Giải Quyết Vấn đề | Etisei

1. ĐỊNH NGHĨA

Vấn đề là một cái gì đó khó xử lý hoặc khó giải quyết!

Ví dụ:

• Vấn đề khi telesales, không gợi mở được nhu cầu của khách hàng?
• Tiếp khi sales, luôn cho khách hàng cơ hồi từ chối?
• Giải pháp để viết một bài báo cáo phân tích cổ phiếu trong 30 phút?

Các vấn đề về sai lệch: khi có một việc xảy ra không theo kế hoạch/ dự định cần có biện pháp điều chỉnh.

Ví dụ:

• Máy móc trục trặc;
• Không nhận được email, email sai, sai tên sđt;
• Có việc đột xuất phải hủy hẹn KH;
• Bế tắc trong công việc (quá nhiều việc cần học; làm)…

Các vấn đề tiềm tàng: là vấn đề có thể nảy sinh trong tương lai và cần đưa ra biện pháp phòng ngừa

Ví dụ:

• Sự tranh dành khách giữa các đồng nghiệp với nhau;
• Nhu cầu tư vấn gia tăng khiến bạn khó lòng đáp ứng nội;
• Không đạt được target.

Các vấn đề hoàn thiện: lquan đến làm sao để có năng suất cao hơn, để trở nên hiệu quả hơn và thích ứng nhanh hơn trong tương lai

Ví dụ:

• Nâng cấp chất lượng tư vấn;
• Thực hiện phân tích cổ phiểu trong 5 phút, trực tuyến với khách hàng;
• Nâng cao kỹ năng thuyết phục, khéo léo;
• Thay đổi cách làm việc để đáp ứng yêu cầu đề ra của công ty;
• Mất tập trung khi làm việc, quá nhiều thứ gây sao nhãng.

Những vấn đề có thể và không thể tiên đoán được

“Vấn đề, cũng giống như tai nạn, luôn có thể phòng tránh được.”

Bạn nhận thấy rằng có những trường hợp bạn nhận thức được vấn đề sẽ nảy sinh, nhưng bạn lại không thể thuyết phục những người khác xem xét chúng một cách nghiêm túc.

 Ví dụ: Cổ phiếu JVC với scandal làm giả giấy tờ, sai phạm trong đấu thầu. Vấn đề thật sự không thể lường trước được và khi có thông tin đồn, nó phản ứng quá nhanh không kịp thông báo KH.

Vấn đề có thể tiên đoán được như nằm nghỉ cho đỡ mỏi người sẽ dẫn đến ngủ quyên, ngủ không say, tốn điện, ảnh hưởng sức khỏe…nhưng ngay lúc đó không lường trước.

Giải pháp được chọn luôn luôn phải bao gồm các kế hoạch ngăn chặn sao cho vấn đề đó không lặp lại trong tương lai.

6 GIAI ĐOẠN CỦA QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

GĐ 1: Nhận ra vấn đề

Đòi hỏi kỹ năng sớm nhận ra vấn đề sẽ được cải thiện dần lên theo kinh nghiệm.

Mục tiêu: cho bạn biết khi nào thì một chuyện trông rất đáng lo ngại nhưng lại có thể bỏ qua vì hầu như không có khả năng để chuyển thành vấn đề và ngược lại.

GĐ 2: Nhận là chủ sở hữu của vấn đề

Không phải mọi vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết.

GĐ 3: Hiểu vấn đề

Một khi bạn có một vấn đề và nhận là người giải quyết nó, bạn phải định nghĩa (chỉ ra hay mô tả) nó một cách rõ ràng, tìm hiểu càng nhiều càng tốt và thu thập thông tin để giúp bạn giải quyết.

Hiểu vấn đề sẽ giúp bạn xác định các nguyên nhân của vấn đề.

GĐ 4: Chọn giải pháp tốt nhất

Có một loạt phương pháp hữu ích để phân tích một vấn đề nhằm đưa đến giải pháp.

Và biết sáng tạo ra giải pháp khi vấn đề không thể giải quyết bằng những dữ kiện đã biết.

