Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ - Kỹ Năng Nhà Quản Trị Nhất định Phải Biết

Với tư cách là một chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên?

Doanh nghiệp bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn?

Để trả lời những câu hỏi trên, bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của Công ty LAVAN chúng tôi!

Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Và nó không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp.

Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho doanh nghiệp:

• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp do bên thứ ba hoặc nhân viên của doanh nghiệp gây ra.
• Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp.
• Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
• Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.

Thông thường, khi doanh nghiệp phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.

Lý do tại sao phải xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ?

Trong bất kỳ tổ chức nào, dưới góc nhìn của nhà quản lý, thì quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng, nó bao gồm 2 hệ thống chạy song song:

• Thứ nhất là hệ thống đáp ứng yêu cầu kinh doanh, bao gồm các phòng ban chức năng, các quy trình thủ tục, các công việc cần thiết để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của tổ chức. Tuy nhiên, bất kỳ công việc, quy trình nào thực hiện ở trên cũng đều đối diện với những nguy cơ, sự cố hay rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của công việc đó và tuỳ theo mức độ, gây ảnh hưởng từ thiệt hại trong mức chấp nhận được đến nguy cơ phá sản tổ chức.

• Thứ hai là hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp giảm rủi ro cho tổ chức ở ngưỡng chấp nhận được, hệ thống được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực, cải tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố và hoàn thành mục tiêu của tổ chức.

Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp với 5 bước

Bước 1: Xác định dòng tác nghiệp và rủi ro có thể gặp

Bước 2: Mô hình hoá và phân tích

Bước 3: Mô tả và đối chiếu quy tắc quản lý doanh nghiệp (thuộc môi trường kiểm soát hoặc các quy định quy chế khác đã được thiết lập).

Bước 4: Hình thành quy trình kiểm soát nội bội của doanh nghiệp và hướng dẫn thực hiện 

Bước 5: Thử nghiệm và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Những yếu tố không thể thiếu trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp 

Tuỳ vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau:

1. Môi trường kiểm soát: 

Là những yếu tố của doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát.

Ví dụ: Nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đào tạo nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, uỷ nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh… Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

• Biện pháp xác định rủi ro: 

Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, những bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.

• Các yếu tố bên trong:

Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm…

• Các yếu tố bên ngoài:

Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành, thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm, dịch vụ, xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần, đạo luật hay chính sách mới…

Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.

• Yếu tố giám sát và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ:

Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. 

Ví dụ: Thường xuyên rà xoát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không…

Hi vọng với những chia sẻ trên đây về tổng quan hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sẽ giải đáp được thắc mắc của nhiều doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn hãy nhanh tay liên hệ với Công ty LAVAN chúng tôi để được tư vấn!

Chia sẻ bài viết:

Bài Viết Liên Quan

#1 Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015

Lợi ích của tiêu chuẩn ISO mang lại cho các tổ chức và doanh nghiệp

Yếu tố con người trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO