Google Workspace Là Gì? Liệu Có Đối Thủ Cùng Phân Khúc?
Cùng MM TECHNOLOGY tìm hiểu chi tiết Google Workspace là gì? Những giá trị mang lại cho doanh nghiệp? Và tất cả những thông tin chi tiết nhất, để doanh nghiệp của bạn có thể khai thác Google Workspace hiệu quả.
Sở dĩ MM TECHNOLOGY đã và đang sử dụng Google Workspace hàng ngày, hàng giờ. Chúng tôi cũng cung cấp Google Workspace cho hơn 20.000 người dùng, từ lúc nó mới được “khai sinh” với tên Google App for Work, rồi đến G Suite. Thế nên, chúng tôi có niềm tin rằng: Google Workspace là bộ giải pháp rất đáng đầu tư! Workspace sẽ mang lại hàng loạt giá trị cho doanh nghiệp của bạn.
1. Google Workspace là gì?
Trong hơn một thập kỷ, Google đã dày công xây dựng các sản phẩm để giúp mọi người thay đổi cách họ làm việc.
Google Workspace chính là minh chứng.
Đến hiện tại, Google Workspace có hơn 3 tỷ người dùng.
1.1 Khái niệm
Google Workspace là một bộ ứng dụng dựa trên đám mây, tập hợp tất cả các phần mềm với các chức năng cốt lõi nhất để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả theo thời gian thực.
Nếu dựa trên các ứng dụng được tích hợp trong Google Workspace, chúng tôi sẽ phân loại như sau:
- Các ứng dụng để cộng tác và giao tiếp: Gmail, Calendar, Meet, Chat, Docs, Sheets, Slides, Sites, Forms, Keep
- Quản lý dung lượng và dữ liệu: Google Drive
- Quản lý tổ chức và bảo mật: Google Workspace Admin, Google Vault, , Endpoint, Work Insights
Có thể nói, Google Workspace là một bộ công cụ làm việc hoàn hảo. Nó tích hợp đủ tất cả những công cụ để làm việc, giao tiếp, cộng tác và quản lý mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần.
1.2 Lịch sử Google Workspace
Cái tên Google Workspace mới tròn 4 tuổi kể từ lần thay đổi từ G Suite. Đây không phải là lần thay đổi tên đầu tiên mà Google – một công ty phần mềm của Hoa Kỳ đã làm với bộ ứng dụng này.
Cùng nhìn lại một chút sự phát triển và trở thành “bá chủ” như hiện tại của Google Workspace:
Google khởi đầu bộ ứng dụng của mình vào ngày 28/08/2006. Tên gọi đầu tiên là Google Apps for Your Domain và hoàn toàn miễn phí cho các doanh nghiệp. Các dịch vụ có trong Google Apps gồm Gmail, Google Calendar, Google Docs và Google Talk.
Đến ngày 22/02/2007, Google Apps Premier Edition phiên bản có phí ra đời với nhiều tính năng nâng cao hơn. Một trong số các doanh nghiệp sử dụng đầu tiên là Salesforce.
Google Drive và Gmail được “hợp nhất” vào ngày 13/05/2013 với dung lượng chung 30GB.
Vào tháng 12/2014, Google đã giới thiệu Chương trình đối tác giáo dục và Google for Work.
Vào ngày 29/09/2016, Google Apps chính thức đổi tên thành G Suite và không ngừng tăng trưởng mạnh cả về người dùng và doanh thu trong giai đoạn này.
Đến ngày 06/10/2020, G Suite tiếp tục làm lại “khai sinh” với tên gọi Google Workspace. Ở thời điểm trước khi đổi tên, G Suite có đến 6 triệu người dùng.
Google nói rằng cái tên “G Suite” mang hàm ý về một môi trường làm việc rất truyền thống. Trong khi đó, Google Workspace mang ý nghĩa của một môi trường làm việc hiện đại và thông minh hơn. Workspace nhấn mạnh khả năng tích hợp và cộng tác mạnh giữa các ứng dụng. Tất cả các ứng dụng hiện hành – từ Gmail, Google Drive, Google Meet – đều có sự lột xác ngoạn mục.
Đến hiện tại, các phiên bản G Suite cũ đã không còn khả dụng. Các doanh nghiệp đều phải chuyển dịch toàn bộ sang Google Workspace từ ngày 01/05/2022.
1.3 Sự khác biệt giữa Google Workspace và các ứng dụng Google miễn phí
Với Google Workspace, bạn sẽ nhận được một số dịch vụ bổ sung cấp doanh nghiệp không có trong các ứng dụng miễn phí dành cho người tiêu dùng của Google.
Các dịch vụ này bao gồm:
- Email doanh nghiệp tùy chỉnh [email protected]
- Dung lượng lưu trữ đám mây gấp đôi trên Gmail và Drive
- Hỗ trợ qua điện thoại và email 24/7
- Thời gian hoạt động được đảm bảo 99,9% đối với email doanh nghiệp
- Khả năng tương tác với Microsoft Outlook
- Các tùy chọn bảo mật bổ sung như xác thực hai bước và SSO cũng như các biện pháp kiểm soát quản trị đối với tài khoản người dùng.
Sự khác biệt này cũng chính là các tính năng nổi bật nhất của Google Workspace. Sẽ được chúng tôi phân tích kỹ bên dưới.
2. Các tính năng ấn tượng nhất của Google Workspace là gì?
Rất khó để chỉ một nội dung mà “bóc trần” toàn bộ tính năng của Google Workspace. Mỗi lần tham dự các buổi training, đội ngũ nhân sự của MM TECHNOLOGY vẫn không hết bất ngờ với bộ tính năng khủng mà Workspace mang lại cho doanh nghiệp.
Vậy, xin phép được tóm tắt ngắn qua 6 giá trị dưới đây:
2.1 Xây dựng thương hiệu với email tên miền
Ở góc độ hoạt động doanh nghiệp, “chuyên nghiệp” phải là tiêu chí đặt lên hàng đầu khi giao dịch với khách hàng của bạn.
Email Google cho phép tạo email định dạng [email protected]. Bạn cũng có thể tạo các email nhóm chuyên trách các nhiệm vụ khác nhau như [email protected]; [email protected]…
Thử nghĩ mà xem, một ngày đội ngũ của bạn gửi đi bao nhiêu e-mail? Mỗi email đều gắn với tên miền công ty chứ? Sức mạnh cộng hưởng này là phương pháp tạo dựng niềm tin và sự tín nhiệm với khách hàng rất hiệu quả.
Cũng phải nhấn mạnh rằng, đây không chỉ riêng mặt hình thức. Các hộp thư được phân loại chuyên nghiệp cũng giúp chủ doanh nghiệp quản lý dữ liệu và con người trong từng phòng ban hiệu quả hơn.
2.2 Quản trị doanh nghiệp
Như đã chia sẻ, Google Workspace không chỉ mạnh ở công cụ làm việc, mà còn rất mạnh ở khía cạnh quản lý. Trao sức mạnh và trao công cụ để bạn kiểm soát (cả con người và dữ liệu) của doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Trong một vài cú nhấp chuột, quản trị viên có thể thu thập mọi thông tin liên quan đến tổ chức như:
- Số lượng người dùng và admin của tổ chức
- Số lượng và loại thiết bị mà người dùng sử dụng để đăng nhập tài khoản Google Workspace
- Dung lượng dữ liệu đang được sử dụng, thành viên nào đang sử dụng nhiều hơn và ít hơn
- Các bất thường trong hành vi hoặc truy xuất dữ liệu của người dùng.
Hơn nữa, Quản trị viên có thể thiết lập hàng loạt các chính sách sử dụng để chắc chắn nhân viên của bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt. Ví dụ:
- Yêu cầu bật xác thực 2 lớp tài khoản, yêu cầu thay đổi và đăng nhập lại tài khoản định kỳ 1 tuần 1 lần
- Không cho phép gửi dữ liệu công ty ra bên ngoài
- Khóa quyền sử dụng một số ứng dụng có trong Google Workspace
Với quyền admin Google Workspace, bạn có thể làm được nhiều hơn thế nữa.
Có thể bạn quan tâm: