Giáo Trình Ms Project PDF Tải Xuống Miễn Phí

Bản ghi

1 Created with a trial version of Syncfusion Essential PDF

2

3 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU... 5 CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU Sự nghiệt ngã của thời gian Cơ hội của đời người Hãy lập tiến độ cuộc đời Các giai đoạn của dự án, các bước thiết kế Hoạch định tiến độ cuộc đời bạn Sắp xếp công việc hợp lý Tư duy giải quyết vấn đề Nguyên tắc KISS trong quản lý dự án CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU, LÀM QUEN, CHUẨN BỊ I. QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ TIẾN ĐỘ II. ĐỌC HIỂU 1 BẢN TIẾN ĐỘ III. GIAO DIỆN MICROSOFT PROJECT 2016 VÀ CÁC THIẾT LẬP Các Menu Ribbon Làm việc với dự án IV. VAI TRÒ, CHỨC NĂNG V. MỘT SỐ THUẬT NGỮ CHƯƠNG 3 : CÁC BÀI HỌC I. BÀI 1: TRÌNH BÀY TIẾN ĐỘ CỦA 1 DỰ ÁN Nhập các công việc và thời gian thực hiện: Thiết lập công việc tóm lược - chi tiết: II. BÀI 2: KHAI BÁO VÀ GÁN TÀI NGUYÊN CHO DỰ ÁN Khai báo các tài nguyên dùng cho dự án Gán tài nguyên cho các công việc Các tài nguyên đã được gán cho công việc Thiết lập đơn vị tài nguyên gán cho công việc III. BÀI 3: XÁC ĐỊNH BA THÔNG SỐ ĐẦU VÀO CỦA TIẾN ĐỘ Các thông số đầu vào của tiến độ... Error! Bookmark not defined. IV. BÀI 4: ĐƯỜNG GĂNG CỦA TIẾN ĐỘ Đường găng và công tác găng của tiến độ Thay đổi điều kiện công tác găng Quan sát đường găng Quan sát thời gian dự trữ của công việc Vấn đề dự trữ thời gian của công việc lớn (không đáng tin) và đường găng không đáng tin Hướng dẫn trực tiếp trên file ví dụ V. BÀI 5: CẬP NHẬT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Cập nhật tiến độ thực hiện công việc Quan sát các thời điểm của công việc VI. BÀI 6: HIỆU CHỈNH ĐỊNH DẠNG TIẾN ĐỘ Lựa chọn Font chữ cho Project Thay đổi tiêu đề cột dữ liệu trong Gantt Chart: Định dạng hiển thị cho tiến độ VII. BÀI 7: QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC NGOÀI GIỜ Mối quan hệ giữa 3 đại lượng... 68

4 2. Gán thời gian làm ngoài giờ VIII. BÀI 8: QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÁC HẠNG MỤC CỦA DỰ ÁN Liên kết nhiều tiến độ thành phần vào Tổng tiến độ: Cập nhật tiến độ thành phần và Tổng tiến độ: IX. BÀI 810: QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN DÙNG CHUNG TRONG DỰ ÁN Đặt vấn đề Template lập tiến độ thi công với MS Project CHƯƠNG 4: BÀI TẬP LUYỆN TẬP MICROSOFT PROJECT Bài 1: Lập tiến độ thi công công trình đường Bài 2: Lập tiến độ thi công một đoạn cầu dẫn Bài 3. Lập tiến độ thi công công trình dân dụng dựa theo khối lượng thi công TÀI LIỆU SỬ DỤNG LỘ TRÌNH CẬP NHẬT... 85

5 LỜI NÓI ĐẦU Công ty Giá Xây Dựng đã tổ chức nhiều lớp Quản lý dự án, Quản lý chi phí (Định giá xây dựng), Kỹ sư QS (Quantity Surveyor) tại Hà Nội, Tp.Hồ Chí Minh và một số địa phương khác và được các học viên đánh giá cao về chất lượng, sự bổ ích và tính thực tế. Các phần mềm Dự toán GXD, Dự thầu GXD, Quản lý chất lượng GXD và Quyết toán GXD được phát cho học viên thực hành nhanh, mạnh, tiện lợi và thông minh. Phương pháp và phong cách giảng dạy của giảng viên sáng tạo và luôn đổi mới, giúp cho các buổi học rất thú vị, học viên thu hoạch được nhiều kiến thức chuyên môn và các kỹ năng phục vụ công việc. Với nhiệt huyết có thêm nhiều tư liệu tham khảo cho các học viên, đồng thời cũng giúp chia sẻ kiến thức, tư liệu tham khảo với nhiều bạn đồng nghiệp ở xa không về GXD để học được. Thông qua hệ thống Giaxaydung.vn, Gxd.vn, Gxd.edu.vn và DutoanGXD.vn chúng tôi phổ biến tài liệu này để các đồng nghiệp quan tâm tham khảo bổ sung kiến thức về ứng dụng phần mềm Microsoft Project trong lập và quản lý tiến độ dự án xây dựng, lập và quản lý tiến độ thi công xây dựng. Tài liệu này đã được sử dụng để giảng dạy tại các lớp học của GXD JSC và cho các đơn vị như Conninco. Do điều thời gian eo hẹp và trình độ còn có hạn nên có thể còn có thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của các đồng nghiệp, các đoạn viết bổ sung, các hình ảnh, bài tập minh họa để lần ra mắt sau tài liệu này sẽ hoàn thiện hơn nữa. Mọi ý kiến xin gửi về hoặc nhắn trực tiếp inbox vào fb: facebook.com/dutoangxd. Tài liệu này được chia sẻ miễn phí tới bạn đọc cuối (End user) với sự tài trợ của Công ty Giá Xây Dựng. Bản quyền thuộc về tác giả và Công ty Giá Xây Dựng. Mọi sự trích dẫn sử dụng đều phải ghi rõ nguồn gốc và nếu không phải là End user thì phải được sự cho phép của người giữ bản quyền. Xin chân thành cảm ơn bạn đọc đã ủng hộ. Các tác giả: Ths Nguyễn Thế Anh, Ks Kiều Mạnh Tú Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng

6 CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU I. MỘT SỐ CÂU CHUYỆN LIÊN QUAN ĐẾN TIẾN ĐỘ, THỜI GIAN Một vài kinh nghiệm, trải nghiệm cuộc đời tôi tản mạn trước để dẫn dắt nhẹ nhàng giúp bạn hiểu về giá trị của Tiến độ. Nhưng nếu bạn thấy những câu chuyện này là lan man, hãy bỏ qua chương này, đi thẳng vào chương sau nhé. 1. Sự nghiệt ngã của thời gian Bên trái là ảnh tác giả chụp với bố mình trong những ngày cuối mùa thu Hà Nội 2019 khi 2 bố con đạp xe quanh Hồ Tây. Bên phải là ảnh tác giả chụp cùng con trai. Vấn đề là gì? 30 năm trước ông bên phải cũng trẻ khỏe và là trụ cột gia đình như ông bên trái. Ngày hôm nay đạp xe cho thấy sự nghiệt ngã của thời gian. Ông đạp xe rất chậm mặc dù vô cùng phấn khích và thích thú, nhưng tôi dù đã đạp rất chậm vẫn nhiều lần phải dừng lại đợi ông. Bây giờ dù ông rất rất rất thích vì được đạp xe cùng con trai và ra Hồ Tây nơi ông rất say rất mê, nhưng ông cũng không thể đạp xe nhanh mạnh như tôi nữa. Thậm chí khi đạp xe trên đường Thanh Niên, muốn quay 1 vòng từ làn phía bên hồ Trúc Bạch sang làn phía Hồ Tây ông còn bị ngã xe làm tôi phát hoảng, may mà mũ tốt và đi chậm nên không sao. Các cụ 77 tuổi ở quê mà ngã xe của vậy thì chết dở. Khi ông mượn của cháu để đạp, xe hơi bị cong giá để nước, cháu nhăn nhó càu nhàu. Tôi nói cho con trai rằng cách đây 30 năm ông và bố cũng như bố và con bây giờ. Sau 30 năm nữa, bố sẽ như ông và con sẽ như bố bây giờ. Đừng phiền, đừng giận ông gì cả, không muốn thế đâu, nhưng giờ mắt mờ, chân chậm, lực bất tòng tâm nghĩ được đấy nhưng không điều khiển được như ý, rồi một ngày còn lẩm cẩm không nghĩ được nữa cơ. Khi đó con thấy bố có đáng thương không. Cháu nghe ra trẻ nên vui vẻ và tự lấy tay uốn lại cái giá nước. Còn tôi thì luôn nghĩ, nếu mình không kịp làm những điều gì chia sẻ với các bạn, ví dụ như những cuốn sách này, có thể ngày mai mình cũng đã già yếu khi đó có muốn, sức khỏe cũng không cho phép nữa. Bạn thấy đó, thời gian trong cuộc đời rất nghiệt ngã, nó cứ nhẹ nhàng và lạnh lùng trôi đi dù bạn muốn hay không. Và nó chỉ một đi không trở lại, bạn chỉ sử dụng 1 quãng thời gian cuộc đời bạn 1 lần duy nhất. Nếu bạn không suy nghĩ lớn, không dám 6

7 mơ ước lớn, không dám hành động, ngại khó, ngại khổ, ngại phiêu lưu, không đặt ra các mục tiêu cần đạt để phấn đấu, không xây dựng các kế hoạch với các mốc cần đạt tới trong đời có thể bạn sẽ không kịp làm trong đời. Về già người ta thường tiếc nuối những điều mình không làm, không phải điều đã làm, liệu bạn có vậy? 2. Khi về già, người ta tiếc nuối điều gì nhất? 73% người về già hối hận vì không có định hướng cho bản thân Định hướng bản thân rất quan trọng vì đó là quyết định chính xác nhất cho cuộc đời cả một con người. Nhưng không phải ai cũng làm được vì đến bản thân mình muốn gì còn chẳng biết, làm sao định hướng được cho bản thân. Sống trong một nền văn hóa đã quen "bố mẹ đặt đâu, con ngồi đấy", vậy nên định hướng bản thân chắc có lẽ là một khái niệm còn khá xa lạ. Vả lại, định kiến, dư luận xã hội vẫn còn nặng nề nên những thói quen cũ vẫn cứ tiếp tục diễn ra. 92% người về già hối hận vì không nỗ lực hết mình khi còn trẻ Tuổi trẻ chỉ có một lần, nên nhiều người quan niệm rằng hãy cứ thoải mái làm những điều mình muốn để khi về già không cần phải tiếc nuối. Làm những điều mình muốn, nhưng phải là những gì giúp ích cho bản thân, rất hiếm những người trẻ nhận ra điều này khi chưa trải qua sóng gió cuộc đời. Hầu hết đều "cố gắng" ăn chơi trác táng cho bằng bạn bằng bè, ngông cuồng, chìm đắm trong những cám dỗ mê hoặc. Cứ thế, cứ thế, cả một đời trôi qua mang đầy nuối tiếc Sức trẻ còn dồi dào mà không biết tận dụng để làm những việc có ích thì khi về già, hối hận cũng không đủ bù vào những mất mát ấy. 7

8 3. Cơ hội của đời người Tài năng luôn là của hiếm. Nhưng tuổi trẻ cũng không phải là thứ quá sẵn để có thể phí phạm một cách vô ích. Cơ hội của đời người mình typing đăng trên blog my.opera.com/giaxaydung từ 26/03/2007 (đã bị xóa), đăng lại trên giaxaydung.vn , đăng lại trên timeline 7/12/2012 và 7/12/2015. Giờ năm 2019 lại ghi vào đây chia sẻ với các bạn chưa đọc. Hãy đọc kỹ nếu bạn muốn hoạch định 1 cuộc đời đáng giá cho mình. Tương tự như quy định về dự án đầu tư xây dựng hiện hành, một đời người cũng có thể chia ra làm ba giai đoạn chính. Giai đoạn đầu, từ lọt lòng đến năm ra khỏi trường đại học hoặc một trường dạy nghề nào đó. Đây là giai đoạn sống dựa vào cha mẹ và xã hội, giai đoạn thụ động. Giai đoạn này gia đình có ảnh hưởng cực lớn và trực tiếp. Người trẻ tuổi chỉ có một nghĩa vụ duy nhất là phải học cho thật tốt để chuẩn bị tách khỏi gia đình. Giai đoạn thứ hai, là giai đoạn trưởng thành về mọi mặt: nhân cách, trí tuệ, sức khoẻ, ý thức công dân đây là giai đoạn rực rỡ nhất của đời người. Tuỳ vào những phẩm chất cá nhân mà với mỗi người có sự xê dịch khác nhau vào độ dài. Nhưng nhìn chung, nó vào khoảng trên dưới 30 năm. Trong khoảng thời gian ấy, mỗi người phải hoàn tất một sự nghiệp. Nói cách khác, cái cần làm, muốn làm, nếu không thực hiện vào giai đoạn này thì sẽ vĩnh viễn không được thực hiện cho dù người ta có thể sống tới trăm tuổi. Sẽ không có có một cơ hội tuyệt vời như thế nữa. Quy luật nghiệt ngã của thời gian không cho ai làm lại từ đầu. Tuổi tác, sức khoẻ, sự suy tàn của trí nhớ v.v Chính là hiện thân của những vật cản không thể vượt qua. Các bạn có đang dùng một cách phí phạm thời gian của giai đoạn này để chơi game, tán gẫu trên Facebook... không? Giai đoạn ba, là giai đoạn làm nốt để hoàn tất được như ý, mĩ mãn. Tuy kinh nghiệm có thừa, lại ở độ chín của mọi thứ, nhưng con người không còn tuổi trẻ - cái thứ quý hiếm hơn vàng đó để có thể tạo ra cơ hội. Không ít người mà sự nghiệp sáng chói vào giai đoạn này. Nhưng nó vẫn chỉ là sự thừa hưởng của giai đoạn trước đó. Vì thế cơ hội thực sự cho mỗi đời người chỉ có ở giai đoạn hai, ở cái khoảng 30 năm vừa quá ngắn vừa khá dài ấy. Quá ngắn vì có thể không kịp trở tay làm việc chính. Khá dài vì nó đủ cho một sự nghiệp lớn. Cái nghịch lý này được cảm nhận đặc biệt rõ ở nước ta. Hãy thử xem trong khoảng 30 năm sung sức, một tài năng của chúng ta phải làm những gì? Đầu tiên là kiếm việc làm. Điều này thế giới cũng thế. Có được một việc làm là vô cùng quan trọng cho việc trổ tài. Nhưng với thanh niên Việt Nam thì chưa. Để có điều kiện tốt nhất, để tìm thấy đất dụng võ đắc địa, bằng mọi cách phải ra được các thành phố lớn. Đây thực chất là cuộc chạm trán với các loại thủ tục của cả một guồng máy quen với quan liêu, giấy tờ, hạch sách, vòi vĩnh Vậy mà đầu chỉ có một việc. 8

9 Nó tới hàng trăm. Anh ta phải lo hộ khẩu, một thứ quá rắc rối, tốn thời gian; lo vào biên chế để được đảm bảo từ phía nhà nước, một thứ việc cũng khá hao tốn sức khoẻ và ý chí. Sau đó, dường như nhiều năm, rất nhiều năm anh ta phải cạy cục thế hệ nào đó, với bất cứ giá nào: đánh quả, thắt hầu bao mình và vợ con, bòn vét, vay mượn để có được chỗ ở. Với khá nhiều người, công việc này được coi là sự nghiệp chính! Rồi, như một sự bù trì, anh ta cũng có đủ các thứ, mà nếu còn thiếu dù chỉ một thứ cũng chưa bắt đầu làm việc được. Nhưng ôi thôi, mấy chục năm vèo trôi qua và cũng đủ mệt mỏi để không muốn giở giói công việc anh ta vẫn canh cánh ấp ủ ra nữa. Quãng thời gian còn lại đủ dài nhưng nó không được chuẩn bị để làm bất cứ việc gì to tát. Cuối cùng, như một cách tự ngạo đồng thời để an ủi mình, anh ta tặc lưỡi chấp nhận hy sinh đời bố, củng cố đời con. Chúng tôi, theo cách của mình, nêu lên một thực trạng của cuộc sống chúng ta. Biết bao nhiêu tuổi trẻ, tài năng, hoài bão bị tiêu phí vào những việc gọi chung là thủ tục. Đáng lẽ họ không nên bị vướng vào cái lưới vô hình đó. Đáng lẽ họ nên được có nhà ở tốt, có những điều kiện thuận lợi từ khi họ còn trẻ, để chỉ tập trung vào công việc, với tất cả nhiệt huyết, độ sung mãn của trí tuệ, sức khoẻ, óc sáng tạo, tính tự tin, niềm đam mê khám phá Và khi đó năm đủ cho họ làm bất cứ công việc gì với khả năng của họ. Hơn thế, nó còn kéo dài thêm hàng chục, vài chục năm bằng cái đà được dự trữ năng lượng. Thậm chí họ có thể làm việc cả đời trong sự hưng phấn. Chính là Nhà nước với hệ thống chính sách quản lý và Xã hội, với ý thức dân tộc, cộng đồng cần tạo cho những công dân trẻ tuổi của mình nắm bắt cơ hội duy nhất của đời mình. Chỉ riêng làm điều đó đã giữ cho đất nước một tài sản lớn không thể tính đếm. Và hơn cả tài sản, nó chính là nguyên khí của quốc gia. Đây là một truyện ngắn có tên Cơ hội đời người trong tập truyện Ngẫu hứng Sáng Trưa Chiều Tối của Tạ Duy Anh. Nhà xuất bản hội Nhà văn. Có vài điều bây giờ đã khác với trong truyện trên, nhưng đại ý về vấn đề thời gian và cơ hội của đời người vẫn rất đáng suy ngẫm. Tôi muốn thay đổi 1 chút nếu bạn cần lời khuyên: không nên chờ đợi nhà nước hay là chờ đợi ai, mỗi người cần chủ động các cơ hội cho cuộc đời mình. Hãy tự cứu mình trước khi trời cứu. 4. Hãy lập tiến độ cuộc đời Trong các lớp dự toán GXD, dự thầu GXD, kỹ sư QS GXD lúc cao hứng tôi thường khuyên các bạn học viên: Rất ít người lập tiến độ cho cuộc đời, đúng hơn là lập kế hoạch cho cuộc đời. Chúng ta không phải lập ra 1 cuộc đời có kế hoạch nhàm chán, chỉ là đặt ra các mục tiêu và thời gian tương đối để đạt được mục tiêu đó. Tôi luôn thích 1 cuộc đời, cuộc sống có nhiều điều thú vị, có nhiều thứ để chinh phục. Nên không phải lập trình sẵn cuộc đời như nhiều người đã được cha mẹ, gia đình có điều kiện khá giả sắp đặt sẵn. Bắt đầu từ khi ra đời, thường là sau khi tốt nghiệp Đại học, đi làm thì khi nào 9

