Giấy Uỷ Quyền Hợp Lệ Có Bắt Buộc Phải Công Chứng Không?

Mỗi người sinh ra đều được xác định có năng lực pháp luật dân sự, và khi họ lớn lên, đến một độ tuổi nhất định thì tùy vào tình trạng thể chất, tinh thần mà họ có năng lực hành vi dân sự. Năng lực pháp luật và năng lực hành vi là cơ sở để họ có thể tự mình tham gia, tự mình thực hiện các giao dịch dân sự. Mặc dù, trong cuộc sống ai cũng muốn tự mình thực hiện và chịu trách nhiệm cho những gì liên quan đến quyền và nghĩa vụ của họ, nhưng không phải lúc nào họ cũng thực hiện được điều đó.

Có thể vì lý do ở xa, bận việc, không sắp xếp được hay bị ốm đau bệnh tật… – rất nhiều lý do khác nhau xảy ra khi con người có rất nhiều hoạt động mà họ không thể tự mình thực hiện giao dịch được. Những lúc như vậy, họ thường tìm đến giải pháp ủy quyền cho người khác bằng hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền. Vậy Giấy ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không? Thủ tục công chứng giấy ủy quyền như thế nào?

Hiện nay, quy định về ủy quyền và giấy ủy quyền được quy định cụ thể trước hết ở Bộ luật dân sự năm 2015 và các văn bản pháp luật chuyên ngành khác. Cụ thể như sau:

Mục lục bài viết

• 1 1. Giấy ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không?
• 2 2. Thủ tục công chứng giấy ủy quyền:
• 3 3. Giấy ủy quyền như thế nào được coi là hợp lệ?
• 4 4. Cán bộ từ chối chứng thực giấy ủy quyền vì người yêu cầu không biết chữ:
• 5 5. Giấy ủy quyền có cần các thành viên trong gia đình đồng ý không?
• 6 6. Thời điểm có hiệu lực của giấy ủy quyền:

1. Giấy ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không?

Về vấn đề ủy quyền, hiện nay trong quy định của pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về khái niệm “Ủy quyền” hay “Giấy ủy quyền”. Tuy nhiên căn cứ vào nghĩa của từ và các quy định chung về hợp đồng ủy quyền, đại diện theo ủy quyền được quy định tại các Điều từ Điều 138 đến Điều 141 và Điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015 có thể hiểu:

Ủy quyền là khái niệm dùng để chỉ một người/một tổ chức (sau đây gọi là bên ủy quyền) ủy thác và cho phép một người khác/một tổ chức khác (gọi là bên được ủy quyền) nhân danh, đại diện và thay mặt cho mình xác lập và thực hiện một giao dịch, một công việc trong phạm vi ủy quyền.

Khi xác lập quan hệ ủy quyền thì sau đó, giao dịch mà do bên được ủy quyền thực hiện với bên thứ ba trong phạm vi ủy quyền sẽ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với bên ủy quyền và bên thứ ba.

Theo quy định của pháp luật về dân sự thì cá nhân có thể là người đại diện theo ủy quyền (hay còn gọi là bên được ủy quyền) để tham gia các giao dịch dân sự khi đã từ đủ 15 tuổi trở lên, trừ một số giao dịch, hay quan hệ yêu cầu người tham gia giao dịch phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên.

Đối với tổ chức tham gia quan hệ ủy quyền thì phải được xác định là có tư cách pháp nhân. Tuy nhiên, đối với trường hợp bên ủy quyền không có tư cách pháp nhân (như hộ gia đình, tổ hợp tác, doanh nghiệp tư nhân hoặc tổ chức khác…) thì khi tham gia giao dịch thì những thành viên của tổ chức này có thể thỏa thuận để cử ra một cá nhân hoặc pháp nhân khác để đại diện theo ủy quyền để thay mặt các tổ chức này trong các giao dịch liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác mà không có tư cách pháp nhân này.

