Giải Pháp Khắc Phục Sai Lệch Số Liệu Giữa Sổ Sách Kế Toán Và Tờ Khai ...

TCDN - Những quy định cụ thể trong việc kê khai, quyết toán thuế trong Luật Quản lý thuế và các văn bản pháp luật thuế đã giúp các doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, dễ dàng việc kê khai các loại thuế. Tuy nhiên, số liệu giữa tờ khai gửi cơ quan thuế với sổ sách kế toán của DN đôi khi còn chưa thống nhất.

Điều này có thể do mâu thuẫn nội tại của việc ghi đơn khi kê khai thuế và hạch toán kép trong sổ kế toán hoặc do chênh lệch về thời gian kê khai và thời gian ghi sổ, song cũng có thể xuất phát từ sự thiếu thống nhất trong quy định về hạch toán kế toán hoặc do sai sót của kế toán.

1. Về thuế Giá trị gia tăng

a. Chênh lệch do sự khác biệt về quy định của văn bản thuế và ghi nhận của kế toán tài chính

Theo quy định của Luật thuế GTGT ngày 03/06/2008 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế GTGT ngày 19/06/2013, cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được khấu trừ thuế GTGT khi chứng từ kế toán đủ điều kiện kê khai khấu trừ thuế, thỏa mãn đồng thời các điều kiện:

- Sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.

- Thỏa mãn quy định về hình thức và nội dung của hóa đơn phải đầy đủ, hợp pháp.

- Đối với các hóa đơn GTGT mua vào có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Với các quy định chặt chẽ trên, nhiều hóa đơn của doanh nghiệp sẽ không đủ điều kiện kê khai khấu trừ. Do vậy, kế toán sẽ không được hạch toán tương ứng giá trị thuế GTGT của các hóa đơn này. Tuy nhiên, các hóa đơn này có thể vẫn được kế toán ghi nhận do: 1) không phân chia thuế khấu trừ theo mục đích kinh doanh chịu thuế và không chịu thuế GTGT; 2) không phát hiện kịp thời hóa đơn bất hợp pháp, hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ; 3) không điều chỉnh giảm thuế được khấu trừ khi vi phạm nguyên tắc thanh toán; 4) do cố ý của kế toán... Việc chênh lệch này luôn là cố hữu, gắn với sự khác biệt trong quy định của kế toán tài chính và kế toán thuế.

b. Chênh lệch do thời gian kê khai và thời gian ghi sổ

Cùng với chênh lệch về điều kiện hóa đơn chứng từ kê khai, chênh lệch số liệu giữa sổ kế toán và tờ khai còn sự chênh lệch về thời gian ghi nhận trên sổ sách và trên hóa đơn, chứng từ. Kế toán ghi nhận giao dịch hoặc sự kiện có thể căn cứ vào thời gian phát sinh trên chứng từ nhưng thời gian kê khai trên tờ khai có thể sau thời gian của hóa đơn, chứng từ, nhất là theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể kê khai bổ sung thuế GTGT đến trước khi cơ quan thuế ra quyết định thanh tra. Việc chênh lệch này chỉ mang tính tạm thời giữa các kỳ kê khai tháng (quý) và có thể thống nhất trong kỳ kế toán năm.

Ngoài các nội dung và nguyên nhân chênh lệch cơ bản trên, một số các lỗi khác như hạch toán hoặc kê khai bỏ sót, trùng lặp, định khoản sai… của kế toán cũng dẫn tới chênh lệch về số thuế GTGT trên sổ sách với kê khai.

c. Một số gợi ý nhằm hạn chế sai sót và chênh lệch về thuế GTGT

- Kiểm tra hóa đơn và hồ sơ kế toán ngay khi nhận được nhằm đảm bảo sự đầy đủ về hình thức chứng từ (tên đơn vị, mã số thuế, chữ kí…).

- Vào mạng internet để kiểm tra tính hợp pháp của đơn vị xuất hóa đơn qua địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Sau đó, in giao diện màn hình để làm bằng chứng về tính thời điểm hợp pháp của chứng từ.

- Đối với đơn vị kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế GTGT, kế toán cần mở khoản mục chi tiết riêng để theo dõi thuế GTGT được khấu trừ tương ứng. Nếu không phân tách riêng được thì cần dựa trên tiêu thức phân bổ và kỳ phân bổ theo đúng quy định (theo tỷ lệ doanh thu và kỳ kê khai thuế).

- Đặc biệt lưu ý đối với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để không vi phạm điều kiện thanh toán tiền mặt. Đối với các hóa đơn chưa thanh toán đến cuối năm tài chính, kế toán cần lập Biên bản đối chiếu công nợ với người bán.

- Kiểm tra đối chiếu hàng tháng hoặc quý giữa tờ khai thuế GTGT và sổ chi tiết tài khoản thuế GTGT được khấu trừ (133), thuế GTGT phải nộp (3331) và thực hiện bút toán kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ. Điều chỉnh tờ khai và sổ sách kịp thời khi phát hiện chênh lệch.

- Các bút toán lưu ý với kế toán thuế GTGT:

+) Điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ do vi phạm các nguyên tắc khấu trừ:

Nợ TK 152, 153, 156, 211…: Tăng giá trị nguyên liệu, CCDC, hàng hóa, tài sản.

Nợ TK 632: Tăng giá vốn (nếu hàng đã bán)

Có TK 133: Giảm thuế GTGT được khấu trừ

+) Cuối tháng (quý), kết chuyển số thuế GTGT được khấu trừ:

Nợ TK 333(1): Số thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 133

+) Bị truy thu sau quyết toán: Căn cứ vào quyết định truy thu của cơ quan thuế, kế toán ghi:

Nợ 4211: Số thuế GTGT bị truy thu

Có TK 3331

2. Về thuế Thu nhập doanh nghiệp

a. Chênh lệch do quy định về thuế TNDN với kế toán tài chính

Sự chênh lệch về thuế TNDN xuất phát từ việc xác định chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế TNDN, theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính quy định và hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN đã quy định chặt chẽ doanh nghiệp được trừ chi phí nếu các khoản chi đáp ứng điều kiện:

- Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;

- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ không thanh toán bằng tiền mặt.

Ngoài các quy định trên, chi phí được trừ còn bị ràng buộc theo yếu tố chi phí cụ thể như khấu hao, tiền lương, chi phí quảng cáo, khuyến mại, chi phí lãi vay…

Việc sai lệch số liệu giữa sổ kế toán và tờ khai thuế TNDN là rất phổ biến vì sự nhận diện chi phí được trừ của kế toán khách quan hoặc chủ quan. Kế toán luôn phải điều chỉnh các khoản chi của doanh nghiệp phù hợp với quy định về chi phí được trừ.

Hơn nữa, thuế TNDN được xác định theo số tạm tính từng quý. Chênh lệch thường xuyên của các khoản tạm tính và thực tế. Kế toán cần theo dõi để có sự điều chỉnh khi lập quyết toán năm.

b. Một số giải pháp gợi ý về xử lí chênh lệch thuế TNDN

- Nắm chắc quy định về chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế trong từng thời kì.

- Định kỳ (quý, năm), kiểm tra chứng từ đối chiếu với điều kiện chi phí được trừ để xác định lợi nhuận tính thuế, điều chỉnh chênh lệch vào quyết toán năm.

- Đặc biệt lưu ý về các lỗi chủ quan của kế toán như xác định mức khấu hao vượt khung quy định của Bộ Tài chính trong từng thời kì, bỏ quên ngoài sổ sách tài sản, thanh toán bằng tiền mặt cho các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên…

- Lập Quyết toán thuế TNDN điều chỉnh bổ sung nếu phát hiện sai sót trọng yếu trước thời điểm nhận quyết định thanh tra của cơ quan thuế.

- Các bút toán lưu ý với kế toán thuế TNDN:

+) Bị truy thu sau quyết toán: Căn cứ vào quyết định truy thu của cơ quan thuế, kế toán ghi:

Nợ TK 4211: Tăng số thuế TNDN bị truy thu

Có TK 3334

+) Số khấu hao vượt khung quy định, kế toán điều chỉnh giảm khấu hao và tăng lợi nhuận tính thuế của năm trước