10 có người yêu, khi nào lấy vợ, sinh con, lúc nào mua nhà, mua xe, học thạc sĩ, tiến sĩ cũng nên có kế hoạch một tý. Một số câu chuyện thì nên để tự nhiên, nhưng những câu chuyện trên hiếm ai được dạy lập kế hoạch tiến độ. Nhưng khi bạn đã học và hiểu về tiến độ rồi, hãy lập kế hoạch tiến độ thật sớm sao cho phù hợp với bạn và tất nhiên là bạn phải thấy happy (hạnh phúc, vui vẻ) với điều đó. Có thể bạn sẽ là người sẽ tạo ra áp lực khắt khe cho mình để đạt bằng được mục tiêu, kế hoạch theo tiến độ đó. Có thể bạn sẽ không thích mình phải quá áp lực. Trong mọi trường hợp, thực tế cuộc đời sẽ khác rất nhiều, nhưng có mục tiêu để phấn đấu chúng ta sẽ đi thẳng và đi nhanh hơn, không có mục tiêu không có mốc thời gian, chúng ta có thể đi lạc đường, đi lung tung và có thể không đạt được hoặc bị trì hoãn thường xuyên. Lập ra kế hoạch cuộc đời, các mốc lớn cần đạt được cũng giúp cho bạn khác trước khi chưa lập kế hoạch, chưa đặt ra mục tiêu, chưa ra các mốc thời gian rất nhiều. Nhưng cũng đừng làm cho bạn trở nên áp lực quá. Đôi khi có thể thực tế sẽ không được như ý muốn đâu, và cuộc đời cũng có nhiều biến cố đổi thay, vật đổi sao dời, vì thế nếu 1 kế hoạch nào đó không đạt được như ý, hãy đơn giản là cập nhật bản tiến độ và điều chỉnh nó nếu cần thiết. Hãy làm sao để bạn thấy happy với cuộc sống là được. Mỗi ngày đều là một ngày mới! Hãy làm tất cả những điều mà bạn sẽ nối tiếc vì không làm. 5. Các giai đoạn của dự án, các bước thiết kế Vì sao phải chia ra giai đoạn? chia ra nhiều bước thiết kế như vậy? Có thể có nhiều lý do, nhiều vai trò, ý nghĩa. Nhưng ở đây tôi chia sẻ với bạn đọc về khía cạnh Tiến độ + Mục tiêu và ứng dụng trong cuộc sống, cuộc đời bạn. Henry Ford người sáng lập nhãn hiệu Ford danh tiếng từng nói : Những vấn đề gì phức tạp, hãy chia nhỏ ra mà xử lý. Dự án đầu tư xây dựng cũng vậy, to lớn, phức tạp vì thế phải chia ra các giai đoạn, mỗi giai đoạn phải hoàn thành một số nội dung công việc và được thể hiện qua các hồ sơ, tài liệu hoàn thành. 6. Hoạch định tiến độ cuộc đời bạn Thời gian của cuộc đời không hề là tỷ phú, mỗi giai đoạn đều có vai trò của nó. Bạn sẽ phải chuẩn bị cho cuộc sống của mình, những người chuẩn bị trước 1 cách có ý thức nghiêm thúc, khi vào cuộc sống hôn nhân cùng với vợ/chồng, con cái sẽ thuận lợi hơn nhiều. Nếu bạn không chuẩn bị trước, khó khăn, chấp chới bộn bề. Rồi bạn phải chú ý đến lúc bố mẹ sẽ già yếu, con cái cần tiền học và nhiều thức nếu bạn không chuẩn bị trước bạn sẽ không kịp làm gì. Rồi tôi từng gặp 1 người có ý kiến khá hay : hãy lập tiến độ cuộc đời ra : học tập, đi làm, lấy vợ, sinh con, phấn đấu sự nghiệp, làm ăn sao cho khi con mình lớn, tốt nghiệp ra trường mình vẫn còn khỏe, vẫn còn cơ hội, vẫn còn sức nặng trong quan hệ để giúp đỡ con. Còn khi con mình xin việc, mình đã về hưu rồi thì khó. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CUỘC ĐỜI 10

11 TH.S HOÀNG YẾN Bất kể bạn tìm đường đi đơn thuần hay tìm kiếm con đường dẫn tới tương lai hạnh phúc, bạn đều cần trang bị cho mình một tấm bản đồ để không mệt mỏi vì đi sai đường và không mất nhiều thời gian, công sức, thậm chí phải đánh đổi hay trả giá để sửa chữa những sai lầm không đáng có. Bạn sẽ biết rõ xuất phát điểm cũng như mục tiêu bạn định đi tới và quan trọng hơn, bạn sẽ định vị chính xác lộ trình mà bạn cần phải đi để có thể tới đích một cách nhanh nhất, ít rủi ro nhất. Bạn có bao giờ bị nhà tuyển dụng đánh trượt khi hỏi về định hướng nghề nghiệp mình chưa? Câu hỏi vì sao bạn chọn nghề này và kế hoạch định hướng cho 5 năm tới? Lấp lửng không biết mình sẽ làm gì, đã làm được gì và cuối cùng mình đang làm gì và để làm gì? Tất cả những suy nghĩ mông lung này sẽ làm cho nhà tuyển dụng thấy bạn không có định hướng cũng như không có sự chuẩn bị kế hoạch cho cuộc đời. Bạn đã có tấm bản đồ cho cuộc đời mình? Có một tác phẩm nổi tiếng mang tên Yes or No - Những quyết định thay đổi số phận của nhà văn Spencer Johnson kể về hành trình của một thanh niên đi tìm bí quyết của thành công và hạnh phúc từ những quyết định của mình. Chàng thanh niên ấy luôn trăn trở: Tại sao mình lại không thể giải quyết được việc gì cho ra hồn? Mình phải làm gì bây giờ? Làm gì để có thể thành công và hạnh phúc như biết bao nhiêu người khác?. Một ngày, đang lúc buồn chán và không biết làm gì để thoát khỏi những suy nghĩ tiêu cực đang bủa vây, anh tình cờ được mời tham gia vào một cuộc hành trình thú vị Khu rừng mà chàng thanh niên sắp thám hiểm là một vùng đất nguy hiểm, hoang vu, ít người đặt chân tới. Anh tỏ ra rất hào hứng với chuyến đi này nên đã thức dậy từ tờ mờ sáng để khăn gói lên đường. Nhưng đi được một lúc, anh ta mới chợt nhớ ra mình không mang theo tấm bản đồ. Anh định quay về nhà lấy nhưng lại sợ không kịp thời gian nên vẫn tiếp tục đi. Và đến khi bị lạc đường, anh ta mới tự trách mình: Giá 11

12 mà mình chuẩn bị cẩn thận hơn thì đã không quên tấm bản đồ. Giá như lúc phát hiện không mang theo, mình bỏ chút thời gian quay về nhà lấy thì có lẽ mọi việc đã trở nên tốt đẹp hơn. Câu chuyện về chàng thành niên cũng là bài học cho tất cả chúng ta khi quyết định bất cứ một vấn đề nào bởi vì chúng ta chính là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho những quyết định đó. Cuộc sống luôn có đủ thời gian cho bạn sửa chữa những sai lầm. Song cuộc sống cũng vô cùng ngắn ngủi nếu bạn mãi lạc lối, đi hết từ sai lầm này đến sai lầm khác. Bất kể bạn tìm đường đi đơn thuần hay tìm kiếm con đường dẫn tới tương lai hạnh phúc, bạn đều cần trang bị cho mình một tấm bản đồ để không mệt mỏi vì đi sai đường và không mất nhiều thời gian, công sức, thậm chí phải đánh đổi hay trả giá để sửa chữa những sai lầm không đáng có. Bạn sẽ biết rõ xuất phát điểm cũng như mục tiêu bạn định đi tới và quan trọng hơn, bạn sẽ định vị chính xác lộ trình mà bạn cần phải đi để có thể tới đích một cách nhanh nhất, ít rủi ro nhất. Lập kế hoạch cho cuộc đời Đã nói đến bản đồ là nói đến đường đi nước bước. Có con đường thẳng tắp để đi đến đích, có con đường ngoằn ngoèo và nếu chịu khó nghiên cứu ta thấy thêm những con đường tắt vô vàn đường đi, ta phải biết quyết định hướng đi và quyết định đi theo con đường nào. Bạn biết cách lựa chọn đường đi thuận lợi nhất cho mình, hãy kiên trì sẽ thấy được điều lý thú. Nếu bạn chấp nhận để cho cuộc sống chỉ mang lại cho bạn những thứ không có gì là mới mẻ thì bạn sẽ chỉ cứ thế trôi dạt theo dòng chảy của cuộc sống. Không phải tất cả các tấm bản đồ đều dẫn đến kho báu. Nhưng ít nhất bạn sẽ chộp được cơ hội tốt hơn nếu bạn có bản đồ kho báu và một chiếc xẻng thay cho việc bạn chỉ đào bới một cách hú họa hoặc như hầu hết những người khác, bạn chẳng hề chạm vào chiếc xẻng. Để lập được một kế hoach cho cuộc đời, bạn cần chú ý đến những điều sau: * Định hướng cuộc đời: Bạn phải suy nghĩ nghiêm túc xem mình muốn trở thành người như thế nào ở cuộc đời này? 5-10 năm nữa, bạn là ai? Có như vậy, bạn sẽ vẽ chính xác đường bản đồ cuộc đời của mình * Chia định hương cuộc đời thành những mục tiêu nhỏ hơn: Những mục tiêu này được thực hiện theo từng giai đoạn thời gian. Bản đồ được hoàn thành chính là những kế hoạch trong tương lai, những bài học kinh nghiệm ở quá khứ và những thách thức phải đối mặt với hiện tại. Kế hoạch chính là tấm bản đồ vẽ ra những đoạn đường đi cụ thể để đạt tới đích. Có người đi tới đích bằng xa lộ thẳng tắp - ví dụ như được cha mẹ có đủ điều kiện cho ta ăn học đến nơi đến chốn. Nhưng đa số chúng ta phải chọn những con đường ngoằn ngoèo - ví dụ như phải vừa học vừa làm, phải nghỉ vài năm giữa hai thời kỳ học để tích lũy tiền đóng 12

13 học phí.những đoạn đường nhỏ này cũng phải được vẽ trên bản đồ để ta có thể dự trù, tính toán để không bị động trong kế hoạch. Các nhà khoa học cho rằng - Có kế hoạch là đã đi được 2/3 đoạn đường. Nếu không có sẵn bản đồ ta sẽ mất nhiều công sức và thời gian để mò mẫm. * Kế hoạch phải khả thi: Bạn sẽ không với quá cao để rồi nếu không đạt được sẽ thất vọng và chán nản bỏ cuộc. Bạn phải tự biết khả năng của chính mình, mặt mạnh lẫn mặt yếu. Bạn phải trả lời cho mình các câu hỏi (4 W và 1 H) sau đây: WHAT: Cái gì? Tôi định làm gì, trở thành ai, theo đuổi mục đích nào? WHY: Vì sao? Vì sao tôi theo đuổi ngành này? Vì cha mẹ thúc ép, vì bạn bè rủ rê? Vì nó đang là thời thượng? Hay vì tôi yêu thích, vì nó thật sự có ý nghĩa cho cuộc đời tôi? WHO: Ai? Ai có liên quan? Trước tiên là tôi? Liệu tôi có đủ năng lực và kiên nhẫn để đeo đuổi mục đích cho đến cùng? Tôi có dễ chán nản hay bỏ cuộc không? Sức khỏe của tôi có tốt đủ để theo đuổi ngành học không?... Những người có liên quan nghĩ sao? Ai là người hỗ trợ đắc lực cho tôi trong những người thân (Cha mẹ, thầy cô, bạn bè...)? Đâu là trở lực? Nếu bố không đồng ý, làm sao thuyết phục? Nhờ mẹ hay anh chị lớn, hoặc cô chú nói giúp? WHEN: Lúc nào? Vào thời điểm nào tôi sẽ khởi đầu và kết thúc giai đoạn nào của kế hoạch? HOW: Bằng cách nào? Tôi sẽ cố gắng tích lũy học phí như thế nào? Tìm học bổng ra sao? Chọn trường nào để học ngoại ngữ tốt nhất? Trình bày ước muốn của mình với cha mẹ ra sao để thành công? Không phải chỉ lập một kế hoạch lớn, tổng quát mà phải chia nó ra thành nhiều kế hoạch nhỏ theo từng năm, từng sáu tháng, từng tháng và thậm chí từng tuần với công việc và giờ giấc cụ thể. Muốn thực hiện tốt kế hoạch lớn phải hoàn thành kế hoạch nhỏ. Muốn làm chủ cuộc đời mình phải làm chủ bản thân trong việc nhỏ. Sống kỷ luật, làm ra làm, chơi ra chơi, tuân thủ đúng kế hoạch. Dĩ nhiên, không ai có thể thực hiện tốt kế hoạch cuộc đời mình nếu mất đi nghị lực và niềm tin trong cuộc sống. Bên cạnh những kế hoạch đã dự định sẵn, bạn vẫn phải lưu tâm đến những rủi ro có thể gặp phải và tìm cách khắc phục. Vì thế kế hoạch đặt ra vẫn có thể được xem xét lại để hoàn thiện hơn hoặc thay đổi 7. Sắp xếp công việc hợp lý 13

14 Ngày xưa chúng tôi nấu nướng đun củi, điện thì không có 24/24 như bây giờ mà phải đến giờ mới được đóng điện bật tý quạt để mát. Nói thể để bạn biết là không thể cắm nồi cơm điện để nấu cơm hay bật bếp từ hay chí ít cái bếp gaz xòe phát như bây giờ. Mà chúng tôi phải nhóm củi rất là lâu, nếu không có mồi có khi phải phút mới nhóm được cái bếp nấu nước, nấu cơm. Bố tôi ra rất hay nêu ra những vấn đề nho nhỏ để cho con giải quyết. Có lần ông ra đề bài: Bây giờ bố có khách đến nhà chơi, trong phích (bình thủy) hết nước nóng, con làm cách nào để bố pha trà nhanh nhất mời khách? Tôi láu cá: sang nhà hàng xóm xin (chả là chúng tôi sống trong chung cư, nên cửa nhà liền nhau, chạy sang xin nước, xin muối vay gạo thổi cơm nhanh, đơn giản và dễ dàng). Bố tôi nói: 0 điểm. 8. Tư duy giải quyết vấn đề Đơn giản và hiệu quả, không vi phạm pháp luật, không ảnh hưởng đến ai. Chuyện con quạ ở sách lớp 3: Con quạ thấy bình nước bị cạn, nó liền bay ra bờ sông tha những hòn sỏi về thả vào trong bình để nước dâng lên và nó có thể uống. Sau rất nhiều chuyến bay đi về nó cũng uống được nước. Nhưng sau đó nó chợt nghĩ: sao mình không uống luôn nước ở bờ sông (đơn giản không làm phức tạp vấn đề)? Hoặc sau này các cháu nhỏ còn sáng tạo hơn: tại sao nó không cắm ống hút vào mà uống (dùng công cụ)? Rút ra: Nhiều khi giải pháp đơn giản và hiệu quả ở ngay bên cạnh, ngay trước mắt. Chúng ta cứ nguyên tắc quá đâm lại kéo dài thời gian thực hiện dự án. Có câu: người giỏi là người làm những thức phức tạp thành đơn giản hay người giỏi là người diễn đạt những thứ phức tạp theo cách đơn giản, ngắn gọn và dễ hiểu. 9. Nguyên tắc KISS trong quản lý dự án KISS là gì nhỉ? Không phải là hôn đâu (nhưng tôi thích điều bạn nghĩ đến). Đây là viết tắt của cụm từ Keep It Simple. Stupid! Có nghĩa là Giữ nó đơn giản thôi đồ ngu! Một câu mà người làm quản lý dự án hay bất kỳ ai nên tự nhủ cho mình (nhất là các công chức nhà nước Việt Nam hay gây khó dễ cho dân). Đừng làm mọi việc phức tạp thêm, rũ rối tung ra, hãy tìm mọi cách đơn giản nhất có thể. Người giỏi là người làm cho mọi thứ phức tạp trở nên đơn giản. Người giỏi là người diễn giải những thứ phức tạp, khó hiểu bằng cách đơn giản và dễ hiểu. Tiến độ vấn đề cốt lõi trong quản lý dự án Quản lý dự án xây dựng có nhiều vấn đề cần quản lý, trong đó có 3 vấn đề cốt lõi là : Chi phí, Chất lượng và Tiến độ. Với các nước phát triển như Mỹ, Châu Âu họ là nhà giàu rồi, nên vấn đề Chất lượng và Tiến độ (thời gian và sự đúng hẹn) được đề cao và coi trọng hơn. Qua quan 14

