Hoàn ứng Là Gì? Hồ Sơ Và Quy Trình Hoàn ứng Chi Tiết Nhất

Hoàn ứng là nghiệp vụ thường xuyên diễn ra tại các đơn vị ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên rất nhiều người còn lúng túng không biết hoàn ứng và tạm ứng khác nhau như thế nào? Liệu có quy định chính xác nào về hồ sơ và quy trình hoàn ứng hay không? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết những băn khoăn này của bạn đọc.

Hoàn ứng là gì?

Khi nhân viên trong công ty có nhiệm vụ đi công tác hay mua sắm vật tư, nguyên vật liệu nhằm phục vụ mục đích sản xuất thì sẽ phải ứng trước một khoản tiền, dựa theo những tính toán ban đầu. Việc ứng tiền trước để thực hiện những công việc này gọi là tạm ứng.

Sau khi đi công tác hoặc hoàn thành công việc mua sắm vật liệu thì nhân viên phải liệt kê tất cả các khoản tiền liên quan đến quá trình này, quyết toán tiền thừa hoặc xác định số còn thiếu để báo cáo lại với bộ phận có liên quan. Những việc này được gọi là thủ tục hoàn ứng.

Như vậy hoàn ứng chính là quy trình tiếp nối sau tạm ứng. Quy trình này bao gồm các công việc tất toán khoản chi liên quan đến số tiền tạm ứng trước đó, báo cáo chi tiết cho ban lãnh đạo và quyết toán công nợ với công ty.

Nếu số tiền tạm ứng ban đầu nhỏ hơn số tiền thực tế mà nhân viên đã chi ra để phục vụ công việc thì sẽ được chi bổ sung tiền chênh lệch. Trong trường hợp số tiền tạm ứng lớn số tiền thực tế thì nhân viên phải có trách nhiệm hoàn trả số tiền chênh lệch đó cho bộ phận kế toán.

Bộ chứng từ hoàn ứng hợp lệ

- Chứng từ tạm ứng bao gồm:

• Phiếu đề xuất tạm ứng, Tờ trình, Quyết định (nếu có), Bảng giá…

• Giấy đề nghị tạm ứng

- Chứng từ hoàn ứng hợp lệ

• Giấy thanh toán tạm ứng

• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí

• Hóa đơn công tác phí (ăn uống, thuê nhà, booking vé máy bay…), hóa đơn mua sắm nguyên vật liệu…

• Phiếu nhập kho/Biên bản bàn giao cho bộ phận liên quan

• Giấy đi đường/vé tàu xe…

• Tất cả các chứng từ liên quan đến khoản tạm ứng

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ thì gửi lên phòng kế toán để tất toán khoản công nợ giữa nhân viên với công ty. Lưu ý, chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch san tiếng Việt để làm căn cứ thanh toán.

Hướng dẫn quy trình hoàn ứng chi tiết nhất

Khi có đầy đủ bộ giấy tờ hoàn ứng, kế toán sẽ tiến hành quyết toán công nợ cho nhân viên. Nguyên tắc: hoàn ứng hết khoản tạm ứng này thì mới được tiếp tục tạm ứng các khoản khác. Kế toán có trách nhiệm thanh toán tạm ứng theo đúng thời hạn ghi trên Đề nghị tạm ứng. Trong trường hợp đến thời hạn thanh toán mà chưa làm hoàn ứng thì phải có giải trình cụ thể với ban giám đốc.

Sau khi bộ chứng từ hoàn ứng có đầy đủ chữ ký của các phòng ban có liên quan. Kế toán sẽ lưu giữ thành từng tháng và lập thành bảng kê các phiếu thanh toán, sắp xếp thành một file để tiện trong quá trình kiểm tra, đối chiếu.

Tạm ứng, hoàn ứng là nghiệp vụ thường xuyên phát sinh trong các dự án xây dựng, khi nhân viên được giao nhiệm vụ mua nguyên vật liệu hoặc thực hiện các công việc liên quan đến công trình. Thủ tục và hồ sơ giấy tờ cũng không quá phức tạp nên không nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện.

Trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn những thông tin bổ ích về hoàn ứng là gì và hồ sơ hoàn ứng chi tiết nhất. Mọi vướng mắc liên quan đến hoàn ứng, xin vui lòng liên hệ với Nhất Nghệ để được tư vấn và giải đáp nhanh chóng. Cảm ơn bạn đọc đã quan tâm theo dõi!