Full Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu, Cập Nhật Từ A-Z - VinaTrain

4.9 / 5 ( 182 bình chọn )

Trong thương mại quốc tế, bộ chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình giao dịch, vận chuyển và thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi, tuân thủ quy định pháp luật của các quốc gia liên quan. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các tài liệu chính thức, được phát hành và sử dụng trong giao dịch xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa giữa các nước, giúp quản lý quy trình từ khâu sản xuất, vận chuyển đến nhận hàng.

• Mô Tả Công Việc của Nhân Viên Pricing Logistics, Có Áp Lực Không?
• Các Vị Trí Công Việc Trong Ngành Logistics Mà Bạn CẦN PHẢI BIẾT
• Tại Sao Nhu Cầu Tuyển Dụng Ngành Xuất Nhập Khẩu Lại Tăng Cao Trong Những Năm Gần Đây?
• Mặt Trái Ngành Xuất Nhập Khẩu, Góc Khuất Trong Nghề Bạn Phải Biết!
• Nộp muộn C/O có được hưởng ưu đãi thuế không, Cập nhật mới nhất

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu hoàn chỉnh không chỉ là điều kiện cần thiết để hàng hóa được vận chuyển qua biên giới mà còn đảm bảo thanh toán cho các bên trong giao dịch, đồng thời giúp các bên quản lý rủi ro, giải quyết tranh chấp phát sinh.

Bộ chứng từ này thường bao gồm các tài liệu liên quan đến:

• Thông tin hàng hóa: Loại hàng, số lượng, chất lượng.
• Thông tin vận chuyển: Phương tiện vận chuyển, cảng đi và cảng đến.
• Giá trị hàng hóa: Giá trị, phương thức thanh toán.
• Pháp lý: Thuế, hải quan, kiểm dịch và các giấy phép cần thiết.

Dưới đây là các loại chứng từ thường thấy trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, bao gồm chi tiết về chức năng, tầm quan trọng và cách sử dụng của từng loại.

DOWNLOAD FULL BỘ CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU

BỘ CHỨNG TỪ 1 | BỘ CHỨNG TỪ 2 | BỘ CHỨNG TỪ 3

Đây là 3 bộ chứng từ tham khảo. để nhận thêm các bộ chứng từ độc quyền về gạo, cafe hay thủy sản… mà mình đã tổng hợp trong nhiều năm làm nghề không thể share public các bạn có thể để lại Email mình sẽ gửi để các bạn tham khảo

Bộ chứng từ là một trong những nội dung quan trọng nhât thuộc khóa học xuất nhập khẩu của Vinatrain

I. Những chứng từ bắt buộc phải có trong bộ chứng từ

Có một số chứng từ bắt buộc phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu để hàng hóa được thông quan và đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch. Dưới đây là những chứng từ bắt buộc cần có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu:

1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng thương mại quốc tế là văn bản thỏa thuận giữa người mua (buyer/importer) và người bán (seller/exporter), trong đó quy định rõ các điều khoản về loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán và vận chuyển. Đây là tài liệu pháp lý cơ bản nhất, làm nền tảng cho mọi chứng từ khác trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

1.2 Vai trò và chức năng

• Ràng buộc pháp lý: Hợp đồng là tài liệu pháp lý quan trọng để ràng buộc trách nhiệm của cả hai bên, đồng thời là cơ sở để giải quyết tranh chấp phát sinh.
• Cơ sở phát hành chứng từ: Các chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, và giấy chứng nhận xuất xứ đều được lập dựa trên các điều khoản trong hợp đồng.
• Quy định các điều khoản giao dịch: Hợp đồng thương mại quốc tế quy định các điều khoản quan trọng như Incoterms, phương thức thanh toán (TT, L/C), thời gian giao hàng, và điều kiện bảo hiểm.

1.3 Nội dung cơ bản của hợp đồng

Hợp đồng thương mại quốc tế phải đảm bảo bao gồm những thông tin chính sau:

• Thông tin về bên bán và bên mua: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ.
• Mô tả hàng hóa: Loại hàng, số lượng, chất lượng, và các tiêu chuẩn kỹ thuật kèm theo.
• Giá trị hợp đồng: Tổng giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms).
• Điều khoản thanh toán: Phương thức thanh toán (T/T, L/C), thời gian và ngân hàng liên quan.
• Phương thức giao hàng và vận chuyển: Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, điều kiện giao hàng (FOB, CIF,…).
• Thời hạn giao hàng: Quy định rõ ngày giao hàng, thời gian giao hàng muộn, và các chế tài áp dụng nếu vi phạm.
• Điều khoản về bảo hiểm, khiếu nại, và phạt vi phạm: Bên nào chịu trách nhiệm về bảo hiểm và mức bảo hiểm nào được áp dụng, cách giải quyết nếu hàng hóa không đáp ứng điều kiện hợp đồng.