Nợ TK 214: Số khấu hao vượt khung quy định

Có TK 4211

3. Về thuế Thu nhập cá nhân

Trong các khoản thu nhập tính thuế TNCN, thu nhập từ tiền lương, tiền công là khoản thu phổ biến nhất trong các doanh nghiệp. Theo quy định của Thông tư 111/2013/TT-BTC, thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công được tính bằng tổng số tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công mà người nộp thuế nhận được trong kỳ tính thuế. Trên thực tế áp dụng, thuế TNCN chưa được tính đúng, tính đủ do các nguyên nhân như xác định không đúng thu nhập chịu thuế của người nộp thuế; hạch toán không đúng các bút toán.

a. Xác định thu nhập chịu thuế TNCN chưa đúng, chưa đủ 

- Xác định thu nhập chịu thuế của người lao động không đúng, tách riêng thu nhập theo lương cơ bản tính theo biểu lũy tiến từng phần còn thu nhập tăng thêm và thu khác tính khấu trừ theo vãng lai từng lần phát sinh. Cách tính khấu trừ sai này làm cho người lao động có thu nhập chưa phải nộp thuế lại bị khấu trừ ngay thuế TNCN.

- Bỏ sót các khoản lợi ích không bằng tiền: Các khoản này bao gồm tiền nhà, điện, nước hoặc các dịch vụ chăm sóc sức khỏe, làm đẹp…mà cá nhân được doanh nghiệp chi trả. Các khoản thu nhập này đều chịu thuế nhưng kế toán bỏ sót không tính khấu trừ thuế TNCN của người lao động.

- Bỏ sót các khoản thuế TNCN phải thu hộ phía cá nhân không cư trú có phát sinh thu nhập từ Việt Nam. Khi thanh toán dịch vụ cho cá nhân không cư trú ở Việt Nam, kế toán không khấu trừ nghĩa vụ thuế TNCN của đối tượng này.

b. Hạch toán không đúng giữa sổ kế toán với tờ khai

Do việc kê khai thực hiện định kỳ, kế toán thông thường kê khai đơn trên tờ khai, hạch toán kép trên sổ sách với thời điểm và số thuế tại từng thời điểm khác nhau nên chưa phản ánh đầy đủ số thuế theo tờ khai.

c. Một số giải pháp gợi ý về xử lý chênh lệch thuế TNCN

- Định kỳ (quý, năm), thực hiện đối chiếu chi tiết tài khoản Phải trả người lao động (334), tài khoản Thuế TNCN (3335) với tờ khai thuế TNCN. Điều chỉnh kịp thời khi phát sinh chênh lệch.

- Xác định rõ người nộp thuế và các khoản thu nhập chịu thuế của người lao động, đặc biệt lưu ý các cá nhân không cư trú ở Việt Nam.

- Nhắc nhở người lao động thực hiện các thủ tục giảm trừ gia cảnh.

- Các bút toán lưu ý về thuế TNCN:

+) Nếu số thuế trên tờ khai nhỏ hơn số thuế TNCN đã khấu trừ, kế toán có thể ghi nhận bút toán hoàn thuế hoặc trừ vào số phải nộp kỳ sau:

Nợ TK 3335: Số thuế khấu trừ thừa

Có TK 334

+) Nếu số thuế trên tờ khai lớn hơn số thuế TNCN đã khấu trừ, kế toán ghi bổ sung

Nợ TK 334: Trừ lương người lao động

Có TK 3335: Số thuế TNCN chênh lệch

+) Bị truy thu sau quyết toán: Căn cứ vào Quyết định truy thu của cơ quan thuế, kế toán ghi:

*) Nếu doanh nghiệp chịu:

Nợ 4211: Số thuế TNCN bị truy thu

Có TK 3335

*) Nếu người lao động chịu:

Nợ 334: Số thuế TNCN bị truy thu

Có TK 3335

Như vậy, việc thống nhất số liệu giữa tờ khai thuế và sổ sách kế toán là tất yếu vì tờ khai là cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra và xác định số thuế phải nộp của doanh nghiệp. Tờ khai thuế được dựa trên hóa đơn, chứng từ và phải tuân thủ theo quy định của văn bản thuế trong từng thời kì. Để hạn chế sai lệch về số thuế của từng loại thuế, kế toán cần nắm rõ quy định và hạch toán phù hợp với các bút toán điều chỉnh nhằm cung cấp thông tin về nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp được đầy đủ, phù hợp với tờ khai.

Cao Mai Quỳnh

Đại học Lao động - Xã Hội