Giới Thiệu Và Hướng Dẫn Cách Lập Bảng Chấm Công ...

1. Giới thiệu chung về bảng chấm công 3 ca 4 kíp

Đầu tiên, chúng ta hãy cùng điểm qua một số thông tin về bảng chấm công 3 ca 4 kíp nhé. 

1.1. Thuật ngữ 3 ca 4 kíp là gì?

Trong những doanh nghiệp thuộc nhóm ngành sản xuất, 3 ca 4 kíp là cách phân chia công việc quen thuộc và hiệu quả, đúng với quy định về quyền lợi của người lao động mà pháp luật nước ta đã phân rõ. 

Một ngày có 24 giờ, tương ứng với đó là 3 ca làm việc, mỗi ca dài 8 tiếng chia thành 3 buổi: sáng - chiều - đêm. 4 kíp ở đây là viết tắt của từ ekip, mỗi ekip làm việc sẽ có số công nhân khác nhau tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp. 

Các kíp này sẽ làm việc luân phiên theo đăng ký của từng cá nhân hoặc theo sắp xếp của đội ngũ quản lý phân xưởng. Đây là cách xếp lịch làm việc quen thuộc trong phân xưởng nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc cùng với đó là đảm bảo sức khỏe cho đội ngũ công nhân. 

Với 3 ca làm việc mỗi ngày, 4 kíp làm việc sẽ luân phiên làm và 1 kíp sẽ có đủ 24 giờ nghỉ ngơi trước khi bước vào ca làm việc tiếp theo. 

1.2. Bảng chấm công 3 ca 4 kíp được sử dụng như thế nào?

Với những giải nghĩa về thuật ngữ trên, có thể thấy bảng chấm công 3 ca 4 kíp sẽ phục vụ cho việc đảm bảo và rà soát số ca làm việc số giờ làm việc của mỗi nhân sự. Đặc biệt là việc rà soát tiến độ công việc và năng suất làm việc của mỗi kíp làm có thể ảnh hưởng đến năng suất của cả phân xưởng. 

Trong nhiều trường hợp, cá nhân trong 1 kíp có thể đăng ký làm thêm giờ, tăng ca hoặc làm bù nếu phát sinh thay đổi về hạn mức công việc hoặc gặp trục trặc ảnh hưởng đến tiến độ trong ca làm. Chính vì đó, bảng chấm công 3 ca 4 kíp sẽ giúp đội ngũ nhân sự xây dựng bảng lương đúng với năng lực, thời gian làm việc của công nhân và là minh chứng để đội ngũ công nhân nhận được phần lương thưởng xứng đáng. 

2. Hướng dẫn lập bảng chấm công 3 ca 4 kíp

Bảng chấm công 3 ca 4 kíp vẫn có những yếu tố tương đồng với các loại bảng chấm công thuộc khối hành chính văn phòng thông thường. Tuy nhiên 1 bảng chấm công này sẽ được dụng chấm cho 1 kíp làm việc riêng. Cùng tìm hiểu yêu cầu và cách tạo loại bảng này nhé.

2.1. Yêu cầu chung của bảng chấm công 3 ca 4 kíp

Những nhân viên mới thường gặp khó khăn khi sử dụng bảng chấm công 3 ca 4 kíp vì họ chưa am hiểu cách tính lương và thưởng trên loại bảng này. Để các bạn dễ hình dung hơn, chúng tôi xin đưa ra ví dụ sau: 

Kíp làm việc số 1 bao gồm 4 công nhân A B C D

Doanh nghiệp X 1 ngày có 3 ca làm, các nhân viên sẽ đăng ký ca làm với quản lý phân xưởng. 1 tuần họ sẽ làm 6 ngày tương đương với 6 ca làm việc 6 tiếng -> Tổng giờ làm là 48 tiếng. 

Công nhân A muốn làm tăng ca thêm 2 tiếng ngày thứ 6 để tăng năng suất, vượt KPI -> Công nhân A làm 50 tiếng. 

Vậy bảng chấm công sẽ phải nêu rõ được những thông tin về: 

- Ngày làm việc trong tuần, trong tháng của kíp

- Kíp làm ca nào, số giờ làm chính thức, số giờ tăng ca

- Công nhân trong kíp có đến đủ vào ca làm hay không 

2.2. Cách tạo bảng chấm công 3 ca 4 kíp

2.2.1. Bố cục mẫu của bảng chấm công 3 ca 4 kíp

Dưới đây là mẫu bảng chấm công 3 ca 4 kíp dựa trên ví dụ về kíp sản xuất gồm 4 người bên trên. 

