Học Cách Quản Lý Thời Gian Và Giải Quyết Mọi Vấn đề Với Ma Trận ...

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng tối quan trọng trong cuộc sống lẫn công việc. Mỗi người đều chỉ có 24 giờ trong 1 ngày, chúng ta hơn nhau ở cách tối ưu công việc và tận dụng thời gian hiệu quả. Ma trận EISENHOWER là một trong những công cụ phổ biến và dễ tiếp cận nhất trong việc sắp xếp, quản lý công việc cũng như cuộc sống của bạn.

Ma trận EISENHOWER là gì?

Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian hữu ích dành cho những người có nhiều mục tiêu nhưng không bao giờ hoàn thành được vì luôn cảm giác mình “thiếu thời gian” (các bạn có thấy quen không?!). Với Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên của mình. Đồng thời học cách tập trung vào những gì quan trọng hơn là sự khẩn cấp giả tạo. Bạn sẽ không bao giờ phải căng mình để giải quyết một mớ công việc hỗn độn nữa.

*Eisenhower là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và từng đảm nhiệm vị trí Hiệu trưởng Đại học Columbia và Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Ông là người nghiên cứu ra ma trận này, nó đã giúp ông cân bằng cuộc sống và công việc , sắp xếp thời gian cho các mục tiêu đời mình.

Góc 1 – Quan trọng và khẩn cấp

Đây là những việc có thời hạn và tác động trực tiếp đến cuộc đời bạn

• Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng, hỏng xe,…
• Đoán trước được thời điểm xảy ra: Kỷ niệm của công ty, ngày cưới, sinh nhật,…
• Các công việc tồn đọng do thói quen trì hoãn: Lịch gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình,…

Đây là những công việc cần hoàn thành càng sớm càng tốt. Bạn có thể lên kế hoạch thực hiện mỗi ngày hoặc theo tuần, theo tháng để có thể kiểm soát và đảm bảo mọi việc vẫn trong tầm kiểm soát. Những đầu việc này bạn không nên trì hoãn hay để bị tồn động.

Góc 2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Đây là “khu vực” chứa những công việc không gấp nhưng quan trọng và thường cần nhiều thời gian để hoàn thành như: học ngoại ngữ, học thêm kiến thức chuyên môn, đọc sách, tập thể dục,… Đây thường là những đầu việc sẽ có tác động mạnh đến những mục tiêu dài hạn của bạn.

Chính vì thế, bạn cần lên kế hoạch và cam kết nghiêm túc thực hiện đúng theo thời gian biểu đã đặt ra.

Góc 3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đây là những việc không quá quan trọng nhưng mang tính đột xuất và khẩn cấp như: cuộc hẹn đi café từ những người bạn thân, cuộc gọi từ người thân, giặt đồ, rửa chén, làm việc nhà,… Đây là những việc bạn có thể hoàn thành ngay lập tức, vậy nên hãy thực hiện ngay khi có thể. Đây cũng có thể là những đầu việc không liên quan đến kỹ năng của bạn như gõ văn bản, điền danh sách,… ở những đầu việc này bạn có thể “uỷ quyền” cho người khác để hoàn thành thay bạn.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên học cách từ chối những việc không quan trọng và đặc biệt là những việc tốn nhiều thời gian của bạn.

Góc 4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Đây là những việc gần như “vô nghĩa” và chỉ gây ra những tác động tiêu cực đến chúng ta, khiến chúng ta bị sao nhãng như lướt mạng xã hội, “tám” chuyện, check mail quá thường xuyên,… Tóm lại là tất cả những việc chiếm mất thời gian của bạn nhưng không mang lại bất kỳ lợi ích nào, thậm chí là gây hại.

Đối với những việc này, hãy loại bỏ hoặc hạn chế tối đa có thể để dành thời gian cho những việc khác. Hãy ưu tiên hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng trước và sẽ giải trí khi còn thời gian. Nếu không bạn sẽ ngày càng trì hoãn và ảnh hưởng đến các công việc quan trọng khác.

Kết luận

Sẽ có những lúc bạn cảm thấy mình quá bận và có quá nhiều thứ phải làm, đó là lúc bạn cần sắp xếp lại các đầu việc và tự hỏi xem mình đã làm việc hiệu quả chưa. Thời gian là một “nguồn lực” quan trọng và nó công bằng với mọi người. Hãy thử áp dụng phương pháp trên để quản lý công việc và cân bằng cuộc sống của bạn nhé.