Hoạch định Nguồn Nhân Lực: Khái Niệm, Sơ đồ, Vai Trò & ý Nghĩa

Sơ đồ, vai trò & ý nghĩa của hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Ngay sau việc hoạch định chiến lược của doanh nghiệp là việc hoạch định các nguồn lực để thực hiện chiến lược. Trong đó việc hoạch về nhân lực đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

Tại sao nguồn nhân lực lại đóng vai trò quan trọng như vậy, các bạn hãy cùng tìm hiểu nhé.

Xem thêm:

• Kết cấu nguồn nhân lực
• Phần mềm HRM là gì

1. Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Hoạch định hiểu đơn giản là:

• Xác định được DN có gì,
• Doanh nghiệp cần gì
• Và phải làm gì để đạt được mục tiêu

Hoạch định về nguồn nhân lực cũng vậy. Sau khi xác định được chiến lược của doanh nghiệp, người làm quản trị nguồn nhân lực (HRM) phải trả lời các câu hỏi cơ bản sau:

Sơ đồ hoạch định nguồn nhân lực

• Phân tích thực trạng nguồn nhân lực (doanh nghiệp có gì?)

Nguồn nhân lực của mình có gì?

Đã đáp ứng được bao nhiêu phần trăm trong mối tương quan với chiến lược của doanh nghiệp?

• Phân tích chiến lược doanh nghiệp (doanh nghiệp cần gì?):

Cần thêm bao nhiêu nhân lực, nhân lực như thế nào trong các giai đoạn thực thi chiến lược nào?

• Phân tích điểm mạnh, yếu của nguồn nhân lực tại DN (Phải làm gì để đạt được cái cần?):

Bằng cách nào để đạt được các chỉ số về nguồn nhân lực đó?

• Phân tích nguồn lực đối ứng với nguồn nhân lực:

Chi phí phải bỏ ra để có được nguồn nhân lực phục vụ chiến lược là bao nhiêu?

2. Lợi ích – ý nghĩa của hoạch định nguồn nhân lực

• Doanh nghiệp sẽ gặp ít rủi ro rơi vào khủng hoảng nguồn nhân lực nhất khi:

+ Có một kế hoạch nhân lực rõ ràng

+ Và phù hợp với chiến lược cũng như thực tế

Hay nói cách khác là doanh nghiệp sẽ có các biện pháp chủ động ứng phó với khủng hoảng nguồn nhân lực.

Khủng hoảng có thể do

+ Thừa nhân lực,

+ Thiếu nhân lực

+ Hoặc vừa thừa, vừa thiếu nhân lực

Thừa ở bộ phận có yêu cầu thấp và thiếu nhân lực ở bộ phận có yêu cầu cao.

Đây là lợi ích lớn nhất của việc hoạch định nguồn nhân lực.

• Doanh nghiệp sẽ cải thiện được hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực,

Không bị tình trạng nơi thừa, nơi thiếu.

Từ đó giúp bộ phận quản trị tài chính có thể cân đối được chính xác nguồn lực tài chính cho doanh nghiệp phù hợp với chiến lược chung.

• Hoạch định nguồn nhân lực còn giúp doanh nghiệp

+ Tiết kiệm thời gian,

+ Chi phí tuyển dụng, đào tạo

Làm được điều đó là dựa trên việc biết rõ mình có gì, cần gì, yêu cầu như thế nào ở nguồn nhân lực.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạch định nguồn nhân lực

3.1. Các yếu tố bên trong:

• Thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp:

Mặt bằng chung nguồn nhân lực của doanh nghiệp như thế nào?

Có đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai hay không?

• Môi trường văn hóa trong doanh nghiệp:

Có phải là một môi trường năng động hấp dẫn và tôn trọng con người hay không?

Văn hóa doanh nghiệp là một yếu tố vô cùng quan trọng để giữ chân tài. Bên cạnh đó là đào tạo nhân tài.

Việc đào tạo nhân viên sẽ giúp công việc đạt hiệu quả cao và nhanh hơn.

• Các chính sách nhân sự trong doanh nghiệp:

Tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, thăng tiến, lương thưởng.

Đơn giản như chuyện lương thường – đau đầu nhất ở mọi công ty.

Nếu bạn không đảm bảo được cuộc sống cho nhân viên, thì sao họ có thể an tâm cống hiến.

• Khả năng tài chính và cơ sở vật chất:

Cơ sở vật chất có đầy đủ, hạ tầng công nghệ thông tin có đáp ứng được công việc hay không?

Ai cũng thích đẹp!

Chuẩn không nhỉ?

Thực tế là nếu bạn được làm trong một văn phòng đẹp, mới và ấm cúng bạn sẽ làm việc tốt hơn.

Thử tưởng tượng bạn phải đến làm việc tại 1 nơi lụp xụp – liệu có làm lâu được không?