Hiện nay, trên thực tế quan hệ ủy quyền có thể được thể hiện dưới dạng Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền. Trong đó:

Hợp đồng ủy quyền, theo quy định tại Điều 562 Bộ luật dân sự năm 2015 được hiểu là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền về việc thực hiện công việc ủy quyền. Trong hợp đồng ủy quyền phải có sự tham gia đầy đủ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền, và phải thỏa thuận rõ các nội dung liên quan đến quan hệ ủy quyền như: Thời hạn ủy quyền, ủy quyền lại, nội dung công việc được ủy quyền, quyền và nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm bồi thường thiệt hại và các trường hợp chấm dứt hợp đồng ủy quyền. Đồng thời, trong hợp đồng ủy quyền phải có đầy đủ chữ ký của hai bên tham gia quan hệ ủy quyền.

Còn về Giấy ủy quyền, hiện nay trong quy định của pháp luật hiện hành không có quy định cụ thể về “Giấy ủy quyền”. Tuy nhiên, hiểu theo nghĩa thông thường thì giấy ủy quyền được hiểu là văn bản do đơn phương bên ủy quyền lập, có giá trị pháp lý, ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định cho một người khác (ở đây là người được ủy quyền) sẽ thay mặt, và đại diện mình thực hiện một hoặc một số công việc theo nội dung đã đề cập trong phạm vi ủy quyền. Giấy ủy quyền không có sự tham gia của người được ủy quyền mà đây thường là hành vi pháp lý đơn phương của người ủy quyền. Vậy nên khi Giấy ủy quyền được xác lập mà người được ủy quyền không thực hiện nội dung ủy quyền thì bên ủy quyền cũng không có quyền yêu cầu họ phải thực hiện hay phải bồi thường cho việc không thực hiện đó.

Dù là giấy ủy quyền hay hợp đồng ủy quyền thì hiện nay, trong quy định của pháp luật về dân sự (cụ thể là Bộ luật Dân sự năm 2015) không có quy định nào bắt buộc Giấy ủy quyền phải công chứng hay chứng thực. Tuy nhiên, tùy vào từng lĩnh vực, từng công việc mà có những trường hợp, pháp luật chuyên ngành vẫn yêu cầu Giấy ủy quyền phải được công chứng. Cụ thể, một số trường hợp Giấy ủy quyền phải được công chứng có thể được kể đến như sau:

– Giấy ủy quyền được xác lập theo quan hệ ủy quyền giữa vợ chồng bên nhờ mang thai hộ cho nhau hoặc theo quan hệ ủy quyền giữa vợ chồng bên mang thai hộ cho nhau về việc đại diện cho nhau tham gia ký kết thỏa thuận về việc mang thai hộ (khoản 2 Điều 96 Luật hôn nhân và gia đình năm 2014).

– Văn bản ủy quyền (trong đó có thể là Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền) cho người khác thay mình thực hiện việc yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch (Điều 2 Thông tư 15/2015/TT-BTP). Lưu ý: các trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha-mẹ-con không được phép ủy quyền…

Do vậy, qua phân tích có thể xác định, tùy vào từng trường hợp mà Giấy ủy quyền có thể bắt buộc phải công chứng hoặc không, dựa trên nội dung của pháp luật chuyên ngành. Trường hợp, pháp luật không yêu cầu Giấy ủy quyền phải công chứng thì các bên tham gia quan hệ ủy quyền vẫn có thể công chứng Giấy ủy quyền theo yêu cầu.

2. Thủ tục công chứng giấy ủy quyền:

Về thủ tục công chứng Giấy ủy quyền, căn cứ theo quy định tại Điều 40, 41, 55 Luật công chứng năm 2014 sẽ được thực hiện như sau:

– Người ủy quyền sẽ đến Văn phòng công chứng, mang theo Giấy tờ tùy thân như Chứng minh nhân dân/thẻ Căn cước công dân/Hộ chiếu và Hộ khẩu, cùng văn bản dự thảo của Giấy ủy quyền. Nếu không lập văn bản ủy quyền dự thảo thì có thể trực tiếp đến lập tại Văn phòng công chứng/Tổ chức hành nghề công chứng.

Trường hợp của người ủy quyền và người được ủy quyền cùng đi thì sẽ lập hợp đồng ủy quyền thay vì Giấy ủy quyền, và khi làm thủ tục phải mang đầy đủ giấy tờ tùy thân của hai bên.

Đồng thời, tùy vào việc ủy quyền để làm gì, trong trường hợp nào mà công chứng viên sẽ yêu cầu người yêu cầu công chứng thực hiện việc cung cấp thêm các giấy tờ cần thiết.

