Google Docs Là Gì? Hướng Dẫn Sử Dụng Google Docs đơn Giản Nhất

Google Docs được người dùng biết đến là công cụ soạn thảo và chỉnh sửa văn bản tương tự như Microsoft Word, nhưng sở hữu nhiều tính năng nổi bật hơn. Cùng Điện máy XANH khám phá Google Docs là gì và cách sử dụng Google Docs trên máy tính một cách đơn giản nhất nhé!

Xem ngay phần mềm đang có giảm giá SỐC

1 Google Docs là gì?

Google Docs là gì?

Google Docs là một một trong những công cụ xử lý văn bản online của Google. Công cụ này cho phép người dùng soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, cũng như trình chiếu văn bản một cách dễ dàng trên Internet.

Cách thức hoạt động của Google Docs

Để sử dụng được Google Docs, người dùng phải có điện thoại hoặc máy tính đăng nhập tài khoản Google cũng như kết nối với mạng Internet.

Google Docs hoạt động dựa trên tài khoản đăng nhập Google của người dùng liên kết với máy chủ. Tất cả nội dung khi bạn soạn thảo trên Google Docs sẽ được công cụ tự động lưu lại.

Mỗi tài khoản sẽ được cung cấp dung lượng lưu trữ và các định dạng dữ liệu sử dụng miễn phí. Khi người dùng đã sử dụng hết dung lượng này, thì bắt buộc bạn phải mua thêm dung lượng. Mỗi tài khoản Google có 15GB dung lượng miễn phí bao gồm các dữ liệu lưu trong Google Drive và Mail.

Ưu điểm

• Công cụ sử dụng hoàn toàn miễn phí.
• Bên cạnh việc soạn thảo văn bản, Google Docs còn cho phép người dùng sử dụng nhiều chức năng trực tuyến khác như: Nhập dữ liệu bằng giọng nói, trình chiếu slide, nhận xét và trò truyền trực tiếp trên tài liệu,...
• Công cụ cho phép người dùng tạo tài liệu online và chia sẻ cho nhiều người. Những người dùng này có quyền được xem và chỉnh sửa tài liệu trong cùng một lúc.
• Đặc biệt, công cụ còn hỗ trợ cho người dùng chỉnh sửa khi không có mạng.

Xem thêm: Cách cài đặt và sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến để sử dụng khi không kết nối Internet.

Nhược điểm

• Văn bản được soạn thảo trên Google Docs, khi tải về máy có thể gặp một vài lỗi về định dạng.
• Có một vài trường hợp khi chèn hình vào trong văn bản, người dùng không thể chỉnh sửa được tài liệu hoặc thậm chí không dùng được các tính năng khác.

2Cách sử dụng Google Docs

Cách mở Google Docs

Để mở và sử dụng Google Docs, người dùng phải đảm bảo có tài khoản email để đăng nhập.

Bước 1: Truy cập vào Google drive Tại đây.

Bước 2: Tại góc trên bên phải màn hình bạn nhấn vào biểu tượng chấm nằm cạnh avatar > Sau đó nhấn chọn Tài liệu (Google Docs).

Ngoài ra, bạn có thể mở bằng cách gõ Google Docs trên thanh tìm kiếm của Google.

Cách tạo một tài liệu mới

Bước 1: Bạn hãy truy cập vào Google Drive và nhấn chọn Mới.

Bước 2: Tiếp đến bạn chọn Google tài liệu.

Bước 3: Giao diện tài liệu xuất hiện, tại góc trái trên màn hình bạn hãy nhập tiêu đề và thực hiện các thao tác soạn thảo thông thường.

Ngoài ra, để tạo tài liệu nhanh hơn, bạn hãy gõ docs.new trên thanh tìm kiếm của Google là tạo file mới.

Cách thêm tài liệu trong máy tính vào Google Docs

Để thêm tài liệu trong máy tính vào Google Docs bạn hãy thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập vào Google Drive, sau đó nhấn chọn mục Drive của tôi.

Bước 2: Tại giao diện đó bạn hãy chọn mục Tải tệp lên > Chọn tệp bạn muốn tải và nhấn Open.

Cách tải tài liệu trên Google Docs về máy tính

Để tải tài liệu trên Google Docs về máy tính bạn hãy thực hiện như sau:

Mở tài liệu bạn muốn tải về > Ở góc trái màn hình bạn hãy chọn Tệp > Tiếp tục chọn Tải xuống > Sau đó chọn định dạng bạn muốn tải (ở đây chúng tôi sẽ chọn định dạng tài liệu PDF).

3Một số lưu ý khi sử dụng Google Docs

Khi sử dụng Google Docs người dùng cần lưu ý một số vấn đề sau:

Để tránh việc mất dữ liệu khi soạn văn bản trên công cụ này, cách đề phòng tốt nhất là hãy bật tính năng cho phép chỉnh sửa khi bị ngắt kết nối Internet.

Để đảm bảo tài liệu của bạn khi chia sẻ cho người khác không bị điều chỉnh, bạn nên cài đặt quyền chỉnh sửa. Vì căn bản công cụ này cho phép nhiều người chỉnh sửa cùng lúc.

Văn bản được soạn thảo trên Google Docs khi tải về có thể gặp lỗi về trình bày và định dạng. Vì vậy khi tải tệp xuống bạn nên kiểm tra kỹ một lần nữa.

Xem thêm:

• Khám phá 3 tính năng dịch thuật tài liệu trên Google Docs
• 14 tiện ích bổ sung hữu ích giúp việc sử dụng Google Docs trở nên dễ dàng hơn
• 5 cách tải ảnh từ Google Docs về máy tính cực kì đơn giản 

Điện máy XANH vừa cung cấp đến bạn thông tin về Google Docs cũng như hướng dẫn sử dụng Google Docs một cách đơn giản nhất. Nếu có vấn đề gì thắc mắc hãy để lại bình luận bên dưới bạn nhé!