15 sát từ thực tế, tại Việt Nam do còn là nhà nghèo, còn phải đi vay, nên vấn đề Chi phí luôn được quan tâm nhiều hơn. Các khúc mắc, nhấc lên, đặt xuống, thanh tra, kiểm toán liên quan đến dự án xây dựng liên quan nhiều đến Chi phí, định mức, đơn giá, thất thoát, lãng phí, tham nhũng II. QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ TIẾN ĐỘ Quản lý dự án xây dựng có 1 Nghị định riêng, Quản lý chi phí đầu tư xây dựng có 1 Nghị định riêng, Quản lý đấu thầu & Quản lý hợp đồng xây dựng & Quản lý chất lượng công trình hay xử phạt cũng vậy. Nhưng Quản lý tiến độ không có Nghị định riêng hoặc Thông tư riêng hướng dẫn. Các điều khoản quy định về tiến độ hoặc có liên quan nằm rải rác ở nhiều chỗ. Tôi xin tập hợp 1 số nội dung quy định vào đây để bạn đọc tiện nắm bắt. Văn bản III. CÁC CÔNG CỤ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Các phần mềm Quản lý chi phí đầu tư xây dựng - Phần mềm Dự án GXD: Sử dụng ở giai đoạn chuẩn bị dự án, có chức năng chính là xác định Tổng mức đầu tư, xác định dòng tiền theo kế hoạch hoạt động của dự án, tính toán các chỉ tiêu kinh tế để giúp Chủ đầu tư xem xét tính hiệu quả của dự án từ nhiều góc nhìn, khía cạnh khác nhau. Đối tượng sử dụng chính là Chủ đầu tư, Tư vấn lập dự án, các cơ quan xem xét đánh giá và thẩm định dự án đầu tư xây dựng - Phần mềm Dự toán GXD: Sử dụng ở giai đoạn thực hiện dự án, có chức năng chính là lập dự toán công trình, lập dự toán dự thầu, tra cứu thư viện văn bản, tài liệu và các cơ sở pháp lý về dự toán xây dựng, cũng có chức năng xác định giá dự thầu. Đối tượng sử dụng là Chủ đầu tư, Tư vấn thiết kế lập dự toán, Tư vấn thẩm tra, Cơ quan Thẩm định dự toán và các đơn vị như Thanh tra, Kiểm toán và Nhà thầu xây dựng. - Phần mềm Dự thầu GXD: Sử dụng ở giai đoạn thực hiện dự án, công đoạn lập giá dự thầu. Phần mềm có chức năng chính là lập giá dự thầu, hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh khi đấu thầu, khoán chi phí, quản lý chi phí công trường. Đối tượng sử dụng chính là các Doanh nghiệp Nhà thầu xây dựng. - Phần mềm Quyết toán GXD: Sử dụng ở giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào vận hành, công đoạn thanh toán khối lượng hoàn thành, quyết toán hợp đồng A-B, báo cáo quyết toán vốn đầu tư. Đối tượng sử dụng chính là Nhà thầu xây dựng, Chủ đầu tư để theo dõi thanh toán và kiểm soát chi phí, các cơ quan thẩm định / thẩm tra báo cáo quyết toán Hệ sinh thái các phần mềm GXD được nghiên cứu phát triển với định hướng là sẽ tích hợp được vào hệ thống BIM, kết nối được với các phần mềm BIM Tools trong môi trường chia sẻ dữ liệu chung CDE. 2. Phần mềm Quản lý chất lượng xây dựng 15

16 Hiện tại ở Việt Nam phần mềm có bề dày truyền thống và tốt nhất cho công việc này là phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD (còn gọi tắt là QLCL GXD). 3. Phần mềm Quản lý tiến độ - Phần mềm Microsoft Project (của hãng Microsoft). - Phần mềm Primavera (của hãng Oracle). - Phần mềm Dự thầu GXD cũng được GXD phát triển chức năng quản lý tiến độ theo phương pháp EVM (quản lý dự án theo giá trị hoàn thành). Tuy rất hay nhưng do phương pháp này chưa phổ biến ở Việt Nam, nên chức năng này chưa được sử dụng nhiều. Bạn tìm đọc giáo trình Sử dụng phần mềm DỰ THẦU GXD lập & quản lý tiến độ theo phương pháp EVM. - GXD cũng phát triển 1 phần mềm lập và quản lý tiến độ dự án phù hợp với các dự án xây dựng Việt Nam, tuy nhiên phần mềm này chưa phát hành ra công chúng. Các Kỹ sư QS, Kỹ sư Quản lý dự án xây dựng, Kỹ sư định giá xây dựng không cần lan man nhiều, cứ tập trung nghiên cứu, nắm bắt thành thạo hệ thống các phần mềm trên là cũng vỡ ra, ngấm được rất nhiều kiến thức chuyên môn. Bởi tài liệu rất nhiều. Mỗi tính năng là 1 vấn đề chuyên môn nào đó cần xử lý từ yêu cầu nảy sinh trong thực tế dự án xây dựng người ta mới lập trình, nắm bắt được là bạn được luôn mấy thứ : vừa chuyên môn, vừa phần mềm, vừa kỹ năng Học một lần được nhiều thứ luôn cũng giúp bạn đẩy nhanh tiến độ, tiết kiệm nhiều thời gian cuộc đời. Kể cả không sử dụng trong công việc, nhưng dùng làm giáo cụ thực hành để học cũng rất tốt. IV. SO SÁNH GIỮA SỬ DỤNG EXCEL VÀ PROJECT TRONG CÔNG TÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ 16

17 Lập 1 bản tiến độ đơn giản bằng Excel hoặc vẽ bằng AutoCad thì được, nhưng khi cần cập, chỉnh sửa sẽ thấy rất khổ. Dân xây dựng hay cà phê, bạn hãy tưởng tượng công việc hái cà phê: có Excel giống như bạn trải bạt và tuốt cà phê bằng tay, có Microsoft Project như bạn có máy hái, chỉ việc ngồi trên đó và đi qua các hàng cây cà phê, quả được đóng sẵn vào bao sẵn sàng vận chuyển, tay bạn không bị phồng rộp, quần áo sạch sẽ, thơm tho, ung dung.v.v. Tuy nhiên, những người xây dựng năng động linh hoạt thì đòi hỏi người phải thành thạo hết: Khi đơn giản thì có thể lập tiến độ bằng Excel hay vẽ bằng AutoCad, với các dự án lớn, phức tạp, đối tác yêu cầu thì phải biết Ms Project. Việc vẽ bản Tiến độ bằng Excel hay AutoCad đang dần không được chấp nhận, vì nó sơ sài, không thể hiện được căn cứ và không chính xác, càng không thể theo dõi và cập nhật. Một điều nữa: nó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, cách làm việc du kích, nông dân. V. YÊU CẦU ĐỂ CÀI MICROSOFT PROJECT - Máy tính cài Windows 7, 8, 8.1, Đã cài Microsoft Project 2016, 2019 trở lên (trong tài liệu có thể gọi tắt là Project 2016, MP2016 hoặc MP). - Bộ gõ tiếng Việt (Unikey, Vietkey). - Ngoài ra có thể kết hợp các phần mềm: Excel, AutoCad, Dự thầu GXD để hoàn thành mục tiêu chung. Trong giáo trình này tác giả chụp hình minh họa bài tập trên Windows 10 và Microsoft Project 2016, bạn hãy sử dụng 2 loại đó để tiện theo dõi, thực hành theo. Nếu sử dụng loại khác, bạn cần linh hoạt điều chỉnh theo, bởi mỗi phiên bản có thể giao diện và chức năng khác đi 1 chút. 17

18 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU, LÀM QUEN, CHUẨN BỊ I. ĐỌC HIỂU 1 BẢN TIẾN ĐỘ Sau khi đọc một số vấn đề vui vui tôi trình bày ở trên bạn đã hiểu hiểu phần nào về tầm quan trọng của tiến độ trong cả cuộc đời, cuộc sống hàng ngày và trong công việc, sự nghiệp. Để lập các bản tiến độ thi công, tiến độ quản lý dự án bạn nên tìm 1 bản tiến độ của công trình đã thực hiện, sau đó tìm hiểu các thành phần của bản tiến độ đó. Đâu là phần thể hiện các công việc cần làm, phần thanh biểu đồ thể hiện những gì, phần thời gian trình bày ở đâu, thế nào là công việc găng, thế nào là công việc bình thường, điểm bắt đầu, điểm kết thúc Đọc hiểu biểu đồ tiến độ do người khác đã lập, từ các công trình trước đã thi công, nắm các kiến thức cơ bản về tiến độ trước, sau đó mới bắt tay vào lập bản tiến độ, bạn sẽ thuận lợi hơn nhiều. 1. Giới thiệu về sơ đồ Gantt Biểu đồ Gantt (Gantt chart) là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án. Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản mà lại rõ ràng, trực quan nên nó đã trở thành công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án. 2. Cách biểu diễn công việc Lấy thanh ngang để biểu diễn công việc. 3. Các mối quan hệ công việc cơ bản Khi học Microsoft Project quản lý dự án tại Công ty CP Giá Xây Dựng, cũng như khi làm thực việc lập kế hoạch tiến độ cho dự án, lập kế hoạch tiến độ thi công bạn cần phải hiểu 4 mối quan hệ công việc cơ bản: FS: Công việc A kết thúc, công việc B bắt đầu. Ví dụ 1: Công tác đào đất hố móng xong thì công tác đổ bê tông lót bắt đầu. Ví dụ 2: Công việc đổ bê tông sàn chỉ được vào khi công việc lắp cốt thép sàn đã được nghiệm thu xong và Tư vấn giám sát đồng ý cho thi công bước sau. 18

19 FF: Công việc A kết thúc thì B cũng phải kết thúc. Ví dụ: Phê duyệt Tổng mức đầu tư cùng với việc phê duyệt dự án (khoản 6, điều 6, Nghị định 32/2015/NĐ-CP) SS: Công việc A bắt đầu thì công việc B cũng bắt đầu. Ví dụ: Công việc thẩm định Tổng mức đầu tư xây dựng được thực hiện cùng với việc thẩm định dự án đầu tư xây dựng (khoản 1, điều 6, Nghị định 32/2015/NĐ-CP) SF: Công việc A bắt đầu thì công việc B phải kết thúc Ví dụ: Giả sử bạn đang xây dựng một đường ống dẫn khí mới. Trước tiên, bạn sẽ hoàn thành xây dựng và vận hành các đường ống mới trước khi bạn sẽ bắt đầu tắt và phá dỡ các đường ống cũ. Trong thực tế còn diễn ra các mối quan hệ phức tạp hơn: Ví dụ A diễn ra được 1 nửa thì B vào, hoặc A được 3/4 thì B phải kết thúc.v.v. Hiểu được điều trên bạn sẽ thấy bắt đầu dễ chịu hơn khi xem bản tiến độ với các thanh công việc xanh đỏ vào/ra (bắt đầu/kết thúc): Bạn thấy đó, một dự án đầu tư xây dựng công trình có hàng trăm thứ việc phải làm (lập/thẩm tra/phê duyệt dự án, kế hoạch đấu thầu, thiết kế, dự toán, đấu thầu, thương thảo, soạn thảo và hợp đồng, thi công, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán vốn ), với rất nhiều tổ chức cá nhân - cơ quan tham gia vào. Riêng, đối với tiến độ công đoạn thi công công trình, hàng trăm đầu việc, vật tư, nhân công, máy móc lại yêu cầu về kỹ thuật, quy trình, quy phạm buộc phải tuân thủ đảm bảo chất lượng, an toàn... Người lập kế hoạch tiến độ phải có sự am hiểu và bố trí các mối quan hệ công việc vào ra sao cho tốt nhất, tối ưu nhất, nhịp nhàng nhất phù hợp nguồn lực và điều kiện cụ thể. Ngoài am hiểu về xây dựng, quản lý dự án thì phải am hiểu về tổ chức, lập kế hoạch Microsoft Project chỉ là phần mềm, nhưng việc nghiên cứu, học tập bằng cách thực hành các bài tập và có ứng dụng sẽ giúp bạn tư duy tốt hơn nhiều. II. MỘT SỐ THUẬT NGỮ Vì Microsoft Project khá trừu tượng so với Word và Excel nên học khó hiểu hơn. Đây một số thuật ngữ tôi giới thiệu với bạn trước, các bạn nên đọc đi đọc lại vài lần, suy ngẫm, liên tưởng để hiểu phần nào. Nắm bắt các thuật ngữ này cũng góp một phần vào nền tảng vững chắc của bạn khi khởi đầu. - Gantt Chart: Biểu đồ Găng Biểu đồ tiến độ dạng ngang biểu diễn khoảng thời gian phải hoàn thành tiến độ 19

20 đề ra. Ta thường gọi biểu đồ Găng, sử dụng đường Găng (đường căng nhất, không được phép giãn "cao su" tí nào, nếu giãn là trễ là lụt tiến độ. Có lẽ nào vì thuật ngữ này mà ra câu của người Việt: đợt này căng quá, việc này găng quá!? - Task: Công việc, công tác. Công việc có thể phân chia thành các công tác cụ thể. Một hoạt động sản xuất dùng những vật liệu và thiết bị nhất định làm ra một sản phẩm định trước (ví dụ: công việc xây, bê tông, quét vôi ). - Activities: Công tác. Công việc hay phần công việc được thực hiện tại một vị trí trong thời gian nhất định một cách liên tục (ví dụ: đổ bê tông móng trục A, bê tông cột tầng 3 ). - Tasks Name: Tên công việc. Trong Microsoft Project bạn sẽ bắt đầu từ cột (trường) Tasks Name. Bạn sẽ nhập những thông tin dạng sau: Tên công việc hay Nội dung công việc hay Mô tả công việc. Ví dụ: Công tác đào đất bằng máy. - Duration: Thời gian thực hiện công việc (giờ, ngày, tuần, tháng, năm...). Khoảng thời gian giữa lúc bắt đầu và lúc kết thúc của một công tác hay nhóm công tác. - Start: ngày tháng bắt đầu. Thời điểm bắt đầu công việc (khi bắt đầu công việc thì thợ vào, nên các bạn có thể thấy người ta nói vào ). - Finish: ngày tháng kết thúc. Thời điểm kết thúc công việc (khi kết thúc công việc thì thợ ra, nên các bạn có thể thấy người ta nói ra ). Ví dụ: Công tác Sửa móng bằng thủ công kết thúc, công tác Bê tông lót móng bắt đầu... vào ra nhịp nhàng, không trùng mặt bằng công tác. - Predecessors: công tác đi trước. Công việc đi trước. Trong MP thuật ngữ này dùng để chỉ mối quan hệ giữa công việc đi trước và công việc đi sau (hoặc mối quan hệ giữa nhiều công việc). Ví dụ: QLDA thì Công việc lập dự toán phải đi trước công việc thẩm tra/thẩm định và phê duyệt dự toán. Hay quản lý tiến độ: Công tác thí nghiệm R3, R7 hay R28 phải diễn ra trước khi nghiệm thu công tác bê tông và phải diễn ra trước khi thanh toán. - Successors: công tác đi sau, nối tiếp công tác trước. Thuật ngữ này chỉ mối quan hệ công việc được bắt đầu từ công việc đi trước (Predecessor). - Summary Task: Công tác tóm lược. Đây là một công tác tóm lược tổng thời gian, chi phí của các công việc khác. Ví dụ: Thi công phần móng là công tác tóm lược của các công tác: Đào đất bằng máy, sửa móng bằng thủ công, đổ bê tông lót, cốt thép + ván khuôn móng, đổ bê tông móng, bảo dưỡng, tháo ván khuôn móng. Các bạn sẽ rõ hơn khi chúng ta làm bài tập thực hành. - Dependent Task: Công tác phụ thuộc. Công tác mà ngày tháng bắt đầu kết thúc bị phụ thuộc vào công tác khác. - Resource Name: Tên vật tư, tên nguồn lực, tài nguyên. 20

21 Có nhiều tác giả sử dụng thuật ngữ Tài nguyên là theo từ điển hoặc chuyên ngành khác họ dịch như vậy rồi dùng theo. Nhưng tôi cho rằng dùng thuật ngữ Vật tư, Vật lực hoặc Nguồn lực sẽ hợp với chuyên ngành quản lý dự án xây dựng hơn. Thuật ngữ Vật tư theo nhiều tài liệu định nghĩa như sau: Vật tư là bộ phận cơ bản trong toàn bộ tư liệu sản xuất của xã hội, bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng và thiết bị máy móc. Vật có nghĩa là vật lực, tư có nghĩa là tư liệu sản xuất, do đó vật tư hiểu là Vật liệu, Nhân công, Máy và thiết bị thi công sẽ đúng với chuyên ngành xây dựng. Điều này cũng phù hợp với việc trong Microsoft Project khi gán Resource cho các công tác cũng bao gồm gán vật liệu (VL), nhân công (NC), máy và thiết bị thi công (M). Do đó trong các tài liệu, giáo trình của tác giả Nguyễn Thế Anh sẽ dùng thuật ngữ vật tư theo nghĩa đó. - View: Các kiểu khung nhìn biểu báo cáo trong MP. - Cost: Chi phí. Nội dung này chưa được dân sử dụng MP nghiên cứu nhiều. Dùng để quản lý chi phí, phân bổ các khoản chi phí theo tiến độ thực hiện công việc. Người làm Quản lý chi phí xây dựng tốt phải bố trí tiến độ sao cho đường cong chi phí có hình chữ S. Hiện tại Giá Xây Dựng vẫn đang nghiên cứu. - Fixed Cost: Chi phí cố định. - Resource Cost: Chi phí vật tư. - Work: công để thực hiện công việc (mặc định là Giờ). - Unit: đơn vị sử dụng tài nguyên. - Schedule: tiến độ dự án, lên lịch cho dự án. - Rate: giá của các tài nguyên (standard rate: giá chuẩn, over.rate: giá ngoài giờ). - Cost: chi phí. - Baseline: đường gốc. - Recurring task: công việc lặp đi lặp lại. - Milestone: mốc công tác (thời gian bằng 0). - Predecessors: Mối liên hệ đi trước. - Successors: Mối liên hệ đi sau. - Calendar: Lịch (lịch năm, lịch blốc, lịch treo tường chúng ta vẫn dùng đó). Lịch này có sẵn trong MP để bạn tiện quản lý ngày tháng cho dự án. Bạn có thể tùy biến cuốn lịch này cho phù hợp với công việc (nghỉ thứ 7, làm chủ nhật, họp giao ban vào thứ 2...). - Working Time: Thời gian làm việc, ngày giờ đã thiết lập trên lịch để làm việc. Như ví dụ trên: Working time là các ngày trong tuần trừ thứ 7. - Base calendar: Lịch cơ sở, lịch nền. Dùng để thiết lập dạng lịch mặc định theo quy định của Nhà nước chẳng hạn (làm 5 ngày trong tuần và nghỉ thứ 7, chủ nhật). 21

22 Dùng để tạo mới hoặc so sánh với lịch chúng ta đã tùy biến cho phù hợp với tiến độ thi công công trình, tiến độ thực hiện dự án. - Lag Time: Thời gian trễ. Là khoảng thời gian chậm hơn giữa hai công tác phải tuân theo. Ví dụ: Đổ bê tông sàn xong phải chờ thời gian ninh kết rồi mới được thi công ở bên trên. - Lead Time: Thời gian sớm (dẫn trước). Ngược lại với Lag Time. Công tác được thiết lập khoảng thời gian này phải đi trước công tác phụ thuộc nó. - As soon as possible: Công việc không bị ràng buộc, bắt đầu càng sớm càng tốt. - As Late as possible : Công việc này phải bị trì hoạn càng lâu càng tốt. - Finish No Earlier than: Công việc phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định. - Finish No Later than: Công việc phải kết thúc sớm hơn ngày tháng chỉ định. - Must Finish On: Công việc phải kết thúc chính xác vào ngày đã định - Must Start On: Công việc phải bắt đầu chính xác vào ngày đã định - Start No Earlier than: Công việc bắt đầu vào ngày tháng hoặc muộn hơn ngày tháng chỉ định. - Start No Later than: Công việc phải bắt đầu trước ngày tháng chỉ định. - BIM (Building Information Modeling): Mô hình thông tin công trình. - BIM 3D: Mô hình thông tin công trình gồm Thông tin hình học (Graphic 3D) và Thông tin phi hình học (NonGraphic, data). - BIM 4D: Mô hình 3D tích hợp thêm các yếu tố về thời gian, tiến độ của công trình. 4D BIM cho phép người sử dụng tích hợp các yếu tố hình học của cấu kiện công trình với các nhiệm vụ về tiến độ thi công để lập tiến độ, kế hoạch thi công và kế hoạch cung ứng các nguồn lực cho việc thi công công trình. Microsoft Project là 1 ứng viên sáng giá đảm nhiệm yếu tố thông tin thời gian, tiến độ của mô hình BIM. III. GIAO DIỆN MICROSOFT PROJECT 2016 VÀ CÁC THIẾT LẬP Chúng ta sẽ làm quen với phần mềm Microsoft Project và sử dụng để thực hiện các công việc sau: - Lập và quản lý tiến độ dự án đầu tư xây dựng - Lập và quản lý tiến độ thi công xây dựng 22

23 IV. CÁC LỆNH VÀ CHỨC NĂNG 1. Các Menu Ribbon - File: nơi thực hiện việc tạo mới, mở, lưu file, in ấn hoặc thực hiện các cài đặt cho MS Project. - Task: thực hiện việc định dạng, chèn, chỉnh sửa, thiết lập các thuộc tính của các công tác. - Resource: thực hiện việc quản lý và gán tài nguyên cho các công tác, cân đối các loại tài nguyên có cường độ sử dụng vượt quá mức cho phép. - Project: chứa các chức năng của toàn bộ dự án. Cập nhật tiến độ thực tế và so sánh với tiến độ đã lập. Tạo mới lịch làm việc và gán lịch làm việc cho các loại tài nguyên. Trích xuất các báo cáo về việc sử dụng tài nguyên và chi phí của dự án. - View: giúp kiểm soát và xem các thông tin của dự án theo các cách khác nhau, sắp xếp và quan sát các công tác theo nhóm. - Format: là một tab tùy biến. Các chức năng trong tab phù hợp dạng biểu đồ hay khung quan sát mà bạn đang sử dụng. 23

24 Menu Task - Group View: giúp lựa chọn các khung nhìn. - Group Clipboard: giúp thực hiện các thao tác copy, cut, paste các công tác và các định dạng của công tác. - Group Schedule: giúp gán và quản lý các liên kết, % hoàn thành của từng công tác. - Group Font: đưa ra các tùy chọn về định dạng font chữ hiển thị. - Group Tasks: giúp lựa chọn các chế độ cập nhật cho công tác và ẩn/hiện các thông báo. - Group Insert: chèn thêm công tác, các mốc công tác, các công tác tổng hợp. - Group Properties: chỉnh sửa các thông tin, ghi chú cho các công tác và cập nhật vào Timeline. - Group Editing: giúp tìm kiếm, lọc có điều kiện các nội dung của công tác Menu Resource 24

25 1.2. Menu Project Menu View (Khung nhìn) - Group Task View: lựa chọn các chế độ quan sát các công tác của tiến độ. - Group Resource Views: quan sát việc sử dụng các tài nguyên của dự án. - Group Data: công cụ giúp sắp xếp, lọc, quan sát và so sánh chi phí của từng công tác giữa tiến độ đã lập và thực tế. - Group Zoom, Split Views và Window: thu phóng vùng dữ liệu qua sát, sắp xếp các của sổ đang mở. 25

26 1.3. Các khung quan sát trong giao diện: (mặc định: Gantt Chart) - Calendar: của sổ dạng lịch giúp quan sát các công tác diễn ra và các loại tài nguyên sử dụng trong ngày. - Gantt Chart: cửa sổ dạng sơ đồ ngang, giúp chúng ta quan sát được rõ mối liên hệ của các công tác, thời gian diễn ra các công tác và của toàn dự án. Đây là cửa sổ làm việc chính. - Network Diagram: quan sát tiến độ dự án theo sơ đồ mạng. - Resource Sheet: khung khai báo các thông tin về tài nguyên phục vụ dự án. - Resource Usage: cửa sổ quản lý việc phân bổ tài nguyên. - Resource Graph: hiển thị biểu đồ cường độ sử dụng các loại tài nguyên. - Task Usage: giúp quản lý tiến độ thực hiện của từng công tác. - Tracking Gantt: giúp quan sát tiến độ thực hiện của từng công tác đang diễn ra, có thể hiện % hoàn thành công việc. - More View: các cửa sổ quan sát khác Thiết lập định dạng trong Windows: Trước khi làm việc với Project, ta cần thiết lập một vài định dạng số liệu cho Windows. Các làm như sau: - Bạn vào Control Panel\Regions and Language Options - Trong bảng Region and Language, ở thẻ Formats bạn vào Additional Settings... Trong hộp thoại Customize Format hiện ra, ở thẻ Numbers, nhập các thông số 26

27 thiết lập như sau: - Decimal Symbol: dấu phẩy, - Digit Grouping Symbol: dấu chấm. - List Separator: dấu chấm phẩy ; Ở thẻ Currency: - Decimal Symbol: dấu phẩy, - Digit Grouping Symbol: dấu chấm. Trong thẻ Date: Short Date Format: bạn thiết lập là DD/MM/YYYY - là ngày/tháng/năm (nếu không có thì bạn gõ trực tiếp vào) Thiết lập trong Options của Microsoft Project: Đầu tiên, bạn vào File\Project Options. File\Project Options\Display: 27

28 Trong Display, bạn có thể lựa chọn đơn vị tiền tệ sẽ hiển thị trong MS Project. Có vài tùy chọn như sau: - Mục Currency: lựa chọn loại tiền tệ hiển thị cho Project. - Mặc định, đơn vị tiền tệ là USD - và ở mục Symbol sẽ đại diện bằng ký tự $. Như ở trong hình, ta có thể chọn lại là Việt Nam Đồng - VND. Khi đó, trọng mục Currency sẽ tự động đổi thành đ. Chúng ta có thể gõ lại là VND. File\Project Options\Schedule - Mục Show assignment units as a: Chọn đơn vị cho tài nguyên lao động. Ở đây, bạn chọn là Decimal - đơn vị (hoặc số lượng) (mặc định sẽ là Percentage - phần trăm). - Mục New task created: chọn Auto Schedule. - Mục Auto Schedule tasks scheduled on: chọn Project Start Date. - Mục Durations is entered in: chọn là Days. - Mục Work is entered in: chọn là Days. - Mục Default task type: chọn là Fixed Duration. 2. Làm việc với dự án 2.1. Tạo mới dự án Sau khi khởi chạy Project, chương trình tự động mở một project mới. Trong trường hợp khác, ta có thể vào tab File\New\Blank project\create để tạo một dự án mới. 28

29 2.2. Khai báo các thông tin ban đầu Sau khi tạo dự án mới, ta tiến hành khai báo một số thông tin ban đầu như sau: vào tab File\Info\Project Information\Advance Properties để kích hoạt bảng Properties Khai báo thông tin chung về dự án: Trong bảng Properties, bạn quan tâm đến tab Summary và nhập thông tin về tên dự án, tác giả bản tiến độ, tên công ty, vào tùy nhu cầu của mình. Các nội dung này chỉ bổ sung thông tin vào file tiến độ của dự án, không ảnh hưởng đến nội dung tiến độ Tạo lịch làm việc cho dự án: Bạn vào Project\Change Working Time. Trong của sổ Change Working Time bạn thấy đang có lịch mặc định của chương trình là Stardard. Ta có thể chỉnh sửa lịch mặc định cho phù hợp hoặc tạo lịch làm việc mới cho dự án. Để tạo mới, vào Create New Calendar. Trong bảng Create New Base Calendar, bạn nhập tên lịch vào ô Name. Bạn thấy có 2 tùy chọn tạo mới lịch: Create new base calendar và Make a copy of. Trong đó tùy chọn số 1 sẽ tạo mới lịch giống với lịch mặc định Standard của Project, còn tùy chọn 2 sẽ tạo mới lịch có các đặc tính giống với 1 lịch đã có để giảm bớt các thao tác chỉnh sửa. Sau khi chọn lựa chọn xong, bấm OK để tạo lịch mới. Thực tế, mỗi loại tài nguyên lao động khác nhau có thể sẽ có 1 lịch làm việc khác nhau. Ví dụ công nhân sẽ làm việc theo ca, còn máy móc có thể làm việc 3 ca (24h). Khi đó, cần có lịch làm việc riêng cho công nhân và máy móc. 29

30 Sau khi tạo các lịch làm việc cần thiết bắt đầu thiết lập thời gian làm việc cho từng lịch, bằng cách chọn lịch cần hiệu chỉnh trong mục For Calendar. Mặc định, thời gian làm việc trong tuần là 5 ngày và trong ngày từ 8:00 am đến 12:00 pm và 1:00 pm đến 5:00 pm. Để thay đổi, ta vào thẻ Work Weeks\Details. Trong hộp thoại Details for hiện ra, trong khung Selest day(s), ta quét chọn toàn bộ các ngày từ Monday đến Sunday, sau đó chọn Set day (s) to these specific working times. Trong bảng bên dưới, ta chỉnh sửa lại thời gian trong cột From, To cho phù hợp với yêu cầu. Trường hợp dự án có thời gian kéo dài, cần thiết phải tạo ra lịch có thời gian làm việc trong ngày thay đổi (ví dụ công nhân mùa hè buổi sáng làm sớm, buổi chiều làm muộn, còn mùa đông buổi sáng làm muộn, buổi chiều làm sớm), thì ta có thể làm như sau: trong thẻ Work Weeks ta thêm khoảng thời gian Mùa đông 2013 và mùa hè Mục Start và Finish giả sử ta đặt thời gian như trong hình. Sau đó, ta lần lượt bấm chọn Mùa đông 2013 và Mùa hè 2013 rồi vào Details để đặt thời gian làm việc cho các mùa. Lưu ý: các khoảng thời gian trong Work Weeks không thể trùng nhau hoặc giao nhau. Ví dụ về thời gian làm việc của mùa đông và mùa hè: 30

31 2.5. Cài đặt sự kiện ngoại lệ cho lịch làm việc: Trong tab Exceptions, khai báo các sự kiện ngoại lệ (ví dụ ngày nghỉ) trong mục Name, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Các ngoại lệ có thể bao gồm là này nghỉ, ngày làm việc nửa ngày, ngày làm việc có thời gian khác so với lịch làm việc. Giả sử ta có các ngoại lệ như hình bên. Lưu ý: Thời gian diễn ra các ngoại lệ không được trùng nhau, giao nhau. Sau đó, chọn sự kiện đầu tiên và bấm vào Details. Trong mục Recurrence Pattern, chúng ta cần lưu ý một số lựa chọn sau: Mục Set working times for these exceptions: chọn là Nonworking nếu không làm việc, chọn Working times nếu ngoại lệ này là làm việc theo một lịch đặc biệt khác. Mục Recurrence parttern: chọn tương ứng với sư kiện sẽ diễn ra theo chu kỳ ngày, tuần, tháng hay năm. Số chu kỳ được xác định ở mục Range of recurrence. Đối với các ngoại lệ dài ngày, ta sẽ không chọn được theo chu kỳ năm, mà sẽ chọn chu kỳ là ngày (trong mục Recurrent pattern, chọn là Daily), và số ngày của kỳ 31

32 nghỉ sẽ là số ngày trong mục End after. Ví dụ, với kỳ nghỉ tết âm lịch dự kiến kéo dài từ 14/12/ /12/2015. Khi đó ta sẽ phải chọn chu kỳ là theo ngày, số ngày sẽ là 12 ngày (từ 14/12/ /12/2015). Khi đó, ta khai báo như trong hình sau: 32

33 V. CÁC BƯỚC LẬP TIẾN ĐỘ VỚI MS PROJECT 1. Bước 1: Tạo, thiết lập và gán lịch làm việc - Thiết lập lịch làm việc trong work weeks trước, trong exceptions sau. - Khi thiết lập lịch, thời gian làm việc trong Work Week luôn là từ 8:00-12:00 và 13:00-17:00. - Khi thiết lập các ngoại lệ, sự kiện theo ngày dương lịch làm trước, theo ngày âm lịch làm sau. - Khi thiết lập lịch làm việc, đối với các sự kiện ngoại lệ theo năm âm, thì với mỗi sự kiện, cần tạo ra cho mỗi năm 1 lần riêng. - Trường hợp tạo mới, tạo thêm lịch làm việc để sử dụng trong dự án, thì cần gán lịch làm việc phù hợp cho dự án và cho phần hiển thị lịch làm việc bên khung đồ họa của phần mềm. 2. Bước 2: Xác định danh mục công việc - Không gõ ngay dòng Tổng tiến độ, mà sử dụng dòng số 0 (Project Summary Task) để làm dòng Tổng tiến độ. Nếu không dùng dòng Project Summary, mà vào gõ Tổng tiến độ luôn thì cái tổng Tiến độ đó sẽ đánh số là 1, đến Phần móng sẽ là 1.1, phần thân sẽ là 1.2 sẽ không thuận mắt cho lắm. - Chia công trình ra thành các hạng mục nhỏ để tổ chức thi công và kiểm soát thời gian thực hiện (theo hạng mục, theo tầng, theo phân đoạn, ). Bổ sung các dòng là hạng mục tương ứng. - Thực hiện phân chia cơ cấu công việc (Indent - Outdent Task) (sử dụng WBS hoặc là Outline Number). - Nội dung các công việc chi tiết mà ta đưa vào Project bao gồm các công việc, các công đoạn phải thực hiện theo thực tế - không hoàn toàn là theo biểu khối lượng của dự toán, hợp đồng. Các công việc có thể được gộp, hoặc được chia tách bằng cách ta đối chiếu với các yếu tố sau: Các công việc, công đoạn có cùng mặt bằng thực hiện không? Các công việc, công đoạn có cùng thời điểm thực hiện không? Các công việc, công đoạn có cùng đối tượng thực hiện không? - Bổ sung các công việc chuẩn bị cần phải thực hiện để dự trù thời gian, thời điểm, ví dụ: Công việc chuẩn bị mặt bằng, làm lán trại; Công việc vận chuyển vật tư, vật liệu, máy móc đến công trình; Các công việc lắp đặt, tháo dỡ thiết bị máy móc (như cẩu tháp, vận thăng, );... 33

