùng những thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên cũng như khách hàng, điều này cũng đã được nhắc đến đôi nét trong phần “Forward mail là gì?”. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách chuyển tiếp email thủ công và tự động trên phần mềm Microsoft Outlook.

Hướng dẫn forward mail thủ công

• Bước 1: Đăng nhập tài khoản Outlook trên web và chọn email bạn muốn chuyển tiếp.
• Bước 2: Khi khung đọc mở ra với nội dung của email, bạn tiếp tục bằng cách chọn vào “Forward” nằm ngay cuối thư và nhập địa chỉ của người nhận ở trên cùng, sử dụng dấu “,” để ngăn cách các địa chỉ email trong phần “To”, “Cc”, “Bcc”. Bạn cũng có thể chỉnh sửa email trước khi được gửi đi cho bên thứ 3.
• Bước 3: Chọn “Send” (Gửi) khi các thao tác đã hoàn tất.

Hướng dẫn Forward mail tự động

• Bước 1: Đăng nhập tài khoản trên ứng dụng Outlook, chọn biểu tượng răng cưa ở góc phải trên cùng của màn hình, sau đó chọn “View all Outlook settings” nằm ở dưới cùng.

• Bước 2: Khi cửa sổ cài đặt được mở ra, bạn chọn ”Mail” > “Rules” > click “Add new rule”.

• Bước 3: Bạn đặt tên cho quy tắc mới, chẳng hạn “Automatic forwarding”. Trong phần “Add a condition” chọn “Apply to all messages”, tiếp tục chọn “Forward to” trong “Add an action” và nhập địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp tới. Sau đó “Save” khi đã hoàn thành các thao tác.

Như vậy bạn đã hoàn thành việc cài đặt chế độ tự động chuyển tiếp tin nhắn trong phần mềm Outlook.

Cách tắt Forward Mail ở trong Outlook

Trường hợp người dùng không muốn sử dụng tính năng Forward Mail trong Outlook, hoàn toàn có thể xóa tính năng một cách dễ dàng với các thao tác đơn giản sau:

Bước 1: Đăng nhập Outlook → Tại góc màn hình, click chuột phải vào mục biểu tượng răng cưa, sau đó click chọn mục “View all Outlook settings” nằm ở dưới cùng.

Bước 2: Khi cửa sổ cài đặt được mở ra, bạn chọn ”Mail” > “Rules”.

Bước 3: Tại đây, người dùng có thể tiến hành bỏ chọn hoặc xóa quy tắc Forward Mail (chuyển tiếp thư tự động), tiếp đó nhấn Lưu thay đổi là hoàn tất.

Lợi ích khi sử dụng các tính năng Forward Mail

Trong thực tế, vì để phục vụ mục đích công việc và học tập, không ít người dùng đã sử dụng 2 hoặc nhiều tài khoản email khác nhau. Tuy nhiên, khi khối lượng công việc nhiều, số lượng thư điện tử cũng tăng lên đáng kể, điều này khiến người dùng gặp không ít khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý email. Do đó, nhu cầu chuyển tiếp email là điều cần thiết. và đặc biệt nổi bật với những lợi ích tuyệt vời dưới đây:

Tối ưu thời gian

Forward Mail cho phép người dùng nhận và quản lý tất cả các email từ nhiều địa chỉ khác nhau kết nối đến một địa chỉ duy nhất. Theo đó, người dùng sẽ không cần phải mất quá nhiều thời gian để kiểm tra các tài khoản email của mình một cách riêng lẻ, mà thay vào đó nó sẽ được tự động chuyển tiếp đến tài khoản chính do người dùng thiết lập.

Đảm bảo tính linh hoạt

Như đã đề cập ở trên, thì với tính năng Forward Mail, thư điện tử từ một địa chỉ email này có thể dễ dàng chuyển tiếp đến một địa chỉ email khác. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng quản lý và truy cập các email một cách linh hoạt từ nhiều nguồn khác nhau.

Dễ dàng quản lý

Với thiết lập Forward Mail, người dùng chỉ cần tập trung vào một tài khoản email duy nhất để quản lý, giám sát và truy cập vào tất cả các email. Thông qua đó, việc sàng lọc, sắp xếp email, tạo thư mục mới hay quản lý hộp thư đến trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Bảo mật an toàn về quyền riêng tư

Forward Mail giúp người dùng bảo vệ quyền riêng tư một cách an toàn bằng cách giữ các tài khoản email cá nhân hạn chế tiết lộ công khai. Điều này đồng nghĩa, người dùng chỉ cần sử dụng một địa chỉ email chung để nhận và quản lý tất cả các thư điện tử gửi đến từ nhiều nguồn khác nhau mà không cần tiết lộ quá nhiều thông tin cá nhân của mình ra ngoài.

Một số tip khi forward mail

Như vậy, bạn đã biết được forward mail là gì cũng như cách chuyển tiếp thư thủ công và tự động trong Outlook, tuy nhiên để áp dụng có hiệu quả trong công việc, một số tip dưới đây chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn.

• Đảm bảo chuyển tiếp email là đúng đắn: Trước khi tiến hành chuyển tiếp, bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ nội dung thư gốc phù hợp và có giá trị.
• Thêm bình luận: Nếu thư chuyển tiếp không có chủ đề rất dễ gây hiểu nhầm cho người nhận. Vì thế, bạn nên gửi kèm thông báo cho người nhận nhằm giải thích lý do vì sao họ nhận được email này cũng như cần làm gì với email được nhận.
• Xóa thông tin không cần thiết và có nội dung không được phép: Bạn nên cẩn thận khi forward chuỗi email dài vì nó có thể chứa nội dung không liên quan hoặc bao gồm dữ liệu bảo mật mà người nhận không nên nhìn thấy.
• Tận dụng lợi thế của Bcc: Với tính năng này, người nhận không thể xem các địa chỉ email khác ngoài email của mình, qua đó giúp bảo vệ quyền riêng tư của những người tham gia trong chuỗi email.
• Chỉnh sửa tiêu đề: Bạn có thể nhận thấy khi chỉnh sửa để forward mail sẽ có thêm các từ viết tắt “Fw” hoặc “Fwd” trong dòng chủ đề email được chuyển tiếp. Là một người gửi, bạn có tùy chọn xóa chúng hoặc thay đổi hoàn toàn chủ đề để trông chuyên nghiệp hơn.

Giải đáp thắc mắc khi sử dụng Forward Mail

Forward Mail với các tính năng nổi bật, mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời. Tuy vậy, vẫn có một số thắc mắc người dùng cần giải đáp khi chuyển tiếp email đó là:

Thực hiện Forward Mail thì người gửi có biết không?

Với tính năng Forward Mail, người gửi ban đầu thường sẽ không nhận được thông báo, hay thông tin gì về việc email của họ được chuyển tiếp đến một địa chỉ email khác, trừ khi người dùng cung cấp thông tin cho người gửi thông qua To, Bcc hoặc Cc. Khi đó, người gửi sẽ có thể kiểm tra được những người nhận được gửi thư đến là ai, và thư được gửi đến vào thời gian nào.

Tuy nhiên, vẫn sẽ có một số trường hợp đặc biệt, dịch vụ email nâng cao cung cấp thông tin cho người gửi ban đầu về việc email của họ đã được chuyển tiếp. Chẳng hạn như, dịch vụ này cung cấp một dòng thông báo, hoặc một biểu tượng nhỏ trong email gốc của người gửi để thông báo đến họ email đã được chuyển tiếp đến tài khoản khác.

Email đã được mã hóa khi chuyển tiếp có bị xem trộm hay không?

Khi thực hiện chuyển tiếp, việc email được mã hóa giúp hạn chế tối đa tình trạng bị xem trộm thông tin trong email. Tuy nhiên, người dùng sẽ cần lưu ý rằng, các thông tin như địa chỉ email của người nhận/người gửi vẫn có thể được hiển thị ở tiêu đề và các phần thông tin mô tả khác của email. Do đó, dù là nội dung bên trong email đã được mã hóa và bảo vệ, thì các thông tin bên ngoài email vẫn có thể bị tiết lộ cho bên thứ 3 nếu họ có khả năng truy cập vào phần này.

Hiện tại, MSO với tư cách đại lý ủy quyền của Microsoft tại Việt Nam cung cấp đa dạng gói Microsoft 365 có tích hợp ứng dụng Outlook dành cho nhiều đối tượng khác nhau từ cá nhân, gia đình tới doanh nghiệp, tổ chức. Để có thêm thông tin chi tiết cũng như được tư vấn cụ thể hơn về gói giải pháp phù hợp, vui lòng liên hệ với đội ngũ tư vấn viên của chúng tôi.

Lời kết

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc liên quan đến “Forward mail là gì?”, cách chuyển tiếp thư trong Outlook cũng như các gói giải pháp Microsoft 365, vui lòng liên với MSO qua Hotline: 024.9999.7777 để được giải đáp và hỗ trợ tư vấn bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình.