Fulfillment Là Gì? Quy Trình Dịch Vụ Fulfilment Bao Gồm Những Gì?

Fulfilment là những khái niệm thường gặp trong lĩnh vực thương mại điện tử và logistic hiện nay. Về thông tin cụ thể của các khái niệm dịch vụ fulfillment là gì? Quy trình dịch vụ fulfillment bao gồm những gì? Sẽ được trình bày trong bài viết sau đây của SEC Warehouse. Mời các bạn quan tâm cùng theo dõi.

Các nội dung chính của bài viết

• 1. Định nghĩa fulfillment là gì? 
• 2. Lĩnh vực nào cần đến dịch vụ fulfillment?
• 3. Các loại dịch vụ fulfillment nào phù hợp nhất hiện nay?  
  • 3.1 In – House Fulfillment:
  • 3.2 Dropship:
  • 3.3 Outsource Fulfillment:
• 4. Quy trình dịch vụ fulfillment bao gồm những gì?  
  • Nhận hàng từ người bán:
  • Lưu trữ hàng hóa và quản lý tồn kho:
  • Xử lý đơn hàng:
  • Giao hàng và thu tiền:
  • Xử lý các yêu cầu sau bán hàng:
• 5. Dịch vụ fulfillment đến lại lợi ích thiết thực nào cho người sử dụng? 

1. Định nghĩa fulfillment là gì? 

Fulfillment là quá trình bắt đầu từ lúc hàng hóa được nhập vào kho đến lúc người mua hàng nhận được sản phẩm. Bao gồm các hoạt động lấy hàng từ người bán hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng, lấy hàng từ kho, đóng gói và vận chuyển đến đúng địa chỉ của khách hàng.

Nói cách khác, theo eFulfillment, thì fulfillment thay người bán hàng làm tất cả công việc liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và vận chuyển, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng hơn. Fulfillment còn được gọi bằng nhiều cái tên khác nhau như dịch vụ hoàn tất đơn hàng, trung tâm phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ hậu cần kho vận.

2. Lĩnh vực nào cần đến dịch vụ fulfillment?

Fulfillment là quá trình hoàn thiện đơn hàng đến tay khách hàng. Chính vì vậy ngành nghề cần vận chuyển, đóng gói, dán nhãn hay hóa đơn hàng hóa, sản phẩm đều có thể áp dụng dịch vụ Fulfillment. 

Chính vì những đặc trưng trên của dịch vụ fulfillment nên rất phù hợp với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, người bán hàng trực tuyến trên mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử như Amazon, Shopify, Lazada, Tiki… đều có thể sử dụng fulfillment như giải pháp quản lý tồn kho và hoàn tất đơn hàng hiệu quả.

3. Các loại dịch vụ fulfillment nào phù hợp nhất hiện nay?  

Các dạng dịch vụ fulfillment phù hợp nhất dành cho doanh nghiệp của bạn hiện nay như sau:

3.1 In – House Fulfillment:

In-house fulfillment còn gọi là self-fulfillment. Trong đó, công ty sở hữu kho trữ hàng riêng, đồng thời tự quản lý các hoạt động có liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý và hoàn tất đơn hàng. Hình thức này phù hợp với 2 loại công ty:

• Công ty có quy mô lớn

Loại công ty này sẵn sàng chi ngân sách lớn để sở hữu kho riêng. Cũng như thuê nhiều nhân viên để quản lý kho và tiến trình hoàn tất đơn hàng. Như vậy, để sử dụng in-house fulfillment, doanh nghiệp phải đảm bảo xây dựng được quy trình hoạt động fulfillment đầy đủ và hoàn thiện để tránh trường hợp hàng hóa rối loạn, đơn hàng ùn tắc kéo theo sự không hài lòng của khách hàng.

• Công ty mới hoạt động kinh doanh (startup)

Loại công ty này chưa có nhiều khách hàng và đơn hàng . Chính vì thế, hoạt động quản lý kho bãi, xử lý đơn hàng và giao nhận đều có thể tự thực hiện. Tuy nhiên, khi công ty startup hoạt động lâu và có nhiều đơn hàng hơn thì hình thức self-fulfillment không còn phù hợp.

3.2 Dropship:

Đây là hình thức dropship được hiểu là người bán không thực sự sở hữu hàng hóa. Thay vào đó, người bán liên hệ với nhà cung cấp để chuyển hàng trực tiếp cho người mua bằng thông tin của người bán hàng.

Dropship rất thích hợp với người thích bán đa dạng các mặt hàng.  Những người không muốn tốn kém tiền bạc vào kho bãi và các hoạt động liên quan đến xử lý hàng hóa.

Họ chỉ cần đầu tư vào hoạt động marketing tăng uy tín thương hiệu. Tuy nhiên, có thể nhận thấy rủi ro đến từ chất lượng nhà cung cấp. Và nếu không cẩn trọng sẽ mất khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín cửa hàng.

Xem thêm: Mô hình Dropshipping là gì? Ưu nhược điểm của mô hình Dropship

3.3 Outsource Fulfillment:

Đây là hình thức mà người bán hàng/công ty thuê ngoài dịch vụ từ các công ty fulfillment. Công ty fulfillment thực hiện tất cả hoạt động liên quan đến hàng hóa bao gồm lấy hàng, lưu kho, xử lý đơn hàng, giao hàng và thu hộ thay cho người bán hàng.

Các hoạt động liên quan đến kho bãi, quản lý hàng hóa và vận chuyển công ty fulfillment sẽ chịu trách nhiệm, kể cả khi có vấn đề phát sinh. Như vậy, công ty tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho, tiền công thuê nhân viên và ít tốn công sức trong các hoạt động xảy ra trước và sau đơn hàng.

Nghe có vẻ hoàn hảo nhưng khi công ty dùng outsourced fulfillment. Đồng nghĩa với việc bạn không thể tham gia vào đầy đủ hoạt động quản lý hàng hóa. Vì thế, có thể không yên tâm về cách xử lý của công ty dịch vụ thuê ngoài. Tuy nhiên, đây vẫn được xem là giải pháp tối ưu đối với công ty vừa và nhỏ, tiết kiệm được chi phí kho bãi, vận chuyển, cho phép tập trung tối đa thời gian vào hoạt động kinh doanh trên thị trường.

4. Quy trình dịch vụ fulfillment bao gồm những gì?  

Thông thường quy trình dịch vụ fulfillment diễn ra thông qua các bước sau:

• Nhận hàng từ người bán:

Nhân viên công ty dịch vụ fulfillment đến tận nơi người bán hàng để nhận hàng về lưu kho.

• Lưu trữ hàng hóa và quản lý tồn kho:

Sau khi nhận hàng, hàng hóa được lưu trữ và sắp xếp cẩn thận vào các kho hàng. Đồng thời hàng hóa được theo dõi và kiểm kê rõ ràng, cẩn thận. Thường xuyên cập nhật lượng nhập – xuất của hàng hóa, đảm bảo hàng được vận chuyển đúng thời điểm.

• Xử lý đơn hàng:

Việc xử lý đơn hàng được chuẩn hóa toàn diện qua email cho người mua. Từ xác nhận đơn hàng, tiến hành lấy hàng, kiểm tra độ nguyên vẹn của sản phẩm. Cũng như đưa hàng đến bộ phận đóng gói để chuẩn bị giao cho khách hàng.

Quá trình xử lý được thực hiện bởi trung tâm xử lý đơn hàng nên ít xảy ra sai sót. Lý do vì mọi thứ đã được quản lý rõ ràng và kỹ lưỡng bằng hệ thống quản lý riêng.

• Giao hàng và thu tiền:

Công ty tiến hành giao hàng cho người mua đúng địa chỉ và thời gian. Trong trường hợp nếu đơn hàng chưa được thanh toán, công ty fulfillment sẽ thu hộ nếu có yêu cầu từ người bán hàng.

• Xử lý các yêu cầu sau bán hàng:

Việc mua hàng trực tuyến dễ phát sinh vấn đề đổi hàng hoặc trả hàng sau khi mua. Nguyên nhân có thể do sản phẩm bị lỗi, khách hàng không hài lòng về sản phẩm,…

Công ty fulfillment tiếp nhận yêu cầu trả hàng và trực tiếp xử lý theo chính sách và quyết định của người bán, đảm bảo cân đối quyền lợi của người mua và hạn chế thiệt hại cho người bán.

Một điểm cộng của dịch vụ fulfillment là người bán theo dõi được tồn kho và tình trạng đơn hàng. Người mua biết được quá trình vận chuyển và được hỗ trợ thông tin khi cần thiết.

5. Dịch vụ fulfillment đến lại lợi ích thiết thực nào cho người sử dụng? 

• Tối ưu thời gian và chi phí trong việc nhập hàng hóa.
• Quản lý hiệu quả và giảm các chi phí liên quan đến việc tồn kho.
• Xử lý đơn hàng kịp thời đồng thời hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh xung quanh việc vận chuyển hàng hóa được nhanh chóng nhất.
• Cân bằng lợi ích của người bán và sự hài lòng của người mua.
• Thuận tiện cho việc bán hàng xuyên biên giới. Giúp mở rộng hoạt động kinh doanh bán hàng đến nhiều quốc gia khác nhau.

Trong bài viết trên SEC Warehouse đã chia sẻ những thông tin về fulfillment chi tiết, hy vọng sẽ hữu ích cho những ai đang muốn tìm hiểu. Bạn có thể theo dõi SEC Warehouse để tham khảo các bài biết liên quan khác nhé!