34 - Bổ sung các mốc (Milestone - công việc có thời gian bằng 0) và gán thuộc tính (constraint type- ví dụ Finish no later than ) để giới hạn tiến độ cho các hạng mục của công trình, dự án. - Phân cấp các công việc theo hạng mục (còn gọi là công việc tóm lược) và công việc chi tiết. Chèn cột WBS để quan sát được mã phân cấp công việc trong quá trình thự hiện phân cấp. 3. Bước 3: Xác định thời gian cho các công việc - Không xác định thời gian cho hạng mục (công việc tóm lược), mà chỉ xác định thời gian cho công việc chi tiết. - Đối với các công việc xây lắp có thể xác định được định mức tương đối, thì có thể căn cứ vào mối liên hệ sau để xác định thời gian cho từng công việc cụ thể: Hao phí lao động thực hiện = Khối lượng công việc * Định mức Hao phí lao động thực hiện = Thời gian thực hiện * Số người thực hiện Đối với công việc có nhiều thành phần lao động tham gia thực hiện, cần xác định dựa theo đối tượng lao động nào là chính yếu quyết định công việc nhanh hay chậm. Các đối tượng còn lại hoặc căn cứ theo thời gian để tìm số lượng, hoặc bố trí số lượng để đảo bảo phục vụ cho đối tượng chính. Ở bước này, cũng xác định được số lượng lao động phục vụ công việc. - Đối với các công việc không có định mức thực hiện (như một vài công việc chuẩn bị, các công việc tư vấn, quản lý dự án,...) cần dựa vào một vài dự án đã thực hiện để có thể dự trù thời gian. - Việc bố trí nhân lực để tìm ra thời gian cần đảm bảo một vài yếu tố sau: Ưu tiên tận dụng lực lượng có sẵn; Có khả năng huy động; Đảm bảo mặt bằng thực hiện an toàn; Hài hòa giữa việc tăng số lượng lao động và giảm thời gian công việc; Bước 4: Xác định mối liên hệ (đi trước) cho các công việc để xác định thời điểm bắt đầu triển khai, hoàn thành công việc - Không đặt mối liên hệ giữa các công việc tóm lược (hạng mục) với nhau hoặc giữa công việc chi tiết với công việc tóm lược. Chỉ có công việc chi tiết với công việc chi tiết là có mối liên hệ với nhau. - Chỉ có công việc đầu tiên là không có mối liên hệ đi trước; Chỉ có công việc cuối cùng là không có mối liên hệ đi sau. - Xác định mối liên hệ cho các công việc từ trên xuống dưới. Mối liên hệ được đặt vào công việc đi sau. Khi lựa chọn kiểu liên hệ, cần dựa vào các công việc là gì, yêu cầu kỹ thuật và an toàn như thế nào, ý tưởng tổ chức công việc (để có thể tận dụng, luân chuyển nhân lực, máy móc, vật tư), thời gian các công việc như thế nào,... 34

35 - Để xác định mối liên hệ, ta căn cứ vào nguyên tắc chung như sau: để triển khai công việc mà ta đang xem xét, thì những công việc liên quan trực tiếp nào đã phải triển khai, hoặc đã phải hoàn thành? - Việc xác định mối liên hệ cần hợp lý và đầy đủ, để đảm bảo thời điểm của công việc là hợp lý, thời gian dự trữ của công việc hợp lý và đường găng của tiến độ là đáng tin. - Đối với mối liên hệ đi sau, ta sẽ đặt vào công việc đi trước trong mối liên hệ. 5. Bước 5: Gán tài nguyên cho các công việc - Trước khi gán tài nguyên, ta cần khai báo tài nguyên trong cửa sổ tài nguyên Resource Sheet (tên tài nguyên, phân loại, đơn vị, số lượng tối đa, lịch làm việc). - Số lượng tài nguyên phải được xác định tại bước 3. - Trước khi gán tài nguyên, cần đảm bảo các công việc đều ở chế độ Fix Duration (trong Gantt Chart, chèn thêm cột Type để xem). 35

36 CHƯƠNG 3: LẬP VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI MS PROJECT I. BÀI 1: TRÌNH BÀY TIẾN ĐỘ CỦA 1 DỰ ÁN 1. Nhập các công việc và thời gian thực hiện: Nếu phân chia theo tính chất của công việc, Trong Project có 2 loại công việc: Summary Task (công việc tóm lược) và Sub Task (công việc chi tiết) Summary Task (Công việc tóm lược) Công việc mà chức năng duy nhất của nó là chứa và tóm lược thời gian, công việc và chi phí của các công việc khác. Bạn không thể gán thời gian thực hiện và tài nguyên cho Summary Task, mà thời gian sẽ được Microsoft Project tự động tính toán, tổng hợp từ các công việc chi tiết Sub Task (công việc chi tiết) Đây là các công việc chi tiết, sẽ được gán thời gian, tài nguyên và các mối liên hệ với các công việc khác. Giả sử ta lập tiến độ thi công phần móng đơn giản. Trong Gantt Chart, ta nhập vào tên các công việc vào cột Nội dung công việc (Name) và thời gian vào trong cột Thời gian (Durations). Lưu ý ta không nhập thời gian cho các công việc sẽ là Summary Task. Sau khi nhập vào cột Nội dung công việc và cột Thời gian, thì trong cột Bắt đầu (Start) sẽ tự động lấy theo ngày bắt đầu của dự án (ta đã đặt trong Project Information là ngày 05/04/2013), ngày trong cột Kết thúc do chương trình tự động tính dựa vào dữ liệu trong cột Thời gian và cột Bắt đầu. 2. Thiết lập công việc tóm lược - chi tiết: Bạn thấy trong tiến độ thi công phần móng, công việc 1 (Phần móng) là công 36

37 việc tóm lược của tất cả các công việc từ 2 (Đào đất bằng máy) đến 10 (Tháo ván khuôn giằng móng). Để thiết lập các công việc này là công việc chi tiết còn công việc 1 là công việc tóm lược, ta làm như sau: quét chọn tất các công việc mà ta muốn đưa vào làm công tác chi tiết, sau đó trong tab Task, bấm vào nút Indent Task (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + ). Khi đó các công việc đã chọn sẽ trở thành công việc chi tiết, còn công việc 1 sẽ trở thành công việc tóm lược. Lúc này, các công việc từ 2 đến 10 đã đi vào vùng tóm lược của công việc 1. Ta có thể nhận thấy sự thay đổi cả trong khung nhập liệu bên trái và khung hiển thị các đường tiến độ bên phải của khung Gantt Chart. Khi muốn đưa một hay nhiều công việc ra khỏi vùng tóm lược của công việc 1, ta chọn vào công việc đó rồi bấm vào nút Outdent Task (hoặc Alt + Shift + ) Tạo mối liên hệ giữa các công việc: Để tạo mối liên hệ giữa các công việc, bạn nên làm lần lượt từ trên xuống dưới theo 1 nguyên tắc: Để triển khai (hoặc kết thúc) được công việc này, thì những công việc nào trước đó phải hoàn thành hoặc phải triển khai? Khi thực hiện gán mối liên hệ, ta thường gán vào công việc sau và gọi đó là mối liên hệ đi trước. Tức là giữa 2 công việc có mối liên hệ, bạn cần xem thứ tự trước sau của công việc và đặt mối liên hệ giữa chúng vào công việc đi sau. Mối liên hệ (đi trước) giữa các công việc sẽ gồm có 3 thành phần: Số thứ tự - ID (địa chỉ) của công việc cần liên hệ. Kiểu liên hệ (Một trong 4 dạng liên hệ). Độ sớm (Lead time), hoặc độ trễ (Lag time) của thời điểm liên hệ thuộc công việc sau so với thời điểm liên hệ thuộc công việc trước. Các dạng liên hệ của các công việc: Start to Start (SS): Bắt đầu đến bắt đầu (công việc sau có thời điểm bắt đầu liên quan đến thời điểm bắt đầu của công việc trước). Finish to Start (FS): Kết thúc đến bắt đầu (công việc sau có thời điểm bắt đầu liên quan đến thời điểm kết thúc của công việc trước). Finish to Finish (FF): Kết thúc đến kết thúc (công việc sau có thời điểm kết thúc liên quan đến thời điểm kết thúc của công việc trước). Start to Finish (SF): Bắt đầu đến kết thúc (công việc sau có thời điểm kết thúc liên quan đến thời điểm bắt đầu của công việc trước). 37

38 Trong tất cả các mối liên hệ công việc, ta có thể cho thời điểm liên hệ diễn ra sớm hơn/muộn hơn so với các mối liên hệ SS, FS, FF, SF bằng cách trừ đi hoặc cộng thêm thời gian ta muốn. Ví dụ: Bạn có công việc A (công việc trước) có số thứ tự là 1, công việc B (công việc sau) có số thứ tự là 2. Bạn muốn công việc B bắt đầu trước khi công việc A kết thúc 2 ngày. Khi đó mối liên hệ giữa công việc A và công việc B sẽ được đặt ở công việc B (là công việc đi sau). Trong cột Predecessor bạn khai báo như sau: 1FS-2. Khi đó, ta được kết quả như hình sau: Trong mối liên hệ trên, bạn thấy: 1: là số thứ tự - ID của công việc đi trước. FS : là kiểu liên hệ từ thời điểm Finish của công việc trước đến thời điểm Start của công việc sau. -2 days : là khoảng thời gian sớm hơn giữa thời điểm liên hệ thuộc công việc sau so với thời điểm liên hệ thuộc công việc trước. Ta nhập các mối liên hệ công việc vào cột Predecessors theo yêu cầu của đề bài. Kết quả như sau: 38

39 Đối với kiểu liên hệ Finish to Start (FS), nếu không có thời gian trễ hơn hoặc sớm hơn, ta chỉ cần nhập vào số thứ tự của công việc đi trước. Một công việc có thể có nhiều mối liên hệ với các công việc khác. Trường hợp một công việc có nhiều mối liên hệ với nhiều công việc đi trước, thì ký hiệu các mối liên hệ được ngăn cách nhau bằng ký tự. Lưu ý: Khi thiết lập mối liên hệ công việc cần lưu ý rằng mọi công việc đều phải có mối liên hệ theo sau với công việc khác, trừ công việc đầu tiên; mọi công việc đều phải có mối liên hệ kết thúc với công việc khác, trừ công việc cuối cùng (tham khảo thêm các giáo trình Tổ chức thi công của các thầy trường Đại học Xây dựng) Lag Time và Lead Time: Khoảng thời gian trễ hơn (Lag Time) và sớm hơn (Lead Time) trong các mối quan hệ SS, FF, SF, FS ngoài cách nhập vào số ngày, ta còn có thể nhập vào % thời gian của công việc đi trước. Ví dụ: có 2 công việc, thời gian mỗi công việc là 10 ngày. Giả sử công việc 2 có ràng buộc với công việc 1 kiểu FS+2. Khi đó, ta có thể nhập Lag Time theo số ngày (1FS+2) hay theo % thời gian của công việc 1 (1FS+20%). Hình minh họa 1FS + 2 days 39

40 Hình minh hoạt 1FS +20% Tiếp tục nhập toàn bộ các công việc còn lại của dự án, bao gồm thi công phần thân, thi công phần hoàn thiện. Nhập thời gian thi công và các mối liên hệ công việc để thể hiện đầy đủ tiến độ của dự án. Sau khi thể hiện xong các đường tiến độ, nếu muốn ẩn, hiện các đường công tác tóm lược, đường tóm lược của tổng tiến độ và mã phân cấp ông việc, ta làm như sau: trong tab Task tìm đến Group Show/Hide sẽ có 3 tùy chọn: - Outline Number: ẩn hiện mã phân cấp công việc. - Project Summary Task: ẩn hiện đường tóm lược của tổng tiến độ (chọn mục này sẽ xuất hiện dòng ID số 0 trong bảng tiến độ). - Summary Task: ẩn hiện các đường tóm lược của từng mục Các ràng buộc của công việc: Việc thiết lập các mối quan hệ giữa các công tác thì dựa vào các quan hệ về công nghệ, quan hệ về tổ chức do người lập kế hoạch xác định và chỉ đơn thuần là mối quan hệ ràng buộc giữa các công tác với nhau. Mở rộng hơn về mặt tổ chức, bên cạnh các mối quan hệ ràng buộc giữa các công tác với nhau thì riêng mỗi công tác lại có thể chịu tác động bởi nhiều yếu tố chủ quan lẫn khách quan. Đưa các yếu tố đó vào trong việc lập kế hoạch có nghĩa là ta đã đưa các ràng buộc (Constraints) của mỗi công tác vào trong việc lập kế hoạch. Microsoft Project cung cấp 8 kiểu ràng buộc như sau: 40

41 - As Soon As Possible - Sớm nhất có thể: Với kiểu ràng buộc này, Project cho phép một công tác khởi công sớm nhất mà nó có thể. Không có giới hạn về thời điểm áp đặt lên công tác này. Đay là kiểu ràng buộc mặc định khi chúng ta lập tiến độ với yêu cầu thời gian khởi công cho trước. - As Late As Possible - Muộn nhất có thể: Với kiểu ràng buộc này, Project sẽ cho phép một công tác khởi công trễ nhất mà nó có thể (dĩ nhiên vẫn phải đảm bảo thời gian hoàn thành công trình không đổi). Không có giới hạn về thời điểm áp đặt lên công tác. Đây là kiểu ràng buộc mặc định khi ta lập tiến độ với yêu cầu thời gian hoàn thành cho trước. - Finish No Later Than - Kết thúc không muộn hơn: Kiểu ràng buộc này đưa ra thời điểm trễ nhất có thể mà ta muốn công tác hoàn thành và công tác này phải hoàn thành đúng hoặc trước ngày này. Khi lập tiến độ với yêu cầu thời gian hoàn thành cho trước thì kiểu ràng buộc này sẽ tự áp đặt cho công tác nào mà ta nhập vào thời điểm hoàn thành cho nó. - Start No Later Than - Bắt đầu không muộn hơn: Kiểu ràng buộc này đưa ra thời điểm trễ nhất có thể mà ta muốn công tác bắt đàu, và công tác này phải bắt đầu thực hiện đúng hoặc trước ngày này. Khi lập tiến độ với yêu cầu thời gian hoàn thành cho trước thì kiểu ràng buộc này sẽ được áp đặt cho công tác nào mà ta nhập vào thời điểm bắt đầu cho nó. - Finish No Earlier Than - Kết thúc không sớm hơn: Kiểu ràng buộc này đưa ra thời điểm sớm nhất có thể mà ta muốn công tác hoàn thành. Và công tác không thể hoàn thành trước thời điểm đưa ra. Khi lập tiến độ với yêu cầu thời gian khởi công cho trước thì kiểu ràng buộc này sẽ tự áp đặt cho công việc nào mà ta nhập vào thời điểm kết thúc cho nó. - Start No Earlier Than - Bắt đầu không sớm hơn: Kiểu ràng buộc này đưa ra thời điểm sớm nhất có thể mà ta muốn công tác bắt đầu, và công tác không thể bắt đầu trước thời điểm đưa ra. Khi lập tiến độ với yêu cầu thời gian khởi công cho trước thì kiểu ràng buộc này sẽ tự áp đặt cho công tác nào mà ta nhập vào thời điểm khởi công cho nó. - Must Start On - Phải bắt đầu vào lúc: Kiểu ràng buộc này đưa ra thời điểm chính xác mà công tác phải bắt đầu. Các yếu tố như quan hệ công tác, thời gian trễ sớm (Lag, Lead Time), cân đối tài nguyên của công tác này sẽ là thứ yếu với yêu cầu ràng buộc này. - Must Finish On - Phải kết thúc vào lúc: Kiểu ràng buộc này 41

42 đưa ra thời điểm chính xác mà công tác phải hoàn thành. Các yếu tố như quan hệ công tác, thời gian trễ sớm (Lag, Lead Time), cân đối tài nguyên của công tác này sẽ là thứ yếu với yêu cầu ràng buộc này. Để gán ràng buộc cho một công tác, ta thực hiện như sau: trong Gantt Chart, chọn vào công tác cần gán, rồi trong tab Task chọn vào Task Information. Trong hộp thoại Task Information, vào thẻ Advanced, và ta gán ràng buộc trong mục Constraint Type và gán ngày ràng buộc tương ứng trong Constraint Date. Hoặc trong Gantt Chart, ta có thể chèn thêm 2 cột Constrant Type và Constrant Date để thiết lập cho các công việc trong tiến độ - như trong hình bên. Lưu ý: Việc lựa chọn mối liên hệ không phù hợp hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến thời điểm của công việc không chính xác - vi phạm các điều kiện về công nghệ thi công và an toàn lao động. Cùng tìm hiểu vấn đề này qua một ví dụ tiến độ cụ thể. II. BÀI 2: KHAI BÁO VÀ GÁN TÀI NGUYÊN CHO DỰ ÁN 1. Khai báo các tài nguyên dùng cho dự án Để vào cửa sổ khai báo và quản lý tài nguyên, trong cửa sổ Gantt Chart, vào tab Task\View rồi chọn Resource Sheet. Trong Resource Sheet, 42

43 ta vào Format\Text Styles để lựa chọn Font chữ hiển thị. Sau đó, khai báo tên các loại tài nguyên của dự án vào cột Name, số lượng tối đa của tài nguyên ở cột Max Units. Mặc định, đơn vị của Duration và Work của mỗi công việc sẽ là Hours (giờ). Để lựa chọn lại đơn vị, bạn vào File\Options\Schedule\S cheduling options for this project. Trong đó có các tùy chọn sau: Duration is entered in: lựa chọn đơn vị cho Duration. Work is entered in: lựa chọn đơn vị cho Work. Thông thường, ta sẽ chọn đơn vị cho Duration và Work là Days (ngày). Tài nguyên có 3 dạng: Work: tài nguyên lao động, bao gồm con người, các loại máy móc, thiết bị thi công. Material: tài nguyên vật tư (ví dụ trong hình là Bê tông thương phẩm ). Cost: chi phí, là 1 dạng tài nguyên mà ta có thể gán cho công việc. Ví dụ như ta có thể gán chi phí thuê máy móc, thiết bị (máy thi công như cẩu tháp, vận thăng ), hay thuê dịch vụ (các dịch vụ tư vấn, ). Thiết lập dạng cho tài nguyên bằng cách trong cửa sổ Resouce Sheet, tại cột Type, ứng với mỗi tài nguyên ta có thể chọn dạng cho tài nguyên. Đơn vị của tài nguyên ta nhập trong cột Material Label. Chỉ có thể gán đơn vị cho các tài nguyên vật tư. Các tài nguyên lao động sẽ được tính toán theo số công hoặc ca máy. Max Units: Số lượng lớn nhất của tài nguyên, là số lượng tài nguyên lớn nhất có thể cung ứng. Max Units chỉ áp dụng cho các loại tài nguyên lao động. 43

44 Ví dụ số lượng công nhân trên công trường chỉ có 10. Nhưng có những giai đoạn, số lượng công nhân cần tăng lên tới 30. Do đó, cần phải tạo ra những khoảng thời gian mà số lượng tối đa của công nhân là khác nhau. Hoặc đối với việc thuê chuyên gia, tư vấn, chúng ta cần xác định thời gian chuyên gia có khả năng tham gia, có mặt và thời gian không thể có mặt. Để làm điều này, trong bảng Resource sheet, ta bấm chuột phải vào tên tài nguyên rồi chọn Information, hoặc vào tab Resource ta chọn vào Information. Trong hộp thoại Resource Information hiện ra: - Ở mục Resource Availability ta có thể gán các khoảng thời gian mà số lượng tài nguyên tối đa là khác nhau. - Trong phần Change Working Time, ta có thể thay đổi thời gian làm việc phù hợp với tài nguyên, hoặc tạo mới và gán 1 lịch làm việc đã có cho tài nguyên. 2. Gán tài nguyên cho các công việc Bạn tiến hành gán tài nguyên cho các công việc thông qua cửa sổ Gantt Chart. Để gán tài nguyên, đầu tiên đảm bảo bạn đang ở khung nhìn Gantt Chart, sau đó bạn có thể thao tác theo 1 trong các cách sau: - Bạn chọn công việc, sau đó dùng lệnh Task > Details như hình sau: 44

45 Khi đó sẽ hiện ra Task Details Form ở phía dưới để bạn có thể gán tài nguyên. Với cách này bạn có thể dùng nút Next, Previous để gán hoặc quay lại chỉnh sửa tài nguyên cho các công tác đã gán - Bạn bấm chuột phải vào công việc, chọn Information (hoặc trên hệ menu Ribbon chọn tab Task > Properties > Information) rồi gán tài nguyên trong sheet Resources. - Chọn tab Resources tìm đến nhóm Assignments > Assign Resources để tiến hành gán tài nguyên. Bấm chuột phải vào vùng biểu đồ, chọn Show Split. Khi đó khung nhìn sẽ chia 45

46 làm 2 phần như sau: Khung phía dưới là nơi thực hiện các thao tác gán tài nguyên. Để gán tài nguyên, ta bấm chuột vào công việc cần gán tài nguyên, sau đó trong tab Format chọn vào Work như hình trên. Để gán tài nguyên cho công tác nào, trên vùng màn hình thể hiện tiến độ, bạn chọn công tác đó. Trong cột Resource Name bên dưới, bạn bấm vào mũi tên ở góc ô dữ liệu để chọn tên tài nguyên cần gán. Sau đó nhập số lượng tài nguyên cần gán trong cột Units. Sau khi lựa chọn tài nguyên và số lượng tài nguyên để gán, bạn nhấn Enter 3 lần: 46

47 lần 1 để việc chọn tài nguyên có hiệu lực, lần 2 để gán tài nguyên lên công việc, lần 3 để kết thúc việc gán tài nguyên cho công việc đó và chuyển xuống công việc phía dưới. Sau khi ấn Enter 3 lần, bạn thấy loại tài nguyên và số lượng đã hiển thị trong cột Resource Names ở bên trên và con trỏ chuột đang chọn xuống công việc cần được gán tài nguyên liền bên dưới. 3. Các tài nguyên đã được gán cho công việc Cách khác thuận tiện hơn để gán tài nguyên. Trong Gantt Chart, ta vào Resource > 47

48 Assign Resources. Trong hộp thoại Assign Resource, bạn thấy là công việc để gán tài nguyên sẽ hiện trong ô phía trên, bảng tài nguyên nằm phía dưới. Khi đó, bạn muốn gán tài nguyên nào cho công việc, bạn chỉ cần gõ số lượng tài nguyên gán trong cột Units. Mặc định, khi bạn nhập số lượng trong cột Units thì đó sẽ là số người, số máy của một tổ nhân công hay tổ máy, hay số lượng đơn vị của tài nguyên vật tư (đơn vị bạn khai báo cho tài nguyên vật tư trong Resource Sheet). Trường hợp nếu bạn muốn gán tài nguyên lao động nhưng không muốn gán số người, số máy tổ đội, mà muốn gán là tổng hao phí bao nhiêu ngày công, bao nhiêu ca máy cho toàn bộ công việc, thì bạn gõ số lượng hao phí cộng với ký tự đại diện tương ứng với hao phí. Ví dụ một công việc cần có 100 ngày công, 10 ca máy, thì trong cột Units ta gõ số lượng cho tài nguyên nhân công là 100d, cho máy là 10d. Nếu ta muốn gõ một công việc chỉ cần 5 giờ công, thì ta sẽ gõ là 5h. Các ký tự đại diện cho thời gian, bao gồm: M: Munite, là phút công H: Hour, là giờ công D: Day, là ngày công W: Week, là tuần. Sau khi gõ số lượng cho mỗi tài nguyên, tự động tài nguyên đó sẽ được gán cho công việc. Khi muốn gán tài nguyên cho các công việc khác, không cần tắt hộp thoại Assign Resource, chỉ việc chọn tiếp công việc đó trong khung Gantt Chart rồi gán tiếp. Gán tài nguyên cho toàn bộ các công tác của dự án. Kết quả sẽ như sau: 48

49 Nhu cầu sử dụng tài nguyên có cường độ khác nhau cho cùng 1 công việc: Trong thực tế, có những công việc mà nhu cầu sử dụng tài nguyên trong các khoảng thời gian khác nhau là khác nhau. Ví dụ một công việc thi công trong 3 ngày, ngày đầu tiên chỉ cần 10 công nhân, ngày thứ 2 cần 15 công nhân, ngày thứ 3 cần 20 công nhân. Ta tiến hành khai báo và gán tài nguyên cho công việc một cách bình thường, với Units là 10 công nhân. Lúc này, Work của công việc sẽ là 30d. Sau đó, ta vào Task Usage, kết quả như hình dưới. Trong Task Usage, ta chỉnh sửa số lượng công nhân của ngày số 2 và số 3 từ 10d thành 15d và 20d. Project sẽ tự hiểu rằng ngày thứ 2 và ngày thứ 3 sẽ có tương ứng là 15 và 20 người. Khi đó, Work của công việc không còn là 30d, mà sẽ được tính bằng 49

50 công thức 10x1+15x1+20x1 = 45d. Và biểu đồ nhân lực lúc này cũng sẽ biến đổi theo. Giả sử ta có 1 công việc, có 2 loại tài nguyên tham gia như trong hình 1. Tuy nhiên, với tài nguyên máy, do không có nhu cầu sử dụng chưa cần ngay hoặc chưa thể huy động kịp, mà phải lùi việc bắt đầu cho Máy tham gia là 1 ngày. Khi đó, ta làm như sau: Bước 1: Trong Gantt Chart, gán tài nguyên cho công việc như bình thường. Bước 2: Trong Task Usage, chèn thêm 2 cột Start và Finish. Bước 3: Thiết lập thời gian bắt đầu, kết thúc của tài nguyên trong cột Start, Finish. Như vậy, trong công việc trên, bạn thấy công việc bắt đầu từ ngày 22/4/2013 đến 25/4/2013, nhưng tài nguyên nhân công chỉ tham gia từ ngày 22/4/2013 đến 24/4/2013, và thời gian tham gia của tài nguyên Máy là từ ngày 23/4/2013 đến 25/3/ Các tài nguyên vật liệu Đối với tài nguyên lao động (Work), thì số lượng tài nguyên gán cho công việc sẽ là cường độ sử dụng của tài nguyên, và tổng hao phí tài nguyên sẽ được tính theo công thức: Work = Units x Duration. Tuy nhiên, đối với tài nguyên vật liệu thì số liệu ta gán vào sẽ là tổng hao phí, và hao phí từng ngày mặc định sẽ được chia đều theo thời gian thực hiện công việc. Ví dụ, công việc lắp dựng cốt thép và ván khuôn móng có khối là 48 tấn thép và 480 m2 ván khuôn, thi công trong 10 ngày.khi đó ta sẽ nhập thời gian hoàn thành công việc là 10 ngày, và nhập số lượng tài nguyên là 48 tấn thép và 480 m2 ván khuôn. 50

51 Khi đó, Project sẽ tự phân bổ tổng khối lượng cốt thép và ván khuôn theo công thức: Units = Work/Duration Ở đây, ta có Units của Cốt thép: 48/16 = 3 (tấn/ngày) và Units của Ván khuôn: 480/16 = 30 (m2/ngày) Thay đổi tài nguyên đã gán trước đó Để thay đổi tài nguyên đã gán, ta có thể xóa đi và gán lại tài nguyên. Hoặc ta có thể gán thông qua hộp thoại Assign Resources. Ta chọn công việc cần thay đổi tài nguyên, vào tab Resources\Assign Resources.Trong hộp thoại Assign Resource, các tài nguyên đã gán sẽ được đánh 51

52 dấu. Để gán thêm môt loại tài nguyên, ta bấm chuột chọn vào tài nguyên đó, gõ số lượng trong cột Units rồi bấm vào nútassign. Để loại bỏ 1 loại tài nguyên đã gán, ta bấm chọn vào tên loại tài nguyên đó, rồi bấm vào Remove. Để thay thế một lại tài nguyên đã gán, ta chọn vào tài nguyên cần thay thế đó, rồi bấm vào Replace. Trong hộp thoại Replace Resource, ta chọn vào loại tài nguyên được dùng để thay thế, gõ vào số lượng rồi bấm OK để chương trình thay thế tài nguyên. 4. Thiết lập đơn vị tài nguyên gán cho công việc Mặc định đơn vị của tài nguyên trong Microsoft Project là phần trăm. Để đổi đơn vị tài nguyên gán cho công việc mặc định từ số phần trăm (percentage) sang số thập phân (decimal) bạn thực hiện như sau: OK. - Kích vào thẻ File > Options - Trong hộp thoại Project Options tìm đến mục Schedule - Trong Show assignment units as a chọn Percentage hoặc Decimal rồi bấm III. BÀI 3: XÁC ĐỊNH BA THÔNG SỐ ĐẦU VÀO CỦA TIẾN ĐỘ Có 3 thông số quan trọng để lập tiến độ dự án, bao gồm: Danh mục các công việc cần thực hiện. Thời gian để thực hiện từng công việc. 52

53 Thời điểm để bắt đầu từng công việc. Sau đây ta sẽ tìm hiểu cách xác định từng thông số đó. 1. Xác định danh mục công việc cần thực hiện Danh mục công việc trong Project bao gồm nội dung, số lượng các công việc, các hạng mục và phân cấp các hạng mục. Danh mục công việc cần đưa vào Project để lập tiến độ không hoàn toàn là danh mục công việc trong dự toán, trong dự thầu hay trong hợp đồng. Nó là những công việc thực tế triển khai, cần có thời gian để thực hiện, cần căn cứ vào lực lượng lao động thực hiện công việc, căn cứ thời gian và tầm quan trọng của công việc đó đối với toàn bộ dự án. Quá trình xác định danh mục công việc cũng cần xác định việc phân chia các hạng mục (tóm lược) và các công việc cụ thể để dễ quản lý, theo dõi. Cách xác định là dựa trên danh mục đầu việc từ bản vẽ (dự toán, hợp đồng), kết hợp với trình tự thực hiện theo đặc điểm công nghệ, và cần thiết phải xem xét đến 3 yếu tố sau: - Mặt bằng (vị trí) thực hiện các công việc? - Đối tượng thực hiện các công việc? - Thời điểm thực hiện các công việc? Ví dụ, với công việc gia công lắp dựng cốt thép, thì việc gia công và việc lắp dựng không có cùng một mặt bằng (gia công ở bãi gia công, lắp dựng ở vị trí cấu kiện), không cùng thời gian thực hiẹn (gia công trước, lắp dựng sau), có cùng đối tượng thực hiện (đều nhà nhân công cốt thép) nên cần thiết tách riêng công việc gia công và lắp dựng cốt thép thành 2 đầu việc để quản lý tiến độ. Việc này sẽ giúp ta tiên liệu trước thời điểm hợp lý để bắt đầu gia công cốt thép. Ngược lại, với công tác lắp dựng cốt thép thì lại không cần thiết phải phân chia theo đường kính 10mm, 18mm hay > 18mm để thực hiện quản lý tiến độ. Vì với 1 cấu kiện, 3 công việc cốt thép này có cùng mặt bằng thực hiện, cùng đối tượng thực hiện, cùng thời điểm thực hiện. 2. Xác định thời gian thực hiện từng công việc sau: Việc xác định thời gian của công việc cần dựa tương quan của 2 theo công thức Hao phí lao động = Khối lượng công việc * Định mức hao phí và Hao phí lao động = Thời gian thực hiện * Số người thực hiện Ở trên, thời gian thực hiện công việc là điều mà chúng ta đang cần xác định. Khối lượng công việc: ta xác định được khối lượng công việc dựa vào khối lượng 53

54 từ bản vẽ. Định mức hao phí (lao động): sử dụng định mức nội bộ hoặc có thể vận dụng định mức dự toán. Thường định mức dự toán sẽ cao hơn so với định mức thực tế thực hiện. Vì vậy, khi vận dụng cần linh hoạt điều chỉnh theo kinh nghiệm của người lập tiến độ. Và do đó, việc xác định hao phí lao động này phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm, hiểu biết và ý kiến chủ quan của người lập tiến độ. Số người (hay số máy) thực hiện công việc thường là do ta lựa chọn phương án bố trí phù hợp. Việc bố trí bao nhiêu người, bao nhiêu máy cho công việc sẽ cần cân nhắc đến các yếu tố sau: Yêu cầu công nghệ về việc bố trí tổ đội thực hiện. Số người (số máy) sẵn có hoặc có khả năng huy động dễ dàng. Luân chuyển người (máy) từ các công việc khác, từ các công trình lân cận. Tương quan giữa khối lượng công việc cần thực hiện với số người thực hiện. Mặt bằng thi công để đảm bảo an toàn, hiệu quả. Hiệu quả kinh tế từ việc lựa chọn phương án bố trí số lượng người, máy. Yêu cầu tiến độ và các yếu tố bất khả kháng (hợp đồng, thời tiết,...).... Đối với một công việc sử dụng nhiều loại tài nguyên lao động khác nhau (ví dụ công tác đổ bê tông bằng bơm bê tông sẽ có Máy bơm, Nhân công, Máy đầm, ) thì các loại tài nguyên này có thể có năng suất khác nhau, và do đó, có thể nhu cầu của công việc đối với từng loại tài nguyên là khác nhau. Ta phải lựa chọn một loại tài nguyên chính để lựa chọn làm căn cứ tính toán năng suất lao động và thời gian. Các tài nguyên còn lại được tính toán theo, hoặc được biên chế để đảm bảm quá trình thi công được liên tục, đảm bảo chất lượng, tiến độ, tiết kệm, an toàn. 3. Xác định thời điểm để công việc bắt đầu Xác định thời điểm của công việc được xác định thông qua 2 yếu tố: Mối liên hệ của công việc (Predecessor hoặc Successor). Kiểu ràng buộc của công việc (Constraint Type). Để xác định thời điểm, trước hết ta cần xác định Mối liên hệ đi trước cho công việc mà ta đang xem xét (xem Bài 2). Nguyên tắc xác định mối liên hệ công việc là kiểm tra xem để triển khai được công việc hiện tại, ta cần những công việc nào đã hoàn thành: hoàn thành toàn bộ (nếu 2 công việc đó theo tuần tự) hay hoàn thành 1 phần (nếu 2 công việc đó có thể tổ chức gối đầu). Từ nguyên tắc trên, ta xác định được các công việc nào là công việc đi trước của công việc đang xem xét. Căn cứ để xác định mối liên hệ giữa 2 công việc bao gồm: - Mối liên quan về công nghệ thi công. 54

