HRM Là Gì? Tổng Quan Về Phần Mềm Quản Lý Nhân Viên | Monamedia

1. HRM là gì?
2. Vai trò của HRM trong doanh nghiệp
3. Tính năng của phần mềm quản lý nhân viên cho doanh nghiệp
   1. Hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân viên
   2. Quản lý hợp đồng nhân viên
   3. Khả năng giúp quản lý đào tạo
   4. Hỗ trợ quản lý phúc lợi nhân viên
   5. Quản lý chấm công và tính lương
   6. Hỗ trợ trong tuyển dụng trực tuyến
4. Lý do doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý HRM
   1. Giúp cải thiện năng suất của nhân sự
   2. Khả năng giúp giảm chi phí hiệu quả
   3. Bảo mật thông tin hiệu quả
   4. Nâng cao hiệu quả quản trị
   5. Chủ động phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định
   6. Cải thiện khả năng giao tiếp
   7. Giảm thiểu tối đa những rủi ro
   8. Hỗ trợ phục hồi dữ liệu dễ dàng

Quản lý nhân viên đối với từng doanh nghiệp là vô cùng quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc, tới quá trình phát triển của tổ chức. Vì vậy, quản lý hiệu quả, khoa học và hợp lý là vấn đề cần được đảm bảo. Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên cho doanh nghiệp lúc này trở thành quyết định đúng đắn, mang tới hiệu quả cao. HRM khi tìm hiểu, ứng dụng hiệu quả sẽ hỗ trợ cho việc quản lý nhân viên của mỗi đơn vị đạt kết quả tốt đẹp hơn.

HRM là gì?

HRM là phần mềm quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp

HRM – Human Resource Management chính là quản trị nguồn nhân lực. Nó bao gồm toàn bộ những quyết định, những hoạt động quản lý có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động trực tiếp tới doanh nghiệp và nhân viên. Việc có thể sử dụng người lao động trình độ và kỹ năng phù hợp, vào công việc hợp lý trở nên chuẩn xác nhằm giúp công việc, mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng tới sớm được thực hiện theo mong muốn.

HRM là một khâu vô cùng quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động sản xuất và kinh doanh. Thực tế thì HRM được coi là một hướng tiếp cận chiến lược, từ đó giúp việc liên kết những vấn đề liên quan tới quản trị nhân sự được chuẩn xác hơn, việc thực hiện được các mục tiêu đã đặt ra lúc này trở nên đơn giản, dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Trong quản trị nhân lực các vấn đề chính phải kể tới như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá về hiệu quả làm việc, tiến hành thúc đẩy nhân viên, thực hiện truyền thông nội bộ, đảm bảo an toàn lao động,… cùng nhiều hoạt động khác. Khi có thể thực hiện đầy đủ, một cách chuẩn xác và hiệu quả mang tới lợi ích lớn, giá trị lý tưởng như mong đợi.

Khi có được sự thống nhất trong quá trình quản trị nhân lực sẽ có được sự thống nhất hóa trong việc xây dựng chiến lược quản trị nhân sự, cũng như chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Sự tác động, mối liên hệ qua lại lẫn nhau giữa chính sách quản lý nhân sự và chiến lược chung đòi hỏi người quản lý phải đưa ra được những quyết sách hợp lý, có sự thống nhất mới giúp tổ chức hoạt động ổn định, phát triển mạnh mẽ.

Như vậy có thể thấy trong một tổ chức thì HRM có ý nghĩa quan trọng, là một khâu cần thiết có vị trí trung tâm. Thông qua đó việc có thể thành lập, duy trì cũng như thúc đẩy doanh nghiệp phát triển đạt được kết quả như ý. Khi tài năng, tiềm lực con người được phát huy tới mức tối đa thì việc có thể sớm đạt những mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra trở nên thuận lợi và đơn giản hơn.

Vai trò của HRM trong doanh nghiệp

HRM có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp.

HRM đối với doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng ở việc giúp quản trị được nguồn nhân lực khoa học, hợp lý với hiệu quả cao. Việc quản lý, duy trì đồng thời phát huy một cách tốt đa được sức mạnh của nguồn nhân lực đảm bảo giúp việc đáp ứng cho nhu cầu của chính tổ chức, lẫn người lao động đều được đảm bảo tốt nhất. Sự thống nhất giữa quản lý nhân lực và mục tiêu phát triển của tổ chức có mối quan hệ chặt chẽ, qua lại lẫn nhau nên cần được chú trọng.

Đối với một doanh nghiệp thì nhân lực ảnh hưởng tới việc cạnh tranh, tạo lợi thế và đem tới khả năng phát triển mạnh mẽ cho doanh nghiệp. Khi có thể quản trị tốt nhân lực sẽ là phương tiện, cũng trở thành mục đích hoạt động giúp tổ chức có thể duy trì được độ ổn định, đồng thời phát triển hơn thêm một tầm cao mới.

Khi mà tình trạng cạnh tranh gay gắt, với tay nghề của người lao động ngày càng cao thì việc quản lý tốt càng quan trọng và trở nên cần thiết. Những tri thức, chất xám, tay nghề của người lao động sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp đủ sức cạnh tranh trên thị trường, song đó cũng là thách thức cho chính người quản lý làm sao có thể khai thác tốt, tạo điều kiện cho nhân lực phát triển và cống hiến tốt nhất.

Tính năng của phần mềm quản lý nhân viên cho doanh nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên hiện nay trở thành xu thế mới bởi những tính năng hữu ích mà nó sở hữu mang tới sự hỗ trợ tốt cho nhà quản lý. Có thể khai thác tốt các tính năng mà phần mềm HRM mang tới sẽ giúp việc khai thác nguồn nhân lực của tổ chức được hiệu quả, khoa học hơn.

Hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân viên

Quản lý hồ sơ nhân viên dễ dàng bằng phần mềm HRM

Mọi thông tin liên quan tới nhân viên như họ tên, quê quán, năm sinh, mã nhân viên, giới tính, nơi sinh, sổ bảo hiểm, hay trình độ chuyên môn, chức danh trong tổ chức,… Mọi thông tin của từng nhân viên của doanh nghiệp đều được quản lý, trong hệ thống hồ sơ đầy đủ, chi tiết. Điều này sẽ giúp ích nhiều trong việc lưu trữ thông tin, quản lý quá trình làm việc, theo dõi để khen thưởng, hay thay đổi lương khi cần thiết,… đạt hiệu quả cao.

Quản lý hợp đồng nhân viên

Trong một tổ chức hoạt động chuyên nghiệp thì từng nhân viên đều cần tiến hành làm hợp đồng lao động đầy đủ, theo đúng quy định pháp luật đã đề ra. Việc quản lý được đầy đủ hợp đồng lao động, của từng nhân viên là điều mà doanh nghiệp cần đảm bảo có thể thực hiện được.

Với phần mềm quản lý nhân viên phù hợp, chất lượng khi được sử dụng thì việc có thể đảm bảo quản lý chi tiết hợp đồng lao động đã ký kết giữa hai bên từ thử việc, tập việc, chính thức có thời hạn, hay không thời gian,… được lưu trữ đầy đủ. Đây là một thông tin quan trọng mà nhà quản lý cần nắm bắt để việc có thể theo dõi tiến hành gia hạn hợp đồng, lưu trữ hồ sơ khi nghỉ việc, hay thực hiện tạm hoãn hợp đồng khi cần,…

Khả năng giúp quản lý đào tạo

Thông thường việc thực hiện đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên được các doanh nghiệp thực hiện nhằm đáp ứng tốt hơn cho hoạt động của tổ chức. Bởi vậy, có thể theo dõi được quá trình đào tạo, cho từng nhân viên là vô cùng cần thiết. Nó giúp nhà quản lý nhận định chính xác về khả năng từng người lao động, hay việc có kế hoạch đào tạo cho những mục tiêu tiếp theo,… hợp lý và chuẩn xác nhất.

Đồng thời. thông qua khả năng quản lý đào tạo của phần mềm quản lý nhân viên còn giúp việc theo dõi chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra cho công tác này được đầy đủ và chuyên nghiệp nhất. Hay việc theo dõi chi phí tạm ứng đào tạo của từng nhân viên,… và tất cả các thông tin liên quan một cách chuẩn xác và hợp lý nhất. Nó giúp ích rất nhiều cho việc đưa ra quyết định trong công tác đào tạo mà doanh nghiệp cần thực hiện.

Hỗ trợ quản lý phúc lợi nhân viên

Để có thể đảm bảo cho sự hài lòng của nhân viên đối với công việc, đối với doanh nghiệp thì phúc lợi là không thể thiếu. Những thu nhập ngoài lương như thưởng đột xuất, thưởng lễ tết, hay nộp bảo hiểm xã hội,… cần được hỗ trợ đầy đủ. Đây được coi là cách giúp thúc đẩy sự nỗ lực, cố gắng của từng người lao động nhằm đóng góp chung vào thành công của doanh nghiệp.

Quản lý phúc lợi của nhân viên một cách chi tiết, cho từng người lao động là vấn đề mà nhà quản lý cần đảm bảo. Thông qua đó việc có những thay đổi, điều chỉnh dựa trên phúc lợi đang áp dụng được thực hiện dễ dàng. Những thông tin được lưu trữ và quản lý giúp việc đưa ra những quyết định trong từng thời điểm là chuẩn xác hơn.

Quản lý chấm công và tính lương

HRM hỗ trợ chấm công và tính lương

Chấm công, tính toán lương hàng tháng là vấn đề quan trọng đối với người lao động. Sử dụng phần mềm hỗ trợ phù hợp và chuyên nghiệp sẽ giúp việc quản lý công và lương thưởng của từng người lao động được đảm bảo hiệu quả, chuẩn xác và khách quan nhất. Qua đó việc quản lý dễ dàng, cũng bảo vệ tốt cho quyền lợi của từng nhân viên tốt hơn.

Khi có được sự hỗ trợ của phần mềm quản lý,p với những tính năng hữu ích thì việc có thể đơn giản công tác quản trị nhân lực dễ dàng hơn. Đơn giản tới mức tối đa nhưng đảm bảo hiệu quả cao là những gì mà việc thiết kế phần mềm HRM mang tới. Chính xác, phù hợp, minh bạch trong chấm công và tính lương giúp người lao động cảm thấy yên tâm hơn trong mọi việc.

Hỗ trợ trong tuyển dụng trực tuyến

Tuyển dụng là nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp trong từng thời điểm nhất định. Khi cần thêm người lao động phù hợp cho vị trí, cho mục tiêu mà tổ chức đang hướng tới thì tiến hành tuyển dụng cần được thực hiện. Và khi mạng internet phát triển thì thực hiện tuyển dụng online trở thành quyết định chính xác, giúp vấn đề được giải quyết tốt nhất.

Với phần mềm quản lý nhân viên chất lượng có khả năng hỗ trợ giúp nhà quản lý tiến hành việc tuyển dụng trực tuyến hiệu quả. Khả năng kết nối với các sàn giao dịch, những trang web tuyển dụng thì việc có thể tìm kiếm những ứng viên phù hợp, hay cung cấp thông tin về nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp tới ứng viên được tiến hành hiệu quả. Từ đó việc sớm tìm được người lao động lý tưởng, thích hợp theo nhu cầu trở nên dễ dàng hơn.

Lý do doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý HRM

Quản lý tốt nguồn nhân lực là yêu cầu cơ bản, ảnh hưởng tới chính hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Lúc này, sử dụng phần mềm quản lý HRM trở thành quyết định đúng đắn và hợp lý. Với những lợi ích một phần mềm thích hợp mang lại chắc chắn sẽ hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động của tổ chức.

Giúp cải thiện năng suất của nhân sự

Với phần mềm khi được sử dụng thì việc giảm thiểu lượng giấy tờ, sổ sách cần xử lý của người quản lý được hiệu quả, xuống mức tối đa. Việc tạo, chỉnh sửa, hay tiến hành tìm kiếm tài liệu khi tiến hành trực tuyến, thông qua máy tính, trên phần mềm nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn bao giờ hết. Vì vậy, việc có thể cải thiện được năng suất làm việc là điều dễ dàng đạt được.

Khả năng giúp giảm chi phí hiệu quả

HRM giúp doanh nghiệp giảm chi phí quản lý.

Hiệu quả làm việc cao, năng suất tốt là lợi ích mà phần mềm HRM mang lại. Tuy nhiên, đó chí là những lợi thế hữu ích. Việc sử dụng phầm mềm phù hợp theo nhu cầu, theo đòi hỏi thực tế còn mang tới khả năng tiết kiệm tiền bạc, thời gian một cách hiệu quả. Khi công việc thực hiện trong thời gian ngắn, nhưng kết quả cao hiển nhiên giúp nhà quản lý có nhiều thời gian để thực hiện thêm những công việc khác, có lợi cho tổ chức. Thông qua đó, việc giảm thiểu được chi phí đáng kể, cũng tránh được những phiền phức có khả năng xảy ra.

Bảo mật thông tin hiệu quả

Yếu tố bảo mật đối với doanh nghiệp vô cùng quan trọng và cần được lưu ý nếu muốn hoạt động của doanh nghiệp luôn diễn ra thuận lợi và suôn sẻ. Việc thực hiện ngoại tuyến đồng nghĩa với bảo mật không được quản lý sát sao, rõ ràng và hiệu quả nhất. Điều này vô tình khiến nguy cơ lộ thông tin liên quan tới nhân viên, tới định hướng hoạt động của tổ chức gặp những ảnh hưởng nhất định.

Với phần mềm quản lý nhân viên khi được sử dụng đảm bảo tự động xử lý, bảo mật an toàn tuyệt đối. Mỗi nhân viên chỉ có thể xem thông tin của chính mình, hoặc chỉ có kế toán mới có thể thực hiện việc truy cập vào thông tin và phần làm việc của mình. Khả năng kiểm soát triệt để đảm bảo giúp bảo mật toàn diện, tránh những sự cố đáng tiếc có khả năng xuất hiện.

Nâng cao hiệu quả quản trị

Đối với việc quản lý nhân viên thông qua giấy tờ, sổ sách hiển nhiên việc theo dõi được mọi tin tức, mọi thông tin liên quan tới từng nhân viên của doanh nghiệp sẽ gặp những khó khăn, mất nhiều thời gian cho mỗi nhà quản lý. Mọi thông tin từ số lượng nhân viên nghỉ phép, hay thời gian nghỉ của từng người, những nhiệm vụ họ đang nhận, dự án đang thực hiện,… đều mất nhiều thời gian và đầy khó khăn có khả năng xảy ra.

Tuy nhiên, với sự xuất hiện và hỗ trợ của phần mềm HRM thì việc có thể quản trị dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng là điều mà mỗi doanh nghiệp thực hiện được. Mọi thông tin có thể tìm kiếm nhanh chóng thông qua bộ lọc hoạt động đơn giản. Lúc này, việc có thể nắm rõ tin tức liên quan được chuẩn xác hơn theo nhu cầu, mục đích của nhà quản lý trong từng thời điểm cụ thể. Quản lý hiệu quả hơn là những gì mà phần mềm HRM có thể mang tới cho người dùng khi lựa chọn ứng dụng.

Chủ động phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định

Những dự liệu khi được lưu trữ trong phần mềm quản lý nhân viên đều được cập nhật một cách nhanh chóng, kịp thời. Chính vì thế, người quản lý có khả năng đưa ra quyết định nhanh gọn, khi cần từ những thông tin mà mình cập nhật được từ hệ thống. Vì thế, việc xác định nhân viên cần tham gia đào tạo nâng cao trình độ, hay người thực hiện từng công việc cụ thể,… sẽ được đảm bảo tiến hành nhanh chóng.

Không chỉ vậy, việc thực hiện các báo cáo được tạo ra từ phần mềm cũng dễ dàng. Những dữ liệu trong hệ thống được tiến hành phân tích, từ đó đưa ra báo cáo chi tiết, đảm bảo có khả năng hỗ trợ giúp nhà quản lý có được quyết định chuẩn xác khi cần. Thông qua đó, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được thực hiện chuẩn xác và hiệu quả.

Cải thiện khả năng giao tiếp

Đối với một phần mềm HRM chất lượng luôn có thư mục nhân viên. Vì thế, việc sử dụng trong quá trình giao tiếp nội bộ sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn mà không cần phải chịu sự chi phối, phụ thuộc bởi bất kỳ công cụ khác nào cả. Vì thế, người quản lý có thể thực hiện việc gửi tin nhắn, cho một số, hoặc toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp thông qua phần mềm HRM đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng nhất. Nó giúp ích rất nhiều cho hoạt động của doanh nghiệp mà chúng ta luôn muốn đạt được.

Giảm thiểu tối đa những rủi ro

Giảm rủi ro cho doanh nghiệp.

Trong hoạt động của doanh nghiệp không phải lúc nào nhân viên và tổ chức cũng có được tiếng  nói chung. Những tranh chấp, mâu thuẫn hoàn toàn có khả năng xuất hiện. Vì vậy việc sử dụng phần mềm quản lý nhân viên là cách giúp tổ chức có thể chứng minh người lao động hoàn toàn hiểu được chính sách, cách sử dụng nhân lực, chương trình đào tạo,… và mọi vấn đề liên quan.

Việc sử dụng email, hoặc nhiều công cụ giao tiếp khác hiện nay khá phổ biến. Tuy nhiên, nó không thẻ đảm bảo tất cả mọi nhân viên đều nhìn thấy, đều đọc và nắm rõ thông tin mà nhà quản lý đưa ra. Với phần mềm HRM thì việc cung cấp cơ sở đọc, có thông báo chấp nhận thông tin giúp việc nắm bắt tin tức của từng người, cũng giúp doanh nghiệm kiểm soát tốt mọi vấn đề tốt hơn.

Hỗ trợ phục hồi dữ liệu dễ dàng

Khả năng giúp phục hồi dữ liệu hiệu quả khi có tính năng sao lưu mọi dữ liệu nhanh chóng và kịp thời khi cần. Những dữ liệu được lưu trữ trong máy chủ đám mây để đề phòng những thảm họa thiên nhiên, hay thậm chí sự cố do con người gây ra cũng không ảnh hưởng tới những thông tin nhân viên của doanh nghiệp. Việc có thể khôi phục dễ dàng đảm bảo công việc không chịu bất kỳ những tác động hay những ảnh hưởng không mong muốn nào.

Hiểu về HRM là gì? lợi ích của phần mềm quản lý nhân viên cho doanh nghiệp, cũng như những tính năng hữu ích mà phần mềm mang tới giúp mỗi tổ chức có thể chủ động đưa ra cho mình quyết định hợp lý. Với phần mềm HRM phù hợp, ứng dụng hiệu quả mang tới giá trị, lợi ích lớn để doanh nghiệp hoạt động ổn định, phát triển bền vững với nhân lực chất lượng được quản lý khoa học và hợp lý nhất.