– Người yêu cầu công chứng điền vào Phiếu yêu cầu công chứng.

– Công chứng viên sẽ kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia quan hệ ủy quyền, giải thích các quy định chung cần tuân thủ liên quan đến thủ tục công chứng. Trường hợp việc ủy quyền không trái pháp luật thì thực hiện việc công chứng.

– Bên ủy quyền đọc lại Giấy ủy quyền và trực tiếp ký vào giấy ủy quyền trước sự chứng kiến của công chứng viên.

– Công chứng viên ghi lời chứng vào sổ công chứng, kiểm tra lại, ký và chuyển nhân viên đóng dấu và thu lệ phí công chứng từ người yêu cầu công chứng và trao Giấy ủy quyền đã được công chứng cho người yêu cầu – ở đây là người ủy quyền.

Nơi thực hiện: Văn phòng công chứng/ Tổ chức hành nghề công chứng bất kỳ thuận tiện cho người ủy quyền, hoặc cả hai bên ủy quyền và bên được ủy quyền.

Như vậy, tùy vào từng trường hợp mà Giấy ủy quyền có thể yêu cầu bắt buộc phải công chứng hoặc không. Nhưng để thực hiện việc ủy quyền có công chứng thì người ủy quyền phải thực hiện theo đúng trình tự và pháp luật quy định.

3. Giấy ủy quyền như thế nào được coi là hợp lệ?

Tóm tắt câu hỏi:

Xin chào công ty Luật Dương Gia!

Tôi có vấn đề thắc mắc như sau. Tôi là người sống độc thân, ít đây không lâu tôi có chung sống với một người phụ nữ. Tôi được biết là người phụ nữ này đang có gia đình và có một đứa con lớn rồi. Giữa tôi và người phụ nữ có với nhau một đứa con trai, hiện nay cháu mới được 5 tháng tuổi. Tôi đã vào tên cháu trong sổ hộ khẩu của gia đình tôi, bây giờ người phụ nữ này muốn giành nuôi con không cho tôi nuôi đứa bé. Giờ tôi phải làm sao để được nuôi con, việc tôi sống với phụ nữ này có vi phạm pháp luật không?

Luật sư tư vấn:

Thứ nhất: Việc sống chung với người phụ nữ khi đang có gia đình

Căn cứ theo Điều 59 Nghị định số 80/2020/NĐ-CP và Điều 182 của Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi bổ sung 2017.

Như vậy, hành vi của anh có thể sẽ phải chịu trách nhiệm hành chính và trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện hành.

Thứ hai: Vấn đề nuôi con

Giữa anh và người phụ nữ này là hôn nhân trái pháp luật không được pháp luật công nhận theo đó tại quy định tại Điều 15 và Điều 81 của Luật hôn nhân và gia đình 2014.

Như vậy, con anh mới 5 tháng tuổi thì lúc này quyền nuôi con hoàn toàn thuộc về người mẹ, trừ trường hợp người mẹ không đủ khả năng để nuôi.

4. Cán bộ từ chối chứng thực giấy ủy quyền vì người yêu cầu không biết chữ:

Tóm tắt câu hỏi:

Chào luật sư! Cho tôi hỏi: Khi có yêu cầu chứng thực trên giấy ủy quyền hồ sơ gồm có chứng minh thư và Giấy ủy quyền, nhưng cán bộ tư pháp đã từ chối chứng thực với lí do người yêu cầu không biết chữ. Cán bộ giải quyết như vậy có đúng không? Có cách giải quyết nào khác không ạ? Xin cảm ơn luật sư!

Luật sư tư vấn:

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Như vậy, nếu người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 người làm chứng.

Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

Do đó, cán bộ tư pháp từ chối chứng thực với lý do người yêu cầu không biết chữ là sai quy định pháp luật. Người yêu cầu chứng thực chỉ cần có 2 người làm chứng, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng giao dịch để thực hiện việc chứng thực giấy ủy quyền.

5. Giấy ủy quyền có cần các thành viên trong gia đình đồng ý không?

Tóm tắt câu hỏi:

Chào luật sư, nội cháu làm giấy ủy quyền sử dụng đất cho cha cháu có cần những người cùng hộ khẩu kí không?(những người kí là những người cùng hộ khẩu với nội hay là những người đang cùng hộ khẩu với nội) (vì các con của nội đã tách hộ khẩu chỉ còn 1 đứa cháu chung hộ khẩu. Sau khi ủy quyền cha cháu cho thuê mảnh đó được không?