55 - Thời gian của các công việc. - Khả năng huy động, hoặc ý đồ sử dụng tài nguyên để thực hiện công việc. - Yếu tố an toàn lao động. Lưu ý: Theo bài 2: Việc lựa chọn mối liên hệ không phù hợp hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến thời điểm của công việc không chính xác - vi phạm các điều kiện về công nghệ thi công và an toàn lao động. Về kiểu ràng buộc, thông thường (và mặc định) sẽ là As Soon As Possible - Càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, ta có thể ấn định thời điểm bắt đầu muộn hơn, để phù hợp với kế hoạch (ví dụ đến thời điểm đó mới huy động được máy móc về công trường để triển khai đào đất; Hoặc ấn định thời điểm kết thúc bàn giao, để nếu tiến độ có bị trì trệ thì không vượt quá giới hạn muộn nhất). Các kiểu ràng buộc bao gồm: - As Soon As Possible - Sớm nhất có thể. - As Late As Possible - Muộn nhất có thể. - Finish No Later Than - Kết thúc không muộn hơn. - Start No Later Than - Bắt đầu không muộn hơn. - Finish No Earlier Than - Kết thúc không sớm hơn. - Start No Earlier Than - Bắt đầu không sớm hơn. - Must Start On - Phải bắt đầu vào lúc. - Must Finish On - Phải kết thúc vào lúc. Bạn sẽ xem chi tiết về nội dung này ở phần sau. IV. BÀI 4: ĐƯỜNG GĂNG CỦA TIẾN ĐỘ 1. Đường găng và công tác găng của tiến độ Đường găng của tiến độ là tập hợp các công tác (hoặc có thể chỉ là 1 công tác) quyết định thời gian hoàn thành của công tác. Như vậy, khi công tác cuối cùng thuộc đường găng hoàn thành, thì dự án cũng hoàn thành. Bất cứ sự trì hoàn nào của các công tác trên đường găng đều dẫn đến sự trì hoãn ngày kết thúc của dự án. Các công tác nằm trên đường găng được gọi là công tác găng. Các công tác găng không có thời gian dự trữ. Thời gian dự trữ có 2 dạng: Dự trữ toàn phần (total slack): là khoảng thời gian mà một công tác có thể trì hoãn hoặc kéo dài mà không ảnh hưởng đến thời điểm kết thúc của dự án. Dự trữ riêng phần (free slack): là khoảng thời gian mà công việc có thể trì hoãn hoặc kéo dài mà không ảnh hưởng đến thời điểm kết thúc của công việc liền sau nó. Trong Microsoft Prject, công tác được coi là công tác găng khi: 55

56 Không có thời gian dự trữ (thời gian dự trữ bằng 0). Có kiểu ràng buộc Must Start On hoặc Must Finish On. Có kiểu ràng buộc As Late As Possible trong dự án lập có ngày khởi công xác định. Có kiểu ràng buộc As Soon As Possible trong dự án lập có ngày kết thúc xác định. Công tác có thời điểm hoàn thành trùng với thời điểm Daedline quy định (là thời điểm mà ta bắt buộc công tác phải hoàn thành). Các công tác đã hoàn thành 100% sẽ không còn là công tác găng, vì nó không còn tác động đến thời điểm hoàn thành của dự án hoặc các công tác khác nữa. 2. Thay đổi điều kiện công tác găng Mặc định, một công việc có thời gian dự trữ bằng 0 sẽ là công tác găng. Tuy nhiên, ta có thể thay đổi con số này: Vào File\Options\Advanced. Trong mục Task are critical if slack is less than or equal to ta có thể điều chỉnh số ngày để Project coi một công tác là công tác găng. Giá trị ta có thể thay đổi từ 0 đến 9999 ngày. 3. Quan sát đường găng Để hiện đường găng trong Project, ta làm như sau: vào Format chọn Critical Tasks. Khi đó, Project sẽ đánh dấu các công tác găng bằng mầu đỏ, và các công tác không phải là găng sẽ có mầu xanh. 56

57 4. Quan sát thời gian dự trữ của công việc Thời gian dự trữ bao gồm có dự trữ toàn phần (Total slack) và dữ trữ riêng (Free slack). Để quan sát thời gian dự trữ toàn phần và dự trữ riêng, trong Gantt Chart, ta chèn thêm các cột Total slack và Free slack. Để thời gian dự trữ riêng (Free slack) thể hiện trong biểu đồ Gantt Chart, ta có vào Format chọn Slack. Lưu ý: Việc thiết lập các mối liên hệ không hợp lý hoặc không đầy đủ, sẽ làm cho thời điểm diễn ra công việc không chính xác, dự trữ thời gian không hợp lý và đường găng không đáng tin cậy. 5. Vấn đề dự trữ thời gian của công việc lớn (không đáng tin) và đường găng không đáng tin Mục đích xác định thời gian dự trữ là việc xác định xem các công việc có thể có được bao nhiêu ngày để kéo dài, để trì hoãn mà không làm ảnh hưởng đến công việc khác (trường hợp là dự trữ riêng - Free Slack) hoặc ảnh hưởng đến thời điểm 57

58 hoàn thành của toàn tiến độ (trường hợp là dự trữ toàn phần - Total Slack). Qua đó, ta xác định được công việc nào là công việc găng (có dự trữ bằng 0). Mục đích xác định đường găng là việc tìm ra tập hợp các công việc không có dự trữ - tức là buộc phải hoàn thành các công việc đó theo đúng kế hoạch (thời điểm bắt đầu, thời gian thực hiện, thời điểm kết thúc) nếu không muốn bị chậm tiến độ. Hoặc rút ngắn thời gian các công việc găng này nếu muốn đẩy nhanh tiến độ. Tuy nhiên, giá trị của thời gian dự trữ phụ thuộc vào mối liên hệ giữa các công việc và thời gian của các công việc. Vậy mỗi người khi lập tiến độ, sẽ xác định thời gian cho các công việc và mối liên hệ giữa chúng là khác nhau. Và do đó, thời gian dự trữ cũng khác nhau và đường găng có thể khác nhau? Vậy phương án nào là đáng tin cậy? Hậu quả đường găng không đáng tin chính là việc ta xác định sai các công việc găng - buộc phải hoàn thành theo đúng kế hoạch đã lập nếu muốn giữ tiến độ chung của toàn dự án. Chúng ta cần bổ sung thêm các mối liên hệ hợp lý đến mức tương đối đầy đủ thông qua công cụ Mối liên hệ đi sau - Successors. Ở Bài 2 - Trang 16 và 17 có nói về 3 thành phần của mối liên hệ và việc đặt mối liên hệ đi trước vào công việc đi sau; ví dụ 1FS-2. Vậy, khi ta gán mối liên hệ đi trước vào công việc đi sau (nằm ở cột Prdecessors), thì tương ứng ở công việc đi trước, cũng xuất hiện mối liên hệ đi sau (nằm ở cột Successors). 58

59 Việc sử dụng mối liên hệ đi trước hay đi sau vẫn đều phải tuân thủ rằng, thành phần mối liên hệ gồm 3 yếu tố: Số thứ tự - ID (địa chỉ) của công việc đi trước. Một trong 4 dạng liên hệ. Độ sớm (Lead time), hoặc độ trễ (Lag time) của thời điểm liên hệ thuộc công việc sau so với thời điểm liên hệ thuộc công việc trước. Để làm rõ mối liên quan/sự tương phản giữa mối liên hệ đi trước - Predecessors và mối liên hệ đi sau - Sucessors, ta xem bảng so sánh sau: T T Chỉ tiêu so sánh 1 Vị trí thể hiện mối liên hệ? Mối liên hệ đi trước Đặt vào công việc đi sau, cột Predecessors; Nội dung phản ảnh Mối liên hệ đi sau Đặt vào công việc đi trước, cột Successors; Đánh giá Khác nhau 2 Cách thức thể hiện mối liên hệ? 1FS-2 days Diễn giải: công việc 1 là công việc đi trước. 2FS-2 days Diễn giải: công việc 2 là công việc đi sau. Khác nhau 3 Kiểu liên hệ trong mối liên hệ đi trước là gì? FS - Finish to Start Diễn giải : Thời điểm kết thúc của công việc trước (Finish) và thời điểm bắt đầu của công việc sau (Start) liên quan đến nhau. FS - Finish to Start Diễn giải : Thời điểm kết thúc của công việc trước (Finish) và thời điểm bắt đầu của công việc sau (Start) liên quan đến nhau. Giống nhau 4 Độ sớm - trễ của thời điểm liên hệ thuộc công việc sau so với thời điểm liên hệ của công việc trước? -2 days Diễn giải : Thời điểm liên hệ thuộc công việc sau (Start) sớm hơn 2 ngày so với thời điểm liên hệ thuộc công việc trước (Finish). -2 days Diễn giải : Thời điểm liên hệ thuộc công việc sau (Start) sớm hơn 2 ngày so với thời điểm liên hệ thuộc công việc trước (Finish). Giống nhau 5 Mũi tên thể hiện mối liên hệ công việc? Đi ra ở thời điểm liên hệ thuộc công việc trước (Finish) và đi vào ở thời điểm liện hệ thuộc công việc sau (Start). Đi ra ở thời điểm liên hệ thuộc công việc trước (Finish) và đi vào ở thời điểm liện hệ thuộc công việc sau (Start). Giống nhau 59

60 Như vậy, khi ta thể hiện mối liên hệ đi trước vào công việc đi sau ở cột Predecessor (theo nội dung Bài 2) thì tương ứng ở cột Successors của công việc đi trước cũng sẽ xuất hiện mối liên hệ đi sau và ngược lại. Bản chất là như nhau, sự khác nhau duy nhất là vị trí đặt mối liên hệ (đặt ở công việc trước hay công việc sau), và số thứ tự của công việc mà nó liên hệ đến (đánh số thứ tự của công việc sau hay công việc trước). Theo một nội dung bài 2: Khi ta thiết lập mối liên hệ giữa các công việc, ta sẽ thiết lập lần lượt từ trên xuống dưới theo nguyên tắc: Để triển khai (hoặc kết thúc) được công việc này, thì những công việc nào trước đó phải hoàn thành, hoặc phải triển khai? Tuy nhiên, đối với vấn đề thời gian dự trữ của công việc quá lớn, không đáng tin và thời đường găng không đáng tin, ta phải khắc phục ngược từ dưới lên trên (sau khi đã gán mối liện hệ tương đối đầy đủ, hợp lý một lượt từ trên xuống dưới). 6. Hướng dẫn trực tiếp trên file ví dụ Một cách khác để kiểm soát tốt hơn đường găng. Đó là ràng buộc các kiểu Constraint Type cho công việc theo từng hạng mục nhỏ (ví dụ giới hạn thời điểm muộn nhất của việc đổ bê tông từng sàn) hoặc bổ sung các thời điểm Deadline cho các hạng mục. Các kiểu Constraint Type xem Bài 2. Hướng dẫn trực tiếp trên file ví dụ. V. BÀI 5: CẬP NHẬT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 1. Cập nhật tiến độ thực hiện công việc Cập nhật tiến độ của dự, bao gồm tiến độ hoàn thành và tiến độ điều chỉnh của dự án. Tiến độ hoàn thành: là phần trăm từng công việc đã được hoàn thành. Tiến độ điều chỉnh: là việc thay đổi thời điểm bắt đầu, kết thúc, di chuyển khoảng thời gian diễn ra công việc hay thay đổi thời gian (Durations) của công việc. Trước khi cập nhật tiến độ, ta cần lưu tiến độ cơ sở để có thể so sánh giữa: 60

61 Kế hoạch: là tiến độ trước khi cập nhật. Thực hiện: là tiến độ sau khi cập nhật. Ngoài ra, ta có thể biết dược 1 công việc đã bị chậm đi bao nhiêu thời gian so với kế hoạch Sao lưu tiến độ cơ sở (Baseline): Để lưu tiến độ cơ sở, ta vào Project chọn Set Baseline. Trong cửa sổ Set Baseline, trong mục Set Baseline ta có thể chọn 1 Baseline mới (trong tổng 11 Baseline), hoặc có thể lựa chọn một Baseline đã lưu để lưu đè. Trongmục For: ta chọn Entire Project để lưu toàn bộ dự án, hoặc chọn Selected tasks để chọn lưu một số công tác cụ thể. Sau khi lưu tiến độ cơ sở, đường công tác trong Gantt Chart hiển thị thêm phần tiến độ cơ sở song song với tiến độ hiện thời. Việc này giúp ta so sánh được giữa tiến độ của kế hoạch (tiến độ cơ sở) và tiến độ triển khai hiện thời Cập nhật tiến độ hoàn thành của công việc: % hoàn thành công việc sẽ bao gồm: Hòa thành theo thời gian: % Complete. Hoàn thành theo khối lượng công việc: % Complete Work. % hoàn thành theo khối lượng chỉ được tính toán khi ta đã gán tài nguyên cho công việc. Khi ta cập nhật % hoàn thành công việc theo thời gian, MS Project sẽ tự động tính toán % hoàn thành theo khối lượng. Tuy nhiên, ta có thể nhập lại % khối lượng này Tự động cập nhật tiến độ hoàn thành: Theo lý thuyết, mọi công việc có cùng thời gian sẽ cùng diễn ra. Nên đến thời điểm hiện tại, nếu một công việc nằm trong khoảng thời gian đó thì sẽ phải diễn ra. Do đó, trong Project có một công cụ giúp ta cập nhật nhanh tiến độ đến thời gian hiện hành. Đó là Update Project. Khi ta dùng Update Project, thì tất cả các công việc đều được cập nhật việc thực hiện đến ngày hiện hành. 61

62 1.4. Cập nhật tiến độ điều chỉnh của công việc: Việc cập nhật tiến độ điều chỉnh của công việc bao gồm các trường hợp sau: Thay đổi thời điểm bắt đầu công việc. Thay đổi thời gian dự kiến của công việc. Đối với các công việc thuộc đường găng, khi ta cập nhật tiến độ điều chỉnh sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ dự án, có thể làm thay đổi đường găng. Đối với các công việc không thuộc đường găng, nếu ta thay đổi trong giới hạn dự trữ thì sẽ không ảnh hưởng đến đường găng và dự án Thời gian bị đẩy lùi khi cập nhật tiến độ: Việc cập nhật tiến độ điều chỉnh của công việc có thể làm các công việc khác bị đẩy lùi. Project có công cụ Slippage để cảnh báo các công việc bị đẩy lùi so với kế hoạch cơ sở đã lưu. Lưu ý: Thời gian trượt được thể hiện phía trước đường công việc, còn thời gian dự trữ riêng sẽ được thể hiện phía sau. Việc thay đổi tiến độ điều chỉnh của công việc chỉ có tác dụng đối với các công việc chưa được hoàn thành 100%. 2. Quan sát các thời điểm của công việc Các thời điểm của một công việc mà ta cần quan tâm, bao gồm: Thời điểm bắt đầu sớm,thời điểm bắt đầu muộn, Thời điểm kết thúc sớm, Thời điểm kết thúc muộn, Thời gian bị trễ của công việc. Để dễ hình dung về các khái niệm trên, ta minh hoạ 62

63 bằng hình ảnh như sau: Summary task Total Slack (A) Free Slack A) Delay Task A Task B EA (A) SS (A) LS (A) SE (A) LE (A) Trong đó: Task A: Là công việc đi trước - Predecessor task. Task B: Là công việc đi sau - Successor task. Delay: Là khoảng thời gian công việc A bị chậm trễ so với thời điểm EA. EA công việc. - The earliest possible time a task can start: thời điểm sớm nhất để bắt đầu SS - The scheduled start time of the task: thời điểm bắt đầu theo kế hoạch của công việc. LS - The latest possible time a task can start: thời điểm muộn nhất để bắt đầu công việc. SE - The scheduled end time of the task: thời điểm kết thúc theo kế hoạch của công việc. LE - The latest possible time a task can end: thời điểm muộn nhất để kết thúc công việc. Đối với mỗi số liệu về thời điểm (EA, LS, EF, LF), Project đều cung cấp cho chúng ta một cột số liệu tương ứng, để nhìn vào đó ta có thể biết được các thông tin cần thiết trong quá trình thực hiện và theo dõi tiến độ dự án. VI. BÀI 6: HIỆU CHỈNH ĐỊNH DẠNG TIẾN ĐỘ 1. Lựa chọn Font chữ cho Project 63

64 Thao tác lựa chọn Font chữ hiển thị trong MS Project bao gồm: Vào Format\Text Styles để kích hoạt bảng tùy chọn Text Style. Mục Item to Change ta nên chọn All để việc chọn font chữ có hiệu lực với toàn bộ dữ liệu. Lựa chọn loại font trong mục Font(Có thể dùng font theo bảng mã Unicode hoặc TCVN3,...), cỡ chữ trong mục Size. Lưu ý: Trong mỗi cửa sổ quan sát (Gantt Chart, Resource Sheet, Resource Grapth,...), ta đều phải thực hiện thao tác lựa chọn font ở trên để việc định dạng được hoàn tất. 2. Thay đổi tiêu đề cột dữ liệu trong Gantt Chart: Ở bài 2, ta đã tạo mới 1 file dự án, lựa chọn Text Style và thiết lập lịch làm việc và gán lịch làm việc cho dự án đã tạo. Để thể hiện tiến độ đơn giản, trong Gantt Chart ta cần các cột dữ liệu: Task Name, Duration, Start, Finish, Predecessors. Ta có thể đổi tiêu đề các cột bằng cách bấm chuột phải vào tiêu đề rồi chọn Field Settings. đây. Trong khung Field Settings mới hiện ra: Field name: là cột hiện hành. Nếu muốn đổi thành cột khác, ta có thể chọn tại Title: là tên hiển thị cho cột. Mặc định của cột Name là Task Name, nhưng ta có thể đổi thành tên khác. Ví dụ đổi thành Nội dung công việc. Ta dùng chỉnh bảng mã của bộ gõ Unikey là TCVN3 để gõ tên, tuy quá trình gõ có thể hiển thị lỗi font nhưng sau khi bấm OK thì sẽ hiển thị đúng (do ta đã chọn font TCVN3 cho toàn bộ dữ liệu để có thể xuất sang AutoCad). Align title: căn lề cho tên hiển thị của cột. Align data: căn lề cho nội dung trong cột. Sau khi gõ tên và hoàn thành các lựa chọn cần thiết, bấm OK. (Việc đổi tên cột nhằm phục vụ việc in ấn. Thông thường, các cột Indicators, Task Mode, Predecessors sẽ ẩn đi trước khi in, nên ta không cần thiết phải đổi tên). 64

