Hàm VLOOKUP Trong Excel: Cách Sử Dụng Và Ví Dụ Cụ Thể

Hàm VLOOKUP là một hàm đặc biệt hữu ích trong Excel của hãng phần mềm Microsoft. Tuy nhiên, nhiều người sử dụng Excel lâu năm cũng chưa hẳn hiểu rõ hàm VLOOKUP là gì. Hãy cùng Điện máy XANH tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết này nhé!

Ví dụ trong bài được thực hiện trên phiên bản Excel 2016. Bạn có thể áp dụng tương tự trên các phiên bản Excel khác như: 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021 và Microsoft Excel 365.

1Hàm VLOOKUP là gì?

Hàm VLOOKUP được sử dụng khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng.

Trong thực tế, hàm VLOOKUP cực kỳ thông dụng khi tìm tên sản phẩm, đơn giá, số lượng,.. dựa trên mã vạch, mã sản phẩm,... hoặc tìm tên nhân viên, xếp loại nhân viên dựa trên các tiêu chí trên.

Ngược lại, khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng ngang và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc thì hãy sử dụng hàm HLOOKUP.

LOOKUP là Look Up nghĩa là tìm kiếm trong tiếng Anh. V là viết viết tắt của Vertical - hàng dọc và H là viết tắt của Horizontal - hàng ngang.

VLOOKUP là một hàm hữu hiệu của Excel

2Công thức hàm VLOOKUP

Công thức hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.
• Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.
• Range_lookup: tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.

Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.

Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

Nếu bạn copy công thức cho các ô dữ liệu khác, bạn cần sử dụng dấu $ để cố định Table_array đề giới hạn dò tìm bằng cách thêm trực tiếp trước khai báo (VD: $H$6:$J$13), cột hoặc sử dụng nút F4 sau khi chọn bảng.

Hàm VLOOKUP có công thức khá dài

Xem thêm: Hàm SUMIF trong Excel: Cách sử dụng đơn giản và dễ hiểu nhất

3Ví dụ hàm VLOOKUP

Bạn có thể truy cập vào đây để tải về các file ví dụ bên dưới

Ví dụ 1: Tính phụ cấp theo chức vụ

Do tình hình Covid-19, công ty quyết định phụ cấp cho nhân viên theo chức vụ tương ứng như bảng 2 (B16:C21). Lúc này, dựa vào danh sách nhân viên cùng với chức vụ có sẵn ở bảng 1, ta sẽ xác định mức phụ cấp tương ứng.

Bạn sử dụng hàm VLOOKUP để tính phụ cấp theo chức vụ cho nhân viên

Cách thực hiện là bạn sẽ dò tìm giá trị của chức vụ của nhân viên tại bảng 1, sau đó dò tìm tại cột 1 trong bảng 2 từ trên xuống dưới. Khi bạn tìm thấy giá trị, bạn sẽ lấy giá trị tương ứng tại cột 2 của bảng 2 để điền vào bảng 1.

Với một danh sách nhân viên vài trăm, một ngàn người thì bạn không thể làm thủ công như vậy. Đó chính là cách hàm VLOOKUP phát huy tác dụng.

Tại ô E4, bạn điền công thức: =VLOOKUP(D4,$B$16:$C$21,2,0)

• Dấu $ được sử dụng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức sang các ô khác.
• 2 là số thứ tự của cột dữ liệu.
• Range_lookup = 0 (FALSE) để dò tìm chính xác.

Bạn nhập công thức VLOOKUP(D4,$B$16:$C$21,2,0) để thu dữ liệu

Sau đó, bạn chỉ cần copy công thức cho các ô khác hoặc sử dụng Flash Fill và bạn đã hoàn thành việc tính phụ cấp theo chức vụ nhanh chóng.

Bạn tiến hành copy công thức cho các dòng khác để tiết kiệm tính phụ cấp cho nhân viên

Ví dụ 2: Xếp loại học sinh theo điểm số

Sau kỳ kiểm tra, ta có kết quả bài thi tương ứng với học sinh như bảng 1. Ta cần xếp loại theo điểm số dựa trên bảng 2 (B11:C15).

Bạn sử dụng hàm VLOOKUP để xếp loại học sinh theo điểm số

Tại ô E4, bạn điền công thức: =VLOOKUP(D4,$B$11:$C$15,2,1)

• Dấu $ được sử dụng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức sang các ô khác.
• 2 là số thứ tự của cột dữ liệu.
• Range_lookup = 1 (TRUE) để dò tìm điểm số có giá trị gần nhất.

Excel sẽ lấy điểm số ở cột D4 và dò trong bảng 2. Khi thấy giá trị gần nhất của D4 trong bảng (ở đây là 8.5), Excel sẽ trả về kết quả tương ứng ở cột 2 là Giỏi.

Bạn điền công thức =VLOOKUP(D4,$B$11:$C$15,2,1) để tiến hành

Sau đó, bạn chỉ cần copy công thức cho các ô khác hoặc sử dụng Flash Fill và bạn đã hoàn thành việc xếp loại học sinh theo điểm số nhanh chóng.

Bạn có thể sử dụng Flash Fill để hoàn thành việc xếp loại học sinh theo điểm số nhanh chóng hơn

Ví dụ 3: Dùng hàm VLOOKUP để tìm kiếm gần đúng

Ví dụ: Để xếp loại học sinh dựa trên điểm trung bình trong trường hợp sau, Range_lookup=1, ta bắt buộc phải lấy giá trị tương đối nghĩa là gần đúng, 9.1 gần với 9, 5.3 gần với 5… hay diễn đạt theo một cách khác, chúng ta có thể đưa ra tiêu chí xếp loại như sau:

• Từ 9: xếp loại giỏi ( lớn hơn hoặc bằng 9, 9 Remove Duplicates
  

  Giải pháp 2: Sử dụng Pivot Table để lọc ra danh sách kết quả

  

  6 Một số hạn chế của hàm VLOOKUP

  Chỉ hỗ trợ tham chiếu từ trái sang phải

  Hàm VLOOKUP chỉ tìm kiếm giá trị từ trái sang phải trong dãy dữ liệu. Nếu bạn cần thực hiện tham chiếu từ phải sang trái, bạn cần phải kết hợp nhiều công thức lại với nhau như công thức Match và Index rất phức tạp và rắc rối, gây khó hiểu cho người sử dụng.

  

  Bạn có thể kết hợp hàm Match và Index để dò tìm từ phải sang trái

  Chỉ hoạt động hiệu quả với các giá trị riêng biệt

  Hàm VLOOKUP chỉ hoạt động hiệu quả với các giá trị riêng biệt vì có xu hướng chỉ quan tâm đến giá trị tham chiếu đầu và bỏ quên các dòng khác chứa giá trị tương tự.

  

  Chỉ hoạt động hiệu quả với các giá trị riêng biệt là một trong những hạn chế của hàm VLOOKUP

  Số thứ tự cột tham chiếu luôn cố định

  Hàm VLOOKUP chỉ cho phép bạn điền thủ công các số thứ tự của cột tham chiếu vào nội dung của công thức, làm cho các thao tác sao chép sang ô tính khác gặp nhiều khó khăn hơn. Lúc này, bạn cần sử dụng hàm Match để biến biến đổi số thứ tự liên tục.

  

  Bạn có thể sử dụng hàm Match để khắc phục hạn chế số thứ tự cột tham chiếu luôn cố định của hàm VLOOKUP

  Mặc định thiết lập “approximate match”

  Điều kiện kiểm duyệt tham chiếu ở trong nội dung hàm VLOOKUP nếu không được chọn thì công thức sẽ mặc định thiết lập “approximate match”. Điều này điều này có thể gây ra kết quả không chính xác, sai lệch khi tham chiếu.

  

  Điều kiện kiểm duyệt tham chiếu ở trong nội dung hàm Vlookup là approximate match

  Làm tốc độ phản hồi của bảng tính bị chậm đi

  Hàm VLOOKUP cũng có có thể làm giảm tốc độ phản hồi của bảng tính giảm hiệu năng của chương trình, thậm chí gây ra hiện tượng crash, gây khó chịu cho người sử dụng.

  

  Hàm VLOOKUP có thể làm tốc độ phản ứng của bảng tính chậm đi

  Xem thêm:

  • Hướng dẫn dùng hàm ROUNDUP trong Excel để làm tròn số đơn giản nhất
  • Cách sử dụng đế tản nhiệt laptop đúng cách mà bạn nên biết
  • Hướng dẫn sử dụng CPU-Z để kiểm tra cấu hình máy tính, laptop nhanh chóng

  Trên đây là bài viết chia sẻ cho bạn hàm VLOOKUP trong Excel là gì và cách sử dụng hàm VLOOKUP chi tiết. Mong rằng những thông tin này đã giúp ích cho bạn trong việc hiểu và sử dụng hàm VLOOKUP cho công việc của mình nhé!