1.4 Vai trò pháp lý trong tranh chấp

Hợp đồng thương mại là căn cứ chính để giải quyết các tranh chấp thương mại quốc tế. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp liên quan đến chất lượng hàng hóa, số lượng, hay thời gian giao hàng, các cơ quan trọng tài hoặc tòa án quốc tế sẽ xem xét hợp đồng để phán quyết.

Ví dụ một hợp đồng ngoại thương mẫu để bạn tham khảo( TẢI FULL TẠI ĐÂY): Hợp đồng mua bán được ký kết giữa Công ty TNHH Viet Nam Young và TT Taiwan International Pte Ltd về việc bán 36.000 kg cá tra phi lê đông lạnh. Bên bán đồng ý bán cá tra với giá 3,5 USD/kg, tổng giá trị là 126.000 USD, được giao theo điều kiện DDP đến Đài Trung, Đài Loan trước ngày 30 tháng 1. Điều khoản thanh toán yêu cầu trả trước 100% bằng chuyển khoản. Hợp đồng quy định chi tiết về sản phẩm, tài liệu giao hàng, quy trình giải quyết tranh chấp và các điều khoản chung của thỏa thuận.

Xem thêm: Hợp Đồng Ngoại Thương (Sale contract) Là Gì

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ tài chính do người bán lập và gửi cho người mua để yêu cầu thanh toán cho lô hàng đã được giao. Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, thể hiện giá trị hàng hóa và là cơ sở để tính thuế nhập khẩu, thuế VAT và các loại thuế liên quan khác.

2.2 Vai trò và chức năng

• Chứng từ tài chính: Hóa đơn thương mại là cơ sở để người mua thanh toán tiền hàng cho người bán, dựa trên giá trị ghi trong hóa đơn.
• Cơ sở tính thuế: Hải quan dựa trên hóa đơn thương mại để xác định trị giá hàng hóa và tính các khoản thuế liên quan như thuế nhập khẩu, thuế VAT.
• Chứng từ pháp lý: Hóa đơn thương mại cũng là bằng chứng pháp lý trong trường hợp có tranh chấp liên quan đến giá trị, số lượng, hoặc chất lượng hàng hóa.

2.3 Nội dung cơ bản của hóa đơn thương mại

Một hóa đơn thương mại đầy đủ cần có các thông tin chính sau:

• Tên và địa chỉ của người bán và người mua.
• Mô tả hàng hóa: Loại, số lượng, và chất lượng của hàng hóa.
• Đơn giá và tổng giá trị của lô hàng.
• Điều kiện giao hàng (Incoterms): Như FOB, CIF, EXW,…
• Điều kiện thanh toán: T/T (telegraphic transfer), L/C (letter of credit), hoặc các phương thức khác.
• Ngày phát hành và mã số hóa đơn.

2.4 Các lưu ý khi lập hóa đơn thương mại

• Sự khớp nối với các chứng từ khác: Thông tin trong hóa đơn thương mại phải khớp với các chứng từ khác như phiếu đóng gói, vận đơn. Bất kỳ sai sót nào về số lượng, đơn giá, hoặc mô tả hàng hóa có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc thậm chí từ chối thông quan từ phía hải quan.
• Tính hợp lệ của hóa đơn: Hóa đơn cần phải được lập đúng mẫu và phù hợp với yêu cầu của cơ quan hải quan quốc gia nhập khẩu, đặc biệt khi làm thủ tục hải quan.

Xem thêm kiến thức cần biết về Hóa đơn thương mại – Commercial invoice

3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói (Packing List) là tài liệu liệt kê chi tiết cách thức hàng hóa được đóng gói, bao gồm số lượng kiện, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói của từng loại hàng hóa. Nó được phát hành bởi người bán và được sử dụng để đối chiếu với hóa đơn thương mại và vận đơn trong quá trình kiểm tra hải quan và vận chuyển hàng hóa.

3.2 Vai trò và chức năng

• Chứng từ kiểm tra hàng hóa: Phiếu đóng gói giúp hải quan và người vận chuyển kiểm tra hàng hóa khớp với thông tin trong hóa đơn thương mại và vận đơn. Nó cũng giúp người nhận hàng dễ dàng kiểm tra số lượng và tình trạng của hàng hóa.
• Quản lý vận chuyển: Thông qua phiếu đóng gói, người vận chuyển biết được cách thức hàng hóa được sắp xếp và đóng gói, giúp giảm rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

3.3 Nội dung cơ bản của phiếu đóng gói

• Thông tin người bán và người mua.
• Chi tiết các kiện hàng: Số lượng kiện, mô tả từng loại hàng hóa trong mỗi kiện.
• Trọng lượng tịnh (net weight) và trọng lượng tổng (gross weight).
• Kích thước của từng kiện hàng (dài x rộng x cao).
• Cách thức đóng gói: Hộp, thùng, pallet, hoặc container.

3.4 Vai trò trong quản lý hàng hóa và vận chuyển

• Kiểm tra hàng hóa: Khi hàng đến cảng nhập, người nhận hàng và hải quan sẽ dựa vào phiếu đóng gói để kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và sai sót trong quá trình giao nhận.
• Quản lý chi phí vận chuyển: Thông qua trọng lượng và kích thước kiện hàng, người vận chuyển có thể tính toán chi phí vận chuyển một cách chính xác.

Xem thêm thông tin chi tiết về Packing List – phiếu đóng gói hàng hóa

4. Vận đơn (Bill of Lading – B/L)

Vận đơn (Bill of Lading – B/L) là một chứng từ do người vận chuyển (shipping line) phát hành, xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận để vận chuyển từ cảng xuất khẩu đến cảng nhập khẩu theo yêu cầu của người gửi hàng. B/L là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong giao dịch xuất nhập khẩu bằng đường biển.

4.2 Vai trò và chức năng

• Biên nhận hàng hóa: Vận đơn là biên nhận của người vận chuyển, xác nhận rằng hàng hóa đã được xếp lên tàu và sẽ được vận chuyển đến cảng đích.
• Chứng từ sở hữu hàng hóa: B/L là chứng từ thể hiện quyền sở hữu hàng hóa. Người nắm giữ B/L gốc có quyền nhận hàng từ người vận chuyển tại cảng đến.
• Hợp đồng vận chuyển: Vận đơn cũng đóng vai trò như một bằng chứng về hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và người vận chuyển, quy định các điều khoản và điều kiện vận chuyển.

4.3 Các loại vận đơn

• Vận đơn gốc (Original Bill of Lading): Là loại vận đơn phổ biến nhất, có thể chuyển nhượng và được sử dụng để giao hàng.
• Sea Waybill: Không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa, mà chỉ là tài liệu xác nhận vận chuyển. Sea Waybill được sử dụng khi không cần phải chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa.
• Telex Release: Là hình thức điện tử hóa của vận đơn gốc, giúp người nhận hàng không cần phải giữ vận đơn gốc khi lấy hàng tại cảng đến.

4.4 Nội dung cơ bản của vận đơn

• Thông tin về người gửi và người nhận hàng.
• Mô tả hàng hóa: Số lượng, trọng lượng, loại hàng.
• Số hiệu tàu và tuyến hành trình.
• Điều kiện giao hàng (FOB, CIF, etc.).

Vận đơn đóng vai trò quyết định trong quá trình giao nhận và thanh toán trong giao dịch quốc tế. Nó đảm bảo rằng quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao một cách an toàn và hợp pháp, đồng thời là công cụ quan trọng trong việc quản lý rủi ro.

Xem thêm: BILL OF LADING ( BL ) – Vận Đơn Đường Biển Là Gì? Mẫu Bill Of Lading Chi Tiết

5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là tài liệu mà người xuất khẩu hoặc nhập khẩu khai báo với cơ quan hải quan của quốc gia xuất hoặc nhập khẩu về hàng hóa được vận chuyển qua biên giới. Tờ khai hải quan có thể được nộp dưới dạng giấy hoặc điện tử, tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia.

5.2 Vai trò và chức năng

• Chứng từ khai báo hải quan: Tờ khai hải quan là tài liệu bắt buộc trong quá trình thông quan hàng hóa. Nó cung cấp thông tin chi tiết về loại hàng hóa, trị giá, phương thức vận chuyển và mục đích xuất nhập khẩu.
• Cơ sở tính thuế: Hải quan dựa trên thông tin trong tờ khai để tính toán thuế nhập khẩu, thuế VAT và các loại thuế liên quan.
• Giám sát hàng hóa: Tờ khai hải quan giúp cơ quan chức năng giám sát và kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa, đảm bảo rằng chúng tuân thủ các quy định về kiểm dịch, bảo vệ môi trường, và an toàn.

5.3 Nội dung cơ bản của tờ khai hải quan

• Thông tin về người xuất khẩu và nhập khẩu.
• Mô tả hàng hóa: Loại, số lượng, giá trị, mã HS code.
• Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
• Trị giá hàng hóa và thuế suất áp dụng.

5.4 Tầm quan trọng của tờ khai hải quan

• Thông quan hàng hóa: Không có tờ khai hải quan, hàng hóa sẽ không được thông quan và có thể bị giữ lại tại cảng.
• Kiểm soát tính pháp lý: Tờ khai hải quan đảm bảo rằng hàng hóa tuân thủ các quy định pháp lý của quốc gia nhập khẩu, bao gồm thuế, kiểm dịch và tiêu chuẩn an toàn.

Xem thêm: Tờ Khai Hải Quan Là Gì, Được Sử Dụng Khi Nào? 

Trong thương mại quốc tế, mỗi loại chứng từ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò không thể thiếu để đảm bảo giao dịch diễn ra trơn tru, minh bạch và hợp pháp. Từ hợp đồng thương mại là cơ sở pháp lý, đến hóa đơn thương mại giúp xác nhận giá trị và yêu cầu thanh toán, phiếu đóng gói đảm bảo quản lý vận chuyển, vận đơn xác định quyền sở hữu hàng hóa và tờ khai hải quan giúp hàng hóa thông quan đúng quy định, tất cả đều góp phần tạo nên sự thành công của quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.

Nắm vững chức năng và cách sử dụng các chứng từ này là yếu tố then chốt để quản lý giao dịch xuất nhập khẩu hiệu quả và hạn chế rủi ro pháp lý.

II. Những chứng từ khác có thể có trong bộ chứng từ

1. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Hóa đơn chiếu lệ là một loại hóa đơn sơ bộ được bên bán phát hành và gửi cho bên mua trước khi thực hiện giao dịch chính thức. Đây không phải là hóa đơn thanh toán chính thức mà chỉ là tài liệu để bên mua tham khảo, xác nhận thông tin về giá cả, số lượng hàng hóa, điều kiện giao hàng và thanh toán.

Vai trò:

• Xác nhận giao dịch: Hóa đơn chiếu lệ giúp người mua và người bán xác nhận các điều khoản quan trọng của giao dịch trước khi tiến hành các bước tiếp theo như ký kết hợp đồng, thanh toán hoặc vận chuyển hàng hóa.
• Hỗ trợ cho thủ tục nhập khẩu: Trong một số trường hợp, bên mua cần hóa đơn chiếu lệ để xin cấp phép nhập khẩu hoặc xin mở tín dụng thư (L/C).

Nội dung:

• Thông tin về người bán và người mua.
• Mô tả chi tiết hàng hóa (loại, số lượng, chất lượng).
• Đơn giá và tổng giá trị.
• Điều kiện giao hàng (Incoterms).
• Phương thức thanh toán.

2. Tín dụng thư (L/C – Letter of Credit)

Tín dụng thư (L/C) là một công cụ tài chính được phát hành bởi ngân hàng của người mua theo yêu cầu của người mua, cam kết thanh toán cho người bán một khoản tiền nhất định với điều kiện người bán phải cung cấp đầy đủ và chính xác các chứng từ quy định trong tín dụng thư.

Vai trò:

• Bảo đảm thanh toán: Tín dụng thư bảo đảm người bán sẽ nhận được tiền khi họ cung cấp đầy đủ các chứng từ phù hợp với điều kiện của L/C.
• Giảm thiểu rủi ro: L/C giảm thiểu rủi ro thanh toán cho người bán vì ngân hàng của người mua sẽ là bên chịu trách nhiệm thanh toán thay cho người mua.

Các loại tín dụng thư:

• L/C có thể hủy ngang (Revocable L/C): Có thể sửa đổi hoặc hủy bỏ bất cứ lúc nào mà không cần thông báo trước.
• L/C không thể hủy ngang (Irrevocable L/C): Không thể thay đổi hoặc hủy bỏ mà không có sự đồng ý của tất cả các bên liên quan.
• L/C xác nhận (Confirmed L/C): Được xác nhận thêm bởi một ngân hàng khác ngoài ngân hàng phát hành, thường là ngân hàng của người bán.

3. Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)

Chứng từ bảo hiểm là tài liệu do công ty bảo hiểm phát hành, xác nhận rằng lô hàng đã được mua bảo hiểm và bảo đảm các quyền lợi của người mua hoặc người bán trong trường hợp hàng hóa gặp rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Vai trò:

• Bảo vệ quyền lợi: Giúp người mua và người bán được bồi thường trong trường hợp hàng hóa bị mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Đảm bảo tuân thủ hợp đồng: Đối với các điều khoản như CIF (Cost, Insurance, Freight), việc cung cấp chứng từ bảo hiểm là bắt buộc để thực hiện giao dịch.

Nội dung:

• Mô tả hàng hóa.
• Giá trị bảo hiểm và phạm vi bảo hiểm.
• Số tiền bảo hiểm.
• Các điều khoản bảo hiểm: rủi ro được bảo hiểm, trách nhiệm của bên bảo hiểm.

4. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền (thường là phòng thương mại hoặc cơ quan nhà nước) phát hành, xác nhận rằng hàng hóa được sản xuất tại một quốc gia cụ thể.

Vai trò:

• Xác định quốc gia xuất xứ: Giúp các bên biết chính xác nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, điều này rất quan trọng trong việc tính thuế nhập khẩu và áp dụng các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA).
• Hưởng ưu đãi thuế: Hàng hóa có giấy chứng nhận xuất xứ từ các quốc gia nằm trong hiệp định thương mại tự do thường được hưởng các mức thuế suất ưu đãi khi nhập khẩu vào các nước khác.

Các loại C/O phổ biến:

• C/O Form A: Dành cho hàng hóa xuất khẩu từ các nước đang phát triển sang các nước phát triển theo chế độ ưu đãi GSP (Generalized System of Preferences).
• C/O Form D: Dành cho hàng hóa xuất khẩu giữa các nước ASEAN theo hiệp định AFTA (ASEAN Free Trade Area).
• C/O Form E: Dành cho hàng hóa xuất khẩu giữa các nước ASEAN và Trung Quốc theo Hiệp định thương mại tự do ASEAN-Trung Quốc.

5. Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Chứng thư kiểm dịch là chứng từ do cơ quan kiểm dịch của quốc gia xuất khẩu cấp, xác nhận rằng lô hàng, thường là hàng nông sản hoặc thực phẩm, đã được kiểm dịch và không mang theo bất kỳ dịch bệnh, sâu bệnh hoặc nguy cơ gây hại nào.

Vai trò:

• Đảm bảo an toàn: Giấy chứng nhận kiểm dịch đảm bảo rằng hàng hóa không mang theo dịch bệnh hoặc mối nguy hại đối với sức khỏe con người, động vật, thực vật khi nhập khẩu.
• Tuân thủ quy định nhập khẩu: Nhiều quốc gia yêu cầu chứng thư kiểm dịch như một điều kiện bắt buộc để hàng hóa được thông quan.

Hàng hóa cần chứng thư kiểm dịch:

• Các sản phẩm nông sản, thủy sản, động vật sống, gỗ và các sản phẩm từ gỗ.
• Một số loại hàng thực phẩm, đặc biệt là rau củ quả, hạt giống, và các loại ngũ cốc.

Ngoài những chứng từ nêu trên thì khi làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu bạn cũng có thể cần phải chuẩn bị bao gồm:

• Giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu (nếu có)
• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis)
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
• Bản chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet)

III. Một số sai sót thường gặp khi làm bộ chứng từ

Chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu là một quá trình đòi hỏi sự cẩn trọng và kiến thức chuyên sâu về nhiều lĩnh vực. Những sai sót khi làm bộ chứng từ có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp và nhân viên chứng từ có thể bị phạt $ rất nhiều

1. Sai tên hàng hóa bằng tiếng việt 

Khai tên hàng hóa bằng Tiếng Việt tưởng chừng như đơn giản, nhưng thực tế cho thấy rất nhiều công ty gặp phải vấn đề vì lỗi này. Việc khai không chính xác hoặc không rõ ràng về tên hàng có thể gây ra nhiều rắc rối trong quá trình thông quan, dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Ví dụ: Một sản phẩm như “optical transceiver module” – nếu bạn khai là “module thu phát”, hải quan có thể hiểu nhầm đây là thiết bị phát sóng vô tuyến, dẫn đến việc yêu cầu xin thêm giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.

Phòng tránh:

• Hãy khai báo cụ thể: “module truyền dẫn quang, loại có dây, hàng mới 100%”.
• Tránh sử dụng từ “thu phát” có thể gây hiểu nhầm.
• Nên khai rõ hàng hóa là “hàng mới 100%” để tránh yêu cầu kiểm tra chất lượng nếu hàng cũ bị cấm nhập khẩu.

2. Sai mã HS Code

Mã HS (Harmonized System Code) là công cụ quan trọng trong việc phân loại hàng hóa và áp thuế suất xuất nhập khẩu. Sai mã HS có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị áp thuế sai hoặc gặp các vấn đề pháp lý.

Phòng tránh:

• Hãy dựa vào mã HS của quốc gia xuất khẩu để lấy 6 số đầu, sau đó chọn 2 số cuối theo quy định của Việt Nam. Ví dụ, nếu mã HS 10 số của nước xuất khẩu là 8517620000, bạn có thể chọn mã 851762xx phù hợp với bản chất hàng hóa.

3. Điền sai hoặc thiếu thông tin

Các lỗi điền thiếu hoặc sai thông tin, lỗi chính tả, hoặc chọn sai mã loại hình tờ khai, mã phương thức vận chuyển là những lỗi phổ biến và có thể dẫn đến việc không thể sửa tờ khai.

Phòng tránh:

• Đảm bảo điền đầy đủ và chính xác các thông tin như mã loại hình tờ khai, mã phân loại hàng hóa (HS code), tên và mã cơ quan Hải quan, mã số doanh nghiệp nhập khẩu/xuất khẩu.

4. Không đồng bộ thông tin trên bộ chứng từ

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu thường bao gồm nhiều tài liệu như hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán, catalogue sản phẩm. Việc không nhất quán về mô tả, mã hiệu sản phẩm giữa các tài liệu này có thể gây khó khăn khi thông quan và thậm chí phải chỉnh sửa tờ khai.

Phòng tránh:

• Đảm bảo tính nhất quán giữa các tài liệu trước khi làm thủ tục hải quan.
• Đối chiếu thông tin trên nhãn hàng thực tế và các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn để điều chỉnh nếu cần.

5. Khai không đúng đơn vị tiền tệ

Dù phần lớn các giao dịch quốc tế sử dụng USD, nhưng đôi khi giá trị hàng hóa có thể được tính bằng các đơn vị tiền tệ khác như GBP, EUR, hoặc DKK. Việc quên chuyển đổi đơn vị tiền tệ có thể dẫn đến sự sai lệch trong tờ khai hải quan.

Phòng tránh:

• Luôn kiểm tra và quy đổi giá trị hàng hóa chính xác trước khi khai báo.

6. Khai sai nước xuất xứ

Sai sót về khai báo nước xuất xứ không chỉ ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu mà còn có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ lại để kiểm tra thêm.

Phòng tránh:

• Không chỉ dựa vào hóa đơn của người bán mà hãy kiểm tra nhãn sản phẩm thực tế hoặc giấy chứng nhận xuất xứ (CO).

7. Tên hóa đơn không phù hợp

Trong một số trường hợp, việc sử dụng tên hóa đơn “Commercial Invoice” (hóa đơn thương mại) khi mở tờ khai loại hình không thanh toán H11 hoặc H21 có thể gây rắc rối.

Phòng tránh:

• Đề nghị nhà xuất khẩu sửa lại tên hóa đơn thành “Proforma Invoice”, “Customs Invoice”, hoặc “Non-commercial Invoice” để tránh nhầm lẫn.

8. Hợp đồng, Invoice thiếu chữ ký

Nhiều công ty sử dụng hệ thống hóa đơn tự động không có chữ ký hoặc con dấu, gây khó khăn khi xin các giấy phép hoặc thực hiện thủ tục hải quan.

Phòng tránh:

• Đề nghị nhà xuất khẩu ký tên và đóng dấu trên hóa đơn và hợp đồng để tránh các vấn đề phát sinh.

9. Khai sai mã hiệu hàng hóa

Sai mã hiệu hàng hóa là lỗi nghiêm trọng, đặc biệt khi hàng hóa bị kiểm hóa. Lỗi này có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc kéo dài thời gian thông quan.

Phòng tránh:

• Luôn kiểm tra nhãn sản phẩm thực tế trước khi khai báo. Đối với sản phẩm có nhiều mã hiệu, hãy chọn mã nhất quán với giấy đăng ký kiểm tra chất lượng.

10. Mở tờ khai khi chưa đầy đủ giấy phép

Việc mở tờ khai khi chưa có giấy phép xuất nhập khẩu hoặc giấy đăng ký kiểm tra chất lượng có thể dẫn đến phạt hành chính từ 30 triệu đến 50 triệu đồng.

Phòng tránh:

• Tìm hiểu kỹ về chính sách chuyên ngành của từng loại sản phẩm và xin giấy phép trước khi mở tờ khai để tránh rủi ro.