65 3. Định dạng hiển thị cho tiến độ độ. Sau khi đã thể hiện tiến độ lên sơ đồ ngang, ta có thể lựa định dạng thể hiện tiến 3.1. Định dạng hiển thị các thanh ngang tiến độ: Bấm chuột phải vào vùng hiển thị tiến độ rồi chọn Bar Styles, hoặc trong tab Task, vào Format\Format\Bar Styles, ta có cửa sổ định dạng Bar Styles như sau: Trong tab Bar: Trong tab Bar, ta định dạng cho từng kiểu đường sử dụng trong bảng tiến độ mà mình lập, bao gồm các đường công việc (Task), các công việc tóm lược (Summary), đường tổng tiến độ (Project Summary), đường găng (Critical), Ta thực hiện định dạng bằng cách chọn lần lượt từng loại đường công việc rồi hiệu chỉnh các mục sau: Start: lựa chọn kiểu hiển thị điểm bắt đầu cho thanh ngang. Middle: lựa chọn kiểu hiển thị cho toàn bộ thanh ngang, nhưng không kể điểm đầu và điểm cuối. Finish: lựa chọn kiểu hiển thị điểm cuối. Trong tab Text: giúp lựa chọn thông tin của công việc sẽ hiển thị cho thanh ngang. Left: hiển thị bên trái, ví dụ: Ngày bắt đầu. Right: hiển thị bên phải, ví dụ: Ngày kết thúc. Top: hiển thị bên trên, ví dụ:tài nguyên. Bottom: hiển thị bên dưới, ví dụ: Thời gian. 65

66 Inside: hiển thị trong khung, ví dụ % hoàn thành. Khi đó, kết quả hiển thị bên cạnh đường công việc sẽ như hình bên: 3.2. Định dạng hiển thị đường kẻ dòng, kẻ cột trong phần hiển thị tiến độ: Để lựa chọn các đường lưới hiển thị trên bảng tiến độ, ta bấm chuột phải vào vùng hiển thị tiến độ rồi chọn Gridlines. Một số lựa chọn hiển thị hay dử dụng đến, bao gồm: Gantt Rows: hiển thị đường kẻ ngang cho mỗi dòng của tiến độ. Middle Tier Column: hiển thị đường kẻ đứng cho tầng thời gian thứ 2. Bottom Tier Column: hiển thị đường kẻ đứng cho tầng thời gian dưới cùng. Current Date: hiển thị đường kẻ đứng cho ngày hiện tại Một số lưu ý khác: Đường số 0 (Project Summary Task):là công tác tóm lược của toàn bộ dự án. Ta không cần tạo ra đường Tổng tiến độ, mà chỉ cần chọn tuỳ chọn hiển thị đường này. Mặc định sẽ lấy theo tên trong mục Title mà ta đã khai báo trong Project Properties (hoặc nếu không khai báo sẽ lấy theo tên file ngay khi lưu). Tuy nhiên ta có thể chỉnh sửa lại theo nhu cầu. 66

67 Mã phân cấp công việc:ta không nhập thủ công, mà dùng tính năng tự gán mã phân cấp công việc của Project, để khi có sự thay đổi trình tự các công việc, Project sẽ tự động gán lại mã phân cấp. Hướng dẫn chi tiết cách thể hiện đơn vị thời gian trong Project là "ngày" thay cho "Days" Thực chất không phải là ta đổi được chữ "Days" thành chữ "ngày", mà là dùng 1 tính năng giống như hàm Concatenate trong Excel để nối số ngày trong cột Duration với chữ "ngày" để được kết quả hiển thị như ý muốn. Ưu điểm, là có thể tự cập nhật số ngày khi thay đổi thời gian của các công việc, và có thể hiển thị sang phần đồ họa với chữ "ngày" thay cho chữ "Days". Cách làm như sau: Bước 1: trong Gant chart, chèn thêm cột Text1, bấm chuột phải vào tiêu đề cột Text1 rồi chọn chọn Custom Feilds, hoặc có thể vào trong ribbon Project rồi chọn Custom Fields. Bước 2: Trong bảng Custom Fields, ta lần lượt chọn các bước như trong hình. Cụ thể như sau: Mục Fields ta chọn Task; mục Type ta chọn Text; mục Field bên dưới ta bấm chọn vào Text1 (để việc hiệu chỉnh sẽ thực hiện cho Text1). Trong mục Custom attributes, ta chọn bấm vào Fomula. Khi đó trong bảng Formula for "Text 1" mới hiện ra, ta gõ vào như sau: Format([Duration]/480; 0.00 )& ngày Hoặc gõ đơn giản như sau: [Duration]/480& ngày 67

68 Công thức gõ trong bảng Edit formula chỉ có tác dụng với các công việc chi tiết. Để có hiệu lực cho cả các công việc tóm lược, ta tick vào dấu tròn Use Formula trong phần Calculation for task and group summary rows (vị trí số 7 trong hình trên). Ta được kết quả như trong hình dưới: VII. BÀI 7: QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC NGOÀI GIỜ 1. Mối quan hệ giữa 3 đại lượng Chúng ta biết mối quan hệ giữa 3 đại lượng: thời gian, số người, hao phí lao động 68

69 như sau: Hao phí lao động = Thời gian thực hiện * Số người thực hiện Do đó, để giảm được thời gian thực hiện công việc, ta cần phải tăng số người làm việc, hoặc tăng ca làm việc. Việc tăng người, đơn giản là khai báo lại tài nguyên với số người lớn hơn. Tuy nhiên, việc tăng ca làm việc sẽ phức tạp hơn. 2. Gán thời gian làm ngoài giờ Để gán thời gian làm ngoài giờ (làm thêm giờ) cho tài nguyên của công việc, ta làm như sau: Giả sử ta có tiến độ của một công việc. Công việc này ta cần rút ngắn thời gian, nhưng lại không thể tăng quá nhiều người - do các vấn đề về huy động nhân lực hoặc mặt bằng không cho phép tập trung đông người. Khi đó, ta cần tăng thời gian làm việc trong ngày của từng ngườimà không làm thay đổi lịch tính ngày công trong ngày. Project sẽ tự động tính toán lại tời gian làm việc khi ta bổ sung thời gian làm việc trong ngày của tài nguyên. Việc này đòi hỏi thuộc tính của công việc (Type) phải là Fix Work. Ta dùng ví dụ đơn giản để dễ dàng minh họa như sau: Một công việc có thời gian (Duration) là 05 ngày. Số người tham gia công việc là 5 người. Khi đó, hao phí lao động để thực hiện công việc sẽ là: Work = Duration * Unit = 5 ngày * 10 người = 50 ngày công Trong Gantt Chart, ta vào Task Usage - là cửa sổ thống kê chi tiết việc sử dụng tài nguyên của từng công việc. 69

70 Trong cửa sổ Task Usage, phần khung bên trái ta chèn thêm cột Overtime Work, phần bên phải tà chèn thêm dòng Overtime Work như hình dưới: Ta biết rằng, với thuộc tính (Type) của công việc là Fix Work, thì sau khi ta gán tài nguyên lao động, thì hao phí lao động của công việc là cố định. Do đó, khi tăng khai báo thời gian làm việc ngoài giờ (Overtime Work) thì thời gian của công việc sẽ giảm theo công thức: Duration = Work/Unit Ở đây, ví dụ ta tăng thời gian làm ngoài giờ cho công việc trên là 10 ngày công, thì ta sẽ khai báo trực tiếp vào cột Overtime Work của tài nguyên Nhân công. 10 ngày công này sẽ được phân bổ đều cho tất cả các ngày làm việc. Khi đó, tổng số công trong cột Work vẫn sẽ là 50, nhưng thời gian của công việc sẽ được tính toán lại, còn 04 ngày (cột Duration). Trường hợp phức tạp hơn, ta có thêm máy thi công tham gia công việc (ví dụ công việc đổ bê tông cốt thép bằng bơm, hoặc rải thảm bê tông mặt đường bê tông nhựa). Khi đó, thời gian các công việc này thông thường sẽ phụ thuộc vào năng suất và số lượng máy thi công, nhân công chỉ phục vụ máy. Ví dụ, ta có một công việc trong 5 ngày, sử dụng 1 máy và 10 người phục vụ kièm theo. Và thời gian của công việc này phụ thuộc vào năng suất và số lượng máy, nói cách khác, thời gian của công việc là thời gian hoạt động của máy. Bây giờ, nếu ta muốn giảm thời gian của công việc, thì phải tăng thời gian làm việc trong ca của máy. Giả sử ta tăng thời gian làm thêm của máy là 1 ca (cột Overtime Work), khi đó, ta có kết quả như sau: 70

71 Bạn thấy khi tăng thời gian làm ngoài giờ của máy thêm 1 ca, thì thời gian của công việc theo máy sẽ giảm đi 1 ngày. Và vì (theo giả thiết cho đặc điểm công việc ở trên) nhân công chỉ mang tính phục vụ máy, nên thời gian làm việc của nhân công cũng giảm đi 10 ngày công, tương đương giảm đi 1 ngày và ta có thể xóa đi 10 ngày công ở phần Work bên bảng phân bổ tài nguyên theo thời gian. Lưu ý: Việc thực hiện tăng thời gian làm việc ngoài giờ để giảm thời gian của công việc đòi hỏi công việc đó phải có thuộc tính (Type) là Fix Work. VIII. BÀI 8: QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÁC HẠNG MỤC CỦA DỰ ÁN 1. Liên kết nhiều tiến độ thành phần vào Tổng tiến độ: Trong thực tế, mỗi dự án có thể gồm có nhiều hạng mục, do nhiều nhà thầu đảm nhận thực hiện và cần lập tiến độ riêng. Tuy nhiên, trong một bối cảnh tổng thể, ta cần kiểm soát chung các công việc do chủ đầu tư thực hiện và các công việc do nhà thầu thực hiện. Để làm việc đó, ta có thể sử dụng tính năng SubProject để thực hiện quản lý tiến độ chung cho dự án. 71

72 Ta làm ví dụ đơn giản có 2 hạng mục do 2 nhà thầu độc lập thực hiện, do đó ta sẽ có 2 file tiến độ cho từng hạng mục.ta có 1 file Tổng tiến độ, trong đó bao gồm những công việc do chủ đầu tư thực hiện. Và ta sẽ đưa lần lượt các hạng mục vào trong tổng tiến độ để theo dõi, quản lý. Ví dụ các công việc do Chủ đầu tư thực hiện. Ví dụ tiến độ Hạng mục I 72

73 Ví dụ tiến độ Hạng mục II Lưu ý: Để liên kết được với nhau, các file tiến độ phải được lưu ở cùng định dạng. Bây giờ, để đưa tiến độ hạng mục I và hạng mục II vào trong Tổng tiến độ, ta đặt chuột vào vị trí cần chèn tiến độ, rồi vào Project\Subproject. Trong bảng hiện ra, ta chọn tiến độ cần chèn vào, hoặc chọn cả 2 như trong hình rồi bấm Insert. Ta được kết quả như sau: 73

74 Bây giờ, ta cấn thiết lập mối liên hệ giữa các công việc của của hạng mục với các công việc do chủ đầu tư thực hiện. Ví dụ, ta cần liên hệ công việc Lựa chọn nhà thầu Hạng mục 1 với Công việc I.1 của hạng mục 1 với mối liên hệ FS+15 (lựa chọn nhà thầu, 15 ngày sau bắt đầu thực hiện). Ta sẽ làm như sau: Kéo đường công việc đi trước thả vào công việc đi sau. Khi đó, sẽ hình thành mối liện hệ FS. Chỉnh sửa, lựa chọn các thông số cho mối liên hệ ở trong bảng Task Information - của công việc đi sau. Ở đây, "Công việc I.1" là công việc đi sau trong mối liên hệ. Trong bảng Task Information, ta vào thẻ Predecessors sẽ thấy mối liên hệ được thể hiện bao gồm: ID: Địa chỉ của công việc đi trước - có dạng đường dẫn đến file Hạng mục I; Task Name: Tên công việc đi trước; Type: liên hệ; Kiểu Lag: độ sớm hoặc độ trễ trong mối liên hệ. Lúc này, ta có thể lựa chọn lại mối liên hệ, và điều chỉnh độ sớm, độ trễ cho phù hợp. Sau khi điều chỉnh mối liên hệ là FS+15, ta có hình ảnh về đường công việc của 74

75 tiến độ hạng mục I như sau: Ngoài ra, ta cũng có thể liên hệ giữa các tiến độ thành phần với nhau. Trong thực tế, ta có thể gặp tình huống gói thầu kết cấu và gói thầu M&E do 2 nhà thầu đảm nhận. Và công việc đặt sẵn đường ống ngầm có liên hệ mật thiết với công việc cốp pha, cốt thép, bê tông. Do đó, ta cần phải liên hệ các công việc của các tiến độ thành phần với nhau đầy đủ, hợp lý để theo dõi và kiểm soát việc thực hiện được hiệu quả. Khi ta tạo liệ hệ giữa các tiến độ thành phần với nhau, thì ở các tiến độ thành phần sẽ xuất hiện thêm các công việc liên hệ từ bên ngoài - nhưng được đánh dấu mờ như trong hình dưới. 2. Cập nhật tiến độ thành phần và Tổng tiến độ: Bât kỳ sự thay đổi nào của tiến độ thành phần (Hạng mục I, Hạng mục II) như bổ sung công việc, điều chỉnh thời điểm, thời gian thực hiện công việc đều sẽ được cập nhật lên Tổng tiến độ và ngược lại và ngược lại. 75

76 IX. BÀI 9: QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN DÙNG CHUNG TRONG DỰ ÁN 1. Đặt vấn đề Tình huống đặt ra là một đơn vị thi công đang thực hiện nhiều công trình, và có nhiều công việc sử dụng chung một loại tài nguyên nào đó, ví dụ công việc đổ bê tông sàn cần sử dụng máy bơm tĩnh, công việc đào đất cần sử dụng máy đào,... Do đó, cần kiểm soát tiến độ của các công trình một cách nhịp nhàng, để hạn chế tình trạng cần sử dụng chung trong 1 ngày, để hạn chế việc phải thuê máy. Một ví dụ khác, là đơn vị cung cấp bê tông thương phẩm cần cung cấp cho nhiều khách hàng, nhiều công trình. Nên cần theo dõi tiến độ thi công các công trình như thế nào để điều động xe bê tông, bơm bê tông. Ở đây, ta sử dụng lại ví dụ về Tổng tiến độ và Hạng mục I, Hạng mục II từ bài trước. Để thiết lập tài nguyên dùng chung, trước hết ta tạo 1 file tiến độ - nhưng không khai báo công việc mà chỉ khai báo tài nguyên. Ở đây, khi khai báo tài nguyên ta cần chú ý đến Group của tài nguyên, mục đích để ta phân biệt được tài nguyên nào là tài nguyên dùng chung, tài nguyên nào là tài nguyên của riêng Hạng mục I, riêng Hạng mục II. Lúc này, để chia sẻ tài nguyên nằm trong file Resource Pool, ta mở tiến độ cần sử dụng tài nguyên và file Resource Pool đồng thời, sau đó, ở file tiến độ ta vào Resource\Resource Pool\Share Resources. Trong bảng Share Resources hiện ra, ta lựa chọn Use resources (...), ở mục From ta chọn file Resource Pool đang mở. 76

77 Khi đó, trong tiến độ Hạng mục I sẽ có tài nguyên từ Resource Pool và ta có thể sử dụng để gán cho tiến độ Hạng mục I. Tương tự, ta có thể sử dụng tài nguyên trong Resource Pool để gán cho Tổng tiến độ hoặc tiến độ Hạng mục II. Và ta cũng có thể khai báo riêng tài nguyên của Hạng mục I và Hạng mục II để gán cho tiến độ thành phần. Khi đó, tiến độ này sẽ nhìn được tài nguyên từ tiến độ kia, nhưng ta có thể phân biệt tài nguyên dựa vào Group mà ta khai báo trong bảng Resource Sheet.Khi liên kết các tiến độ với nhau và với Tổng tiến độ, thì tài nguyên trong Resource Pool và tài nguyên trong các tiến độ cũng sẽ xuất hiện trong Resouce Pool và trong các tiến độ thành phần. Do đó, ta cần đặt Group cho tài nguyên.ví dụ: Nhân công của Hạng mục I (Group HM1) Nhân công của Hạng mục II (Group HM2) Khi đó, trong quá trình gán tài nguyên của từng hạng mục, bạn thấy xuất hiện 2 tài nguyên Nhân công giống nhau, và ta không phân biệt được tài nguyên nào thuộc Hạng mục (nhà thầu) nào. 77

78 Giả sử cần gán tài nguyên Nhân công của Hạng mục I và Hạng mục I - nhưng ta không phân biệt được tài nguyên nào có Group là I (Group I là thuộc Hạng mục I). Khi đó, ta cần lọc tài nguyên trong bảng Assign Resources như sau: Bấm vào tùy chọn Resource List Options để có mục Fillter By. Trong mục Fillter By, ta chọp Group. Trong bảng Group hiện ra, ta gõ đúng Group của tài nguyên cần sử dụng - ở đây Group là HM1: Khi đó, trong bảng Assign Resources chỉ còn lại tài thuộc Group HM1 và ta gán tài nguyên cho Hạng mục I như một hạng mục độc lập. 78

Hiển thị thêm