Luật sư tư vấn:

Theo quy định tại Điều 562 Bộ luật dân sự 2015 về hợp đồng ủy quyền:

“Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.”

Như vậy, pháp luật dân sự đồng ý cho phép các bên thực hiện việc ủy quyền nếu có thỏa thuận, kể cả việc ủy quyền quyền sử dụng đất. Tuy nhiên việc có phải cho những người cùng hộ khẩu với nội bạn ký đồng ý ủy quyền hay không còn tùy thuộc vào giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà nội bạn được cấp. Nếu giấy chứng nhận chỉ ghi đứng tên nội bạn mà không có gì khác thì việc ủy quyền sẽ không yêu cầu phải có chữ ký của người cùng hộ khẩu vì mảnh đất đó hoàn toàn thuộc sở hữu của nội bạn và nội bạn có quyền tự định đoạt đối với mảnh đất đó. Trong trường hợp mà giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có đứng tên nội bạn, nhưng là giấy cấp chung cho hộ gia đình, thì mảnh đất đó được coi là tài sản chung của hộ gia đình và mọi người trong hộ đều có quyền định đoạt đối với tài sản đó nên khi lập hợp đồng ủy quyền thì buộc phải có chữ ký của những người cùng hộ khẩu với nội bạn.

Căn cứ quy định tại Điều 212 Bộ luật dân sự 2015. Đối với trường hợp sau khi ủy quyền thì cha bạn có được cho thuê mảnh đất đó không thì điều này hoàn toàn phụ thuộc và nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng ủy quyền.

Theo đó nếu cha bạn muốn cho thuê lại mảnh đất này thì nên thỏa thuận trước trong hợp đồng ủy quyền, bởi vì người được ủy quyền chỉ được làm những việc trong phạm vi được ủy quyền, nếu vi phạm có thể bị buộc chấm dứt hợp đồng và phạt hợp đồng theo quy định.

6. Thời điểm có hiệu lực của giấy ủy quyền:

Tóm tắt câu hỏi:

Nhờ các luật gia tư vấn giúp về giấy ủy quyền như sau: Giấy ủy quyền của Giám đốc ủy quyền cho phó giám đốc ký ngày 19/5/2018 nhưng trong nội dung giấy ủy quyền ghi có hiệu lực từ ngày 01/01/2018 đến 30/12/2018. Vậy giấy ủy quyền có hợp lệ không? Việc đơn dự thầu do phó giám đốc ký ngày 19/5/2018 có hiệu lực không đối với giấy ủy quyền nêu trên?

Luật sư tư vấn:

Giấy ủy quyền có hợp lệ không?

Hợp đồng ủy quyền là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, còn bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao, nếu có thoả thuận hoặc pháp luật có quy định.

Theo quy định tại Điều 563 Bộ luật dân sự 2015 quy định thời hạn ủy quyền như sau:

“Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.”

Điều 401 Bộ luật dân sự 2015 quy định hiệu lực của hợp đồng dân sự: “1. Hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác.”

Theo như bạn trình bày, giấy ủy quyền giữa hai bên ký kết vào ngày 19/05/2018, tuy nhiên hai bên thỏa thuận có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2018. Như vậy giấy ủy quyền này vẫn có hiệu lực pháp luật.

Đơn dự thầu do Phó giám đốc ký ngày 19/5/2018 có hiệu lực không?

Theo phân tích ở trên, giấy ủy quyền do Giám đốc ký là có hiệu lực pháp luật.

Mặt khác, Điều 565 Bộ luật dân sự 2015 quy định nghĩa vụ của bên được ủy quyền.

Như vậy, nếu hợp đồng ủy quyền giữa giám đốc và phó giám đốc có  quy định về việc phó giám đốc có quyền kí đơn dự thầu thì đơn dự thầu đó hợp pháp, ký đúng thẩm quyền. Còn nếu trong hợp đồng ủy quyền không quy định về việc ký vào đơn dự thầu thì Phó giám đốc ký duyệt đơn đăng ký dự thầu là trái quy định pháp luật.