3.2. Các yếu tố bên ngoài:

• Cung cầu lao động trong ngành: Ngành đang dư thừa hay thiếu hụt nhân lực?
• Chính sách của nhà nước: Có hỗ trợ phát triển nguồn nhân lực trong ngành. Có đủ các trường đào tạo. Có các chính sách về luật lao động, bảo hiểm bắt buộc …?
• Văn hóa khu vực: Trình độ dân cư, văn hóa khởi nghiệp, văn hóa vùng miền, cơ cấu dân số theo ngành …
• Cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong ngành: Các doanh nghiệp trong ngành đưa ra nhiều mức đãi ngộ hấp dẫn với nhân lực trên thị trường ngành?

4. Các bước tiến hành hoạch định nguồn nhân lực:

Từ khái niệm về hoạch định nguồn nhân lực, chúng ta có các bước tiến hành hoạch định nguồn nhân lực như sau:

4.1. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp:

• Cơ cấu nhân sự trong doanh nghiệp:

Mời bạn Xem tiếp ở phần phân loại nhân sự

Cơ cấu nói đến tỷ lệ nguồn nhân lực ở các nhóm lao động theo sự phân chia của doanh nghiệp.

Khi có được số liệu chính xác về số lượng và chi phí bạn sẽ có căn cứ cải thiện chất lượng nguồn nhân lực

• Cấu trúc chức năng nhân sự trong doanh nghiệp:

Khi làm phân tích cấu trúc chức năng bạn sẽ biết được cơ cấu tổ chức hiện tại đã ổn hay chưa.

Cần phải sắp xếp lại ở những bộ phận, vị trí nào.

Đơn giản như vậy, có cần phải có các cấp PHÓ hay không?

4.2. Phân tích nhu cầu nguồn nhân lực trong doanh nghiệp:

Đối chiếu cơ cấu nguồn nhân lực trong doanh nghiệp với chiến lược của doanh nghiệp hiện tại và trong dài hạn, người ta có thể xác định trong hiện tại, nhóm nhân sự nào dư thừa, nhóm  nào thiếu hụt, trong tương lai nhóm nào cần giảm bớt, nhóm nào cần bổ sung.

• Yêu cầu về số lượng nhân sự trong trường hợp đạt được các chỉ tiêu trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
• Yêu cầu về chất lượng nguồn nhân lực trong các giai đoạn: kiến thức, kỹ năng, thái độ.

4.3. Phân tích các nguồn cung ứng nhân lực:

Gồm: Nguồn cung ứng nhân lực Bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Nhân sự trong doanh nghiệp ít nhiều luôn biến động, đây là một quy luật xã hội rất tự nhiên. Người lao động ra đi do rất nhiều nguuyên nhân. Nhưng dù là nguyên nhân nào thì doanh nghiệp cũng cần có các phương án chiến lược để giải quyết bài toán thiếu hụt nhân sự ở một bộ phận hay một nhóm nhân sự nào đó.

Thông thường, cách doanh nghiệp sẽ xem xét nguồn nhân lực trong doanh nghiệp có đáp ứng yêu cầu về kỹ năng, kiến thức hay không. Tiếp đó mới tính đến việc tuyển dụng từ nguồn bên ngoài.

4.4. Xây dựng kế hoạch nhân lực dài hạn:

Kế hoạch dài hạn gồm: Đào tạo, tuyển dụng, đãi ngộ, thăng tiến và xa thải.

• Job description (JD) – Mô tả công việc cho từng vị trí nhân sự

Đây là phần quan trọng khi tuyển dụng và quản lý nhân sự.

Mỗi vị trí cần có mô tả rõ ràng và cụ thể các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng , thái độ,…

• Xây dựng chính sách đào tạo để đáp ứng nhu cầu về nhân lực trong doanh nghiệp
• Tuyển dụng mới khi và chỉ khi

+ Nguồn lực trong doanh nghiệp không đủ

+ Hoặc không đáp ứng được yêu cầu trong giai đoạn chiến lược mới.

• Chính sách đãi ngộ để đảm bảo sự ổn định của nguồn nhân lực:

Ngoài lương, thì chính sách đãi ngộ là phần tạo sự gắn bó của nhân viên.

Gồm có: Thưởng thành tích, các chuyến du lịch thường niên, cơ hội được đào tạo, thăng tiến,…

• Thăng tiến và xa thải:

Doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng khủng hoảng thừa hoặc thiếu nhân sự khi môi trường kinh doanh thay đổi mạnh.

Không phải đợi đến lúc khủng hoảng mới đi ứng phó. Cần có chiến lược dài hạn về việc thăng tiến, đào tạo tầng lớp kế cận. Có quy chế và kịch bản ứng phó thì cần phải cắt giảm nhân sự.

Không lập kế hoạch là lập kế hoạch cho thất bại đúng không nào?

Trên đây là nội dung cơ bản của hoạch định nguồn nhân lực trong tổ chức và doanh nghiệp.

Mời độc giả tiếp tục đón đọc về những điểm khác nhau giữa quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực.

Mr. Cao Bui – Phụ trách module HRM

ERPs.vn – Chuyên về giải pháp phần mềm quản trị nguồn doanh nghiệp Mini ERP