Hàm FILTER Trong Excel: Cách Sử Dụng để Lọc Dữ Liệu Dễ Hiểu Nhất

Hàm FILTER giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, lọc dữ liệu và tiết kiệm thời gian mà cho đúng các kết quả như mong muốn. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng hàm FILTER để lọc dữ liệu trong Excel.

Ví dụ trong phần này được thực hiện trên phiên bản Microsoft Excel 365.

1Sử dụng bộ lọc FILTER

Để hiểu về hàm FILTER, ta hãy xem qua cách vận hành của bộ lọc FILTER

Bộ lọc FILTER trong Excel giúp người dùng lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện đưa ra và ẩn đi những hàng không đáp ứng điều kiện đó. Chức năng lọc trong Excel gồm có lọc dữ liệu mặc định (Auto Filter) và lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter).

Để tạo bộ lọc FILTER trong Excel, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhập dữ liệu vào bảng Excel.

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu cần lọc bằng cách bôi đen tất cả vùng dữ liệu của bảng hoặc chọn hàng tiêu đề (hàng đầu tiên) của bảng.

Bước 3: Tại tab Home, chọn Sort & Filter > Filter. Hoặc tại tab Data, chọn Filter.

Cách sử dụng bộ lọc Filter mặc định (Auto Filter) để lọc dữ liệu:

Bước 1: Nhấn vào dấu mũi tên bên cạnh mục cần lọc.

Bước 2: Tick chọn các tiêu chí lọc. Chẳng hạn trong ví dụ sau, để hiển thị những người có giới tính nam, chúng ta cần tick chọn vào ô “Nam”.

Bước 3: Nhấn OK để tiến hành lọc. Khi đó, những hàng thỏa mãn điều kiện lọc sẽ được hiển thị, những hàng còn lại sẽ tạm thời bị ẩn đi.

Cách sử dụng bộ lọc Filter nâng cao (Advanced Filter) để lọc dữ liệu:

Bước 1: Tạo bảng tiêu chí lọc.

Lưu ý: Tiêu đề của tiêu chí lọc cần trùng khớp với tiêu đề của bảng dữ liệu.

Bước 2: Tại mục Data > Sort & Filter, chọn Advanced.

Bước 3: Chọn thông số lọc như sau:

• Action: Chọn vị trí xuất kết quả lọc; [Filter the list, in-place] nghĩa là kết quả sẽ trả về ở vị trí bảng dữ liệu tương ứng; [Copy to another location] nghĩa là kết quả sẽ được xuất ở vị trí khác trong bảng tính.
• List range: Vùng dữ liệu cần lọc.
• Criteria range: Bảng tiêu chí lọc.
• Copy to: Nếu ở mục Action bạn chọn là [Copy to another location], lúc này bạn sẽ cần cho biết vị trí xuất kết quả lọc cụ thể.

Bước 4: Nhấn OK để xem kết quả.

2Công thức hàm FILTER trong Excel

Hiện tại, hàm FILTER chỉ hỗ trợ cho phiên bản Excel 365.

Tương tự như bộ lọc Filter, hàm FILTER cũng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện đưa ra.

Hàm FILTER có cấu trúc như sau:

=FILTER(array,include,if_empty)

Trong đó:

• Array (bắt buộc): Vùng dữ liệu cần lọc.
• Include (bắt buộc): Điều kiện lọc và cột dữ liệu cần lọc.
• If_empty (không bắt buộc): Kết quả trả về trong trường hợp không có giá trị thỏa mãn điều kiện.

3Một số lưu ý hàm FILTER

• Hàm FILTER chỉ hỗ trợ phiên bản Excel 365.
• Tham số [Array] không bắt buộc phải chứa hàng tiêu đề.
• Tham số [Include] bắt buộc phải có số hàng hoặc số cột tương ứng với vùng dữ liệu cần lọc.
• Kết quả trả về dưới dạng mảng dữ liệu, không đi kèm định dạng của vùng dữ liệu gốc.

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm FILTER:

• Lỗi #CALC! sẽ xuất hiện khi không có giá trị thoả mãn điều kiện lọc. Khi đó, bạn có thể điền thêm tham số [If_empty].