IV. Quy Trình Làm Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

Quy trình làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm năm bước chính, mỗi bước đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được xuất nhập khẩu đúng quy định và suôn sẻ.

Bước 1: Chuẩn Bị Bộ Chứng Từ Hàng Hóa

Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hoặc nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn các loại chứng từ cần thiết. Bộ chứng từ bao gồm các tài liệu như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy tờ liên quan khác.

• Cách thức chuẩn bị: Doanh nghiệp có thể in mẫu đơn từ hệ thống hoặc điền trực tiếp trên các phần mềm quản lý trước khi in ra. Việc chuẩn bị kỹ càng ngay từ đầu đảm bảo tính chính xác của thông tin và tránh sai sót khi làm thủ tục hải quan.
• Lưu ý: Tất cả các chứng từ phải khớp nhau về thông tin liên quan đến số lượng, giá trị, mô tả hàng hóa. Bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến việc trì hoãn trong quá trình thông quan hoặc thậm chí bị từ chối.

Bước 2: Cài Đặt Phần Mềm Khai Báo Hải Quan VNACCS

Nếu doanh nghiệp chưa có phần mềm khai báo hải quan VNACCS, đây là lúc cần cài đặt để chuẩn bị cho quá trình khai báo. VNACCS (Vietnam Automated Cargo And Port Consolidated System) là hệ thống khai báo hải quan điện tử bắt buộc được áp dụng tại Việt Nam.

• Cách cài đặt: Doanh nghiệp liên hệ với cơ quan hải quan hoặc nhà cung cấp dịch vụ để được hướng dẫn cài đặt và cấu hình phần mềm.
• Lợi ích của phần mềm: Phần mềm này cho phép doanh nghiệp khai báo tờ khai hải quan, truyền thông tin điện tử đến cơ quan hải quan và nhận phản hồi nhanh chóng, giúp quy trình trở nên đơn giản và tiện lợi hơn.

Bước 3: Đăng Ký Kiểm Tra Chuyên Ngành (Nếu Có)

Trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu thuộc danh mục các mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành (ví dụ như hàng hóa về y tế, thực phẩm, thiết bị điện tử), doanh nghiệp phải thực hiện thêm bước đăng ký kiểm tra này. Việc kiểm tra chuyên ngành đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn theo quy định pháp luật của nước nhập khẩu.

• Cơ quan kiểm tra: Tùy thuộc vào loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể cần nộp hồ sơ cho các cơ quan liên quan như Bộ Y tế, Bộ Khoa học và Công nghệ, hoặc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn để tiến hành kiểm tra chuyên ngành.
• Kết quả kiểm tra: Sau khi có kết quả kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận đạt yêu cầu, đây là một chứng từ cần thiết để hoàn tất thủ tục hải quan. Nếu hàng hóa không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này và chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4: Khai Và Truyền Tờ Khai Hải Quan

Sau khi phần mềm VNACCS đã được cài đặt và các chứng từ cần thiết đã được chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành khai báo và truyền thông tin tờ khai hải quan. Quy trình khai báo hải quan bao gồm việc nhập thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị, phương thức vận chuyển và các thông tin liên quan vào hệ thống hải quan điện tử.

• Truyền tờ khai: Thông tin tờ khai sẽ được truyền trực tiếp từ hệ thống của doanh nghiệp lên hệ thống hải quan qua phần mềm VNACCS. Sau khi truyền thành công, doanh nghiệp nhận được số tờ khai từ hệ thống.
• Nhận lệnh giao hàng: Sau khi khai báo tờ khai, người nhập khẩu hoặc người được ủy quyền cần lấy lệnh giao hàng (Delivery Order) từ đại lý hãng tàu hoặc công ty giao nhận. Lệnh giao hàng là tài liệu quan trọng, cho phép người nhập khẩu nhận hàng từ cảng và vận chuyển hàng về kho.

Bước 5: Làm Thủ Tục Tại Chi Cục Hải Quan

Bước cuối cùng là thực hiện mở tờ khai hải quan và làm thủ tục thông quan hàng hóa tại chi cục hải quan. Quá trình này yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan để nộp cho cơ quan hải quan và hoàn tất thủ tục thông quan.

Chuẩn bị bộ chứng từ cho hải quan:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Xác định giá trị hàng hóa để tính thuế.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Xác định số lượng, trọng lượng và cách đóng gói.
• Vận đơn (Bill of Lading): Xác nhận quyền sở hữu hàng hóa và điều kiện vận chuyển.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện hưởng ưu đãi thuế quan (nếu có).
• Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có): Bảo vệ quyền lợi của bên nhận hàng trong trường hợp rủi ro.

Kiểm tra hàng hóa: Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa để đảm bảo khớp với thông tin khai báo. Hàng hóa sẽ được kiểm tra về số lượng, chất lượng, tình trạng đóng gói, và thông tin mô tả.

Thông quan: Sau khi hoàn tất kiểm tra và xử lý, cơ quan hải quan sẽ tiến hành thông quan tờ khai, cho phép hàng hóa được nhập khẩu chính thức. Người nhập khẩu sau đó có thể sắp xếp vận chuyển hàng hóa về kho.

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu là một chuỗi các bước phức tạp, yêu cầu sự chuẩn bị và thực hiện chính xác. Từ việc chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa, cài đặt phần mềm khai báo hải quan, đến quá trình khai báo và làm thủ tục hải quan, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hàng hóa được thông quan và giao nhận một cách hiệu quả, hợp pháp. Thực hiện tốt các bước này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mà còn tối ưu hóa thời gian và chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Mục lục nội dung

• 1 I. Những chứng từ bắt buộc phải có trong bộ chứng từ
  • 1.1 1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
    • 1.1.1 1.2 Vai trò và chức năng
    • 1.1.2 1.3 Nội dung cơ bản của hợp đồng
    • 1.1.3 1.4 Vai trò pháp lý trong tranh chấp
  • 1.2 2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
    • 1.2.1 2.2 Vai trò và chức năng
    • 1.2.2 2.3 Nội dung cơ bản của hóa đơn thương mại
    • 1.2.3 2.4 Các lưu ý khi lập hóa đơn thương mại
  • 1.3 3. Phiếu đóng gói (Packing List)
    • 1.3.1 3.2 Vai trò và chức năng
    • 1.3.2 3.3 Nội dung cơ bản của phiếu đóng gói
    • 1.3.3 3.4 Vai trò trong quản lý hàng hóa và vận chuyển
  • 1.4 4. Vận đơn (Bill of Lading – B/L)
    • 1.4.1 4.2 Vai trò và chức năng
    • 1.4.2 4.3 Các loại vận đơn
    • 1.4.3 4.4 Nội dung cơ bản của vận đơn
  • 1.5 5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
    • 1.5.1 5.2 Vai trò và chức năng
    • 1.5.2 5.3 Nội dung cơ bản của tờ khai hải quan
    • 1.5.3 5.4 Tầm quan trọng của tờ khai hải quan
• 2 II. Những chứng từ khác có thể có trong bộ chứng từ
  • 2.1 1. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
    • 2.1.1 Vai trò:
    • 2.1.2 Nội dung:
  • 2.2 2. Tín dụng thư (L/C – Letter of Credit)
    • 2.2.1 Vai trò:
    • 2.2.2 Các loại tín dụng thư:
  • 2.3 3. Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
    • 2.3.1 Vai trò:
    • 2.3.2 Nội dung:
  • 2.4 4. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)
    • 2.4.1 Vai trò:
    • 2.4.2 Các loại C/O phổ biến:
  • 2.5 5. Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
    • 2.5.1 Vai trò:
    • 2.5.2 Hàng hóa cần chứng thư kiểm dịch:
• 3 III. Một số sai sót thường gặp khi làm bộ chứng từ
  • 3.1 1. Sai tên hàng hóa bằng tiếng việt 
  • 3.2 2. Sai mã HS Code
  • 3.3 3. Điền sai hoặc thiếu thông tin
  • 3.4 4. Không đồng bộ thông tin trên bộ chứng từ
  • 3.5 5. Khai không đúng đơn vị tiền tệ
  • 3.6 6. Khai sai nước xuất xứ
  • 3.7 7. Tên hóa đơn không phù hợp
  • 3.8 8. Hợp đồng, Invoice thiếu chữ ký
  • 3.9 9. Khai sai mã hiệu hàng hóa
  • 3.10 10. Mở tờ khai khi chưa đầy đủ giấy phép
• 4 IV. Quy Trình Làm Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu
  • 4.1 Bước 1: Chuẩn Bị Bộ Chứng Từ Hàng Hóa
  • 4.2 Bước 2: Cài Đặt Phần Mềm Khai Báo Hải Quan VNACCS
  • 4.3 Bước 3: Đăng Ký Kiểm Tra Chuyên Ngành (Nếu Có)
  • 4.4 Bước 4: Khai Và Truyền Tờ Khai Hải Quan
  • 4.5 Bước 5: Làm Thủ Tục Tại Chi Cục Hải Quan