GĐ 5: thực thi giải pháp

bắt tay vào hành động và thận trọng vì chưa biết chắc có thành công hay không.

Đôi khi phải xoay sở tìm ra một giải pháp từng phần và cần phải thử nghiệm trước khi giải quyết toàn bộ phần còn lại của vấn đề.

GĐ 6: Theo dõi và đánh giá giải pháp

Sau khi đưa vào thực hiện, kiểm tra xem cách đó có tốt không và có đưa tới ảnh hưởng ko mong đợi nào không. Quan trọng là rút ra kinh nghiệm cho lần sau.

Chi tiết từng giai đoạn

GĐ 1: Nhận ra được vấn đề

1. Tìm ra vấn đề

• Bạn có thể hỏi “Chuyện gì sẽ xảy ra nếu…” hoặc “Giả sử như việc này không thực hiện được...”
• Mục tiêu phát hiện sớm vấn đề để:

– Có thời gian chuẩn bị đương đầu với nó;

– Khi mọi việc trôi chảy, có cơ hội để dành thời gian xem xét lại những điều mà bạn thường coi là hiển nhiên. Dùng PP GQVĐ để thực hiện công việc tốt hơn.

2. Đó có thực sự là một vấn đề?

• Hãy hỏi câu “Are you sure?” để giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý báu.
• Nếu không thực sự là vấn đề, hãy bỏ qua nó

Không nên lãng phí thời gian vào việc giải quyết vấn đề nếu nó:

• Có khả năng tự biến mất;
• Không quan trọng;
• Sẽ tốt hơn nếu được giải quyết bởi người khác.

3. Vấn đề có đáng để giải quyết không?

• Đôi khi trong lúc GQVĐ, chúng ta ở trong tình thế tiến thoái lưỡng nam bởi vì ta biết giải pháp cho vấn đề này sẽ dẫn đến một loạt vấn đề khác.
• Kinh nghiệm cho chúng ta biết rằng, chúng ta luôn phải trả một cái giá nhất định khi giải quyết một vấn đề.

Tự hỏi bản thân

• Có giải pháp nào cho vấn đề này không?
• Có đáng nỗ lực để giải quyết vấn đề này không?
• ‘Mức giá’ mà tôi sẵn sàng trả để giải quyết vấn đề này là bao nhiêu?

GĐ 2: Nhận là chủ sở hữu vấn đề

• Đó có thực sự là vấn đề của chính tôi không? Đôi khi vấn đề lại là của người khác!
• Nếu phải bạn là CSH của vđ và có trách nhiệm giải quyết nó. Tuy nhiên, bạn sẽ không đạt được nhiều lợi ích – hay sự tán thành – trong việc giải quyết những vấn đề không phải của bạn.

Khi là CSH thì bạn sẽ:

• Có nghĩa vụ giải quyết nó;
• Phải dốc sức lực và quyền lực vào thực hiện việc này;
• Đảm bảo rằng những ai có liên quan biết rằng bạn chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề này.
• Không nhất thiết phải một mình bạn giải quyết.

GĐ 3: Hiểu vấn đề

Bao gồm: Định nghĩa chúng, phân tích chúng và tìm ra nguyên nhân

Bạn có thể viết ra vấn đề này hay không?

• Định nghĩa 1: Nhóm Bình dường như không có khả năng đương đầu với khối lượng công việc này. Điều này dẫn đến giảm tinh thần làm việc của nhóm, KH không vui và ông chủ thì không hài lòng.

Cải tiến định nghĩa bằng cách dựa trên kết quả mong muốn, thực tế có thể xét trên nhiều khía cạnh

• Bình muốn đạt được điều gì?
• DN này muốn đạt điều gì?

Có thể B tập trung vào VĐ “tại sao có nhiều công việc quá?” thì dn có thể quan tâm tới vấn đề ‘tại sao B không thể giao hàng đúng hạn?’ Bình có thể muốn giảm khối lượng công việc những không được phía DN chấp nhận.

Bảng mô tả vấn đề rõ ràng

1. Mô tả ngắn gọn vấn đề:

2. Nó có những ảnh hưởng gì?

3. Vấn đề xảy ra ở đâu?

4. Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?

5. Có gì đặc biệt hay khác biệt về vấn đề này không?

6. Vấn đề lớn đến cỡ nào? cho điểm từ 1 -10

7. Ai sẽ giúp tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết?

8. Những giải pháp nào đã được thử qua và kết quả như thế nào?

Mẫu định nghĩa:

Vấn đề của A là đang rất khó khăn trong việc … (thể hiện quan điểm khác nhau). Việc này dẫn đến …(ảnh hưởng, căng thẳng, giảm tinh thần, tác hại…) nêu ra ít nhất 2 lý do chính đáng.

Nhận ra những khía cạnh khác biệt

• Xác định được một vấn đề khi nó mới xuất hiện và những yếu tố bất thường hay khác biệt nào sẽ giúp cung cấp những đầu mối quan trọng về các nguyên nhân và từ đó giúp tìm ra giải pháp.

Thu thập thông tin

• Thông tin chi tiết mà ta cần biết thêm bao gồm vấn đề xảy ra khi nào và có gì đặc biệt hay khác thường trong vấn đề này.
  • Trả lời: vấn đề thực sự bắt đầu từ tháng Giêng, bây giờ là tháng Ba và tình hình vẫn chẳng khá lên chút nào.
• Để hiểu rõ hơn, cần phân tích vấn đề. Viết ra mô tả về “Vấn đề là gì, và vấn đề đã có thể là gì, nhưng đã không xảy ra như thế…”
  • Ví dụ: Một vấn đề ngắn hạn <-> Một vẫn đề xảy ra liên tục. Danh mục cổ phiếu không tăng <-> Danh mục tăng theo đà tăng của thị trường.

Dành thời gian suy nghĩ

Đừng đưa ra kết luận quá sớm: Xác định được điều gì đã gây ra nguyên nhân của vấn đề

• Có giải pháp đưa ra như sau: Rõ ràng, là bình cần thêm nhân viên, cậu phải đấu tranh với sếp chứ. Hãy dọa sẽ nghỉ việc nếu cần phải làm như vậy.Điều đó sẽ làm ông ta sợ.
• Giải pháp này không khả thi vì nó giải quyết vấn đề của Bình, nhưng không giải quyết vấn đề của doanh nghiệp. Ràng buộc đáng kể khi sếp không muốn tăng lượng nhân viên.
• Vấn đề ở đây là từ tháng Giêng, trước tháng Giêng không có vấn đề nào hết. Hẳn có thay đổi gì đó, nếu ta xác định thay đổi đó là gì, chúng ta sẽ tiến gần hơn giải pháp cho vấn đề. Có thể có rất nhiều yếu tố thay đổi như bản thân cv; moi trường; sản phẩm; quản lý; cơ cấu; yếu tố vật chất.

Động não

Đưa ra một danh mục đầy đủ những khả năng có thể mà không quan tâm xem chúng tuyệt vời hay ngớ ngẩn, lớn hay nhỏ.

Nguyên tắc là không được đưa ra ý kiến đánh giá hay nhận xét ngay cho ý tưởng vừa mới được đưa ra.

Mục đích là để sáng tạo không phải nghĩ theo logic. Ý tưởng được đánh giá sau khi trao đổi.

Trên nguyên tắc chúng:

– Không phán xét.

– Mục đích để sáng tạo, ko phải logic

– Cố gắng phân loại thành nhóm

Sau đó:

– Xem tất cả các ý tưởng đã thu nhập được.

– Bỏ đi những ý tưởng vô nghĩa.

– Phân loại các ý tưởng còn lại theo các nhóm.

– Đánh dấu ý tưởng hay nhất.

Tổng kết các nguyên nhân có thể có

5 nhóm: thay đổi điều kiện làm việc, về công việc, về phía khách hàng, về nhân sự, các quản lý/ chính sách nhân sự.

Tránh những giả định sai

Tự hỏi mình đã đặt ra những giả định nào, liệu chúng có đúng không? Đặt câu hỏi cho những giả địn.

Tìm kiếm sự thật

Hỏi TẠI SAO để tìm ra nguyên nhân

Share this:

• Twitter
• Facebook

Like Loading...