• Lỗi #NA!, #VALUE!,... sẽ xuất hiện nếu cột chứa dữ liệu trong tham số [Include] có chứa giá trị lỗi hoặc tham số [Include] không phải là điều kiện hợp lý, ví dụ như số hàng không tương ứng với vùng lọc. Khi đó, bạn cần điều chỉnh lại tham số [Include] cho phù hợp.

• Lỗi #REF! sẽ xuất hiện nếu bạn cần lọc dữ liệu từ bảng tính hoặc trang tính khác nếu trang tính đó đang bị đóng. Bạn có thể cập nhật lên phiên bản Excel 365 mới nhất để khắc phục tình trạng này.
• Lỗi #SPILL! sẽ xuất hiện nếu trong vùng xuất kết quả có chứa lẫn các giá trị khác. Khi đó, bạn cần đảm bảo không có giá trị nào khác nằm lẫn trong vùng này.

4Bài tập ví dụ hàm FILTER

Ví dụ trong phần này được thực hiện trên phiên bản Microsoft Excel 365.

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của hàm FILTER, mời bạn tham khảo một số bài tập ví dụ sau:

Bạn là giảng viên của lớp và cần lọc dữ liệu về thông tin cá nhân cũng như điểm thi của sinh viên lớp mình.

Chẳng hạn bạn cần lọc ra số sinh viên nam có trong lớp, bạn dùng công thức sau:

=FILTER(A1:E16,B1:B16="nam")

Khi đó, kết quả sẽ trả về dưới dạng mảng bao gồm 5 sinh viên nam của lớp như hình sau.

Chẳng hạn bạn cần lọc ra số sinh viên có điểm thi lớn hơn hoặc bằng 9, bạn dùng công thức sau:

=FILTER(A1:E16,E1:E16>=9)

Chẳng hạn bạn cần lọc ra số sinh viên nam có điểm thi lớn hơn 9, bạn dùng dấu (*) để kết hợp các điều kiện lọc lại với nhau. Cụ thể công thức như sau:

=FILTER(A1:E16,(B1:B16="nam")*(E1:E16>=9))

Chẳng hạn bạn cần lọc số sinh viên nữ có điểm thi lớn hơn 9, sau đó sắp xếp lại danh sách sinh viên theo năm sinh tăng dần, bạn sẽ cần kết hợp thêm hàm SORT.

Hàm SORT có cấu trúc như sau:

=SORT(array,sort_index,sort_order,by_col)

Trong đó:

• Array (bắt buộc): Vùng dữ liệu cần sắp xếp.
• Sort_index (không bắt buộc): Số biểu thị số hàng hoặc cột dùng để sắp xếp (mặc định là cột 1 - hàng 1).
• Sort_order (không bắt buộc): Tiêu chí sắp xếp; 1 là sắp xếp tăng dần (mặc định); -1 là sắp xếp giảm dần.
• By_col (không bắt buộc): TRUE là sắp xếp theo cột (mặc định), FALSE là sắp xếp theo hàng.

Cụ thể công thức như sau:

=SORT(FILTER(A1:E16,(B1:B16="nữ")*(E1:E16>=9)),3,1)

Khi đó, dãy hàm FILTER dùng để chỉ vùng dữ liệu được sắp xếp, “3” dùng để chỉ sắp xếp theo năm sinh, “1” dùng để chỉ sắp xếp tăng dần. Kết quả thu được sẽ như hình sau.

Xem thêm:

• Hàm IF trong Excel: Cách dùng, có ví dụ đơn giản dễ hiểu.
• Cách sử dụng hàm TRANSPOSE trong Excel để chuyển cột thành hàng.
• Cách kết hợp hàm INDEX và MATCH trong Excel để dò nhiều điều kiện.

Như vậy bài viết đã hướng dẫn bạn cách sử dụng bộ lọc Filter cũng như hàm FILTER trong Excel để lọc dữ liệu. Mong rằng các ví dụ minh hoạ trong bài viết sẽ giúp ích cho bạn.