Tùy theo đặc điểm về số lượng người trong một ca kíp mà bộ phận nhân sự có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa những yếu tố phụ. Có một số doanh nghiệp sẽ phân công các kíp làm việc trong 1 ca cố định (kíp 1 chỉ làm ca sáng; kíp 2 chỉ làm ca tối;...). Cũng có rất nhiều doanh nghiệp cho phép công nhân luân chuyển ca kíp để phù hợp với tình hình thực tế của từng cá nhân (công nhân A làm sáng từ thứ 2 đến thứ 5; làm chiều thứ 6 thứ 7).

Nhìn chung, bảng chấm công sẽ có 3 dòng tương ứng với 3 ca làm việc công nhân được phân công hoặc đăng ký cùng 1 dòng về số giờ tăng ca. Các bạn có thể tải về bản sau để tham khảo nhé: 

bang-cham-cong-3-ca-4-kip.xlsx

Nhân sự có thể quy định đánh dấu X vào bảng chấm công, với X tương đương 1 ca 8 tiếng hoặc chấm công theo số tiếng thực tế. Tương tự với đó, cũng có 1 số kí hiệu như (NP) - nghỉ phép; (M) - vào làm muộn hoặc (KP) - nghỉ không phép. 

2.2.2. Các hàm excel sử dụng trong bảng chấm công 3 ca 4 kíp

Trong bảng chấm công 3 ca 4 kíp, bạn có thể cá nhân hóa sử dụng các chức năng theo chi tiết về ca làm việc của công ty. Dưới đây là một số hàm excel được sử dụng nhiều và cơ bản nhất: 

- Hàm Date: được dùng để xác định ngày tháng năm công nhân đi làm

- Hàm COUNTIF: được dùng để tính số công hoặc số giờ làm việc của các công nhân trong từng ca

Như ví dụ bên trên, ta sẽ sử dụng (X) là ký hiệu 1 công (tương đương 8 giờ làm) trong vùng chấm công; (NP) hoặc (M) là ký hiệu để trừ ngày công hoặc không tính công. 

Công thức chung là: 

Số công làm (X): =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”)

- Hàm SUM: sử dụng để tính tổng số công, số giờ làm để công nhân quy đổi ra lương

3. Một số vấn đề cần quan tâm khi làm bảng chấm công 3 ca 4 kíp

Việc chấm công theo ca kíp có thể khiến những nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm cảm thấy khó khăn khi tiến hành làm bảng chấm công hay bảng lương. 

Nhưng nhìn chung, vẫn với các bước tương tự như bảng lương của khối văn phòng, bảng lương 3 ca 4 kíp chỉ có một số thay đổi nhỏ về mặt trình bày, số liệu tính lương chứ không quá khác biệt. 

Một trong những lỗi sai dễ mắc phải khi làm bảng chấm công ca kíp là thiếu/ thừa giờ làm thực tế của nhân viên. Điều này yêu cầu người nhân sự phụ trách bảng chấm công, bảng lương phải kiểm tra và xác thực kỹ càng với nhân sự và bộ phận quản lý nhân sự trước khi tính công để tránh gây hiểu lầm và rắc rối. 

Hiện nay, phần lớn các phân xưởng đều lắp đặt máy chấm công vân tay, tại những tập đoàn lớn còn có máy chấm công bằng khuôn mặt. Đây chính là những công cụ hỗ trợ hiệu quả để bộ phận nhân sự có thể kiểm tra và đối chiếu giờ làm, ca làm theo những gì nhân viên đăng ký. 

Có thể nói, bảng chấm công 3 ca 4 kíp không hề quá phức tạp khi thực hiện nhưng lại yêu cầu sự tỉ mỉ, kỹ càng cũng như kỹ năng sử dụng excel khi lập bảng chấm công của nhân sự. Với những chia sẻ trên của chúng tôi, mong rằng bạn đọc đã có cái nhìn tổng quan hơn về loại hình bảng chấm công này cũng như có thêm kiến thức để tự tạo lập nó. Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo.